ガントチャートは初めてですか?ここから始めましょう。

ガントチャート。この言葉を聞いたことがあるかもしれません。ひょっとしたら、新しいプロジェクトのキックオフミーティングで話に出たり、あなたが管理していたクライアント向けの成果物用にガントチャートを作って欲しい、とチームメイトになにげなく頼まれたかもしれません。問題は、ガントチャートとは何か、その見た目はどんなものか、またなぜそれを使用するのかということを、あなたはよく知らないということです。

ガントチャートはかなり複雑になることがある一方で、その基礎をマスターするのは簡単です。この概要では、ガントチャートの簡単な説明、その使用目的、および設定が簡単で今すぐ使用できる他の選択肢をいくつか解説します。

ガントチャートとは?

プロジェクト管理で一般的に使用されるガントチャートは、プロジェクトやプログラム、仕事のタイムラインを図示する、横長のバーグラフです。プロジェクトのスケジュールの確認、マイルストーンの追跡、仕事のタイムラインをつかむといったことを視覚的にできます。ガントチャートの各バーは、プロセスのステップやプロジェクトのタスクを示し、バーの長さはそのステップやタスクにかかる時間を表します。一方、ズームアウトして全体像を俯瞰すると、どの作業を、誰が、いつ完了すべきかをチームで把握できます。

Asana ガントチャートタイムライン

ガントチャートの歴史

ガントチャートの最も古いバージョンは、Karol Adamiecki 氏によるもので、1896年に彼が harmonogram と呼んだものを発明しました。Adamiecki 氏は彼の調査結果をロシア語とポーランド語で出版しましたが、英語圏の国からこの情報にアクセスするのは困難でした。1910年には、Henry Gantt 氏が独自に米国で同様のチャートを普及させましたが、これは工場の労働者が与えられたタスクにどれくらいの時間を費やしたかを表すために彼が考案したものでした。これらの 2 つのシステムはその後統合され、私たちが知る現代のガントチャートが生まれました。

工場の従業員の仕事を追跡することから始まり、ガントチャートはその後プロジェクトのスケジュールを追跡する一般的な方法になりました。始めは、ガントチャートは紙に描かれており、これは、スケジュールが変わったときはいつでもチャートが書き直されなければならなかったことを意味しました。その後、プロジェクトマネージャーたちは紙切れやブロックを使用してガントチャートのバーを表すようにし、必要なときにそれらを動かせるようにしました。

現代のガントチャート主な機能

現代のガントチャートは、チームが依存関係をピンポイントで発見し、仕事をスケジュールし、プロジェクトを順調に進行させるのに役立つ、スマートなオンラインソフトウェアで実行されています。現代のガントチャートの主な特徴は以下のとおりです。

プロジェクトの最新の進捗情報をリアルタイムで把握する

現代のガントチャートのほとんどは、チームのあらゆる規模のプロジェクトの計画に役立つクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアツールです。紙に描かれていた従来のガントチャートとは異なり、オンラインのガントチャートはチームのプロジェクトの順調な進行に役立ち、必要に応じて容易に調節できます。日付を変更するときやマイルストーンを動かす際、ガントチャートは自動的にこれらの変更を反映するので、プロジェクトの最新の進捗情報をリアルタイムで把握できます。これにより、チームは簡単にコラボレーションを行い、最高の仕事ができます。

開始日と終了日

ガントチャートは多くのタスクが含まれる複雑なプロジェクトの視覚化に理想的です。ガントチャートの横軸にあるそれぞれの「バー」はタスクを表します。これでチームはどの仕事がいつ起こっているか、各仕事にどのくらいの時間がかかるか、明確な感覚を得ることができます。

タスクの依存関係

これらの視覚的なチャートでは、ガントチャート上で各タスクの開始日と終了日を視覚化できることに加えて、タスク間の依存関係を容易にマッピングできます。ガントチャートのソフトウェアでタスクの依存関係を描くことができます。依存関係があれば、チームメンバーは誰が仕事の開始を待っているかを容易に識別できます。また、何らかの理由で仕事を後回しにする必要がある場合は、事前に問題を特定し、依存関係の競合を回避することができます。

