時間区切りのテクニック: 明確な目標を設定した時間管理戦略

Julia Martins 寄稿者の顔写真Julia Martins2021年3月10日00
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30 分で終わるはずの仕事がやっているうちに制御不能になり、1 日がかりになってしまった経験は誰にでもあるでしょう。自分の時間に制約や境界線を設けていないと、仕事が一日中続くことになりがちです。これには名前もついています。パーキンソンの法則と呼ばれるもので、「仕事は、完成までに利用可能な時間をすべて満たすように拡大していく」というものです。

時間区切り (タイムボクシング) は、自分のスケジュールをコントロールするための時間管理戦略のひとつです。時間区切りを行うことで、簡単なタスクに何時間もかけてしまうことをなくし、先延ばしにより失われた生産性を取り戻し、重要な仕事に集中できます。時間区切りでは、それぞれのタスクに特定の時間を割り当てることを習慣にします。これにより、仕事を計画する時間を減らし、より多くの時間を集中して使えるようになります。

時間区切りとは?

時間区切りとは、生産性を向上させ、先延ばしをしないようにするための、明確な目標を設定した時間管理戦略です。時間を区切る (タイムボックスを作成する) ということは、特定のタスクを一定の時間内に終わらせるという目標を設定するということです。

タスクに取りかかる前に、どのくらいの時間が必要かを計画することで、どこに時間を費やし、何に取り組んでいるのかを意図的に把握できます。これにより、現在勤務時間の 60% を占めている仕事のための仕事を減らすことができます。時間を区切って作業を開始するとき、承認を求めたり、書類を探すのではなく、必要なものが目の前にある状態にできます。

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時間区切りは、個々のタスクのスケジューリング、チームの組織化、会議の効果的な管理などに利用できます。これら 3 つの時間区切り戦略はすべて同じ方法論に基づいています。しかし、どのような目的で時間区切りを使うにしても、最初のステップは「ハード」または「ソフト」のいずれかの時間区切りを設定するかを決めることです。

ハード vs. ソフトな時間区切り

時間区切りを作成する前に、まずそれがハードな時間区切りなのかソフトな時間区切りなのかを決める必要があります。ハードな時間区切りは、タスクやアクティビティが時間区切りを過ぎると、たとえそれらが完了していなくても、手を止めなければならないことを意味します。あなたが完璧主義の傾向があり、すでに完了した仕事に頻繁に手を加えている場合、ハードな時間区切りを作成することは特に役立ちます。同様に、会議でも、時間区切りを使えば、議題のすべての項目に触れることができます。

一方、ソフトな時間区切りは、より柔軟性があります。ソフトな時間区切りでは、区切りの終わりは、今やっていることを終わらせて次のタスクに移ることを提案するものです。ソフトな時間区切りは、複雑な仕事にも使えます。特に、仕事を始めたときにどれくらい時間がかかるかはっきりしない場合には、ソフトな時間区切りを使うとよいでしょう。チームでは、ソフトな時間区切りを作成することで、コラボレーターに柔軟性を与えつつ、全員が仕事を完了すべき時期について共通認識を持たせることができます。会議では、ソフトな時間区切りを使うことで、ハードな時間区切りのように会話を中断することなく、議論を続けることができます。

ハードな時間区切りとソフトな時間区切りのどちらを設定するかは、自身の仕事の目標によって異なります。また、どちらか一方だけを使用する必要はありません。時間区切りを設定する場合には必ず、最初の段階でそれがハードなのかソフトなのかを決め、それぞれのルールに従うようにしてください。

時間区切りの設定方法

時間区切りを設定するにはまず、終わらせる必要のあるタスクや仕事の内容を見定めます。その後、以下のことを行います。

  1. その仕事がどのくらいの期間で完成するのかを把握する

  2. 個人やチームの時間区切りについては、カレンダーの中でその仕事を行う時間を見つける

  3. ハードとソフトのどちらの時間区切りであるかを決める

  4. 区切られた時間で作業を始める

  5. タスクに集中するために、区切られた時間中は気が散らないようにする

  6. タスクを完了して、休憩を取る

時間区切りの長さ

時間区切りの長さに決まりはありません。実際、一部のチーム、特にアジャイルチームでは、「時間区切り」という言葉を一度に数週間または数か月の仕事を行う意味で使っています。しかし、本当に効果的な時間区切りを行うには、ディープワークを始めて、特定のタスクに集中し、仕事の「フロー」に入ることができる期間を作るように計画してください。時間を区切って仕事をするときは、サイレントモードなどの機能で通知を停止または先送りし、気が散らずに集中できるようにしましょう。

