Asana のリーダーが語る、強い組織文化を築くコツ 6 選

企業には、よりよい製品開発、顧客の獲得方法、人材採用を追求するために、日々思考を重ね続けるナレッジワーカーがいます。会社を円滑に経営するために、これらが欠かせない要素だからです。

それらの要素と同等に大事であるのにも関わらず、忘れられがちなのが、組織文化です。よいチームを抜群のチームに成長させる決め手である、組織文化の秘密をご紹介します。

良質な文化は十分に達成可能ですが、それを実現するには、文化を創ることに専念するリーダーたちから成る意欲的なチームが必要です。Asana では、当社独自の文化を培うために、時間と投資を注ぎ込んできました。当社の共同創業者は、自分たちがAsana 製品を開発するのと同じ熱意を持って、企業文化の構築にも意識的に臨んでいるとよく語っています。このことが、従業員数が 200 名未満だった頃にダイバーシティ & インクルージョン部長を採用したことや、当社の組織文化を向上させるために最適な人事部長を選定するため、その面接に 5 か月間かけるという意思決定につながりました。

このようなストーリーを今ここで共有する理由は、組織文化が優良なビジネス、優良なチーム、そして長期的には優良なミッションの潜在力を引き出すカギであると Asana は確信しているからです。この記事では、組織文化の本質、Asana のリーダーたちの企業文化の構築への取り組み方、そして優れた企業文化を醸成するために心得るべき 6 つのポイントを解説します。

組織文化とは？

組織文化とは、会社の中核そのものです。それは、社内における規範、ベストプラクティス、アイデア、共通の価値観の実際的かつ浸透的な実践を意味します。企業文化は仕事環境を決定し、形成します。突き詰めて言えば、組織文化を醸成することは、会社の価値観に沿いつつビジネス目標を達成するために、人を中心に据えた取り組みを構築することを意味します。

Asana の人事部長 Anna Binder がよく口にするのは、文化は「金曜のビールではない」という言葉です。つまり文化は、その醸成に継続的な努力を要し、あらゆる組織に必要不可欠な 3 つの要素をつなぐ役割を果たします。

1. 組織のビジネス目標。あなたの組織は市場で何を成し遂げようとしているのでしょうか？それをどのような方法で達成するのでしょうか？

2. 会社の価値観。すべては、会社の経営陣の価値観、そして経営陣がそれをどこまで (言葉だけでなく行動で) 実践するかにかかります。

3. 人と人のタッチポイント。組織内の取り組み、プロジェクト、プログラム、コミュニケーションなど、組織的な行動をすべて思い返してみてください。予算の策定から、求人広告を書く際に選ぶ言葉、そして意思決定や目標をどのように定義し、伝達するかに至るまで、その何百、何千というタッチポイントの集合が、組織文化を構成しているのです。

企業文化が重要な理由

チームメンバーが実力を発揮し、仕事に熱中し、サポートを感じられるような組織文化とリーダーシップに投資することは、まさにビジネスの成功を決定する要因です。会社の価値観を実務に反映すれば、営業、財務、オペレーション、マーケティングなど会社の中枢機能の他、カスタマーサポート、オンボーディング、採用、社内プロセスなど、組織のほとんどすべての要素を継続的かつ意識的に向上できます。

良質な文化のもとでは、毎日チーム全員がサポートを感じ、実力を出し切れると実感できるため、従業員の参画意識が促進され、定着率が高まります。強い文化と価値観があれば、以下のようなことを実現できます。

• チーム志向の慣行を築くことにより、チームは最高の成果を達成できます。

• 業務を最適化して無駄や混乱をなくすことにより、チームメンバーはインパクトが高いプロジェクトを特定し、それを優先して実施できます。

• チームメンバーが全員、ジェンダー、容姿、人種、アイデンティティに関わらず自分が受け入れられていることを確信できる環境を守れます。

• すべての物事を組織のミッションに立ち帰って理解することにより、自分の仕事が会社にとってパズルのピースのように欠かせない理由を全員が認識できます。

• 組織全体にわたり、チームワーク、コラボレーション、チームづくりの基準を確立できます。

従業員が最大限に効果的な仕事を簡単に遂行できるような文化を持つことは、Asana にとってミッションの成否を分ける重大な要因です。このような文化は、ビジネスを支え、ミッションの達成を可能にし、結果的に従業員の満足と成長を促進します。”

