チームによるコラボレーションの効率をアップさせる 10 個の簡単な手順
「Team」という単語に「I (私)」が含まれないというフレーズは、サッカーのコーチが口にしたり、クッションカバーに書かれてたり、Taking Back Sunday の曲名になっていたりします。チームプレーヤーであることが大切なのは、サッカーのプレー中だけではありません。誰でも何らかのチームに属しているものでしょう。素晴らしい仕事をする秘訣は、チームのコラボレーションスキルを最大限に高めることにあるのです。
チームが容易にコラボレーションを行えるようになるには、以下に説明するように、チーム全体がその実現に向けて準備を整える必要があります。
職場でのチームコラボレーションとは？
コラボレーションとはチームを動かす潤滑油です。職場でのコラボレーションは、優れたチームワークを築き上げる土台となります。共同チーム (コラボレーションを行うチーム) は、新しいアイデアについてブレインストーミングを行ったり、大規模なプロジェクトを完了させたり、目標を達成したりすることを目指して協力し合います。シンプルに言うと、共同チームとは、個々のメンバーが自力で達成しうる以上のことを一緒に達成するチームを指します。
チーム内の役割が違うと、職場でのチームコラボレーションのあり方も少し違って見えるかもしれません。
- チームリーダーにとってのチームコラボレーションとは、仕事を最適に割り当てると同時に、直属の部下が能力を発揮し、スキルセットを広げ、キャリアを積むのを助力するものです。
- 個人のコントリビューターにとってのチームコラボレーションは、チームとより効果的にコミュニケーションをとり、力を合わせて大きなイニシアチブを達成するためのものです。
- 他部門のコラボレーターにとってのチームコラボレーションは、仕事をスムーズに進めるために欠かせないものです。共に働き、コミュニケーションをとる明確な手段がないと、チーム間にサイロ化が生じ、仕事の見落としが発生します。
チームコラボレーションのメリット
コラボレーションをするチームが達成できないことはありません。コラボレーションはチームに以下のメリットを与えてくれます。
オープンで率直なコミュニケーション
チームが効果的に協働するには、仕事を先に進めるためなら質問をしたり、特定の事柄を掘り下げたり、時には反対したりするという意思が必要になります。オープンで率直な会話は、簡単なことでなければ、やりやすいことでもありませんが、チームで協働するということは、共に解決策を打ち出し、他のチームメンバーの意見に耳を傾け、目的に向かって協力し合うことを意味します。
エンゲージメントと透明性
以前行った素晴らしいブレインストーミングセッションを振り返ってみてください。チームは、お互いの意見を熱心に聞き、新しいアイデアが止まることなく、正に傑作と言えるようなプランを立てたのではないでしょうか。これこそが、チームコラボレーションのマジックです。個人の力では、同じソリューションに辿り着くことはなかったでしょう。チーム全員のエンゲージメントと創造性を取り入れてこそ、実現できたことと言えます。
仕事の可視性が高まる
チームメンバーは、一緒に働いていると、常にお互いの仕事に関与することになります。共通のイニシアチブの達成に貢献したり、一緒に問題の解決に取り組んだりするため、チームメンバーは自分たちの仕事を共有したり、それについて話すことが必要になり、結果的にチーム全体の可視性が高まります。
チームコラボレーションの効率アップを図るコツ 10 選
共同チームを作り上げるとなると、何をすればよいでしょうか？チームコラボレーションの質を高めるのは、単にスイッチを「オン」「オフ」するのとは訳が違います。このプロジェクトマネジメントのスキルを修得するには、集中して熱心に取り組む必要があります。しかし、今すぐチームコラボレーションのメリットを手に入れたいという方のために、共同的な社内カルチャーの構築に役立つ 10 個のコツを用意しました。
1. コラボレーションをバリューとして発展させる
これは当然と思われがちですが、コラボレーションはチーム全体にとって重要であるということを、バリュー (価値観) として、しっかりと確立しておくことはとても大切です。すべてのチームがコラボレーションを大切にしているわけではありません。競争や個人の能力を追求するチームも存在します。チームコラボレーションの重要性を明確にするために時間を設け、チームがコラボレーションを実現するプランを立てましょう。
“Asana を使用するようになり、組織全体がうまくコラボレーションできるようになりました。サイロ化されていたチームとプロジェクトの間の壁が無くなり、メンバーたちは自分たちの役割をより広範なスコープの中で知ることができています。”
2. コミュニケーションのルールを確立する
