ガントチャートは初めてですか?ここから始めましょう。

ガントチャートの紹介
  • 本記事では、以下を学びます:
    • ガントチャートとは何か
    • なぜガントチャートを使うのか
    • ガントチャートの活用例
    • ガントチャートのメリットとデメリット
    • 今すぐ使用できる他のビューとツール

ガントチャート。以前聞いたことがあるかもしれません。ひょっとしたら新しいプロジェクトのキックオフミーティングで話しに出たり、あなたが管理していたクライアントに向けの成果物用にガントチャートを作って欲しい、とチームメイトになにげなく頼まれた時に耳にしていたかもしれません。問題は、ガントチャートとは何か、その見た目はどんな物か、またなぜそれを使用するのかということを、あなたはよく知らないということです。

ガントチャートはかなり複雑になることがある一方で、その基礎をマスターするのは簡単です。この概要では、ガントチャートの簡単な説明、その使用目的、および設定が簡単で今すぐ使用できる他の選択肢をいくつか解説します。

ガントチャートとは何でしょうか?

プロジェクト管理 で一般的に使用されるガントチャートは、水平のバーグラフで、プロジェクト、プログラム、または作業のタイムラインを図示する目的で使用されます。各バーはプロセスのステップを示し、バーの長さはそのステップの完了までにかかる時間を表します。完全にセットアップされたガントチャートは、どの作業を、誰が、いつ完了すべきかをチームに示します。

どれだけの詳細を記載するかはその人次第です。ガントチャートは大まかな概要として使ってもいいですし、チームが作業を事前に計画するために必要な情報をすべて盛り込んでも構いません。詳細の度合いに関わらず、一般的にガントチャートには以下が含まれます。

  • プロジェクトの期限
  • 各タスクの開始および終了時点
  • 各タスクの所要時間
  • 各タスクの担当者
  • 他のタスクに依存するタスク
  • 各タスクが属する分類またはグループ

なぜガントチャートを使うのか?

一般的に、ユーザーはプロジェクト計画を視覚化する目的でガントチャートを使用します。また、これは作業の 視覚的ビューを作成 する唯一の方法ではありませんが、特定の種類の作業を行う上で特に有益となり得ます。例えば、ガントチャートは以下を行う必要がある場合に検討すべき良い選択肢です。

  • プロジェクト計画とタイムラインを視覚的かつ綿密に計画する。ガントチャートはどの作業が、いつ、どの順番で行われるのかを示すのに優れており、プロジェクト計画とタイムラインを明確にするのに役立ちます。

  • 複雑なプロジェクトを整理する。チームをまたぐイニシアチブであっても、大規模で意欲的な新規プロジェクトであっても、ガントチャートはその指針として働きます。まるで地図を見ているかのように、各ステップや、チームの次の目標を事前に確認できます。

  • 複数の関係者をコーディネートする。複数のチームメイトが同時にプロジェクトの異なる部分に取り組むことがよくあります。ガントチャートはいつでも同時進行で進むさまざまな要素や、仕事を次の担当者にバトンタッチするポイントを示す全体像を提供します。

  • タイムラインと仕事量を推定する。職場が社内でもエージェンシーでも、ガントチャートを使用すればあらかじめ必要な時間と要員を把握できるので、それに従ってリソースを割り当てて、期日をスケジューリングできます。

ガントチャートの活用例

さまざまなプロジェクトやプログラムにガントチャートを使用できるという方でも、具体的な活用例をいくつか使ってガントチャートの基礎をかためておくと良いでしょう。以下にガントチャートの 3 つの活用例を説明します。

製品リリースを計画する

製品リリースの場合は、検討段階からリリース、そしてその先にいたるすべてを綿密に計画するためにガントチャートを使用すると便利です。これをガントチャートで視覚化することで、作業を開始する前に簡単に競合する箇所を発見し、ステップ間の依存関係を確認し、リリースまでに行われるすべてのステップとそれがいつ行われるのかを示す明確な概要を得ることができます。

大規模のマーケティングキャンペーンを綿密に計画する

規模の大きなマーケティングキャンペーンはたくさんのコラボレーションと調整が必要で、進行中の仕事の現状を見失いやすくなります。ガントチャートは担当者が割り当てられている一連のタスクとそれぞれにかかる時間の概略を示すことでプロセスを簡素化します。これにより、チームは誰が何を担当しているのかということに限らず、それぞれの仕事がどのようなかたちで他の仕事やより大きな目標に影響するのかということも分かります。

クライアントに対する成果物の概略を示す

エージェンシーで仕事をしている方なら、ガントチャートを使ってクライアントにすべての成果物のタイムラインを提示し、それぞれの暫定所要時間を設定できます。このように計画を要約することで、成果物の完成に必要な作業とそれぞれに要する時間をクライアントに提示できるので、クライアントはアイテムの納品日だけでなく、その作業がいつされるのかも知ることができます。

