集中する方法: 集中しにくい環境で物事を成し遂げるためのコツ

寄稿者 Caeleigh MacNeil の顔写真Caeleigh MacNeil2021年11月8日
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概要

集中とは、ただ意思の力で集中するだけではありません。邪魔を減らして、自分の時間の主導権を握り、燃え尽き症候群から身を守るための仕事への取り組み方です。集中力を阻害する要因とその解決策、そして科学的根拠に基づいた集中力維持のためのコツをご紹介します。

たとえば、達成しなければならない難しいタスクがあるのに、集中できないこともあるでしょう。こういうときは、無理に集中しようとしても、作業は長引くだけで、必要以上に時間がかかっているように感じてしまいます。

このような状況に心当たりはありませんか?それもそのはず、これは万国共通の悩みなのです。

実際のところ、集中できるかどうかは、「やろう」と思えばできるような単純なことではありません。デジタル機器に気を取られたり、どのタスクが最も重要なのかが明確でなかったりと、集中力に影響を与える要因はたくさんあります。この記事では、集中力を妨げる一般的な習慣と、科学的に裏付けられた解決策をご紹介します。

集中とは?

集中とは、一つのタスクに没頭し、外から受ける刺激を無視してしまう精神状態のことです。一つのことに集中するためには、他の多くのことを無視しなければなりません。つまり、目まぐるしく変化する現代の仕事環境において、本当の意味での集中とは、優先順位をつけることだと言えます。Apple 社の共同創業者である故スティーブ・ジョブズ氏の言葉を借りれば、「集中とは『ノー』と言うこと」なのです。

集中力は、困難な仕事に取り組み、創造的に考え、効率的に仕事をするために不可欠です。集中力があれば、物事をよりよく、より早く終わらせることができ、燃え尽き症候群を防ぎ、達成感をもって一日を終えることができます。

集中力を削ぐ原因とは?

現代の職場では、集中力が途切れがちです。ここでは、集中できない人にありがちな 4 つの理由と、その解決方法をご紹介します。

マルチタスクをしようとする

Asana の調査によると、4 人のうち 3 人近く (72%) の従業員がマルチタスクをしなくてはならないというプレッシャーを感じています。マルチタスクをしていると生産性が高いと感じるかもしれませんが、その正体はただのタスクの切り替えです。

人間の脳は真のマルチタスク (同時進行) には対応していません。そのため、会議中にメールの下書きをするなど、2 つのことを同時にしているつもりでも、実際には驚くほどの速さでタスクを切り替えているだけにすぎません。そして、切り替えのたびに精神的な負担がかかるため、マルチタスクをしようとすると、実際には仕事の効率が落ち、ミスも増えてしまいます。

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マルチタスクが可能であるというのは幻想です。1 つの作業からもう 1 つの作業へとすばやく切り替えることを繰り返しているだけであり、切り替えのたびに時間とエネルギーが余分に失われます。そのため、1 つの作業に集中するほうが、ほぼどんな場合でも確実に効率的なのです。1 つの作業に集中し、それが終わってから次へ移ることで、無駄な切り替えコストを払わずに済みます。”
Sahar Yousef 博士、カリフォルニア大学バークレー校、認知神経科学者
記事: マルチタスクの 5 つの神話と、一点集中で生産性を上げる 6 つのヒント

解決策: フォーカスタイムを設ける

一日中さまざまなタスクをこなすのではなく、特定のプロジェクトに集中するための時間を確保しましょう。集中時間を確保する方法として、タイムボクシングとタイムブロッキングという 2 つの方法があります。タイムボクシングとは、タスクにかかる時間を予測し、そのタスクを完了するために必要な時間を確保する時間管理法です。タイムボックス (時間区切り) 中は、その時間が過ぎるまで他のタスクを無視します。タイムブロッキングの概念も同様ですが、1 つのタスクに時間を割くのではなく、似たようなタスクをまとめて、1 つのタイムブロックですべてを完了させます。たとえば、メールに返信するための時間を確保するといった具合です。

