職場におけるコミュニケーションとは?コミュニケーションの達人になる 12 のヒント

Julia Martins 寄稿者の顔写真Julia Martins2021年3月16日00
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職場で効果的にコミュニケーションをとる 7 つのコツバナー画像

現代では、誰もが同僚とほぼ常に連絡をとっています。チームメイトに「こんにちは」と声をかけたり、リモートチームのメンバーとバーチャルコーヒータイムを設けたり、チーム宛にパジャマ姿の猫の GIF 画像を送ったり。あなたもそうしたことを何気なくしているかもしれません。しかし、この種のやりとりと職場における業務上のコミュニケーションには違いがあります。

職場におけるコミュニケーションとは、業務に関連してとるコミュニケーションを指します。職場でいつどのように効果的なコミュニケーションをとるべきかがわかれば、行き違いが減り、チームの幸福度が高まり、コラボレーションが改善し、信頼感が育ちます。仕事に関して適切なコミュニケーションの方法を持っているチームは、問題発生時にも戸惑いません。ただし、適正なコミュニケーションの習慣をつけるには時間と手間がかかります。そのお手伝いとして、ここでは職場におけるコミュニケーションスキルをワンランクアップする、12 のコツをご紹介しましょう。

「職場におけるコミュニケーション」とは

職場におけるコミュニケーションとは、業務に関して職場で行うあらゆるコミュニケーションを指します。これには、個々のタスクに関する連絡、プロジェクトのステータス更新の共有、マネージャーや従業員へのフィードバックの提供などが含まれます。職場でのコミュニケーションの取り方を知っていることは、コラボレーションの効果を上げるカギとなります。なぜなら、コミュニケーションが明快でなければ、誤解や混乱を招き、ときには意図せず誰かの感情を傷つけることさえあるからです。

職場におけるコミュニケーションは、対面、書面、ビデオ会議のプラットフォーム上、グループ会議などで行われます。リアルタイムのほか、メールや録画動画、プロジェクト管理ツールなどのプラットフォームを使って、非同期的に発生することもあります。職場におけるコミュニケーションの例は次のとおりです。

  • チームミーティング

  • 1on1 フィードバックセッション

  • 情報の受け取り

  • プロジェクトステータスや進捗の連絡

  • 部門をまたぐタスクのコラボレーション

  • 非言語コミュニケーション

優れたコミュニケーションに必要な要素

それでは、このような職場でのさまざまなコミュニケーションの上達方法を見ていきましょう。タイプを問わず、よいコミュニケーションにはいくつか重要なポイントがあります。特に、優れたコミュニケーションには、次のような特徴があります。

  • 明確さを目指す。 Slack でのメッセージ、メールの作成、とっさの返事など、場面を問わず、伝えたい内容を明確に伝達することを目指します。

  • 対立を生むのではなく、解消することを目指す。 コミュニケーションをとる目的は、問題の解決や、プロジェクトやタスクでのコラボレーションの促進です。問題点を指摘したりフィードバックを行ったりすることも職場における正しいコミュニケーションですが、目標は現状の改善であることを意識しましょう。

  • 双方向である。 職場におけるコミュニケーションはすべて、たとえどちらかが言葉を使ってコミュニケーションをとっていなくても、一方通行ではない情報の交換です。

職場におけるオープンなコミュニケーションのメリット

職場における明快で効果的なコミュニケーションの効果は次のとおりです。

職場で効果的にコミュニケーションをとる 7 のコツ

職場での効果的なコミュニケーションは、いつどこでどのようにコミュニケーションをとるかに左右されます。次の 7 つのヒントを試して、コミュニケーションの達人を目指しましょう。

1. コミュニケーションをどこでとるべきか、何を伝えるべきかを確認する

対面、メールやインスタントメッセージでのやりとり、ワークマネジメントプラットフォームなど、コミュニケーションが発生する場はさまざまです。コミュニケーションの効果を最大限に高めるには、コミュニケーションのガイドラインに従い、適切な場所で適切な内容を伝えるようにします。

場合によっては、このようなコミュニケーションをとる手段を理解しているだけで、もう半分は成功したようなものです。会社に複数のコミュニケーションツールがある場合は、どのツールを使うべきか把握することがいっそう重要になります。質問やコメントにはどのツールが適しているか、リアルタイムでのすり合わせが必要なのか、メッセージを送っておけばいいのかを確認しましょう。不安な場合は、チームメンバーやマネージャーに、メッセージのタイプごとに使うべきツールを質問します。全員が認識を共有していることが重要です。たとえば、Asana では次のようなツールを使用しています。

