Gmail とは？

Gmailは、Google Workspace の一部であるメールサービスプロバイダーです。個人やチーム、ビジネスがすべての情報を把握するのをサポートする、一連の生産性向上ツールおよびコラボレーションツールを提供します。

Gmail + Asana を選ぶ理由

Gmail を離れずにタスクを取り込む

Asana for Gmail の連携では、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。 Gmail から作成するタスクにはメールのコンテキスト情報が自動的に含まれるので、それまでの経緯を完全に把握できます。

Asana タスクを簡単に検索

メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、 わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

対応

タスクを作成する場合や、検索する場合に、コメントを追加したり、タスクを完了したりすることも Gmail から直接行えるため、アクションアイテムを受信トレイの中で見失うことはありません。

メールスレッドを自動的に Asana と同期

Gmail スレッド内の既存および今後のメッセージを、新規作成された Asana タスクに同期します。 メールスレッドが進むにつれて、更新は関連付けられている Asana タスクに自動的に投稿されます。 メールスレッドが進むにつれて、更新は関連付けられている Asana タスクに自動的に投稿されるため、すべての背景情報が仕事の近くに保たれます。

ルールと Gmail を組み合わせてプロセスを自動化できる

ルールを使って Gmail アカウントから自動的にメールを送信することによって、ボトルネックを取り除きます。

ルールと Gmail を組み合わせると、プロジェクトの特定の条件が満たされたときに、チームがアカウントから自動的にメールを送信できるようになります。 チームはトリガーを選ぶだけで、これまで手動で行っていたメール送信作業を、指定した相手にメールを自動的に送信するシステムに変更できるのです。

Gmail と Asana を連携する方法

Asana for Gmail アドオンの設定方法:

1. Google Workspace Marketplace からAsana アドオンをインストールします。

2. お使いの Asana アカウントが関連付けられている Gmail アカウントでサインインします。

3. Gmail に入ったら、メールを開き、右ウィンドウに表示される Asana アイコンをクリックします。(注意: Asana for Gmail アドオンに最初にアクセスするときは、ブラウザーのページを更新することが必要になる場合があります。)

4. Gmail と Asana を連携したら、Gmail から直接タスクを作成したり、検索したり、コメントしたり、完了したりできます。

Gmail のメールスレッドを Asana に同期するには、次の手順を行います。

1. 上記のAsana for Gmail アドオンをインストールした後、Gmail でメールを開き、サイドパネルに表示される Asana のロゴをクリックします。

2. Asana のアカウント情報を使ってサインインします。

3. ログイン後、メール画面に新しいタスクを作成するオプションが表示されます。

4. 新しいタスクを作成する際に、「Sync future replies to this task (今後の返信をこのタスクに同期)」のチェックボックスにチェックを入れます。

ルールと Gmail の連携を設定する方法は以下のとおりです 。

1. 連携ルールを追加する Asana プロジェクトに移動します。

2. 右上隅の「カスタマイズ」をクリックします。

3. 「ルール」を選択し、「追加」をクリックします。

4. "一から始める" をクリックします。

5. "実行..." をクリックします。

6. 右側の「外部アクション」タブに移動します。

7. 「Gmail を送信」を選択します。

管理者の方は、以下の方法でチーム全体に対して連携を有効にできます。

Asana ドメインの管理者は、組織全体に対してアドオンをインストールするオプションも利用できます。これにより、エンドユーザーは上記の Google ワークスペース / Gmail 認証プロセスを通じて個別にアプリをインストールする必要がなくなります。 (注: 管理者によるインストールの場合、アドオンが表示されるまで最長で 7 日かかることがあります。)

アドオンをインストールするには、Asana 側の「アプリ管理」から Gmail アプリを許可する必要もあります。 この設定を変更するには、管理者コンソールの「アプリ管理」にアクセスしてください。

詳細とサポート

Gmail と Asana の連携機能の使い方について詳しくは、Asana ガイドまたはAsana アカデミーのオンラインコースをご覧ください。

サポートが必要な方は、Asana サポートチームまでお問い合わせください。ご質問やご意見もお待ちしております。

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