いずれの方法をとるにせよ、フォーカスタイムを確保するコツをご紹介します。

  • カレンダーでタイムブロックを設定する。インスタントメッセージアプリで、「サイレント」「フォーカスブロック中」などのステータスを設定すると、同僚に集中モードに入っていることを知らせることができます。

  • 気が散る原因を取り除く。メールやインスタントメッセージの通知をオフにして、作業に使わないアプリケーションやウィンドウを閉じます。携帯電話は引き出しの中など目につかない場所に置いて、電話やメールに反応したくならないようにしましょう。

  • 作業が終わったら、休憩をとる。できればパソコンから離れて、ストレッチや散歩など体を動かすことをおすすめします。

チームが集中できる時間を確保することで、生産性が大幅に向上します。カリフォルニア大学バークレー校の Becoming Superhuman Lab が行った生産性に関する研究によると、リーダーがチームに「Focus Sprint (フォーカススプリント)」という、チームメンバーがアプリを切り替えたり、受信トレイを監視したりしないで、集中して作業する時間を奨励すると、生産性が 43% 向上したと報告されています。

受信トレイを監視する

メールやメッセージングツールは仕事に欠かせないものですが、その誤用は職場で混乱を引き起こし、人々をバーンアウト寸前の状態に追いやっています。チームのコミュニケーションをまとめるどころか、情報がさまざまなアプリやグループに散らばってしまうため、サイロ化が生じています。

これらのツールはコミュニケーションに使用するものであり、規模の大小を問わずプロジェクト管理に使うものではありません。プロジェクトをメールやメッセージングツールで管理すると、通知のやり取りが延々と続いたり、情報が散らばってしまうため、チームは仕事に集中しにくくなってしまいます。

それにも関わらず、ナレッジワーカーの 80% が、受信トレイやその他のコミュニケーションアプリを開いたまま仕事をしていると回答しています。多くの人が、メッセージにすぐに返信しなければならないというプレッシャーを感じていますが、絶え間なく受信トレイを監視していると問題が発生します。作業を行いながら通知をチェックしていると、常にタスクを切り替えることとなり、新しいメッセージが受信トレイに入ってくるたびに仕事の勢いを失ってしまいます。実際、仕事が中断された後に集中力を取り戻すのに、20 分以上かかることもあります。もし、2 時間の間に 3 回も受信トレイをチェックしていたら、集中できたはずの時間の半分を失うことになるのです。

このように集中力を削ぐ通知があると、フロー状態ディープワーク (気が散らずに集中でき、難しい仕事をより速く、より効果的に達成できる精神状態) に入れなくなります。

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私の知り合いの多くは、従来の定時勤務から働き方が変わったと言います。会議や電話、メールのやり取りの合間に、15 分、30 分、45 分という小さな時間を確保し、その時間内に仕事をこなしているのです。”
Sahar Yousef 博士、カリフォルニア大学バークレー校、認知神経科学者

解決策: メールやメッセージの返信をまとめて行う

2016年に MIT が行った研究によると、メールをまとめてチェックする人は、通知に頼ってメッセージに返信する人に比べて生産性が高いと報告されています。一日のうちに、メールやメッセージをチェックする時間を決め、まとめて処理することで、To-Do リストの重要なタスクを完了していく際に邪魔が入るのを避けられます。

その方法をご紹介します。

  • メッセージやメールを処理する時間を確保する。できれば、午前と午後に 1 回ずつ、30 分のタイムブロックで始めてみてください。適切な頻度は仕事の内容によって変わります。たとえば、アカウントマネジャーの場合、顧客と緊密に連絡をとるために、もう少し頻繁にメッセージをチェックする必要があるでしょう。

  • 通知をオフにする。どんなコミュニケーションアプリを使っていても、通知を一時停止するか、「サイレント」モードをオンにしておけば、集中しようとしているときに気が散るアイコンやバナーが画面上に表示されることはありません。どうしても集中したいときは、メールやメッセージのアプリを完全に閉じてしまいましょう。