チームコラボレーションを構築、強化する方法の 1 つとして、コミュニケーションとチームワークに関するガイドラインを作成するとよいでしょう。コラボレーションは最初からスムーズに行くものではありません。お互いに心地よく協力し合えるようになるには、時間がかかることを肝に銘じておきましょう。しかし、チームのコミュニケーションに関するルールを一緒に作成すれば、チームコラボレーション実現を目指してスムーズに進んで行けるでしょう。
以下について決定しておくと便利です。
- メールでやりとりする内容
- ダイレクトメッセージングシステムを使って送信するメッセージ
- プロジェクトマネジメントツールを使って共有する情報
- ミーティングを開く希望日または時間の有無
コミュニケーションを控えるべき時間帯を把握しておくのも同等に役立ちます。仕事にしっかりと集中する時間を設け、必要であればサイレントモードを使用したり、断片的なミーティングへの参加を回避するためにカレンダー上でその期間をブロックしたりするよう従業員に働きかけましょう。Asana では、「ノー・ミーティング・ウェンズデイ」を実施することで、新しいチームメンバーからエグゼクティブのリーダーにいたる全員が仕事に没頭する時間を設けています。
“組織が成長するにつれて、コミュニケーションは遅くなります。Hope for Haiti は、その手際の悪さに苦労しました。よくオイルがなじんだ機械のように活動できなければ、本来支援できる数の人々を支援できません。そこを改善するのは私たちの責任であると考えています。”
3. 共同制作のきっかけを作る
チームコラボレーションは、独りでやるよりもチームでやればもっといい仕事ができるという姿勢をその中核的な思想としています。これを踏まえ、チームコラボレーションを促進する最適な方法の 1 つとして、共同制作を行うきっかけを作るということが挙げられます。ただ単に手を組んでプロジェクトに取り組むよう指示するのではなく、ブレインストーミングセッションを開き、ディスカッションへの参加を促し、自由に反対できる環境を作ります。共同制作とは、アイデアを「一緒に」作り出すことであり、個別にコツコツと目標に向かって努力することではありません。
共同制作は対面でなくても行えます。非同期的なブレインストーミングセッションが大きく役立つこともあります。バーチャルチームの場合なら、Google ドキュメントを使いメンバー全員でコラボレーションするというシンプルな方法があります。さっと開くだけでお互いのアイデアを確認し、それを活かしてさらに新しいアイデアを出すことができます。
“Asana はまさに情報を共有するためのツールです。Asana の機能を発見し、それをさまざまなチームに紹介すればするほど、メンバー全員がますます Asana のツールを使用する価値に気付き、使い始めました。”
4. オープンなコミュニケーションを促進する
言葉だけでなく、真剣な姿勢を示しましょう。コラボレーションとは、各チームメンバーがありのままの自分で出勤できると感じるときに実現するものです。各チームメンバーによる参加、革新、コミュニケーションを促進しましょう。自分の考えを口にすることを遠慮したり、感情を抑え込んだりするのではなく、本来の自分を出し、それにより生まれるアイデアを共有することができます。
ただし、オープンなコミュニケーションとは、意見の不一致が起こることも意味します。意見の不一致は、チームコラボレーションのあり方に反することではありません。むしろ、道理にかなった意見の不一致や率直な会話は、チームコラボレーションを成功に導くために不可欠な要素です。
“Asana を使ってリクエストに回答することで、チームの余力や期日について、複数部門の関係者の間で透明性を完全に保てるようになりました。”
5. 模範を示してリードする
コラボレーションリーダーがいなければ、共同チームを構築するのは困難でしょう。コラボレーションは、リーダーを起点に行われます。したがって、共同制作のきっかけを作り、オープンなコミュニケーションをするよう働きかけ、チームが革新してコラボレーションを行う時間を設ける必要があります。質問があるときは自分に連絡をするようにとチームメンバーに働きかけたり、1on1 ミーティングを予定して話し合う時間を増やしたりするとよいでしょう。
“Asana のおかげで、私は CEO から自分のチームメンバーにいたる会社全体のメンバーと、一層合理化されたかたちで協働できるようになりました。これにより、私は以前よりも優れたリーダーに成長できました。”
6. チームが絆を深める時間を設ける
最後にチームで集まってただ雑談をしたのはいつですか？チーム作りの活動は、ガス抜きをするよい機会となるだけでなく (もちろんそのためでもありますが)、仕事を離れて普段の自分たちを知り合う機会でもあります。同僚たちの人生の目標は何ですか？上司はどこの出身で、それが彼女 (彼) の体験をどのように影響しましたか？新しいチームメイトは現在の職に就く前は何をしていましたか？仕事の内でも外でもお互いのことをよく知っているチームは、メンバーの間で緊張感が高まったり、仕事が大変になったりしても、簡単にコミュニケーションをとって状況を緩和し、より効果的にコラボレーションを行うことができます。
