プロジェクト管理における依存関係を理解する

多くのプロジェクトは、駅伝のようにチームのメンバーからメンバーへと仕事を引き継いでいくことで進んでいきます。そして、駅伝のように、プロジェクトのタスクの中には、他のタスクが完了 (ゴール) しないと開始できないものがあります。このようなタスク間の関係を依存関係といいます。  

プロジェクトマネージャーは、依存関係の仕組みを理解することで、プロジェクト自体を開始する前に、明確で一貫したプランを定義できます。ここでは、そのために必要な知識をご紹介します。

プロジェクト管理における依存関係とは？

一般的に依存関係とは、何か他のものに依存している状態のことです。 

一般的な依存関係の例:

• 赤ちゃんは世話をする人に依存している

• 植物は太陽光に依存している

• 魚は水に依存している

プロジェクト管理における依存関係とは、別のタスクの完了に依存しているタスクのことです。 

プロジェクト管理における依存関係の例:

• 企業の PR 文は、CEO がメッセージングを承認するかどうかで決まる

• 経費報告書を提出しないと経費精算ができない

• バグ修正は根本原因の特定にかかっている

プロジェクトマネージャーとしては、プロジェクトの依存関係をすべて把握し、ステークホルダーがいつ自分のプロジェクトを開始すべきかを認識できるようにすることが重要です。

依存関係に関連する主な用語

依存関係の種類について説明する前に、理解すべき重要な用語をご紹介します。

プロジェクトの 制約

プロジェクトの制約条件とは、プロジェクトの進行に伴い、プロジェクトマネージャーが守らなければならない条件のことです。最も一般的なプロジェクトの制約は以下のとおりです。

• コスト: プロジェクトを完了させるためにどれだけのお金を使うことができるか。

• 時間: プロジェクトを完了させるのに必要な時間。

• スコープ: チームのリソースをどれだけ使用できるか。

クリティカルパス

プロジェクト管理において、クリティカルパスとはプロジェクトを完全に完了させるための一連のアクティビティのうち、一番長くかかる経路のことです。クリティカルパスに含まれるタスクやアクティビティのどれかが遅れると、プロジェクト全体のタイムラインに影響します。 

ブロッカー

ブロッカーとは、プロジェクト活動の完了を妨げる障害です。ブロッカーには、チームメンバーが 1 週間休むなどの内部的な問題もあれば、外部の業者が発注を期限内に履行しないなどの外部的な問題もあります。

プロジェクト管理における依存関係の種類

依存関係の概念はシンプルですが、さまざまなバリエーションがあります。 

論理的な依存関係

因果関係のある依存関係とも呼ばれ、プロジェクトを完成させるために必要な部分となります。先行するすべてのタスクのゴールとなるアウトプットであることが多く、他のタスクと並行して実行することはできません。 

たとえば、チームに別の人員がいない場合、誰かにタスクを委任できません。この場合、タスクの委任と、別のチームメンバーを採用することが論理的な依存関係にあると見なされます。

リソースの依存関係

リソースの依存関係とは、プロジェクトに必要なリソースが限られていることに関連したプロジェクトの制約です。プロジェクトに利用できる追加のリソースがある場合、この依存関係は問題になりません。 

たとえば、プロジェクト B の進捗は、プロジェクト A を仕上げているデザイナーに左右されます。デザイナーが過労に陥ることなくプロジェクト B を完了させるキャパシティも残せるかどうかが重要です。

優先的な依存関係

優先的 (裁量的) な依存関係は、チームで決められたプロセスによって作成されますが、プロジェクトを完了するために必ずしも必要ではありません。

たとえば、編集者は記事を出版する前に最終的なレビューを求めることがあります。これはミスを防ぐためにチームが作ったステップですが、このステップはプロジェクトを完了するために必ずしも必要ではありません。

外部の依存関係

外部の依存関係とは、あなたやあなたのチームがコントロールできない外部要因にタスクが依存することです。自分のチームがコントロールできるものに依存する、内部の依存関係の方が一般的です。

外部の依存関係のよい例は、気象現象のために新鮮な果物がレストランに届かない場合です。シェフはオレンジを必要とするメニューを用意していましたが、突然の霜のために材料が届かず、必要な料理を作ることができませんでした。特定の料理を作るために、シェフは外部のオレンジ販売業者に依存していたのです。 

プロジェクト管理におけるタスクの依存関係の種類

依存関係の中には、関連する 2 つのタスクに固有のものがあります。ここでは、タスクの依存関係の最も一般的な種類をご紹介します。

• 完了から開始へ (FtS): これは、最も一般的なタスクの依存関係です。タスク A が完了するまでタスク B は開始できません。ウォーターフォール型のプロジェクト管理手法でよく見られます。

• 完了から完了へ (FtF): タスク A が完了しないとタスク B も完了しません。これは、タスクの中にサブタスクがある場合によく見られます。サブタスクが完了していないと、親タスクも完了しません。 

• 開始から開始へ (StS): タスク A が開始する前にタスク B を開始できません。これは、互いに並行して実行することが求められるタスクの場合です。たとえば、時間の決まったオンライン販売の開始などがこれにあたります。SNS マーケティングの担当者は、ウェブ開発者が適切なウェブページを公開するのと同時に、販売開始のアナウンスを投稿します。SNS マーケティングの担当者は、ページの公開と同時に告知するために、ウェブ担当者の作業開始を待たなければなりません。

• 開始から完了へ (StF): タスク A を完了するためには、タスク B を開始する必要があります。これは、オーバーラップが必要な状況で重要です。たとえば、サポート窓口のカバーが挙げられます。常に誰かがカスタマーサポートを提供できるよう、サポート担当者は、他の担当者がその職務を引き継ぐまで席を立つことができません。

依存関係の管理における 4 つのポイント

依存関係の管理は、一見すると難しいように思えますが、その方法を学ぶことでプロジェクトを成功に導くことができます。ここでは、タスクの依存関係を整理するのに役立つ 4 つのヒントをご紹介します。

1. プロジェクト管理ソフトウェアを使用してタスクを整理する

自分のチームに適したプロジェクト管理ツールを見つけることで、社内の依存関係管理が劇的に変わります。プロジェクトの計画や活動内容を格納し、依存するタスクを明確に特定できるタスク管理ツールを使用することで、チームはプロジェクトのスケジュールを守ることができます。

2. 依存関係を明確に可視化する

依存関係を見える化することは、どのようなタスクをどのような順序で完了させる必要があるかを理解するための簡単な方法です。ガントチャートやかんばんボードなどの可視化ツールを使うことで、プロジェクトが現在どの段階にあるのか、どのタスクが依存しているのかをチームメンバーに明確に示すことができます。 

3. プロジェクト計画における潜在的なリスクをモニタリングする

プロジェクトを計画する際には、プロジェクト中に遭遇する可能性のある内部の依存関係をすべてブレインストーミングします。チームメンバーの中に、通常よりも仕事量が多い人はいますか？このプロジェクトを完成させるために、外部のベンダーと一緒に仕事をすることはありますか？ある作業が遅延した場合、プロジェクトチームはスケジュールの変更に対応できますか？

現実的には、プロジェクト中に発生する可能性のある潜在的なリスクをすべてモニタリングすることはできません。しかし、依存関係をモニタリングすることで、成果物が時間通りに完成しているかどうかを確認することはできます。 

4. ステークホルダーの積極的な関与を促す

タスクの依存関係に関しては、コミュニケーションしすぎて困ることはありません。あるプロジェクトのステークホルダーがタスクの遅延を把握した場合はチーム全体に伝えるようにして、各人がそれに合わせてスケジュールを調整できるようにします。

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