仕事を先延ばしにしないための秘訣

寄稿者 Julia Martins の顔写真Julia Martins2021年7月7日00
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このページにたどり着いたということは、先延ばしをやめる方法を探しているのではないでしょうか。しかし、手っ取り早くやる気を起こすような方法では、うまくいきません。なぜなら、先延ばしの問題は、実はやる気の問題ではなく、明確さの問題だからです。

この記事では、自分の仕事がなぜ重要なのかが明確でないことが、先延ばしにつながっていること、そしてそれを止めるために何をすべきかをご紹介します。先延ばしにするのはもうやめて、さあ始めましょう。

仕事を先延ばしにしてしまう理由

先延ばしとは?

先延ばしとは、他のあまり重要でないことをしたり、SNS をチェックしたりテレビを見たりするなど、仕事以外のアクティビティで気を散らしたりして、やらなければならない仕事を遅らせたり、後回しにしてしまう習慣のことです。

先延ばしとは?

先延ばしとは、他のあまり重要でないことをしたり、SNS をチェックしたりテレビを見たりするなど、仕事以外のアクティビティで気を散らしたりして、やらなければならない仕事を遅らせたり、後回しにしてしまう習慣のことです。

先延ばしは、無意識のうちに将来得られる可能性のある報酬よりも目先の報酬を好むという、時間的不整合性の一種です。先延ばしにしてはいけないとわかっていても、長期的な目標に向かって努力するよりも、今やってすぐに満足感を得られる方が魅力的ですよね。

先延ばし = 怠け者ではない

仕事を先延ばしにする理由は、人によってさまざまです。一般的には以下のような理由が挙げられます。

  • 怠惰

  • 自制心の欠如

  • 失敗への恐れ

  • 蓄積された悪い癖

  • 完璧主義

  • 仕事が急ぎではないと感じる

  • 要件に関する混乱

  • ネガティブなセルフトーク

  • 複雑、または大変なプロジェクトに対する恐怖感

  • マルチタスク

これらの理由のほとんどは、仕事を先延ばしにしてしまう主な要因である「明確さの欠如」に起因しています。先延ばしにする癖がついている人は、自分の仕事がなぜ重要なのかを明確に理解していないのかもしれません。これは怠けているわけではなく、解決可能な問題です。

先延ばしの問題点

仕事の先延ばしには時間的不整合性が大きく影響します。多くの場合、自分のやっている仕事はより大きなプロジェクトや組織全体の目標の一部ですが、自分の役職によっては、そのプロジェクトや目標が自分の日々の仕事とは遠く離れたものに感じられることがあります。そして、なぜ自分の仕事が重要かがわからないと、その目の前の仕事を終わらせるモチベーションが湧かなくなってしまうのです。

ここで欠けているのは明確さです。自分のやっている仕事と、それがチームや組織にどのような影響を与えるかを明確に理解し、それを直接結びつけることができれば、モチベーションは高まります。しかし、これを実現するのは難しいことです。実際、Asana の調査によると、自分の仕事が会社の目標にどのように関連しているかを非常に明確に理解している社員は 26% しかいません。

自分の仕事が会社の目標にどのように結びついているのかを理解することで、自分がチームや会社にどのような影響を与えているのかがより明確になります。これにより、意思決定が容易になります。会社の目標に最も影響を与える取り組みに基づいて、重要なタスクを意識的に優先させることができます。ただし、目標があまりにも大きく外れていたり、漠然としていたりすると意味がありません。先延ばしにしないためには、自分の仕事と会社の目標のつながりを明確に把握する必要があります。

記事: Asana のゴール機能を使って「見える化のピラミッド」を構築する方法

明確さの問題を解決する

明確さの問題を解決するには、次の 2 つの方法があります。

  1. チームや部署の目標を作る。自分の仕事が会社の大きな目標にどうつながっているのかわかりにくい場合は、部署やチームの目標を作ることを検討してください。そうすれば、自分の仕事とチームの目標の線引きができ、自分のインパクトが把握しやすくなります。

  2. 個人の仕事と会社の目標を明確に結びつける。チームや会社の目標を設定できない場合でも、自分の仕事が会社のより広い目標にどのように直結しているかを視覚化する方法を探してみましょう。たとえば、会社の大きな目標に向かって推進しているプロジェクトに、自分の仕事がどのようなインパクトを与えているかを理解することで、自分の仕事が与えるインパクトをより深く理解することができます。これは、Asana のような目標管理プラットフォームで行うことができます。

