今日から生産性を高めるための 12 のヒント

平均的な従業員は、約 60% の時間を「仕事のための仕事」に費やしています。これは、資料を読み上げるだけの会議に明確な目標を持たずに参加したり、書類を探したり、承認を追跡することです。インパクトのある仕事に時間の 40% しか使えていない現状がわかりましたが、では、生産性とは一体何なのでしょうか?

Asana では、生産性とは「常にできる限り多くのことをすること」ではないと考えています。生産性とは、一日の成果を最大限に引き出すことであるとも考えていません。むしろ、生産性の高い人やチームとは、仕事のための仕事に費やす時間を減らし、組織にとって重要な仕事に多くの時間を費やすチームであると考えています。最高のチーム、そして最も生産性の高いチームとは、重要ではないタスクに費やす時間を減らすことで、仕事の時間を増やすことなく、実際の仕事に取りかかる時間を増やせるチームのことです。

しかし、そこに到達するにはある程度の手間をかけて、生産性のベストプラクティスを適用する必要があります。そのためのヒントがここにあります。このガイドで、生産性を向上させ、仕事のための仕事を最小限に抑えるための 12 のヒントを得て、大切な仕事のために十分な時間を確保しましょう。

1. 周囲の環境をシンプルにする

  • 悩み: 仕事環境においてやることが多すぎて気が散ってしまう。

  • 解決策: 簡単な方法で周囲の環境をコントロールしましょう。自分でコントロールできることに集中して、そこから取り組みます。

在宅勤務でも、オフィス勤務でも、仕事環境は生産性と集中力に大きな影響を及ぼします。2020年には、新型コロナウイルスのパンデミックが予想外に多くの人をリモートワークに追い込んだことで、これらの環境は大きく変化しました。在宅ワークの環境を整える時間やスペースがなかった方もいるかもしれませんが、もしそうであれば、それはあなただけではありません。

2020年 4月、5,000 人以上のグローバルワーカーを対象に調査を実施し、在宅ワークの生活がどのように変化したかを調査しました。その結果、世界中の回答者の 53% に専用のデスクや PC、ノートパソコン、または安定したインターネット接続がなく、43% がキッチンテーブルやソファ、さらにはベッドで仕事をしていることがわかりました。

どこで仕事をしていても、目の前のタスクに集中しやすいように外部の刺激を減らす練習をしましょう。そのための最良の方法は、小さなことから始めることです。たとえば、騒音で気が散ることが多い場合は、ノイズキャンセリングヘッドフォンを試してみましょう。よい作業椅子がない場合は、ランバーサポートクッションを使ってみましょう。周囲の環境をシンプルにして、よくある気が散る要因を解決する方法を見つけることで、常に気が散ることに悩まされるのではなく、集中力とフローを見出すことができます。

“気が散るとコストが増えるので、私たちはできる限りこれらを排除することに注力してきました。Asana を使用すると、皆が仕事の現状と責任を把握でき、議論する必要がないので、中断することなくスムーズに仕事を進められます。"

Russell Benaroya 氏、Stride.services、共同創業者兼パートナー

2. タイムマネジメントの戦略を試す

私たちは皆、先延ばしにすることがあります。そして、先延ばしにすることは本質的に悪いことではありません。先延ばしにしている時間は、実際にはより多くの幸福とよりよい決断につながります。しかし、生産性を高め、インパクトのある仕事をするには、SNS で一日中無駄な時間を過ごさないように、先延ばしについて時間のルールを決める必要があります。

タイムマネジメントのテクニックとは、今後の作業について落ち着いて考え、先延ばしを減らし、生産性を向上するための方法です。前もってどのように仕事に取り組むかを計画しておくだけでも、集中力を高めることができます。生産性を高めるためのタイムマネジメントのテクニックには、以下のようなものがあります。