マイルストーン

マイルストーンはガントチャートのプロジェクトの主な特徴です。ガントチャートにある仕事の大半は時間の長さを表す水平のバーですが、マイルストーンはそれらと異なり、時間軸上の一時点を明瞭に表すものです。ガントチャートでは、マイルストーンはプロジェクトのタイムラインのチェックポイントと重要な節目を表します。マイルストーンを設定することにより、プロジェクト全体の中で、重要な日付が一目でわかるようになります。

[記事: プロジェクトのマイルストーンを設定し、達成し、祝う方法]

ガントチャートを使用するメリット

一般的に、ユーザーはプロジェクト計画を視覚化する目的でガントチャートを使用します。また、これは作業の視覚的ビューを作成する唯一の方法ではありませんが、特定の種類の作業を行う上で特に有益となり得ます。たとえば、ガントチャートは以下を行う必要がある場合に検討すべき良い選択肢です。

  • プロジェクト計画とタイムラインを視覚的かつ綿密に計画する。ガントチャートはどの作業が、いつ、どの順番で行われるのかを示すのに優れており、プロジェクト計画とタイムラインを明確にするのに役立ちます。
  • 複雑なプロジェクトを整理する。チームをまたぐイニシアチブであっても、大規模で意欲的な新規プロジェクトであっても、ガントチャートはその指針として機能します。まるで地図を見ているかのように、各ステップを事前に確認でき、チームが目指す方向が明確になります。
  • 複数の関係者をコーディネートする。複数のチームメイトが同時にプロジェクトの異なる部分に取り組むことがよくあります。ガントチャートでは全体像が明らかになるので、任意の時点で同時で進むさまざまな要素や、仕事を次の担当者にバトンタッチするタイミングがわかります。
  • タイムラインと仕事量を見積もる。職場が社内でもエージェンシーでも、ガントチャートを使用すればあらかじめ必要な時間と要員を把握できるので、それに従ってリソースを割り当てて、期日をスケジューリングできます。
ガントチャートを使うべき人は?

ガントチャートはタイムライン上でプロジェクトを確認する必要があるチームにうってつけです。理想は開始日と終了日のあるタスクのあるプロジェクトで使うこと。タイムライン上の瞬間を示すのとは違って、バーグラフ上に長いバーで表示されます。たとえば、ガントチャートはチームが次のような計画を立てているときに有効です。

  • マーケティングキャンペーン
  • 製品リリース
  • エンジニアリングプロセスの改良
  • 会社の記者会見

とはいえ、すべてのプロジェクトをガントチャートで追跡できるわけではありません。かんばんボードやカレンダーなど、他の視覚的なプロジェクト管理方法のほうが、データを表示するのに適している場合もあります。だからこそ、使用するプロジェクト管理ツールで、各プロジェクトを複数のビューで確認できることが重要です。そうしたツールでは、プロジェクトの種類によって、ガントチャート、かんばんボード、カレンダー、To-Do リストでビューを切り替えることができます。

[記事: Asana の 4 つのビュー: リスト、ボード、カレンダー、タイムライン]

ガントチャートに何を追加するべきか?

どれだけの詳細を記載するかはその人次第です。チームが作業を事前に計画するために必要な情報の粒度に応じて、ガントチャートは大まかな概要として使ってもいいですし、詳細情報をすべて盛り込んでも構いません。詳細の度合いに関わらず、一般的にガントチャートには以下が含まれます。

  • プロジェクトの期限
  • 各タスクの開始および終了時点
  • 各タスクの所要時間
  • 各タスクの担当者
  • 他のタスクに依存するタスク
  • 各タスクが属する分類またはグループ

優れたガントチャートを作成する 5 つのステップ

優れたガントチャートでは、プロジェクトのスケジュールをバーグラフで追跡して、正確なタイムラインや進捗を確認できます。タスク間の依存関係を明確にし、プロジェクトのマイルストーンを強調できるガントチャートソフトウェアを使うようにしましょう。