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先延ばしにしないための 7 つの秘訣

仕事を先延ばしにしないためには、チームや部署で短期的な目標を立てたり、個人的な仕事と会社全体の目標との間に線引きをしたりするとよいでしょう。まずは、次の 7 つの秘訣を試してみてください。

1. 仕事と目標を結びつける

先延ばしをしないようにするには、自分の仕事がチームや会社の目標にどのように貢献しているかを明確に理解することです。このような明確さがあれば、仕事は有意義なものになります。仕事のために仕事をするのではなく、より大きなビジョンに貢献することになるのです。

このビジョンは、情熱を感じるものであることが理想です。しかし、たとえそうでなくても、自分の仕事が何か大きなものとつながっていることを理解するだけで、仕事が有意義なものだと感じるようになります。時間的不整合性に悩まされることなく、先延ばしにしていた仕事に明確な価値を見出すことができるのです。

2. 優先順位の明確化

期日の変更は避けられるものではありません。これは、プロジェクトにスコープクリープが発生した場合や、別のプロジェクトが優先された場合、あるいはチームリーダーが直前のニーズに基づいてリソースを再配分した場合などに起こります。しかし、どの仕事が最も重要なのかを知っていれば、優先順位を積極的に管理することができます。そうすれば、期日やタイムラインが変更されても、実のある結果をもたらす仕事を達成するために必要な明確さを保つことができるのです。

優先順位を明確にすることは、どの仕事が最も重要なのかを明確にすることができるため、先延ばし防止に有効です。優先順位を明確にすることで、重要でないタスクに時間を割いていないことが理解できます。仕事で時間を無駄にしていると感じるのではなく、なぜ自分の仕事が重要なのかがわかるようになるのです。

記事: 厳しいスケジュールと変化する優先順位を管理する 4 つのコツ

3. 目標を設定して完璧主義に対抗する

慢性的に先延ばしにする人は、実は完璧主義者だったりします。このような場合、完璧な仕事をしなければならないというプレッシャーに押しつぶされてしまい、先延ばしをしてしまうのです。しかし、完璧主義は、多くの仕事上で起きる先延ばしと同様に、明確にすることで解決できます。

インパクトを重視する

完璧主義で悩んでいる人は、自分の仕事のインパクトを明確に把握しておくといいでしょう。完璧を目指すのではなく、目の前の仕事を完遂することに集中することで、会社の目標を可能な限りサポートすることができるのです。それでは、それが何を意味するかを考えてみましょう。

たとえば、ウェブサイトのトップページ用に教育アニメーションを制作しているとします。この作品は多くの人に見てもらうことになるので、完璧主義者のあなたはパニックに陥ってしまいます。それは、結果を重視して、動画を見る人たちのことを考えているからです。そうではなく、動画のゴールとインパクトに注目してみましょう。このアニメーションの目的は、自社製品を知らない人たちに製品の良さを伝えることであり、そのインパクトは教育です。インパクトに焦点を合わせることで、完璧主義のプレッシャーを軽減し、仕事に集中することができるようになるのです。

「完了」の定義

完璧主義と戦うもうひとつの方法は、「完了」の意味を定義することです。これは、スクラムチームが迅速に作業を進めるために使うテクニックです。「完了」の意味を定義し、それにこだわることで、100% 完璧であるかどうかにかかわらず、作業をやめることができるのです。迷ったときは、「終わらせることは、完璧にすることより優れている」ということを心に留めておきましょう。

記事: スクラムは初めてですか?ここから始めましょう

4. 大規模なイニシアチブを小さなタスクに分割する

大きなプロジェクトでは、いつ、どのようにして完成させるのかが明確にならないことがあります。そのため、ついつい後回しにしてしまいたくなるものです。取り組み範囲が広いため、すべての要素を把握し、それらを大きな目標に結びつけることは困難です。タスク (またはプロジェクト) の巨大さに圧倒されるのではなく、仕事を小さなタスクに分割し、プロジェクト管理ツールを使って作業を追跡し、整理しましょう。

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大きな仕事を小分けにすることが有効な理由は他にもあります。それは、大きな取り組みのすべての要素を担当することはおそらくないからです。たとえば、電子書籍を執筆する場合、下書き、原稿、校閲は自分が担当するとします。しかし、電子書籍をデザインする人もいるでしょうし、電子書籍を承認する編集者もいるでしょう。「電子書籍を作る」という取り組みを複数のタスクに分けることで、着手しやすくなるだけでなく、誰がいつまでに何をするのかが明確になるのです。

記事: RACI 図のガイド (実例付)