  • ポモドーロ・テクニック ポモドーロ・テクニックを使い始めるには、25 分間タイマーをセットして、仕事に没頭します。25 分が終わったら、5 分間の休憩を取ります。理想的には、おやつを取りにキッチンまで歩いていくなど、何か身体的なことをします (本当にやりたい方は SNS をスクロールしても大丈夫です)。25 分オンと 5 分オフのサイクルを 4 回繰り返します。そして、4 回目の 25 分のワーキングセッションが終わったら、20 ~ 30 分の長めの休憩を取ります。なぜこれがポモドーロと呼ばれているかというと、このテクニックは、キッチンタイマーが伝統的にトマトの形をしていたイタリアで生まれたもので、ポモドーロはイタリア語でトマトを意味する言葉だからです。

  • パレートの法則 パレートの法則は、「2 : 8 の法則」とも呼ばれ、簡単に言えば、80% の仕事に 20% の時間を費やすというものです。パレートの法則をタイムマネジメントに応用すると、まず自分の時間の 20% しかかからない 80% の仕事に取り組むことが推奨されています。短時間で終わるタスクを片付けることで、より多くの達成感を感じ、その日の仕事の大部分 (時間の 80% を占める仕事の 20%) に集中する準備ができるようになります。

  • Getting things done (GTD) GTD メソッドは、2000 年代初頭に David Allen 氏によって考案されました。このマネジメントの方法論では、やるべき仕事をすべて書き出し、必要に応じて分割していきます。そうすれば、頭の中で仕事を思い出して優先順位をつけようとするのではなく、これからの仕事を 1 か所にまとめて見ることができ、行動に移すことができます。GTD の方法論を適用するためには、タスク管理ツールのように、今後のタスクをキャプチャするシステムを用意してください。

  • Eat the Frog Eat the Frog のタイムマネジメントの原則は、有名なマーク・トウェインの名言、「カエルを食べるのが仕事なら、朝一番にやるのが一番だ」という有名なマーク・トウェインの名言に基づいています。この原則では、先延ばしにする前に、一番大変な仕事に最初に取り組むべきということです。一番大変な仕事を終えれば、そのあとに続くすべてのことが、より楽しく、あまり困難ではなくなるでしょう。

3. 余計な作業を減らす

  • 悩み: 仕事のための仕事がチームの生産性を消耗している。

  • 解決策: 信頼できる唯一の情報源をチームで共有できる生産性ツールを試し、インパクトのある仕事を妨げる障害を減らしましょう。

余計な作業は、仕事のための仕事の主な原因となります。オフィスでは、重要ではないのに時間のかかる仕事、誤って重複した仕事、情報を発見するため、または承認を得るための長いプロセスなどの形をとって現れます。誰がいつまでに何をしているのかを明確にしないと、多くの時間が非生産的な活動に費やされて無駄になってしまいます。

余計な作業に打ち勝つためには、チームのすべての仕事について信頼できる唯一の情報源を構築しましょう。全員が全体像を把握し、つながりを保てるようになれば、生産的なコラボレーションに多くの時間を費やすことができ、仕事のための仕事に費やす時間を減らせます。チームで信頼できる唯一の情報源を構築するには、Asana のようなワークマネジメントツールを試してみてください。

ワークマネジメントツールを使えば、チームのプロセスを標準化して一元化できます。余計な作業をせずに、大きなアイデアに取り組むことができます。承認を追いかける代わりに、上司や関係者がレビュータスクをどのように進めているかを確認できます。チームメンバーがいつ課題を完了するのかを再度メールで問い合わせるのではなく、共有ツールで直接進捗状況を確認しましょう。余計な作業を減らすことで、生産的でインパクトのある仕事に時間を割くことができます。

“Asana を使い始める前は、戦略やデザインに取り組む代わりに、リクエストの管理、ステータス更新の収集、細かな詳細の追跡など、仕事の整理に多くの時間を費やしていました。必要な情報がすべて 1 か所から入手できるようになった現在は、時間を節約でき、レビューの回数も減少しています。"