ガントチャートの作成が初めての方に、必ず実行すべき 5 つの重要なステップをご紹介します。

1. 時間範囲を定義する

ガントチャートは開始日と終了日があるプロジェクトで使います。プロジェクトをタイムラインで書き表すのがガントチャートだと考えましょう。タイムラインには、始まりと終わりが必要です。

たとえば、製品リリースを計画しているとします。製品チームは 8月 1日に新製品の作業に取り掛かり、9月 30日までに完全に製品化され、市場に発売される見込みです。この場合、ガントチャートの開始は 8月 1日で、少なくとも 9月 30日までをカバーします。

なぜ「少なくとも」なのでしょうか。それは 9月 30日以降も何らかのフォローアップタスクが発生すると考えられるからです。新製品がライブになったことをクライアントに伝えるメールを送ったり、SNS の制作を継続したり、メディアのインタビューを受けたりといったことです。ですから、「製品リリース」のマイルストーンが 9月 30日でも、プロジェクトは 10月中旬まで続く可能性が十分に考えられます。

2. 開始日と期日のあるタスクを追加する

ガントチャートに開始日と期日のあるタスクを組み込むと、バーグラフのバーとして可視化できるので、その効果が最も発揮されます。開始日を追加しないと、タスクは時間の流れの中の一点として表示されるため、あまり見やすくありません。

ここでも製品リリースの例を使うと、ガントチャートに追加するのに適したタスクは次のようになります。

  • 8月 3日 – 8月 14日: 製品チームは製品バージョン 1 を開発する 2 週間のアジャイルスプリント 1 回目を実施
  • 8月 17日 – 8月 21日: 製品チームは製品バージョン 1 のレビューを行う
  • 8月 24日 – 9月 4日: 製品チームは最終製品を開発する 2 回目の 2 週間のスプリントを実施
  • 8月 31日 – 9月 4日: 製品がほぼ完成したことを受けて、製品マーケティングチームがリリースのマーケティング計画の準備を開始
  • 9月 7日 – 9月 11日: 製品マーケティングチームはデザインチームと共同で、リリース用の画像、GIF、動画を準備
  • 9月 10日 – 9月 16日: コンテンツチームがリリースに向けてブログとウェブページの作業
  • 9月 14日 – 9月 18日: SNS チームが投稿記事を準備

後で、これらのタスクをさらに細分したい場面もあるかもしれません。たとえば、デザインチームが作成する動画や画像、GIF について、それぞれ別のタスクを作成したほうがよいでしょう。しかし今のところ、このプロジェクトのガントチャートはこのようになります。

Asana ガントチャートタイムライン ステップ 2

このビューを見ると、各バーが担当チームによって色分けされていることがわかります。ブルーは製品チーム、グリーンは製品マーケティングチーム、パープルはデザインチーム、ピンクはコンテンツチーム、黄色は SNS チームです。ガントチャートの色分け機能は、プロジェクトが複雑になってもどのチームが何を担当しているのかを把握しやすくなるため、とても重要です。

3. 依存関係を明確にする

このような大きなプロジェクトでは、当然、タスクによっては他のタスクが完了するまで開始できないことがあります。プロジェクトをスムーズに進め、すべてのチームの足並みを揃えるために、ガントチャートでタスク間の依存関係を可視化できます。

この例では、製品バージョン 1 レビュータスクが、製品バージョン 1 スプリントに依存していて、製品バージョン2 スプリント製品バージョン 1 レビューに依存しています。これらのタスクを依存関係で結ぶことで、製品チーム全体が、どの業務に取り掛かれるかについて最新情報を共有できます。さらに、デザイン、コンテンツ、SNS の各チームは、製品マーケティングチームがマーケティング計画を完成させるまで仕事に取り掛かれません。こうした情報を可視化したガントチャートは次のようになります。

Asana ガントチャートタイムライン ステップ 3

4. マイルストーンを明確にする

ガントチャートの多くのタスクと異なり、マイルストーンは時点が固定されています。マイルストーンは、大きな仕事のピースが完了したことを示すチェックポイントと考えましょう。これによってチームは優先すべきものを確認できますし、マイルストーンの達成は、成果を祝うよい機会になります。

