「今、何をやるべきか」が明確化するタスク管理ツール

タスク管理とは、単に To-Do リストを作成するだけではありません。ひとつのタスクを始めから終わりまで追跡し、チームメイトにサブタスクを割り当て、期日を設定してプロジェクトをスケジュールどおりに完了させることを意味します。Asana のようなタスク管理ツールを使えば、チームの仕事の生産性と効率が高まります。

付箋を整理したり、メールを検索したり、To-Do リストを書いたりして時間を無駄にしていませんか？そんなときは Asana の出番です。Asana なら、タスクに優先順位をつけたり、時間を効率的に管理したり、締め切りに間に合わせたりすることがたったひとつのタスク管理ツールで可能になります。Asana で利用できる機能を確認しましょう。

タスク管理ツールは、タスクを管理して、実行するのに必要なものがすべて揃っていなくてはいけません。To-Do をプロジェクトレベルとポートフォリオレベルで 1 つのビューに集約するタスク管理ソフトウェアを選択しましょう。また、他のビジネスアプリとの連携を使って、柔軟に作業に取り組めるツールを探すこともおすすめします。利用を検討するときは、ルールやテンプレートなどを使ってワークフローを自動化する機能が搭載されていることを確認しましょう。

マルチホーミングとは、タスクを複数のプロジェクトに追加することで、Asana で行う部門横断コラボレーションの中心的な要素です。

最重要タスクは別の部署のメンバーと一緒に実行することも多いでしょう。各部署は独自の方法で To-Do を保存、整理します。マルチホーミング機能を使うと、タスクを複製する代わりに、同じタスクを複数のプロジェクトに格納できる (複製すると情報がすぐに古くなる場合があります) ため、1 つのプロジェクトでタスクの詳細を変更すれば、その変更が自動的にリアルタイムで他のすべてのプロジェクトに反映されるのです。

複数のメンバーでタスクを分担する際は、作業を分割するのが一般的ですが、その分割されたそれぞれの作業がサブタスクです。

たとえば、「ブログ記事」タスクには、1 人のメンバーがブログを書き、もう 1 人のメンバーがそれをレビューするといったように、いくつかの構成要素があります。この場合、各要素が独自のサブタスクとなり、それを完了させる担当者に割り当てられます。すべてのサブタスクは、親タスク (ブログ記事タスク) に格納されるため、関係者は自分の担当業務の包括的なコンテキストとのつながりを維持しやすくなります。

タスクテンプレートを使用すると、タスクレベルのあらゆるプロセスをテンプレート化できます。

たとえば、各契約書のレビューに 5 つのステップが伴うとすれば、簡単に複製できる契約書レビュー用タスクテンプレートを作成すると良いでしょう。プロジェクトレベルのプロセスをテンプレート化する場合は、複数のチームの作業をシームレスにコーディネートするワークフローワークフローを作成してみてください。