いつ組織文化の醸成に取りかかるべきか

結論から言うと、できる限り早く取りかかるべきです。実際には、文化づくりを意識的に行うか否かに関わらず、文化は自然に形成されます。ただ、積極的に企業文化を醸成し、形成しない場合、あいまいで混乱を生む枠組みのもとチームワークを行うこととなるリスクがあります。それを避けるためには、望みに合う文化を育むことに、時間をかけて取り組みましょう。強い文化は、放置して成るがままにまかせるのではなく、意識的に取り組んでこそ培われます。

組織文化は、Asana の共同創業者が一番最初に検討したことの内の 1 つでした。結果として、Asana の文化は、ビジネス、仕事、チームワークへの従業員の取り組み方を決定する上で不可欠な要素となりました。

文化づくりは継続的な努力を要します。困難が伴うし他の仕事があるからといって、今後回しにすると、後で何倍もやっかいな (やがては解決不可能になるおそれがある) 難題に悩まされることになります。文化は、自然に強化され、時を経るにつれて凝り固まっていくので、できる限り早期に正しい方向に押してあげることが大事です。”

企業文化を形成する 6 つの要因

それでは、実際どのようにそれを実現すればよいのでしょうか？すべての会社には、その会社独自の文化があります。そして、文化の独自性を決める一端を担うのは、それを形づくる意思決定者自身です。その観点から、企業文化を形成する上で検討すべき 6 つの主要な要因を見ていきましょう。

1. 共通の価値観を築く

共通の価値観を築き、それを実践することは、よい企業文化の基盤となります。組織の基本的価値観は、そのメンバーが互いにどのように接し合い、従業員がどのような扱いを期待でき、会社で働く人全員が共有する中心的な価値観はどのようなものであるかを表します。

価値観を上意下達で決めるのではなく、文化的な価値観を共創する機会をチームに与えることが大切です。会社の価値観は、会社自体と同様に、従業員の心をとらえる、魂が込められた、ダイナミックな存在であるべきです。

時にそれは、価値観を見直したり、刷新したりすることを意味し、特に会社の成長に伴いそういった対応が必要な場合があります。価値観を刷新することは、それを磨き上げたり、定義し直したり、会社の現在の成長段階に合わせて新しい価値観を築く上で効果的な方法です。実は Asana でも、まさにそれを目的とする価値観の刷新を数年前に実施しました。その結果、以下のような価値観を掲げるに至りました。

2. 多様性、インクルージョン、帰属意識に投資する

組織文化の主要な要素は、チームメンバーの帰属意識を尊重することで、それを実現するためには、まずダイバーシティ、インクルージョン、帰属意識が必要です。多様な人材を結集することは、公正であるだけでなく、実際にチームに競争的優位性を与えます。調査によると、より多様なチームを有する会社は、より革新性に優れ、よりよい意思決定を行い、財務目標をより効果的に達成します。

それでは、ダイバーシティに投資するにはどのような方法があるのでしょうか？既存の文化にダイバーシティを組み込むには、以下のような効果的な方法を実施できます。

• インクルーシブな採用とオンボーディングのプロセス。多様な文化を築くには、まずスタート地点、つまり採用とオンボーディングから始めます。研修を通じて、オンボーディングのプロセスの際にインクルーシブな環境をつくる方法を採用担当マネージャーに習得してもらいましょう。過小評価グループからの候補者を惹きつけ、獲得しましょう。候補者にとってインクルーシブな面接体験を実現するために注力しましょう。そして、採用プロセスとオンボーディングプロセスのすべての段階でダイバーシティとインクルージョンを推進するよう人事チームと人材獲得チームを教育しましょう。