[記事: プロジェクトマイルストーン: 設定し、達成したら、それを祝います]

製品リリースに取り組んでいる場合、マイルストーンは製品の完成時、マーケティング計画の完成時、製品の市場へのリリース時に設定するとよいでしょう。必ず、他のタスクとマイルストーンを区別できるガントチャートソフトウェアを使ってください。すべてを組み合わせると、このようなチャートが出来上がります。

Asana ガントチャートタイムライン ステップ 4

5. 計画の変更に合わせて仕事を調整する

お気づきのように、このタイムラインではリリースが 9月 30日なのに、製品の完成を 9月 18日に設定するというかなり楽観的な計画を立てています。現実には物事は計画通りにいくとは限りません。製品チームが製品の仕上げに、3 回目の短期スプリントを必要としたり、デザインやコンテンツチームが、アセットの制作に 1 週間以上かかって、SNS チームの計画がずれ込むこともあり得ます。

計画は必ず変わるものです。あなたのニーズに柔軟に適応できるガントチャートソフトウェアが必要なのはそのためです。タスクをドラッグ & ドロップし、それに合わせて依存関係が自動的に再設定されるようなツールを探しましょう。そうすれば、計画が変化しても常にプロジェクトを順調に進めることができます。

Asana ガントチャートタイムライン ステップ 5

ガントチャートの使い方

ガントチャートはさまざまなプロジェクトやプログラムに使用できますが、具体的な活用例をいくつか使ってガントチャートの基礎を理解しておくと良いでしょう。以下にガントチャートの 3 つの活用例を説明します。

大規模のマーケティングキャンペーンを綿密に計画する

規模の大きなマーケティングキャンペーンはたくさんのコラボレーションと調整が必要で、進行中の仕事の現状を見失いやすくなります。ガントチャートは担当者が割り当てられている一連のタスクとそれぞれにかかる時間の概略を示すことでプロセスを簡素化します。これにより、チームは誰が何を担当しているのかということに限らず、それぞれの仕事がどのようなかたちで他の仕事やより大きな目標に影響するのかということも知ることができます。

クライアントに対して成果物の概略を示す

エージェンシーで仕事をしている方なら、ガントチャートを使ってクライアントにすべての成果物のタイムラインを提示し、それぞれの暫定所要時間を設定できます。このように計画の概要を開示することで、成果物の完成に必要な作業とそれぞれに要する時間をクライアントに提示できるので、クライアントは納品日だけでなく、いつ作業が行われているのかも知ることができます。

製品リリースを計画する

製品リリースの場合は、検討段階からリリース、そしてその先にいたるすべてを綿密に計画するためにガントチャートを使用すると便利です。これをガントチャートで視覚化することで、作業を開始する前に競合する箇所を簡単に発見し、ステップ間の依存関係を確認し、リリースまでに行われるすべてのステップとそれがいつ行われるのかを示す明確な概要を得ることができます。

[ガイドをダウンロードする: Asana による製品リリースの完全ガイド]

ガントチャートの長所と短所

ガントチャートは便利ですが、必ずしもすべてのプロジェクトに最適なビューではありません。自分と自分のプロジェクトにガントチャートが適切かどうかをよりよく理解できるように、作成する前に考慮すべきメリットとデメリットをいくつか説明します。

ガントチャートを使用する利点

ガントチャートは、視覚的なプロジェクト管理に役立つ強力なツールとなりえます。ガントチャートを使用する利点には以下のようなものが含まれます。

プロジェクトのタイムラインをすべて俯瞰できる

プロジェクトの開始時にガントチャートを使えば、今後何が計画されているのか、そして各マイルストーンの達成をいつ期待できるのかを表すマップを、プロジェクトの最初から見ることができます。これにより、関係者とプロジェクトのタイムラインを共有し、スタッフとリソースの活用をより効果的に計画し、何をいつ行う必要があるのかが把握できるので、メンバー全員で順調にプロジェクトを進められます。