大きな仕事には時間区切りができないわけではありません。ただし、2〜3 時間以上かかる仕事に時間区切りを使いたい場合は、まずその仕事をより細かいパートに分けることから始めましょう。

たとえば、電子書籍を作成するとします。電子書籍は 25 ページで、レビュー、修正、デザインなどを何度も繰り返します。このプロジェクトは数週間に渡って行われますが、その間、あなたは他のプロジェクトやタスクもこなすことになるでしょう。大きなプロジェクトを管理しやすい時間の塊に分割することで、「電子書籍の作成」というタスクが管理しやすくなり、数週間の間に目標に向かって着実に前進できます。

時間区切りは、すべての仕事を早く終わらせるための戦略ではなく、タスクを分解して再考するための効果的な方法です。電子書籍の場合は、アウトラインの作成に取りかかる前に、リサーチのための時間区切りをいくつか作っておくとよいでしょう。これを数日に分けて行うことで、いつまでたっても終わらないという気持ちにならず、目標に向かって前進できます。リサーチ段階が終わったら、アウトラインの執筆、レビュー、承認のための時間区切りをいくつか作ります。燃え尽きてしまわないように、電子書籍の作成を小さなタスクに分け、数日の休みを取りながら続けましょう。この仕事を小さな要素に分けることで、先延ばしにすることを避け、タスクをより管理しやすく、取っ掛かりやすくできます。

時間区切りを自分の仕事に活用するための 7 つのヒント

時間区切りを使って集中力を高めたり、先延ばしを減らしたい方は、効果的な時間管理のための 7 つのヒントをお試しください。

1. 時間を区切って行うタスクを優先する

忙しい毎日を送っていると、ついつい時間区切りを並び替え、変更したり、キャンセルしたくなることがあります。このようなことは、できるだけ避けましょう。時間区切りを設定したら、それを自分自身とのミーティングだと思ってください。漠然と何かをしようと計画しているわけではなく、決められた時間内にそのタスクに取り組むことを自分に約束しているのです。チームメンバーとのミーティングを直前になってキャンセルすることがないように、時間区切りもキャンセルすべきではありません。

2. 自分の時間を可視化して理解を深める

時間区切りは、視覚化することで最も効果的になります。実際にカレンダーに集中時間を記入しておけば、特定のタスクにどれだけの時間制限があるのかがわかります。これにより、スケジュールを守り、チームメンバーに自分がいない時間を知らせることができます。カレンダーに集中する時間の予定を入れておかないと、チームメンバーはこれをオープンタイムだと思い、ミーティングの予定を入れたり、質問のメールを送ったりする可能性があります。

3. タイマーを設定する

ハードな時間区切りでも、ソフトな時間区切りでも、タイマーをセットして、時間が来たらわかるようにしましょう。繰り返しになりますが、時間を区切るということは、特定のタスクを一定の時間内に完了させるという目標を設定することです。時間が来たら知らせてくれるタイマーを使えば、その目標に責任を持つことができます。

タイマーをセットすれば、仕事中に時間を気にする必要がなくなります。常に時計をチェックしたり、次の会議に遅れないように気を配ったりする代わりに、仕事に没頭し、「フロー」に入ることができます。

ハードな時間区切りの場合は、タイマーが終わったら次のタスクに移るように計画します。終わっていなくても、後のタイムボックスで再開すればいいのです。ソフトな時間区切りの場合は、次の 5 分か 10 分で今やっていることを終わらせて、次のタスクに移るべきだという指標としてタイマーを使います。