記事: 明確なコミュニケーションプランが意外なほど重要な理由

2. コラボレーションスキルを向上する

効果的なチームワークの基本はコラボレーション。チームのコラボレーションスキルを強化するには、オープンで率直なコミュニケーションを実践する必要があります。これは何でも同意するという意味ではありません。反対意見の伝え方や、相手とのギャップの乗り越え方を知ることも、コラボレーションの重要なポイントです。

コラボレーションとコミュニケーションのスキルの関係は、「卵が先か、鶏が先か」のパターンに似ていて、コミュニケーションを効果的に行うことでコラボレーションを向上できる一方、コラボレーションの仕方を知っていることがコミュニケーション力強化のカギでもあります。とはいえ要は時間をかけて両方のスキルを高めていけばいいのです。チームのコラボレーションを改善していけば、職場で情報や意見を伝達するスキルも伸びていきます。結果、そうした率直なコミュニケーションによってコラボレーションがよりスムーズになります。

記事: チームによるコラボレーションの効率をアップさせる 10 個の簡単な手順

3. 可能な限り、対面で話す

おそらくコミュニケーションの行き違いを防ぐ方法として最も有効な方法は対面で話すことでしょう。チームがリモート環境で働いている場合は、ビデオ会議で話す方法もあります。話しづらい話題の場合は、特に対面のコミュニケーションが重要になります。書面では口調を伝えることは難しいため、チームメンバーがあなたの表情やボディランゲージを見られるようにするのが理想的です。

リモートチームや分散チームの場合、ビデオ会議の代わりに電話でのコミュニケーションも有効です。 ビデオ会議疲れは実際にある現象で、それがリモートチームのコラボレーションやコミュニケーションの障害になる場合もあります。電話でのコミュニケーションでは、視覚的なストレスを減らしながら、チームメンバーの声や口調を耳で確かめることができます。

4. ボディランゲージや口調に気を付ける

コミュニケーションは伝える内容だけでなく、伝え方も重要です。腕を組んだり、ぶっきらぼうな印象を与えたりしないよう気を付けましょう。疲れていたり、個人的なストレスを抱えていたりすると、その時の状況とは無関係に沈んだ態度をとってしまうこともありますが、事情を知らないチームメンバーはあなたのしぐさを見て、何かに怒りや不満を抱いていると感じます。特に、話しづらい内容のやりとりでは、態度や顔の表情をリラックスさせ、思わぬ誤解を招かないようにします。

5. 双方向のコミュニケーションを重視する

職場におけるコミュニケーションでは、話を聞くことも話すことと同じく重要です。チームメンバーとのコラボレーションを上手に行うには、自分の考えを述べようとするだけでなく、他の人のアイデアにも耳を傾けます。

聞くことには大きく 2 つの種類があります。自分が答えるために聞くこと、そして理解するために聞くことです。自分が答えようとして聞いているときは、その人が話している内容より、自分が次に何を言うかに意識が向かいます。このような聞き方では、重要な情報を聞き逃す、それどころか相手や他の人が今言ったことをそのまま繰り返すといった失態を起こすことがあります。

一方、理解するために耳を傾ける「傾聴」は、自分がどう答えるかを考えずに相手の話の内容に集中します。話したいことを思いついたら、覚えておこうとせず、メモをとって、また傾聴に戻ります。

6. ストーリーではなく、事実を伝える

「事実 vs ストーリー」とは、Conscious Leadership Group の共同創立者、Diana Chapman 氏が推奨するテクニックです。ここでは、「事実」とは実際に起きたこと、いうなればその場に居合わせた全員が簡単に同意する物事を指します。一方、「ストーリー」はその状況に対するあなたの解釈です。

たとえば、少人数のチームミーティング中に、上司があなたに直接フィードバックをしたとします。これが「事実」です。あなたはフィードバックを予想しておらず、上司が 1on1 会議まで待たずにフィードバックしたのは、自分の仕事に不満を持っているからだと感じます。これが「ストーリー」です。なぜなら、あなたはこの解釈が正しいかどうかを知る手段がないからです。

ストーリーを避けることはできません。誰でも事実をもとにストーリーを創り出します。しかし、ストーリーと事実を分けて考え、その内容を検証できるまでは、ストーリーに基づいて行動することは避けましょう。この例の場合なら、次の 1on1 ミーティングで上司になぜチームミーティングでフィードバックをしたのかを質問するといいでしょう。