• Employee Resource Group (ERG: 従業員リソースグループ)。ERG は、過小評価グループやアライ (支援者) たちにとって信頼できる安全な場です。そのスペースでは、チームメンバー全員がコミュニティの一員であるという感覚と帰属意識が培われます。ERG は、通常会社レベルで設けられることが多いですが、通常は職場文化の形成に自ら貢献することを望むチームメンバーにより統率されます。

• リアルトークイベント。メンバー全員がチームの一員として受け入れられていると感じ、帰属意識を持てるようにするためには、職場でありのままの自分でいられる安全なスペースをつくることが大切です。たとえば、Asana では、アイデンティティや職場の課題など、複雑で話しにくいことも多いトピックを語り合うための「リアルトーク」と呼ばれるイベントを開催しています。そこで繰り広げられる率直でオープンな会話は、チームメンバーがありのままの自分を表現できる場をつくります。

• インクルーシブなスペース。チームメイトがありのままの自分でいられるようにするもう 1 つの方法は、職場を誰もが安心してそこにいられるスペースにすることです。たとえば、働く母親専用の育児室、祈祷室、あらゆるアイデンティティの方のための性別不問のトイレ、身体に障害がある方を含めすべての人が利用できるアクセシビリティなどを設けられます。

Asana では、よりよい仕事の在り方を皆が一緒に築き上げています。そして、製品だけでなく、透明性、信頼、インクルージョンを支える文化も創造できることを世界に向けて実証しています。”

3. 相互の信頼に根差した文化を築く

インクルーシブな文化は、その中核が信頼に根差している必要があります。従業員が安心してありのままの自分を表現し、実験し、リスクを取り、試行錯誤し、結果として個人もチームも成功を勝ち取れる文化が必要です。組織の文化を築く一環として欠かせないのは、従業員が、肩書き、所属、勤務年数に関わらず「自分はチームの一員として受け入れられているし、アイデアや考えを共有することを奨励されている」と感じられるようなスペースを作ることです。

相互の信頼を支えるために、チームメンバー同士が直接関わり合い、率直な思いを共有し合える明確な方法を設けましょう。これを企業文化に組み込むいくつかの方法を以下に紹介します。

• 会社の経営陣とのオープンなフォーラムを開催する。チームメンバーに対する信頼感を行動で示す方法の 1 つは、会社のリーダーと話せるようにし、疑問に思うことを自由に質問できる場を設けることです。エグゼクティブチームを全員招待するか、月次の Q & A セッションに毎回異なる役員を招いて従業員が何でも直接質問できる場を用意することで、オープンに質問に応じる姿勢を従業員に見せることは、相互の信頼感を強めます。

• すべてのレベルでフィードバックを募る。オープンであるということは、チームメンバーからの批判的なフィードバックも受け入れることも意味します。意外にも意見の不一致は、優れたチームのコラボレーションに欠かせない要素であり、建設的批判は、チームメンバーの間の距離を縮める効果があります。詳細は、建設的なフィードバックを与え、受け入れる方法についての記事をご覧ください。

• すべてのプロジェクト、プロセス、意思決定を通じて可視化を向上する。チームで仕事をしていれば、誰しも「今何が起こっているのか」、「意思決定を知らされたけれどその理由は何なのか」といったことをただ把握したいときがあります。情報は必要な限り公開しましょう。もしくは、一元的な情報源を使って重要な意思決定をチーム全員と共有しましょう。Asana ではもちろん Asana を使用することで、チームの足並みを揃え、全体像を共有しています。

4. 責任を適宜配分する。

信頼関係を築くことは、根本的には、意思決定プロセスの一部において、責任者としての役割をチームメンバーに与えることを意味します。これを行う方法は各種ありますが、最も効果的な方法の 1 つは、リーダーとしての責任を他のチームメンバーに配分することです。それにより、チームメンバーは、自分たちが機械的なプロセスに従って動くロボットのような存在ではなく、主体性を持つ貴重な協力者として見なされていると実感できます。