4. 通知をオフにする、またはサイレントモードを使用する

時間区切りが効果的なのは、目の前の仕事に集中し、フローを見出すのに役立つからです。注意力が散漫になって意図が定まらず、生産性が低下し、効果的でインパクトのある仕事ができなくなってしまう、このようなよくある状況を防ぐのに効果的なのです。同じように、時間を区切って作業をを行っている間は、不必要に気を散らさないようにしましょう。

通知を停止したり、サイレントモードを使うことで、仕事に支障が出ないようにすると同時に、チームメンバーにはタイムボックスが終わったらできるだけ早く連絡すると伝えることができます。ほとんどのツールでは、チームメンバーがどうしても連絡を取る必要がある場合、これらのサイレント設定を「無効化」できます。そのため、時間を区切って作業している間も完全に連絡が取れなくなるわけではなく、不要な通知だけを制限できます。

5. 時間区切りの間に休憩を入れる

Asana で「生産性」という言葉を使うとき、それは「できる限り多くのことをする」という意味ではありません。そして、時間区切りの目的もただ多くのことをこなすことではありません。時間管理戦略とは、効率を上げる方法というよりは、仕事の効果やインパクトを最大化する方法であると考えています。

仕事の時間区切りは、最大の生産性を引き出すための方法ではなく、より意図的に、より効果的に時間を使うための方法です。集中して仕事をするためには、時間を区切って作業した後に短い休憩を取ることが大切です。たとえば立ち上がってストレッチをしたり、水を飲んだりするだけでも構いません。

6. ワークマネジメントツールですべての仕事を把握する

時間を区切るためには、自分が何に取り組まなければならないのかを知る必要があります。プロジェクト管理ツールや Asana などのワークマネジメントツールを使ったことのない方は、そのようなツールの中に To-Do リストを作成しましょう。これらのツールは、どのような重要なタスクが控えているのか、そしてどの日のどの時間帯に何をすべきかを特定するのに役立ちます。

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7. 似たようなタスクをグループ化する

時間区切りを効果的に活用するには、ほとんどのタスクやイニシアチブに個別のタイムボックスを作成する必要があります。ここで注意が必要なのは、タイムボックスを作っても、タスクの切り替えには時間と精神力が必要になるということです。コンテキストスイッチの悪影響を減らすには、同じようなタスクを隣り合った時間区切りにまとめましょう。これにより、個々のイニシアチブに取り組んでいても、脳は同じ「軌道」を進んでいると認識できます。同じようなタスクをグループ化することで、別のタイムボックスに切り替えても、集中力とフローを維持することができます。

たとえば、あなたが営業チームに所属している場合、さまざまな販売機会のためにプレゼンデッキやメールを作成しなければならないでしょう。理想的には、それぞれのタスクに時間区切りを作成したいところですが、同じ顧客に対するタスクは、前後の時間区切りにまとめるようにしましょう。たとえば、A 社用のプレゼンデッキとメール、B 社用のプレゼンデッキを作成しなければならない場合、A 社用の両方のタスクを連続の時間区切りで行い、その後 B 社用の仕事に移るようにします。

時間区切りをチームで活用する 4 つの方法

時間区切りは、個人的な生産性ツールとして便利なだけではなく、チームを率いて管理する際にも有効です。時間区切りは罰則的なものではなく、チームが仕事をよりよく整理し、優先順位をつけるための手段です。この手法をチームに適用する方法は以下のとおりです。

1. なぜ時間区切りを使うのかを決める

時間区切りは優れた管理ツールですが、なぜそれを使うのか、どのタスクに使うのか、チームの全員の理解を一致させるようにしてください。チームで時間区切りを試して、まずは反応を見たいですか?仕事にかかる時間を把握するための新たな戦略として導入したいとお考えですか?それとも、生産性について特定の問題を解決したいとお考えですか?