7. 伝えるべき相手に伝える

職場におけるコミュニケーションを効果的にとるには、話す内容と同じく話す相手も重要です。コミュニケーションの問題は、話す相手を間違えたり、話すべきでない場面で情報を共有したりといった場合に起こります。

これを防ぐには、その場に伝えるべき相手がいて、メッセージを聞いていることを確認します。それが誰なのかわからない場合は、その場にいない重要なプロジェクトのステークホルダーを特定する方法を試しましょう。

Asana を使うと、各従業員が説明責任を重んじる姿勢を取るようになるので、私たちは以前よりも優れたプロジェクトマネージャーへと成長しました。
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リーダーとしてのコミュニケーションスキルを育てる 5 つの方法

リーダーにはチームのコミュニケーションルールを決める権限があります。コミュニケーションを強化すれば、健全な社内文化と従業員間の信頼関係を築き、複数部門のサイロ化を解消できます。その方法をご紹介します。

1. 根本的な変化をもたらす

チームのコミュニケーションスキルを向上するに当たって、まず、率直なコミュニケーションを阻んでいる根本的な問題がないか確かめます。全員が不安なくオープンに話せるか、自分らしさを出せないとチームメンバーが感じる原因がないかをチェックしてください。

リーダーの重要な役目の一つが、従業員が職場で気持ちよく自分らしく働けるようにすることです。納得できないことがあれば発言できるようにする、仕事以外に熱心に取り組んでいることを話してもらう、従業員たちにとって理想的なコミュニケーションの取り方を率直に聞くなど、内容を問わず、チームメンバーの求めていることを理解し、それぞれがチームの環境に適応しているようにしてください。

新型コロナウイルス (COVID-19) の影響により、チームが使うコラボレーションとコミュニケーション用のテックスタックは以前にも増して重要になりました。Asana や他のツールを導入したときから使っているセットアップがあったおかげで、在宅勤務を開始したときも普段どおりに全力で仕事ができ、ワークフローやアウトプットに支障が出ることもありませんでした。
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記事: Asana を使用し、生み出すインパクトを 75% も増大させた Islamic Relief Canada

2. フィードバックを頻繁に求める

コミュニケーションスタイルについてのフィードバックは、リーダーがみずからそれを求める必要があります。職場におけるコミュニケーションはさまざまな共同作業に影響しますが、チームメンバーはそれを即座にフィードバックの対象だとは考えない場合もあるからです。リーダーは自身のコミュニケーションスタイルについて従業員にフィードバックを求めることで、チームのための明確なコミュニケーション戦略を絶えずアップデートし続けることができます。

3. チームのコミュニケーションスタイルを理解する

チームとコミュニケーションをとるもうひとつの効果的な方法は、彼らが求めるコミュニケーション方法について尋ねることです。好みの方法があれば、早めに伝えあいましょう。チームメンバーが好むのが、ビデオ会議なのか電話会議なのか、早朝ミーティングなのか午後のディスカッションタイムなのかを早期に知ることで、チームがいきいきと働ける環境作りに役立ちます。

チームに質問するべき内容には次のようなものがあります。

  • チームメンバーは朝型か夜型か。

  • 計画的な会議と自由なブレインストーミングのどちらが好みか。

  • 話しながらその場で考えるタイプか、それとも文章を作って考えるタイプか。

  • 内向的、外向的、どちらでもないなど、メンバーは自分の性格をどうとらえているか。

  • チームのメンバー同士はすでに親密だと感じているか、それともチームの結束を高めるアクティビティが必要か。

  • どのような会議やタスクだと特にやる気が出るか。

記事: マネージャー向けコミュニケーションスタイルガイド

4. チーム作りやアイスブレイクのために時間をとる

チームのことをよく知ることは、チームとのコミュニケーションの方法を決めるうえで欠かせません。特に、職場以外の環境でチームのことをよく知る時間を作ることが重要です。場を和ませるアイスブレイクの質問をすると、会議が人間的で楽しくなります。会議の議題に入る前に軽いおしゃべりで始めるとよいでしょう。

記事: メンバーたちの緊張をほぐしチーム作りに役立つ 110 以上のアイスブレイク質問

5. トーンを決める

リーダーがコミュニケーションをとりコラボレーションを行う方法は、チーム全員に影響を与えます。職場で明快かつオープンなコミュニケーションのお手本を示すのはリーダーであるあなたです。そうしたコミュニケーションを基準に決め、みんなに伝えれば、全員がそれに従います。