  • 都合のいい時間帯をチームに知らせる。好みの連絡方法をチームと共有し、通常メッセージに返信できる時間帯を知らせておきましょう。あなたがマネージャーである場合は、直属の部下にも同じことをするようにすすめてください。チームが Slack などのインスタントメッセージングアプリを使っている場合は、集中しているときやチャットができるときを示すステータスを設定しましょう。

記事: 実は知らなかったインボックスゼロ

長時間のオンライン会議

認知神経科学者の Sahar Yousef 博士によると、対面での会議よりもビデオ通話の方が、集中するのにかなりの脳の力を使うそうです。実際、2020年に Microsoft が行った調査では、オンライン会議では 30 分でビデオ疲れが発生し、それを超えると集中力が低下することがわかっています。逆に、対面で話しているときは、通常 45 分から 60 分は集中力を保つことができます。

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ビデオ会議は、実際には生理的な負担が大きく、注意力を維持するために神経を使う必要があります。一日の終わりに、体が疲れていて、注意力が完全に失われているのは、あなたのせいではなく、脳が過負荷状態になっているからなのです。”
Sahar Yousef 博士、カリフォルニア大学バークレー校、認知神経科学者

解決策: オンライン会議を計画的に行う

30 分以内など、会議の時間を短くし、効率的に行うことが、ビデオ疲れを軽減する最善の方法です。ここでは、会議を成功させるためのコツをご紹介します。

  • そもそも会議が必要かどうかを考える。ステータスレポート非同期アップデートが、電話と同じかそれ以上の効果を発揮することもあります。さらに、非同期アップデートを行うと、チームは重要な仕事に集中する時間を確保できます。

  • 議題を共有し、出席者が事前に読んでおくべき資料を用意する。議題があれば、トピックからトピックへと効率的に移ることができ、重要な内容を見逃すことがありません。また、事前に資料を共有しておくことで、出席者は議論をしたり解決策を提案したりする準備ができます。

  • チームの好みを考慮する。チームメンバーがいつ会議をしたいか、また、通常、集中して作業をしている時間帯はいつかを聞いてみましょう。たとえば、午前中に集中したい人が多い場合は、午後に会議を行うようにしましょう。

  • 会議を数分早く終わらせる。連続で会議に参加すると、誰もが精神的に疲れてしまいます。会議と会議の間に数分間の休憩を挟むと、脳がリセットされます。特にこの時間にスクリーンから離れると効果的です。

  • ビデオ会議でカメラをオフにするか、画面上の自分の顔を付箋で隠す。ビデオ通話中に自分の顔を見ると、顔の認識を司る脳の部分が活性化し、集中力が余計に削がれてしまいます。「自分の顔を見るために全身鏡を持って会議室に入ってきた人がいると想像してみてください。ビデオ通話で自分の顔を見るのは、基本的にそれと同じことなのです」と Yousef 博士は言います。

記事: 会議の効率を上げ、時短につなげるヒント

明確性の欠如

仕事が明確であれば、どのような目標に向かっているのか、自分の役割の責任は何か、どのように仕事の優先順位をつけるべきかがわかります。しかし、明確でなければ、仕事の優先順位をつけたり、何がスコープ内で、何がスコープ外であるかを判断することは困難です。その結果、いくつものプロジェクトに集中してしまい、チャットやメールのような小さなタスクに没頭し、十分な成果が出せていないと感じてしまうかもしれません。

明確さを欠くことは、よくあることです。Asana の調査によると、ナレッジワーカーの 29% が、タスクや役割が明確でないことが原因で過労を感じています。

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何が重要かを明確にすることで、何が重要でないかを明確にすることができます。”
Cal Newport 氏、『大事なことに集中する - 気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法』の著者