この会話をするために、チームと時間をかけて話し合ってください。チームメンバーが時間区切り戦略を生産的なものだと感じられるように、質問やフィードバックを受ける時間や場を確保してください。

2. ワークマネジメントツールでチームのタスクを把握する

チームで効果的に時間区切りを行うためには、全員が何に取り組んでいて、その作業がいつ終了するのかを把握する必要があります。ワークマネジメントツールを使えば、信頼できる唯一の情報源をチーム全体で共有でき、可視性とチームのコラボレーションを改善できます。誰がいつ何をしているかがわかれば、そのメンバーの仕事量をよりよく理解し、より効果的に仕事の優先順位をつけることができます。

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3. タスクの平均的な完了までの時間について共通認識を持つ

チームメンバーと一緒に時間区切り戦略を採用している場合は、次回の 1on1 ミーティングで、タスクにかかる平均時間について認識を合わせる時間を取りましょう。たとえば、あなたがエンジニアリングチームに所属している場合、バグ修正にかかる平均的な時間を確認します。デザインチームであれば、クリエイティブ制作にかかる作業時間について成果物タイプ別の想定時間を設定します。

これらの時間を共に決めることで、すべてをこの時間内に完了しなければならないというわけではありません。時には、タスクがより複雑で、タイムボックスが予定より長くなることもあります。しかし、基準値を決めておくことで、あなたとチームができるだけ効果的に時間区切り手法を利用できます。期待値を一度設定してからも、今後の 1on1 の際にいつでも再検討し、必要に応じて調整できます。

4. 時間区切りをチームの休憩時間に適用する

個人の時間区切りと同様に、チーム内でも休憩時間を設けることを奨励してください。仕事のための時間区切りに加えて、ダウンタイムのための時間区切りを設定することで、チームメンバーの休憩時間を確保できます。さらに、休憩時間は仕事やタスクに専念する時間と同じくらい重要であることを明確にすることで、バーンアウト (燃え尽き) やワークロードストレスを積極的に防ぐことができます。

時間区切りを会議で活用する 3 つの方法

チーム会議は、効果的に行われれば、多くのことを成し遂げるための素晴らしい手段となります。しかし、多くの会議では焦点が定まらず、目標が不明確であるために、チームメンバーは仕事に取り組む時間が減り、空回りの会話に時間を費やすことになります。

会議をより効果的にするためには、会議の目的やアジェンダを決めておくことが有効です。時間区切りを行えば、会議を順調に進められ、議論したいことをすべてカバーできるので、会議をさらに高いレベルに引き上げることができます。その方法は以下のとおりです。

1. 会議の議題と各項目の時間制限を共有する

会議の時間区切りを行う最も簡単な方法は、皆さんがすでに行っているであろうアジェンダの作成です。会議のアジェンダを送ることで、会議の目的を全員に明確にできます。アジェンダがあれば、ミーティングでチームの時間を有効に使い、意思決定を行い、仕事をスムーズに進められるのです。

記事: 会議の効率を上げ、時短につなげるヒント

会議のアジェンダを時間区切りするには、各項目の所要時間を明示します。また、ハードな時間区切りなのか、ソフトな時間区切りなのかを明確にしておくとよいでしょう。制限時間が決まったら、必ず事前に会議のアジェンダを共有して、読んでおくべき資料を知らせてください。そうすれば、全員が可能な限りの準備をして会議に臨むことができます。会議が始まったら、アジェンダを復唱するか、スクリーン上に表示しておいてディスカッションの指針とします。

2. ハードとソフトのどちらの時間区切りを使うかを決める

会議のアジェンダでハードな時間区切りとソフトな時間区切りのどちらを使用するかを明確にし、さらに会議の開始時にも明確にしてください。前もって参加者に制限を知らせておけば、会議中の混乱を減らすことができます。

会議でソフトな時間区切りを使う場合の例

アジェンダがぎっしり詰まっている場合を除き、会議にはソフトな時間区切りを行いましょう。そうすることで、チームメンバーに話をまとめる時間を提供でき、「議論を打ち切られた」と感じさせることがありません。ミーティングの例としては、以下のようなものがあります。

会議でハードな時間区切りを使う場合の例

アジェンダがタイトで、会議が終わるまでにすべての項目を一通りカバーする必要がある場合は、ハードな時間区切りの使用を計画してください。このような会議には、以下のようなものがあります。