“メンバーたちにバーンアウトして欲しくないですね。お互いに配慮し合い、職場で過ごす時間を楽しんで欲しいです。Asana はそれを実現してくれています。”
7. 功績を生み出したチームワークを称える
功績を評価されると誰でも嬉しいものです。素晴らしいチームワークについてチームメンバーを称える場合も同じことが言えるでしょう。手を組んで新しいアイデアを実現させたり、特に難しいウェビナーを率先する 2 人のチームメンバーがいれば、しっかりと時間を割いて 2 人の努力を称えましょう。チームメンバーにそれぞれの体験について印象に残ったこと、効果的だったと思うことなどについて尋ねましょう。どのようにコラボレーションを行って目標を達成したのかを聞き、紹介しましょう。こうすることで、本人たちにふさわしい注目が注がれるほか、今後他のチームメンバーがコラボレーションを行う際に役立つ青写真も出来上がります。
“Asana の導入以前は、複数のプロジェクトを横断して発生している、部門間のすべての仕事を追跡する方法がありませんでした。今では、あらゆる仕事を細部まで把握でき、スプリントのコミットメントは明瞭そのものです。”
8. メンターシップを受ける機会を提供する
チームコラボレーションの構築はソフトスキルを要します。それは対人スキルとコミュニケーションスキルの組み合わせと言えるでしょう。個々のチームメンバーがそういったスキルの向上を目指して努力するのはよいことですが、他の人の観点が非常に役に立つことがあります。実務経験や会社での在職期間、市場や職務に関する知識などから得られる漠然とした知識がいくつかあります。新入社員はそのような知識をもっと吸収したくてうずうずしているかもしれません。社内でメンターシップの機会を増やすことは、チーム全体の成長につながります。
“Asana を使うようになり、私たちは実際に行っていた仕事の全体的な量に気が付きました。それから、私たちは自分たちが行っていた仕事の種類の優先順位と戦略を見直すことができました。”
9. 協力して目標を設定する
皆さまのチームはどのように目標を設定していますか？目標設定はあらゆるチームにとって非常に重要な作業の一つであり、重要な仕事に照準を合わせ、目標を実現するのに役立ちます。目標はトップダウンで設定されることが多々あります。つまり、経営陣によって目標と達成に向けた指標が設定されます。トップダウンの目標設定は、チームや会社が共通の目標を達成するのに役立つかもしれませんが、チームがコラボレーションを行い、目標を達成する方法を革新する機会にはなりません。
主な目標はチームリーダーや会社の経営陣が設定し、その目標の達成を判断するための主要な結果 (KPI) は個々のチームメンバーが設定するといった、ハイブリッド型の目標を設定することを検討してみてください。指標については、ワークショップやブレインストーミングセッションを開いて決定するとよいですが、チームメンバーに目標の設定に関与する機会を与えれば、その目標を達成することに対する関心を高めることができます。
“Asana を使うと、各従業員が説明責任を重んじる姿勢を取るようになるので、私たちは以前よりも優れたプロジェクトマネージャーへと成長しました。”
10. 共有ツールを使用する
チームが一緒に働くのに最適で最も簡単な方法は、1 つの共有ツールを使ってコラボレーションをすることです。信頼できる唯一の情報源があると、チームはすべての仕事を同じ場所で行うことができます。最新情報や共有ファイル、追加情報など、すべての情報が簡単に見つかります。質の高いコラボレーションの実現を邪魔する障害を減らすことで、チームは共により多くの仕事を簡単にこなせるようになります。
“新型コロナウイルス (COVID-19) の影響により、チームが使うコラボレーションとコミュニケーション用のテックスタックは以前にも増して重要になりました。在宅勤務を開始したときも、Asana や他のツールから成るセットアップがあったおかげで、初日から普段どおりに全力で仕事ができ、ワークフローやアウトプットに支障が出ることもありませんでした。”
チームコラボレーション用のベストツール
コラボレーションアプリを使用すると、コミュニケーション、ファイルの共有、仕事のコーディネートが簡単に行えます。以下に紹介するツールを使って、効率の高いチームコラボレーションを促進しましょう。
Google Workspace、Microsoft Office、Dropbox などのファイル共有ツール
チームコラボレーションに支障をきたす最も大きな障害の 1 つに、いつもドキュメントを検索する必要があるとか、メールの返信が来るまでファイルにアクセスできないということがあります。一元管理されたファイル共有ツールがあれば、チームは共有ナレッジベースやファイルのデポジトリを使用できます。