解決策: 明確な目標を作り、それを伝える

明確な目標は、羅針盤のようなものです。何が重要で、何を優先させるべきかを判断するのに役立ちます。たとえば、四半期ごとの目標として「Instagram のエンゲージメントを向上させる」というものがあり、短期的な目標として「Instagram に週 10 回投稿する」というものがあるとします。この目標を達成するためには、邪魔の入らない時間帯を、メールの返信に費やすのではなく、SNS のコピーの作成や計画に使うことにしましょう。この例では、目標を立てることで、重要な仕事に集中でき、重要でない仕事に振り回されるのを防ぐことができます。

目標を明確にする方法をご紹介します。

  • 目標に向けた進捗状況を把握する。目標は、日々の仕事に明確な目的を持たせることができるため、強力なモチベーションとなります。ただし、目標を効果的に活用するには、自分の仕事に結びつける必要があります。そのために、一日の終わりや一週間の終わりなど、定期的に進捗状況を確認し、更新する計画を立てましょう。

  • 毎日の MIT (最重要タスク) を設定する。毎日、達成したいことを 1〜3 個書き出してみましょう。そうすることで、集中力が高まり、書き出したタスクが完了したら退社できるようになります。これは、燃え尽き症候群を防ぎ、長期的に集中力を維持するための秘訣です。Yousef 博士がこの方法を自分の研究室で試したところ、個人の生産性が 28% 向上し、燃え尽き症候群が 42% 減少しました。

Asana で目標を設定し、達成する

集中力を高めるための 5 つのコツ

ここまで、集中できない 4 つの主な理由と、それらを回避する方法を紹介してきましたが、それでも問題が解決しない場合は、集中力を高めて生産性を最大化するために、以下の 5 つのコツを試してみてください。

1. 脳に集中するタイミングを知らせるきっかけを作る

Yousef 博士によると、人間の脳には記憶があります。ある環境と特定の刺激 (きれいな机に座って文章を書くなど) が組み合わされると、脳は認知的な関連づけを行い、その刺激を記憶し、将来的に期待するようになります。つまり、次回、作業スペースを片付けて机に向かって文章を書くと、脳はそのタスクに集中するようになるのです。

集中できないときは、認知的な関連づけをして、脳に集中するタイミングを知らせてみましょう。いくつかのアイデアをご紹介します。

  • ロウソクを灯す

  • コーヒーや紅茶など、特定の飲み物を飲む

  • 特定のジャンルの音楽を聴く

  • リモートワークの場合は、通勤服など、特定の服を着る

  • 机の上を整理する

  • オフィスやコーヒーショップ、家の中の仕事用スペースなど、特定の場所に行く

2. 体内時計を利用する

一日の中で最も生産性の高い時間帯には、個人の生物学的特性が影響している可能性があります。ノーベル賞を受賞した研究によると、人にはそれぞれ「クロノタイプ」があります。これは、一日のエネルギーレベルの変動を決定する、あらかじめ設定された概日リズムです。自分のクロノタイプを知っていれば、ピーク時に集中ブロックを予定し、エネルギーが不足して注意力が低下したときのために、難易度の低いタスクを取っておくことができます。多くの人は以下の 3 つのタイプに分類されます。

  • 朝型の人: 自然と早朝に目が覚め、一日の始まりに最も生産性を感じます。このタイプの人は、朝一番にクリエイティブな仕事に取り組み、午後はあまり負荷のかからない仕事に充てるとよいでしょう。

  • 二相性の人: 集中力のピークは午前 10 時から午後 2 時の間で、昼間に一度エネルギーが低下します。夕方にはエネルギーが回復することがあります。昼食前に大きなタスクに集中するか、午後のスランプの後、一日の終わりに集中しましょう。

  • 夜型の人: 起床時間が遅く、午後遅くから夕方にかけて最も生産性の高い仕事をすることを好みます。午後型の人は、あまり知力を必要としない仕事をして一日を始め、午後の遅い時間帯をフォーカスタイムにあてましょう。