  • デザインワークショップまたはデザインレビュー

  • ディスカバリー会議

  • アジェンダが満載の会議

  • プロジェクト計画

あなたが会議の進行役を務めている場合、ハードな時間区切りの設定は気まずいものです。プレゼンターやチームメンバーの話を途中で中断することは誰も好んで行いません。会議を始める前に、ハードな時間区切りが設定されていることをリマインドすることで、この気まずさを和らげることができます。また、なぜハードな時間区切りを使うのか、その理由を思い出してもらうことも有効です。たとえば、会議のアジェンダにあるすべてのトピックを確実にカバーするためなどです。

時間区切りを行うべきでない会議の例

すべての会議が時間区切りを使って行われるべきではありません。会議によっては、自由なスタイルの会話が最も効果的な場合もあります。会議のアジェンダは必ず送るべき (最低限、議論したい内容の大まかなアウトラインは送りましょう) ですが、以下のような会議では時間区切りを設定しないようにしましょう。

3. プレゼンターに時間区切りがもうすぐ終了することを伝える

ハードな時間区切りとソフトな時間区切りのどちらを使っていても、チームメンバーに自分の時間がもうすぐ終わることを知らせるようにしましょう。どのくらい頻繁に知らせるかや、複数の合図を出すかは、あなた次第です。もちろん、何度も会話を中断することは避けたいので、自分に合ったサインを考えてみましょう。たとえば、残り 1 分になったらチャイムを鳴らす、残り 30 秒になったら左手を上げるなどが考えられます。チームがビデオ会議をしている場合は、チャットにコメントを残してもよいでしょう。

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時間区切りのメリット

時間区切りを自分の生産性向上のために使う方法、チームで仕事の足並みを揃えるために使う方法、会議を円滑に進めるために使う方法など、さまざまな方法があります。しかし、そもそも「時間区切りを使うべきか?」ということを考えてみましょう。

この時間管理手法がすべてのシナリオに完璧に対応できるわけではありませんが、時間区切りは以下において役立ちます。

  • 意識的に仕事をする 時間区切りを作成するには、まずはどのタスクを優先するのかと、各タスクにかかる時間を決める必要があります。このように、タスクごとに細かく考えていくことで、自分の時間をより大切に使えます。

  • 集中力を高めて仕事をする 仕事をする時間を確保することで、脳に貴重な集中する時間であることを伝えることができます。これにより、集中力を高め、結果として生産性を向上できます。

  • マルチタスクを減らす 実は、人間の脳はマルチタスクができません。タスクを切り替えるたびに、脳はそのタスクのための情報を「リロード」する必要があります。これには、自分が気づかなくても、貴重な時間とエネルギーが必要です。時間区切りでは、一度に 1 つのタスク (または関連する一連のタスク) に集中します。これにより、プロジェクトからプロジェクトへと飛び移ることがなくなります。

  • 明確な目標を設定した時間管理でモチベーションを高める 時間区切りを作成することは、自分自身に目標を設定するということです。つまり、あらかじめ設定した時間内に特定のタスクを完了させるということです。必ずしも成功しなくても、自分に何か目標を与えることで、モチベーションを高めることができます。

  • 予測可能な仕事のスケジュールを確立する 時間区切りを使うことで、一日の流れを明確に把握すできます。時間区切りをカレンダーに書き込むことで、いつまでにどのような仕事をするのかが明確になります。これにより、仕事のスケジュールを立てる際の「曖昧な」不確定要素が減り、自信を持って明確に一日を過ごすことができます。

  • 完璧主義を緩和する すでに完了したタスクによく悩まされている人は、時間区切りでこれを解決し、生産性を向上できます。時間区切りは、「完璧さではなく前進しているという事実が重要」という原則に基づいています。区切られた時間が終了したら、作業中のタスクが完璧でなくても、次のタスクに移る必要があります。

時間区切りのデメリット

時間区切りには多くのメリットがありますが、この時間管理戦略はすべての人に向いているわけではありません。ここでは、時間区切りの最も一般的なデメリットと、それらに対処する方法をご紹介します。