4. 生産性がピークになる時間を有効活用する

  • 悩み: 一日中会議が散らばっているので、肝心の仕事を始めようとすると、集中できる十分な時間がない。

  • 解決策: ミーティングを入れる時間帯を決めておくことで、生産性のピーク時にディープワークに集中できるようになります。

「あなたは朝型人間ですか、それとも夜型人間ですか」という質問に答えたことがある人は、一日のうちで生産性が大きく変わることをご存知でしょう。ある人にとっては、朝一番に仕事に打ち込むとかなりの満足感があり、その仕事に集中しやすい傾向があります。また、ランチの後に仕事に取り掛かる方が合っている人もいるでしょう。自分が最も生産的な時間帯を知ることで、よりよいアプローチと一日の計画が可能になります。

そして、自分の生産性が最も高い時間帯がわかったら、生産性の高いピーク時を中心に「集中する時間」をカレンダーに組み込みましょう。そうすれば、ばらばらに散在するミーティングの代わりに、集中力と生産性を高めるために最適化されたカレンダーを使用できます。カレンダーに「集中する時間」を設定して手動で行うこともできますし、Clockwise のようなカレンダー管理ツールを使って自動化することもできます。いずれにしても、スケジュールを最適化することで生産性のピーク時間を最大限に活用できます。

あるいは、完全にミーティングのない 1 日を含めて、1 週間の仕事をスケジューリングすることを考えてみましょう。Asana では、ノーミーティングウェンズデーを設けており、その日は重要な作業に集中できます。ディープワークとは、気が散ることなく作業ができる集中した時間のことです。ミーティングや集中の妨げになるものを気にする必要がないときは、より多くの時間を生産的で重要な仕事に費やすことができます。

5. 並行作業を避ける

  • 悩み: 一度にいくつかのことに取り組んでいるが、すべてに時間がかかっている。

  • 解決策: 仕事の「フロー」に入るために、1 つのタスクに集中しましょう。

豆知識: 人間は実はマルチタスクが得意ではありません。2 つのことを同時にやろうとすると、両方のタスクについて、脳の情報処理が実際には遅くなります。その結果、1 つのことをうまくこなす代わりに、最終的には 2 つのことをうまくこなせなくなってしまうのです。

並行作業を避け、生産性を高めるためには、一度に一つのタスクに集中して取り組みましょう。ディープワークに没頭する時間を十分に確保して、仕事の「フロー」を実現しましょう。仕事に完全に没頭しているとき、この「フロー」状態にあり、これにより、よりエネルギッシュに、楽しく仕事ができるようになります。フロー状態では、仕事が早く終わるだけでなく、より多くの仕事上の創造性やモチベーションが引き出される傾向があります。

並行作業を減らしてフロー状態を増やす簡単なヒント:

  • 気が散る原因を取り除く 携帯電話を下向きに置いて、コンピューター上の SNS やテキストメッセージの通知を無効にしましょう。

  • 仕事を始める前に、軽食を食べて、トイレに行き、水を一杯飲んで、体の不調に気を取られないようにしましょう。

  • 心を落ち着かせる音楽を聴くと、集中力を高めることができます。歌詞のない音楽を選んだり、自分の知らない言語の音楽を聴いてみたりしましょう。

  • 楽しみを取り入れると、作業に飽きたときに効果的です。ルーチンや基本的なタスクに取り組んでいる場合は、完了時間を計測したり、社内の競争相手を作ってみたり、仕事の中での反復的な要素を探して、楽しみを見つけて退屈を追い払うようにしましょう。

“しばらくの間、私たちのクリエイティブチームの「普通」は、舞い込んでくる仕事にただ反応することでした。しかし、明確なプロセスがなければ最高の仕事はできません。"