記事: 仕事を先延ばしにしないための秘訣

3. タスクを 1 つのツールに集約する

記憶を頼りにタスクを管理していると、記憶するために貴重な脳のスペースを使ってしまいます。しかし、やらなければならないことをすべて 1 か所に書き出しておけば、その分の精神的なエネルギーをタスクの完了に集中させることができます。これは、David Allen 氏が提唱する GTD (Getting Things Done) 手法のコンセプトのひとつです。仕事の優先順位をつけるためには、まずすべてを把握する必要があります。

タスクを記録する方法も重要です。紙のリストを使ったり、複数のオンラインツールを使い分けたりするのではなく、1 つのプロジェクト管理ツールですべてのプロジェクト情報とタスクを整理してみましょう。そうすれば、仕事をする場所で、アクションアイテムを追跡し、共有することができます。

Asana で To-Do リストを構築する

4. 時間管理戦略を試す

適切な時間管理戦略は、マルチタスクを避け、自分がどのように時間を使っているかを把握することで、集中力を高めるのに大いに役立ちます。どのような方法を選択するかは、好みの働き方によりますが、ここではいくつかの方法をご紹介します。

  • ポモドーロテクニック: 物事を終わらせるために長時間集中する必要はありません。この方法では、25 分の作業セッションと 5 分の休憩を使用するため、一度に 1 つのタスクに集中して取り組むことができ、精神的な疲労を軽減できます。

  • タイムブロッキング: タイムブロッキングとは、一日のすべてのパーツを作業のグループに振り分けてスケジュールする時間管理戦略です。自分の一日を取り戻し、自分がどのように時間を使っているかを把握したい場合に役に立ちます。

  • タイムボクシング: タイムボクシングでは、「タイムボックス」を作り (時間を区切り)、一定の時間内に特定のタスクを終わらせることを目指します。この方法は、マルチタスクをしたり、通知をチェックしたりするのが苦手な人の役に立ちます。

  • カエルを食べてしまえ: これは、他の仕事をする前に、最も困難な仕事にまず取り組む方法です。作家のマーク・トウェイン氏の名言に「生きたカエルを食べねばならないなら、朝一番に食べてしまえば、その日はもうそれより悪いことは起こらない」というものがあります。

  • パレートの法則: 80 対 20 の法則としても知られ、20% の行動からおよそ 80% の成果が生まれるという法則です。生産性に関して言えば、他のタスクよりも影響力が大きいタスクがあるということであり、それらに集中すれば、自分の影響力を最大限に高めることができるということです。

5. 自分自身の健康を優先する

体と心の健康に気を配ると、効果的に集中力を高められます。心身ともに健康であれば、思考が明晰になり、ストレスにうまく対処でき、燃え尽き症候群を防ぐことができます。個人の健康状態はさまざまな要因に左右されますが、十分な睡眠をとり、体を動かす時間を確保し、健康的な食事をし、短い休憩をとるなど、まずは基本的なことから始めましょう。低レベルの不安を感じても、集中力は低下します。ストレスを感じたら、一息ついて、友人と話したり、散歩に出かけたり、マインドフルネス瞑想をしたりしましょう。

そして最も重要なことは、自分に猶予を与えることです。常に集中し続けられる人はいません。一日や一週間のうちに集中力が変化するのは当たり前です。

記事: 働き過ぎの人やチーム必見、仕事とプライベートのバランスを取り戻すための戦略

大切な仕事に集中する

集中とは、単に仕事をこなすだけではなく、常に気が散る状態を避け、自分の時間の主導権を握り、燃え尽き症候群から身を守るための仕事への取り組み方です。仕事は時に目まぐるしく、混沌としていますが、この記事で紹介したコツを参考にして、客観的に捉え、精神的エネルギーをどこに使うべきか優先順位を決めましょう。

もっと詳しく知りたい方は、生産性を最大限に高める方法をご覧ください。

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