5. すべての To-Do を把握する

複雑なプロジェクトでなくても、やるべきことをリストアップしておくと便利です。自分が何をしているのかを明確に把握していないと、仕事の量に圧倒されて、やらなければならないことを見落としてしまいます。この問題を経験している人は世の中にたくさんいるのです。Asana の調査によると、毎週 26% の割合で、期日への遅れが発生しています。

すべての To-Do を書き出すのは、Getting Things Done (GTD) の手法です。自分のやるべきことを明確に把握することで、仕事を整理し、優先順位をつけ、実行しやすくなります。仕事の記録は、チェックリストではなく、To-Do リストアプリで取るようにしましょう。リストに書き込んでいくのも楽しいですが、アプリで仕事を管理することで、仕事の整理や優先順位付け、重要な To-Do への追加情報、チームメンバーとの To-Do の共有などが可能になります。

優れたバーチャル To-Do リストの作り方を知りたい方は、To-Do リストを作って終わりにしないための 15 の秘訣に関する記事を参考にしてみてください。

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6. 期日の設定

期日がはっきりしていないと、ついつい仕事を後回しにしたくなるものです。期日を明確にすることで、いつまでにタスクを完了しなければならないのかを明確に理解することができます。そうすれば、期限内に終わらせるように計画を立てることができます。そもそも期日がわからないと、よい仕事はできません。

To-Do リストツールですべての To-Do を把握したら、それぞれの項目に関連する期日を確認しましょう。これは、自分にとってあまり優先度の高くない仕事を見極めるチャンスでもあります。そのような仕事に出くわした場合は、自分の都合がつくまで仕事を延期するか、他の人にそのタスクを任せましょう。

これは、一度やって済むことではなく、日課にしなくてはいけないことです。1 日の終わりにすばやく仕事の優先度を判定し、新しいタスクに期日を設定しましょう。そうすれば、次の日に仕事をするときに、よりよい状態でタスクを進めることができます。

7. 時間管理術を試す

明確になると、やる気が出てくるはずです。とはいえ、仕事に集中するためには、ちょっとしたサポートが必要な日もあるでしょう。そんなときは、マルチタスクを減らし、フロー状態に入るために、時間管理術を試してみましょう。

  • Getting Things Done (GTD) 手法GTD 手法は、精神的に記録している情報が多ければ多いほど、生産性や集中力が低下するという考えに基づいています。GTD 手法では、脳に頼るのではなく、すべての仕事の情報を外部の整理された信頼できる情報源に保存することを推奨しています。

  • ポモドーロテクニックこの手法では、作業と休憩のセッションを交互に繰り返します。25 分間の作業セッションである「ポモドーロ」の後、5 分間の休憩を取ります。ポモドーロを 4 回繰り返したら、長い休憩を取ります。短時間のセッションで作業を集中的に行うことで、生産性を高めつつ、モチベーションを維持できます。

  • タイムブロッキングタイムブロッキングとは、1 日のすべての時間をスケジュール化する時間管理戦略です。タイムブロッキングを使うと、メールのチェック、プロジェクトの作業、休憩、エクササイズなど、1 週間の仕事を効果的に細分化できます。

  • タイムボクシングタイムボクシングは、生産性を高め、先延ばしを減らす目標指向の時間管理戦略です。タイムボックス (時間区切り) は、特定のタスクを一定の時間内に終わらせるという目標を設定することです。

  • 2 分間ルール。 2 分間ルールとは、シンプルな時間管理の手法です。あるタスクにかかる時間が 2 分以下の場合は、今すぐそれを実行しなくてはいけません。この方法論では、小さなタスクに焦点を当て、それらをすばやく片付ければ、よりインパクトのある仕事をするために、時間と脳力を確保できると考えられています。

記事: 最高の成果を出すためのタイムマネジメントのコツ、タイムマネジメント術、クイックウィン (すぐできる改善) 18 選

先延ばしにせず、明確にする

強引に先延ばしをやめようとしたり、「とにかくやってみよう」という態度をとったりすることはできますが、こうした方法はせいぜい短期的にしか効果がありません。長い目で見れば、先延ばしをやめる最も効果的な方法は、自分の仕事をより大きな目標と結びつけることなのです。

他の自己啓発スキルと同様に、先延ばしをしないようにするには時間がかかります。これまでに身につけた習慣を一朝一夕で解消しようとは思わないことです。それよりも、一定期間、自分自身とチームのために明確さを生み出すことに専念してください。自分の仕事がなぜ重要なのかがはっきりしていれば、徐々に仕事へのモチベーションが上がってくるでしょう。

これ以外にどんな方法があるのでしょうか?詳しくは、今日からもっと生産性を高めるための 12の秘訣をご覧ください。

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