Joe Tornatzky 氏、Gear Patrol、アートディレクター

6. 重要な仕事を優先する

  • 悩み: やるべきことがたくさんあって、最初に何を集中してやればいいのかわからない。

  • 解決策: 毎日の仕事をチームや会社の目標に結びつけることで、どのタスクが重要なのか、各タスクが会社の目標にどのように結びつくのかを明確にできます。

日々の仕事が会社の目標やチームのイニシアチブとどのように結びついているかを知ることは、単に「あると嬉しい」ものではなく、効果的な生産性に欠かせない要素です。仕事の優先順位が明確になれば、より効果的に仕事の優先順位をつけることができ、影響力の高い仕事に優先的に取り組めます。さらに、自分の仕事が会社のイニシアチブにどのようにつながるかを知っているチームメンバーは、モチベーションが 2 倍に上がります

逆に言えば、日々の仕事とチームや会社の目的を明確に簡単に結びつけられなければ、何を優先させるべきかをきちんと把握していないということです。そこで最適なのが、Asana のようなワークマネジメントソフトウェアです。チームの目標やイニシアチブを、日々の仕事を調整するのと同じ場所で管理することで、チームは適切に優先順位をつけ、調整を行い、素晴らしい仕事を成し遂げることができます。実際、Asana ゴールのレポート によると、協働ワークマネジメントソフトウェアを使用している従業員の 84% が、個人の仕事が会社全体の目標とどのように関係しているかを明確に理解していると答えています。ワークマネジメントツールを使わない従業員では、この数字は 43% になります。

7. 通知を減らす

  • 悩み: メールやメッセージング、プロジェクト管理ツールからの通知が絶えないために気が散ってしまう。

  • 解決策: 通知をスヌーズにするか、「サイレントモード」機能を使用してみてください。

取り組んでいることに集中し、最高の仕事をするためには、気が散るものを排除する必要があります。気が散る最大の原因は通知です。メールや Slack メッセージのような生産的な通知であれ、SNS の ping やテキストメッセージのような仕事に関係のない通知であれ、生産性を下げる犯人であることは同じです。

生産的であることは、連絡を完全に遮断することではありません。「スヌーズ」や「サイレントモード」(おやすみモード) 機能を備えたツールを探しましょう。そうすれば、タイミングの悪い通知に気を取られてフローが中断することを心配することなく、ディープワークに集中できます。

サイレントモード機能にはもう一つの利点があります。それは、あなたが何かに取り組んでいることをチームメンバーに知らせてくれることです。サイレントモードを機能を備えたほとんどのツールでは、連絡しようとするチームメンバーに、あなたが今通知を受信していないことを知らせることで、チームメンバーはいつあなたからメッセージの返信を期待できるかをより正確に予測できます。チームメンバーは、あなたが今は通知を受け取っていなくても、仕事が終わったら返信するだろうと知ることができます。これは、健康的な仕事 (とワークライフバランス) の習慣を身につけるための素晴らしい方法です。

“チームにとって最も都合のよい時間帯で働くことを推奨しています。ただし、事前に明確に伝えることが条件です。時間になったら、仕事を止めて、通知をオフにします。あるチームメイトが、子供たちが寝た後の夜に返信したとしても、他のチームメイトに切迫感を与える必要はありません。"

Patti Chan 氏、Imperfect Foods、デジタルプロダクト担当 VP

8. ビジネスツールを統合する

  • 悩み: チャット、メール、スプレッドシートなど、異なるビジネスツール間のコンテキストの切り替えに時間がかかりすぎている。

  • 解決策: アプリ間の切り替えを回避するために、あなたのビジネスツールキットを統合する、信頼できる唯一の情報源で仕事を管理しましょう。

平均的な従業員は 1 日に 10 個のツールを切り替えていることをご存知ですか?自分の仕事が散らばっていて見つけにくい場合、適切な情報を探すためにツールを切り替えるだけで、貴重な時間を非生産的に費やしてしまいます。仕事のコンテキストが 1 つ目のツールに保存されていて、仕事そのものは 2 つ目のツールで行っていて、そしてその仕事に関するコミュニケーションを 3 つ目の場所でとっている場合、仕事を終わらせるために必要な情報にアクセスするだけで、生産性を大きく低下させてしまいます。