チーム全員に潜在能力を発揮できる場を与え、信頼を託せば、1 人 1 人 の力が大幅に伸び、それにより会社の能力も大幅に伸びます。Asana の経験では、権限の配分を適切なチームにおいて実施すれば、組織全体において従業員の満足度が向上し、最も野心的なミッションを効果的に達成できます。”

Asana では、AOR (Area of Responsibility、責任範囲) というシステムを用いてこれを実践しています。AOR は、組織内の各領域における責任を最も適材適所のチームメンバーに配分します。AOR システムにより、管理職に直接就いていないメンバーや新入社員にも、リーダーとして成長し、重要な意思決定の責任を持つ機会が与えられます。

5. 明確性を高め、タコツボ化を減らす

明確性は、よい仕事環境を維持するために不可欠であるため、よい企業文化においても欠かせません。チームやツールの違いにより仕事がタコツボ化され、追跡しにくくなることはよくあります。行うべき仕事とそれが重要な理由を明確に理解しなければ、目的地とは異なる方向に一生懸命自転車をこぐようなものです。

日々の業務を会社目標と結びつける明確で具体的な方法がなければ、まずそれを必ず確立しましょう。最新の調査によると、個人の仕事が会社の目標にどう関連しているのか明確に理解しているナレッジワーカーは、全体のわずか 26% です。その理由は、パワーポイントやエクセルで設定した目標を四半期毎に確認するだけでは、毎日継続的に行われている実務とのつながりが把握できないからです。

もっとよい方法として、仕事を実際に行うのと同じ場所で会社目標を追跡することで、チームの意欲を向上させ、明確性を実現できます。毎日の仕事をチームメンバーが取り組んでいるプロジェクトに結びつける目標管理ソフトウェアを見つけましょう。それにより、チームメンバーは、自分がどの目標にどのような形で貢献しているのか明確に把握できます。

大規模な会社に属するチームを率いている場合にできる最も大事なことの内の 1 つは、その会社が世界に及ぼしている影響、チームが会社全体の成功において担う不可欠な役割、そして各自がチームの成功において担う重要な役割についてチーム全員の理解を促進することです。”

6. 効果的な採用プロセスとオンボーディングプロセスを築く

組織文化は、たとえば広告を見たり、採用担当者からの電話を受けたり、面接のために会社に訪れたり、入社初日に出勤したりなど、従業員が企業と初めて接触を持つ瞬間に始まります。メンバー全員がチームの一員として自分が受け入れられていることを実感し、採用プロセスとオンボーディングプロセスを明確に理解し、成功するために必要な情報にアクセスできることは、インクルーシブで強い組織文化を築くために欠かせません。

採用

強い企業文化を生むインクルーシブな採用プロセスを築くには、さまざまな方法があります。

• ペイエクイティとアクセス可能な報酬。さまざまな過小評価グループの賃金格差があるのは公知の事実です。インクルーシブな採用と健全な文化の主要な要素は、チームメンバーに対し均等な報酬が支払われているか否かです。貴社で報酬関連の主要なマトリクスの定期的な評価を性別と人種に基づき実施していない場合には、これを行いましょう。必要な場合には、より綿密なペイエクイティ分析を行い、チームメンバー全員に対し公正な報酬が確実に支払われるようにしましょう。

• 採用マネージャーを対象に無意識のバイアスに関する研修を実施する。無意識のバイアス (偏見) は、脳が短時間で情報を処理する際に使う精神的なショートカットです。これはすべての人が持つ脳の機能です。しかし、無意識のバイアスに対する認識が不十分な場合、偏った判断やステレオタイプの強化につながります。これを防ぐために、採用マネージャーとチームメンバーを対象に、職場における無意識のバイアスを認識し、撲滅するための研修を開催しましょう。何から始めればいいかわからないという方は、無意識の偏見の例と、それを克服し、インクルージョンを促進する方法に関する記事をお読みください。