問題点: タイムボックスが終わるまでにタスクを終わらせるのに苦労している

解決策: 初期の段階では、単にタスクを完了するために十分な時間を確保できていなかったという事態に遭遇するかもしれません。これは学習プロセスの一部であり、問題ありません。最初のうちは、ソフトな時間区切りを設定してみてください。設定する時間区切りの数が増えれば増えるほど、タスクの所要時間をより正確に見積もれるようになります。

問題点: 時間区切りが短すぎる

解決策: 私たちの考えでは、これは実はよいことです。仕事を小さな塊に分解することで、自分の時間が実際にどこに使われているかをよりよく理解できます。チームで時間区切りを行っている場合、大きなタスクを小さな部分に分割することで、何を、いつするのかをチームがよりよく理解できるようになります。Asana のようなワークマネジメントシステムで仕事を管理し、仕事の全体像と小さな構成要素の両方を簡単に確認できるようにしましょう。

問題点: タイマーが鳴ると、仕事のフローが途切れてしまう

解決策: 時間区切りの醍醐味は、フローに入った時ですが、タイマーが鳴ってタスクを切り替えなければならないときは、イライラすることもあるでしょう。そのため、同じようなタスクを連続した時間区切りにまとめることをおすすめします。たとえば、同じクライアントのために、セールストークの作成とメールの下書きをしなければならないとします。これらの時間区切りを隣り合わせにし、途中に 5 分間の休憩を入れることで、スムーズに次のタスクに移行できます。

時間区切りは、足枷ではなく、便利に使うツールであることを忘れないでください。もし、仕事が完全にスムーズに進んでいて、少しルールを破りたくなったら、自分のやりたいようにやっても大丈夫です。あなたにとって「効果的な仕事」がどんな形であっても、時間区切りのフレームワークはその出発点として活用できます。

問題点: 時間区切りには時間制限があるため、急いで仕事を終わらせてしまい、結果的に質の低い仕事になってしまう

解決策: 時間区切りを設定する際には、その時間が現実的であることを確認してください。時間区切りのような時間管理手法を使う目的は、あなたが持っている生産性のすべてを駆使することではありません。そんなことをすれば、燃え尽きてしまい、成功どころではありません。それよりも、仕事にかかる時間を現実的に考え、仕事と仕事の間に忘れずにダウンタイムを設けましょう。

チームで時間区切りを使用していて、あまりにも急かされていると感じる場合は、チームメンバーやマネージャーと問題を話し合ってください。タスクをより小さな構成要素に分割することで解決できますか?それとも仕事を効果的に進められない原因がありますか?時間区切りは、よりよい仕事に役立つものであり、仕事を急ぐことを強制するものではありません。自分の妨げになっているものを特定することは、時間管理のスキルを向上させるだけでなく、仕事を効果的に進めることにもつながります。

問題: すべての時間区切りをカレンダーに追加したが、やりこなせる気がしない。

解決策: 時間区切りは、スケジュールに振り回されないようにするための目標指向型時間管理術ですが、この戦略が向いていない人もいます。無理をせず、向かないと思った方は、タイムブロッキングなどの別の時間管理戦略を試しましょう。

時間区切りと同じく、タイムブロッキングも、時間をより意識的にスケジュールする方法です。しかし、各タスクの開始時刻と終了時刻をスケジュールするのではなく、同じタイプのタスク (例: すべてのメールに返信する、デザイン検討業務をすべて片付ける、など) に集中する時間をブロッキングします。こちらのほうがあなたの働き方に合っている場合は、タイムブロッキングの始め方についての記事をお読みください。

時間区切りを行うタイミング

他の時間管理手法と同様、時間区切りは自分にとって価値があると感じられなければ意味がありません。ポモドーロテクニックのような、時間区切りを取り入れた他の時間管理術もぜひ試してみてください。

どのような時間管理手法を使っていても、Asana のような共有ワークマネジメントシステムで仕事を追跡するようにしましょう。信頼できる唯一の情報源を共有することで、可視性を高め、仕事を小さな塊に分割し、チーム間のコラボレーションを可能にできます。

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