コラボレーションを解き放つ必携コミュニケーションツール 4 タイプ

効果的なコミュニケーションは、どんなビジネスにおいても、成功のカギ。コミュニケーションがスムーズにできれば、コラボレーションが広がり、チームメンバーは重要な仕事に集中しやすくなります。ところが、市販されているコミュニケーションツールは膨大な種類があり、しかも機能は少しずつ異なります。

といって、使うツールが増えすぎるのも厄介です。調査によれば、ナレッジワーカーは、平均 10 種類のツールを 1 日最大 25 回も切り替えながら働いています。アプリの切り替えによって、生産性が低下し、効率に影響が及びます。現に労働者の 4 分の 1 以上 (27%) が、アプリの切り替えの際に、作業やメッセージを見失うことがあると報告し、26% がアプリの数が多すぎて効率が下がっていると回答しています。

そこで必要になるのが、重要な仕事の邪魔にならずにコミュニケーションをパワーアップする効果的なビジネスツールです。この記事では、優秀なコミュニケーションツールの特徴を解説し、その上で、チームのコラボレーションを強化するコミュニケーションツール 4 タイプをご紹介します。

コミュニケーションツールとは？

コミュニケーションツールは、チームメンバーが互いにコミュニケーションを取りやすくするためのツールです。これには、社内コミュニケーション用のツールと、請負業者やクライアント、代理店などとのやりとりに使用する、社外とのコミュニケーション用のツールがあります。どちらも、職場のコミュニケーションを効果的に行う重要なツールです。

すべてのコミュニケーションツールは次の 2 つのタイプに分けられます。

• 同期型コミュニケーション。対面の会話、インスタントメッセージなど、リアルタイムで発生するコミュニケーションです。

• 非同期型コミュニケーション。メール、プロジェクトレポート、録音メッセージなど、瞬時に応答する必要のないコミュニケーションはこれに分類されます。

すべてのツールがコミュニケーションツールとは限らない

コラボレーションを向上するために設計されたビジネスツールは数多くありますが、それらがチームの効果的なコミュニケーションに最適化されているとは限りません。たとえば、現代のチームは、Adobe Creative Cloud、Google ドキュメント、Salesforce といったビジネスツールをコミュニケーションツールとして利用していますが、

これらのツールはコミュニケーション向けに構築されていません。分野を特化したシステムによってインパクトの高い仕事の達成に力を発揮することはできても、チームが明確に情報を伝達し合うことには向いていないのです。

効果的なコミュニケーションツールの特徴

チームでコミュニケーションのパワーを発揮するには、柔軟性に優れた効率的なツールセットが必要です。その特徴は次の通りです。

チーム全体への展開が容易

仕事にはコミュニケーションがつきものです。コミュニケーションツールが効果を発揮するには、一元化され、誰もがアクセス可能である必要があります。こうしたツールを、チームの (ほぼ) 全員が使用していることが理想的です。

全員がツールを使いこなせるように、わかりやすいユーザーガイドがあり、セットアップしやすく、カスタマーサポートのオプションが充実したツールを探しましょう。あなたがいいと思うだけでなく、チームの全員が使用できるツールを見つけてください。

情報共有の一元化

信頼できる唯一の情報源を持つことで、チームはどこに行けば「誰が何をいつまでに達成するのか」について明確な情報を得られるのかがわかります。優秀なチームの基盤はコラボレーションとチームワークですが、こうした人同士の関係性は、効果的なコミュニケーションがなければ成立しません。この後、コミュニケーションツールの連携が重要であることについてお話ししますが、ここではコミュニケーションツールは、チームの協力体制を支える要であることを覚えておきましょう。

ほかのビジネスツールとの連携

コミュニケーションツールは、チームのコミュニケーションの土台ですが、チームの業務に役立つツールやほかにも数多くあります。ファイル共有ツールや、専門業務に特化したツールなど、すでにチームはいくつかのツールを備えているはずです。