ガントチャートのメリットとデメリット

ガントチャートは便利ですが、常に各プロジェクトで使用するのに最適なビューであるというわけでもありません。ユーザーとユーザーのプロジェクトに適切なものかどうかをより深く理解できるように、作成する前に考慮すべきメリットとデメリットをいくつか説明します。

ガントチャートを使用する利点は以下を含みます。

  • プロジェクトのタイムラインを俯瞰できる。ガントチャートを使えば、今後何が計画されているのか、そして各マイルストーンの達成をいつ期待できるのかを表すマップをプロジェクトの最初から見ることができます。これにより、関係者とプロジェクトのタイムラインを共有し、人員とリソースの活用をより効果的に計画し、何をいつ行う必要があるのかが把握できるので、メンバー全員で順調にプロジェクトを進められます。

  • タスクの相互関係を示す。各タスクに開始日と終了日を設定し、依存関係をマーキングすることで、各仕事が他の仕事にどう影響するのかを視覚化できます。こうすることで、事前に問題を特定し、依存関係の競合を修正できます。

  • リソースをより効果的に管理できる。各仕事にオーナーを割り当てることで、誰が何をいつ行うのかを確認できるので、個人の仕事量をより好適に管理できます。すべてが連続的に計画されるので、1 人のチームメイトやチームが一度に仕事を抱え過ぎていないかどうかが分かり、そうであれば、必要に応じて再割り当てをするか、タスクのスケジュールを立て直すことができます。

ガントチャートは欠点がないわけではありません。以下によく見られるデメリットをいくつか紹介します。

  • セットアップに時間がかかる。ガントチャートは素早くセットアップできるものではありません。特に、スプレッドシートを使う場合は、ガントチャートのビューで仕事をセットアップするのにかなりの時間を要します。テンプレートを使う場合でも、チームの特定のニーズに合わせてカスタマイズするために、調整を加えることが必要になる場合があります。

  • プロジェクトを計画した同じ場所でそのまま管理するのが難しい。従来のガントチャートはプロジェクトを計画する段階で最も役立ちます。しかし、一旦仕事を計画したら、毎日の活動を管理するために他のツールやプラットフォームに移動することがよくあり、チームが信頼できる情報源がどこにあるのかが分かりにくくなります。

  • 詳細を加えると整理がつかなくなる。マイルストーンの細かいステップ、ファイル、または「リターゲティングキャンペーンをオンにする」の正確な意味の説明だとしても、ガントチャートでこれらの便利な詳細をプロジェクト計画に加えると、ガントチャートは見やすいマップから、圧倒されるような混乱だらけのビューへと一変してしまいます。

ガントチャートの別の選択肢

幸い、ガントチャートには他の選択肢があり、従来のスプレッドシートを使ったガントチャートで一般的に見られる制限に困ることなく、すべての仕事がどのようにかみ合うのかを俯瞰できます。

他の種類の視覚的なプロジェクト管理

かんばんボード

まずは、他のプロジェクト管理ビューを使用することが考えられます。管理する仕事の種類によって、カレンダーや かんばんボード をプロジェクト計画を視覚化するためのより軽量でセットアップの早い代替として使うことができます。詳細は、視覚的プロジェクト管理に関するこちらの記事 にこれら 3 種類のビューそれぞれのメリットとデメリットの概要が記載されています。

計画の構築により適切なツール

マーケティングキャンペーンに使用する Asana のタイムラインビュー

次に、Asana のような仕事やプロジェクトの管理ツールを使えば、仕事を計画する同じ場所で、仕事を管理し、コーディネートし、詳細を加えることができると同時に、全体のセットアップに費やす時間を節約できます。

例えば、プロジェクト計画は、ガントチャートのようなビューを提供する Asana のタイムライン を使ってセットアップして、プロジェクトのすべての要素がどのようにかみ合うのかを綿密に計画できます。ガントチャートと同じように、タイムラインは各ステップがいつ行われるのか、それに要する時間、およびその担当者を示します。ガントチャートとは違う点として、タイムラインはセットアップとメンテナンスが簡単な上に、チームは仕事を計画した同じ場所でコラボレーションができます。Premium の無料トライアル でお試しいただけます。

プロジェクトをプロのように計画する

ガントチャートを使うことになっても、類似の代替ツールを使うことになっても、プロジェクト計画を視覚化することは、あなたがプロジェクトマネージャーであるかどうかに関わらず、各チームにとって大切なステップとなります。プロジェクトの各要素がどのようにかみ合うのかを表示し、それをチームと共有し、仕事の進捗に合わせて計画を調整できるので、すべてを順調に進められます。

今すぐ Asana でプロジェクトの管理を始めましょう。