代わりに、すべてのビジネスツールを統合し、データのサイロをなくし、最終的には生産性を向上させることができる一元的な情報源を見つけましょう。これはワークマネジメントツールの役割の一部であり、チームの仕事の調整と管理を支援します。コミュニケーションと調整を同じ場所に集めることで、仕事が起こる場所でその仕事の背景情報を見つけることができます。

9. 手作業を自動化する

  • 悩み: タスクを手動で振り分けるのに時間がかかりすぎている。

  • 解決策: ルーティンタスクの自動化に役立つツールを選択しましょう。

リクエストをルーティングしたり、関係者とタスクを共有して可視化したり、プロセスに沿って物事を進めたりするための手作業も、「仕事のための仕事」の原因の一つです。チームやプロジェクトを管理していると、インパクトのある生産的な仕事に集中するのではなく、一日のうちのかなりの時間をこれらの手作業に費やしていることも多いのではないでしょうか。

手作業を減らすためには、ちょっとした仕事を自動化してくれるツールを試してみましょう。これにより、タスクが適切な場所に割り当てられていないことを心配する必要はありませんし、すべてを自分で行う必要もありません。Asana のルールを使用すれば、タスクをルーティングするのに 5 分、フォームを片付けるのに 10 分、というように時間がかかっていた作業を、あなたの代わりに行えます。ルールでは、新しいタスクの作成やタスクのステータスの変更などのトリガーと、関係者のタスクへの追加や期日の変更などのアクションを選択できます。これは、最も簡単に実践できる生産性向上のヒントの一つであり、最大の効果をもたらします。

“ルールを使用することで、スプリントごとに 40 ~ 50 件の顧客からの依頼に対して、2 ~ 6 段階のステップを削減できるようになりました。タスクが自動的に別のプロジェクトに追加され、勝手にステージを進んでいくからです。"

Josh Mitchell 氏、GoSpotCheck、プロフェッショナルサービス担当ディレクター

10. 「ノー」と言う

  • 悩み: 正直、自分が担当している仕事の量がただ単に多すぎる。

  • 解決策: 新規のプロジェクトに「ノー」と言えるようにしたり、新しいイニシアチブが提案されたときに自分の優先順位と余力を伝える習慣を身につけましょう。

新しい仕事に「ノー」と言うのは、生産性のヒントとしては直観に反するように思えるかもしれません。すべてをこなせる人が、結局のところ最も生産的なのではないでしょうか?いいえ、そうではありません。生産性の高い人は、自分の優先順位を知っていますが、それは、自分の優先順位が何でないかを知っているということでもあります。

引き受ける余裕のない仕事に「ノー」と言えば、会社のイニシアチブや重要な目標に結びつき、プロジェクト計画に沿ったインパクトのある仕事に時間を割くことができます。要するに、「全部やる」必要はないのです。自分とチームにとって最も価値のあることに集中できる方法が必要です。

効果的に「ノー」と言うためには、チームで期待値を明確にしましょう。このアプローチには異なる方法がいくつかあります。

  • 変更管理戦略を導入しましょう。 変更管理 (チェンジコントロール) とは、業務やプロジェクトへの変更を特定し、記録し、承認することです。変更管理プロセスでは、関係者は、プロジェクトのスコープの変更や成果物の更新などの変更リクエストを提出できます。その後、その変更は、あなたと他のプロジェクトの関係者によってレビューされます。承認されれば作業に取り掛かることができますが、それまでに、変更の相対的な優先順位とインパクトを明確にしておく必要があります。

  • 仕事リクエストの受け付けフォームを試してみましょう。 さまざまなチャネルから頻繁に仕事の依頼を受けている場合は、フォームを使って依頼方法を標準化し、簡素化しましょう。仕事リクエストの受け付けフォームを使用すると、関係者が新しい仕事を依頼する際に提供する相対的優先順位、理想的な期日などの詳細を標準化できます。