Slack や Microsoft Teams などのコミュニケーションツール
皆さまのチームは現在どのようにコミュニケーションをとっていますか？さっと連絡を取って簡単な依頼をしたり、チームが絆を深めるための楽しい一時を過ごしたりするのはチームコラボレーションの構築に欠かせません。よいチームは、常に会話をし続けているわけではなくても、常時連絡を取り合います。これは、リモートチームにとっては特に大切なことです。ミーティングや簡単な打ち合わせはコミュニケーションをとる優れた方法である一方で、メッセージングツールを使えばメンバー全員と簡単に連絡を取れます。
Zoom や Google Meet などのビデオコミュニケーションツール
ビデオカンファレンスは、リモートチームがチームコラボレーションを行う上で欠かせません。チームと顔を合わせる時間を増やすことは、リモートであっても協働環境を作るのに役立ちます。チームメンバー全員がビデオミーティングを作成でき、ツールの使用方法を理解していることを確認しておきましょう。
Asana などのワークマネジメントツール
ワークマネジメントは、チームコラボレーション戦略の要です。ワークマネジメントツールを使えば、簡単にチームのニーズに照準を合わせ、仕事をリアルタイムに視覚化し、目標を明確にできます。当然、Asana では、Asana がそれをするにもってこいのツールだと考えています。Asana は、チームが仕事を整理し、足並みを揃え、目標を達成するのを支援するワークマネジメントツールです。
Asana は、すべてのコラボレーションツールと連携できるので、ツールの切り替えにうんざりすることはありません。一般的な従業員は 1 日 10 種類のツールを切り替えながら使用しますが、Asana を使えば、1 か所でお気に入りのすべてのビジネスツールにアクセスできます。
チームコラボレーションの課題
ここまで、チームコラボレーションのメリットやチームが容易にコラボレーションを行えるようにする方法について説明しました。適切に導入されたコラボレーションそのものに欠点はないものの、こういった戦略を導入する間に直面し得る落とし穴がいくつか存在しますので、以下でご説明します。
情報が多すぎる
- 問題 チームが新しいコラボレーション戦略とツールを導入すれば、仕事のサイロ化は解消されます。しかし、適切なワークマネジメントシステムがないと、チームがアクセスできる新しい情報の取り扱いに苦労したり、その多さに圧倒されてしまうこともあります。
- 解決策 プロセスの早い段階でコミュニケーションのルールを確立しておくことが大切です。情報が保管される場所や共有される方法、アクセス権限がはっきりしていると、混乱ではなく、透明性が確立されます。また、仕事のコーディネートとコラボレーションを最も効果的に行えるように、各仕事のプライバシー情報を調整できるワークマネジメントツールを選択することも大切です。
通知が多すぎる
- 問題 メンバー全員がつながることで、新しい情報の着信を知らせる受信トレイの通知音が止まらなくなり、仕事に集中できない。
- 解決策 使用するコラボレーションソフトウェアは、通知を簡単に管理できるものであることを確認しておきましょう。チームが大事な仕事に集中しやすいように、サイレントモードや通知の受信解除機能などが備わったソリューションを選びましょう。
導入の進み具合が遅い
- 問題 新しいポリシーの導入や新しいコラボレーションツールの使用が先延ばしになっている。
- 解決策 小さいことから始めましょう。Asana では、新しいワークストリームやプロジェクトを 1 つだけ導入し、まずは新しいプロセスやツールの感覚をつかむことをおすすめしています。また、導入ジャーニーを先導する社内チャンピオンがいると助かります。Asana では、チームが新しいプラクティスを導入するのに役立つ Asana way of Change フレームワークを作成しました。その仕組みはこちらのブログ記事でご覧ください。
結果がなかなか出ない
- 問題 チームパフォーマンスが改善していない。チームダイナミクスも変化した実感が得られない。
- 解決策 チームコラボレーションの向上を目指すとき、すぐには結果が出ない場合があります。しかし、チームが透明性と可視性を得られるようにサポートするのはいいこと尽くめです。最初の時点で明確な目標と進捗を測定する指標を確立しておくようにしましょう。そうすれば、後から振り返って、仕事の進捗の推移を評価することができます。
コラボレーションによりチームワークが効果を発揮する
コラボレーションするチームは、素晴らしいことを成し遂げます。Asana では、チームワークの持つ力を強く信じるがゆえに、世界のチームが容易にコラボレーションを行い、活躍するのをサポートすることをミッションに掲げています。当社の共同チームから皆さまのチームに「Good Luck」とエールをお送りします。