タスク同士の関連を確認できる

各タスクに開始日と終了日を設定し、依存関係をマーキングすることで、各仕事が他の仕事にどう影響するのかを視覚化できます。こうすることで、事前に問題を特定し、依存関係の競合を修正できます。

チームのリソース管理を向上させられる

各仕事にオーナーを割り当てることで、誰が何をいつ行うのかを確認できるので、個人の仕事量をより好適に管理できます。すべてが順番に計画されるので、1 人のチームメイトやチームが一度に仕事を抱え過ぎていないかどうかがわかり、必要に応じて再割り当てをするか、タスクのスケジュールを立て直すことができます。

ガントチャートを使用するリスク

ガントチャートには欠点がないわけではありません。以下に、よく見られるデメリットをいくつか紹介します。

セットアップに時間がかかる場合がある

ガントチャートはすばやくセットアップできるものではありません。特に、スプレッドシートを使う場合は、ガントチャートのビューで仕事をセットアップするのにかなりの時間を要します。テンプレートを使う場合でも、チームの特定のニーズに合わせてカスタマイズするために、調整を加えることが必要になる場合があります。

計画した場所と同じ場所でのプロジェクトの管理が難しい

従来のガントチャートはプロジェクトを計画する段階で最も役立ちます。しかし、一旦仕事の計画が終わってしまえば、毎日の活動を管理するためには他のツールやプラットフォームを使うことがよくあり、チームの信頼できる唯一の情報源がどこにあるのかがわかりにくくなります。

詳細を追加するとスムーズに行かない

マイルストーンの細かいステップ、ファイル、または「リターゲティングキャンペーンをオンにする」という言葉の正確な意味の説明など、これらの便利な詳細をガントチャートでプロジェクト計画に加えると、ガントチャートは見やすいマップから、圧倒されるような混乱だらけのビューへと一変してしまいます。

従来のガントチャートに代わる新しいツール

幸い、ガントチャートには他の選択肢があり、従来のスプレッドシートを使ったガントチャートで一般的に見られる制限に困ることなく、すべての仕事がどのようにかみ合うのかを俯瞰できます。

計画の構築により適切なツール

マーケティングキャンペーンに使用する Asana のタイムラインビュー

Asana のようなワークマネジメント・プロジェクト管理ツールを使うと、仕事を計画するのと同じ場所で、仕事の管理や調整、詳細の追加が可能になります。しかも、全体をセットアップする時間もずっと短くなります。

[記事: ワークマネジメントの紹介]

たとえば、ガントチャートのようなビューを提供する Asana のタイムラインを使ってプロジェクト計画をセットアップすれば、プロジェクトのすべてのピースがどのようにかみ合うのかを綿密に計画できます。ガントチャートと同じように、タイムラインには各ステップの実施のタイミング、所要時間、担当者が表示されます。ガントチャートと異なるのは、タイムラインはセットアップとメンテナンスが簡単で、チームは仕事を計画したのと同じ場所でコラボレーションができる点です。

他の種類の視覚的なプロジェクト管理方法

かんばんボード

管理する仕事の種類によっては、タイムラインでプロジェクト計画を可視化する代わりに、より軽量でセットアップが簡単なカレンダーやかんばんボードのほうが有効な場合もあります。Asana では、プロジェクトビューを切り替えられ、どのプロジェクトも、タイムライン、リスト、ボード、カレンダービューで表示し、チームの好みの方法で仕事を確認できます。Premium の無料トライアルでは、これらのビューをすべてお試しいただけます。

[読む: プロジェクト計画を見える化する 3 つの方法]

プロジェクト計画の達人になりましょう

ガントチャートを使うことになっても、類似の代替ツールを使うことになっても、プロジェクト計画を視覚化することは、あなたがプロジェクトマネージャーであるかどうかに関わらず、どんなチームにとっても大切なステップとなります。プロジェクトの各要素がどのように組み合わされているのかを表示し、それをチームと共有し、仕事の進捗に合わせて計画を調整できるので、すべてを順調に進められます。

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