  • 優先順位を早めに、そして頻繁に明確にしましょう。 あなたが 「ノー」と言わない場合でも、チームメンバーや関係者は、あなたが取り組んでいるものの相対的優先順位を理解していることを確認してください。これにより、関係者やチームメンバーは自分の仕事に賛同できます。

  • 「今は難しいです」と言ってみてください。 もし「ノー」と言うのがしっくりこない場合は、タスクを後回しにしてみましょう。余裕があるときに備えてタスクリストに入れておき、今時間が取れないことを気にして生産性が下げることがないようにしましょう。

11. 成功のための準備をする

  • 悩み: 今日一日何にフォーカスするかを考えようとして毎朝貴重な時間を無駄にしている。
  • 解決策: 今後の作業を承認する前にトリアージして、翌朝に明確な開始点がわかるようにしましょう。

朝一番にログインし、受信トレイに届いている大量のメールで押し潰されそうになることは誰もが経験したことがあることでしょう。頭の中に入念に作成していた To-Do リストが一瞬にして脇に追いやられ、朝からメールの処理や返信に追われてしまうのです。整理整頓されていないワークスペースにログオンすることは、大きな消耗となります。ディープワークを始めて生産性を高めるどころか、常に気が散ってしまいます。

このような朝を防ぐためには、前の晩に翌日の成功のための準備をしておきましょう。一日を終える前に、次の日のタスクリストに 5 分ほど目を通しておきましょう。自分の To-Do リストに何があるかを知ることは、生産的な一日を始めるための最良の方法です。

12. チームの透明性を高める

  • 悩み: あなたとチームは情報や承認の追跡に貴重な時間を無駄にしている。

  • 解決策: 信頼できる唯一の情報源を共有することで、作業、レビュー、および背景情報をすべて 1 か所で見つけることができます。

突き詰めると、チームの透明性とプロジェクトの可視性に焦点を当てることで、仕事のための仕事を減らし、生産性を向上できます。今日では、多くの仕事がサイロ化され、切り離されています。何かを探し、質問し、仕事を追跡するために必要な時間は、生産性のない時間であり、その残りの時間でインパクトのある仕事を行う必要があります。個人的なワークライフバランスを改善しながらチームコラボレーションを増やすためには、より効果的にコラボレーションする方法が必要です。

そのための最良の方法は、ワークマネジメントツールを使用することです。ワークマネジメントツールは、組織のワークフローに取り組み、調整する方法であり、チームが目標をすばやく達成するために必要な透明性を提供するものです。これらのツールを使用することで、組織のあらゆるレベルを通じて人と仕事の調整を行い、最も重要な仕事を生産的に遂行するために、全員が必要な情報を手に入れられるようにします。

ワークマネジメントを始めるなら、Asana を試してみてはいかがでしょうか。Asana は、可視性を最大化し、仕事のための仕事を最小限に抑えることで、生産的でインパクトのある作業に集中できるように設計されたワークマネジメントツールです。

“Asana を使うようになり、私たちは実際に行っていた仕事の全体的な量に気が付きました。それから、私たちは自分たちが行っていた仕事の種類の優先順位と戦略を見直すことができました。"

生産性の高いチームは、一緒に働くときほど力を発揮します

最も生産性の高いチームは、明確さと可視性を共有しているチームです。これにより、孤立して生産的な仕事をするのではなく、可能な限り短い時間で最高の仕事を成し遂げるために、協力し合い、つながりを持つことができます。最も生産性の高いチームとは、「仕事のための仕事」、つまりインパクトの高い仕事の邪魔になる非生産的なタスクを減らすことに成功しているチームのことです。

生産性を向上させ、最も重要なタスクを完了させたいのであれば、チームでの共同作業を楽に行えるように設計されたワークマネジメントツール、Asana を試してみてはいかがでしょうか。

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