• 企業文化とのフィットを評価することをやめる。採用担当者やチームメンバーが、「この候補者はうちの文化とフィットしている」というような評価の仕方をするのを耳にすることは、よくあるかと思います。しかし、このような言葉は誤った判断につながりかねません。企業文化とのフィットは、好感が持てたり、ポイティブな印象を持てたりする候補者がいる場合に、それを言い表すためによく使われる概念です。しかし、問題は、自分と似通っている人に対してそう感じる確率の方が高いことです。適合性の評価は重要ですが、採用候補者から受ける印象を言い表す際により正確な言葉で表現するよう採用担当者を教育しましょう。応募者は貴社の価値観を体現していますか？体現しているとしたら、それはどの価値観で、そう感じる理由は何ですか？会社のミッションとマッチしていますか？どのようにマッチしているのか、正確に説明しましょう。具体的な例や言葉を使えば、候補者を適正に評価しやすくなります。

• ダイバーシティとインクルージョンがいかに重要であるか一番初めに明確に伝える。インクルーシブな文化を築くことが、貴社において優先課題であることをすべての応募者に伝えましょう。求人広告にインクルージョンに対する貴社のコミットメントを宣言する言葉が含まれていなければ、最後の項目としてそれを付け加えることを検討しましょう。たとえば、Asana では以下の文を使っています。

オンボーディング

新しいチームメンバーを採用したら、貴社の企業文化を反映するオンボーディングプロセスを築きましょう。以下にその方法をいくつか紹介します。

• 新入社員にインクルージョンの重要性を伝える。新入社員に「自分はチームの一員として受け入れられている」と感じてもらうシンプルな方法は、オンボーディングの際にダイバーシティとインクルージョンを強調することです。D&I (ダイバーシティ & インクルージョン) オンボーディングセッションなどを通じてインクルージョンに対する貴社のコミットメントを共有すれば、貴社がインクルージョンを重視し、新しいチームメンバーの独自の個性を尊重していることを新入社員に実感してもらえます。

• サポートと秩序を提供する。最初の数日は、新入社員にとってストレスを感じやすいときです。サポート体制を築き、自分たちが歓迎されていることを新入社員に実感してもらう簡単な方法の 1 つは、各新入社員に案内役の先輩社員 (直属のマネージャー以外) 1 人を割り当てる 2 人 1 組のペア体制です。親身なサポーターをマネージャー以外にも持つことで、新入社員は質問相手となる仲間を得て、より安心して第 1 週を乗り切れます。

• 新入社員に成功するために必要な資料とそれを確認するための時間を与える。 インクルーシブなオンボーディング体験を提供するためには、情報の取り入れ方が人により異なることを認識することが大切です。新入社員がオンボーディングセッションに参加する場合には、プレゼン資料や情報へのアクセスを提供し、各自が事後にも自分の都合のよいときに復習できるようにしましょう。また、各新入社員が自分の職務について新しい情報をすべて吸収できるよう、それを学ぶために十分な時間と機会を提供しましょう。

オンボーディングは、従業員に勤務初日からチームの一員だと感じてもらうために欠かせない重要なステップです。その内容が会社で働くための知識や経験の基盤となるため、その人のこれからの職場生活を方向付けるものとなります。そのため、インクルーシブなオンボーディング経験は、インクルーシブな企業文化を形成する上で非常に重要です。”

よい文化はコミットメントから始まる

組織文化を築くことは時間とたゆまぬ努力を必要としますが、よい文化のもとでは、チームメンバーが最大限に効果的な仕事を遂行できます。

ハイパフォーマンスの文化は放っておいて自然に形成されるものではありません。デザインし、設計し、自ら意識的に築き上げる必要があります。”

初めての方も、上記のヒントを活用すれば、優れた組織文化の強い土台を築けます。企業文化は自分 1 人だけでなく、チームメンバーも形成に参加することを心得ておきましょう。迷いを感じたら、誠実性と透明性をよりどころとしましょう。