2、3 か月ごとに、チームのコミュニケーションについて全員がどう感じているか振り返りましょう。過去 2、3 か月のあいだに、奨励すべき、あるいは廃止すべき習慣が生まれてはいませんか?チームのルールを「設定して忘れてしまう」のではなく、チームのコミュニケーション方法を定期的に見直すことで、コミュニケーションのとり方により意識的になることができます。

組織が成長するにつれて、コミュニケーションは遅くなります。Hope for Haiti は、その手際の悪さに苦労しました。よくオイルがなじんだ機械のように活動できなければ、本来支援できる数の人々を支援できません。そこを改善するのは私たちの責任であると考えています。
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記事: Asana を使ってハイチの人々の生活を改善する Hope for Haiti

職場におけるその他のコミュニケーションのタイプ

職場におけるコミュニケーションに関する議論は、対面で働くオフィスを想定しています。しかし現実にはグローバルオフィスからリモートチームまで、多様な場所で多岐にわたるコミュニケーションが発生します。ベストプラクティスの多くはどんなチームにも応用できますが、チームメンバーのつながりをいっそう強くするために、それ以外に考慮すべき点や方法がいくつかあります。

分散チーム

分散チームは複数の国のグローバルオフィスで働いています。こうしたチームの間には時差や言語の違いがあり、どのオフィスにもそれぞれ特有の文化や習慣があります。分散チームのすべてに同じようにコミュニケーションすることを期待すべきではありません。そもそも分散チームの利点の一つは、世界中のチームメイトと一緒に働くことで、さまざまな考え方に触れることにあるからです。

分散チームでは、コミュニケーションを多めにとることが重要です。これによってタイムゾーンやオフィスが異なるチームメンバーにも情報が伝わります。オンラインでチームメンバーがアクセスできるセンターのような、信頼できる情報源にあらゆることを記録するようにしましょう。さらに、リアルタイムで更新されるツールを使えば、情報の伝達の遅れによって業務のスピードが落ちることがありません。

時差によって会話の仕方に影響が出ることにも注意が必要です。全員が出席できる時間に会議を設定したり、出席できないメンバーがいる場合は録画とメモを提供したりします。必要な人に情報が伝わっているか、チームの大多数とは違うオフィスにいるために、伝達先から抜け落ちていないか、念を入れて確認することも重要です。

記事: 分散ワークの世界における Asana を使ったチームの再結成と成長

バーチャルチーム

バーチャルチームでは、コミュニケーションをとる場所と頻度を決めることが大切です。どのコミュニケーションツールを何の目的で使用するかを正確に把握していれば、リモートで働いていてもチームメンバーがお互いにつながっている感覚を持つことができます。

リモートで働く中で、私たちは多くの点でコミュニケーション方法を学び直さなければなりませんでした。Slack、Asana、そしてこれらのツールの連携が、これまでの対面のコミュニケーション方法のほとんどにとって代わり、またそれを補うようになったからです。
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記事: Asana を使って事業のスケール、ディスラプト、社会貢献のためのブランドデザインを行う Jones Knowles Ritchie

リモートチームのメンバーは分断され、孤立しがちなため、チームが気に入るコミュニケーションの方法について、全体で検討することを考えましょう。予告なしの電話を歓迎するメンバーがいる一方で、明確な議題のある予定された会議のほうがいいという人もいます。チームメンバーはお互いに顔を合わせてやりとりするチャンスが少ないため、チームとして好ましい方法を決めることで、コミュニケーションのチャンネルを開いておくことができます。

最後に、メンバーに定期的なチームの交流イベントに参加してもらいましょう。会議の前に毎回、アイスブレイクのアクティビティを行う、毎週末におしゃべりの時間を設けるなど、チームのためだけの時間は、たとえどこにいてもチームメンバーがつながりを育てる助けになります。

記事: 初めてリモートワークを行うチームを上手に管理するための 3 つのコンセプト

職場における効果的なコミュニケーションの仕上げ

明確なコミュニケーションに必要な最後の仕上げが、すべてのコミュニケーションと業務関連の情報を集めた、組織の中心となる信頼できる情報源を持つことです。ワークマネジメントツールなどの一元管理が可能なシステムを使用することで、組織のあらゆるレベルで業務を調整しやすくなります。ワークマネジメントによって、プロジェクトの調整やコミュニケーションが円滑になる仕組みについて詳しくは、当社の記事「ワークマネジメントの紹介」をご覧ください。

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