問題はアプリの切り替えによって生産性が低下し、重複作業が増え、情報が迷子になる可能性が高まることです。それを回避するには、愛用のビジネスツールと連携できるコミュニケーションツールを探しましょう。そうすれば、より専門的なツールのメリットを活用しつつ、常に一つの場所で仕事についてコミュニケーションをとることができます。

柔軟性があり、スケールが可能なワークフロー

優れたコミュニケーションツールは、小規模ビジネスでも大企業でも活躍します。ツールを選ぶ際には、業務の拡大に対応し、チームのワークフローすべてに使える柔軟性を持つものにしてください。

そのためには、ウェブアプリ、デスクトップアプリ、モバイルアプリといった、ツールの使い勝手がよいことも大切です。チームメンバーがいつでもどこでもツールを使用できるようにするには、モバイルアプリが欠かせません。

信頼できるセキュリティ

最後に、どんなコミュニケーションツールでもセキュリティレビューが必要です。そのツールが信頼に値する選択肢なのか確かめるために、セキュリティプラクティスをチェックしましょう。その場合、スケールに対応できるかどうかも重要です。選択するツールに、チーム規模の変化に合わせて権限やユーザーを管理する手段があるかを確認してください。

必携コミュニケーションツール 4 タイプ

一つですべてを兼ね備えるコミュニケーションツールはありません。理想は、同期型コミュニケーション、非同期型コミュニケーションと外部とのコミュニケーションそれぞれに適したツールです。同期型コミュニケーションのツールを使えば、リアルタイムで関係者とコミュニケーションをとれます。非同期型コミュニケーションツールでは、チームメンバーが仕事のフロー状態を損なうことなく、一元化された情報システムにアクセスできます。そして外部向けコミュニケーションツールでは、クライアントやパートナー、請負業者、代理店などとコミュニケーションをとることができます。

インスタントメッセージを送る: Slack や Microsoft Teams

同期型、つまりライブのコミュニケーションツールは、チームがリアルタイムでやりとりする上で貴重な手段です。こうしたチャットツールは、チームメンバーと 1 対 1 で話したり、グループチャットで最新情報を共有したりする際に効果的です。

インスタントメッセージングツールは、分散チームやリモートチームで働いている場合は特に、つながりを保つ上で重要な役割を果たします。しかし、これらのツールは規模の大きな問題の解決には有効とはいえません。そうした場合は、次にご紹介する同期型、または非同期型のコミュニケーションツールをチェックしましょう。

顔を見ながらコミュニケーションをとる: Zoom、Google Meet、Skype

チームがほぼ対面で仕事をしていても、ビデオ会議ツールの導入は必要です。こうしたツールは一般的に電話よりも便利で、チームが同じ場所にいない場合もコラボレーションを可能にしてくれます。ほぼ完全なバーチャルチーム (リモートチーム) なら、ビデオ会議はブレインストーミングに最適であるだけでなく、人間関係を育て、チームビルディングイベントを開催し、チームメンバーとつながるにも力を発揮します。

仕事に関するコミュニケーション: Asana

同期型コミュニケーションと異なり、非同期型コミュニケーションは、リアルタイムでメッセージに応答する必要はありません。非同期型コミュニケーションは仕事のフローを妨げず、生産性を高めるため、コミュニケーションツールキットには必ず欲しいツールです。

Asana のようなワークマネジメントツールを使えば、仕事が実際に進行している場所で、仕事についてチームと簡単にコミュニケーションをとれます。そうしたコミュニケーションは、常にチームの仕事に関する全体的な背景情報に結びついているため、チームメンバーは必要な情報すべてを手元で確認できます。さらに、このタイプのツールは通知の設定を管理できるため、仕事への集中を乱すこともありません。

チームでプロジェクト管理ツールを選択する際は、チームの情報すべてを集中させる、共有ワークスペースがあるものを探しましょう。かんばんボードや、ガントチャート、カレンダー、スプレッドシートのようなリストビューといった、さまざまなビューで仕事を確認できるツールがおすすめです。

外部とのコミュニケーションを管理する: Gmail や Outlook

メールは非同期型コミュニケーションの典型的ツールで、特に外部とのコミュニケーションに利用されます。請負業者や契約業者、代理店、顧客などは、チームが利用する社内コミュニケーションツールにアクセスできないため、こうした外部の関係者と効果的なコミュニケーションをとるには、メールなどのツールが必須です。

コミュニケーションに関わるテックスタックとコラボレーションツールを連携する

ビジネスにおけるコミュニケーションの問題を解決するのは、ツールを増やすことではありません。最近の調査が示すように、チームが使用するアプリが増えるほど、仕事の重複も増えやすくなります。事実、生産性を阻む理由の 2 番目と 3 番目には、メールやメッセージへの応答と、会議やビデオ会議が過剰に多いことがあげられています。

生産性を向上し、コラボレーションを可能にするには、4 タイプのコミュニケーションツールと、その他の重要なビジネスツールがしっかり連携することが必要です。それによって、そうした専門ツールのメリットを生かしつつ、職場のコミュニケーションを効果的に行うことが主目的でないツールを使ってコミュニケーションをとる必要がなくなります。

先ほど述べたように、平均的なナレッジワーカーは、10 種類のアプリを 1 日最大 25 回も切り替えながら働いています。しかもこの問題は、ポジションが上になるほど悪化していき、CEO などの最高経営幹部たちは、14 種類のアプリを 1 日 31 回も切り替えているとのことです。連携を使えば、チームの業務に特化したツールを活用しながら、1 か所で情報にアクセスできるため、大きなメリットがあります。

社内コミュニケーションツールの連携

社内コミュニケーションツールは、社内チームとのコミュニケーションに使用するツールです。社内チームには、小規模なプロジェクトチームから会社全体まで、社内の全員が含まれます。こうしたツールには外部のパートナーがアクセスできないように、保護がかかっているのが一般的です。

社内コミュニケーションツールには次のようなものがあります。

• ファイル共有ツール: Google ドライブ、Dropbox、Box、OneDrive

• 従業員エンゲージメントツール: BambooHR、Workday、Lattice、Culture Amp

• 画像共有ツールまたは録画ツール: Vimeo、Loom

チームが社内コミュニケーションに使用する可能性のあるその他のツール:

• Calendar 同期ツール: Google カレンダー、Microsoft Outlook

• チームタイプ別ツール: Adobe Creative Cloud、Salesforce、GitHub、SEMRush、Figma

• 分析ツール: Google Analytics、Tableau、Looker、Power BI

これらのツールは、適正に業務を果たすために不可欠ですが、コミュニケーションを目的として構築されているものではありません。こうしたツールでコミュニケーションをとるのではなく、むしろこれらのツールを連携する軸となるツールを探せば、仕事に関するあらゆる情報を 1 か所で確認できるようになります。

外部向けコミュニケーションツールとの連携

外部とのコミュニケーションに使用するツールは、自組織に属さない人々とのやりとりに使用します。顧客、フリーランサー、請負業者、代理店などのパートナーがそうしたコミュニケーションの対象となります。

外部向けコミュニケーションツールには次のようなものがあります。

• カスタマーサポートツール: Zendesk、ServiceNow

• SNS ツール: LinkedIn、Glassdoor

• パブリックフォーラム、ウェビナーホスティングツール: Livestorm、Zoom

チームが外部とのコミュニケーションを管理するために使用する可能性のあるその他のツール

• SNS 管理ツール: Sprout Social、Buffer、Hootsuite

• 時間追跡ツール: Clockify、Harvest、Everhour

コミュニケーション計画でツールの用途を明確に

目的に適したコミュニケーションツールセットを導入したら、どのツールをどんな場合に使用するかをチームに知らせます。そのために最も有効な方法がチームの情報伝達の方法と手段をまとめたコミュニケーション計画を立てることです。詳しくは、コミュニケーション計画を作成する 4 ステップを紹介した Asana の記事をお読みください。