7 つの一般的なプロジェクトリスクとその防止策

プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトで何がうまくいかない可能性があるかを知ることは、チームを成功に導く鍵になります。たとえば、関係者が新しいアプリの開発を提案したとして、その制作にかかる時間とリソースを考慮しなかったらどうなるでしょうか？開発チームがアプリを開発する段になって、プロジェクトが開始前に空中分解してしまうリスクがあります。

各プロジェクトの潜在的なリスクを知っておけば、合理的なプロジェクト目標を立て、チームが仕事を順調に進めるようにできます。以下のガイドでは、リスク評価を実行する際に直面する可能性がある 7 つの最も一般的なプロジェクトリスクを紹介します。

1. スコープクリープ

スコープクリープ (スコープリスク) は、最初のプロジェクト目標が明確に定義されていない場合に起こります。プロジェクトの開始当初からプロジェクトロードマップを関係者に伝え、それらのパラメーターを固守することが重要です。プロジェクトの範囲を関係者に効果的に伝えなかった場合、関係者はプロジェクトの途中で要件を変更しようとするかもしれません。

スコープクリープの軽減方法: プロジェクトの当初から明確なプロジェクトパラメーターを作成しておけば、プロジェクト範囲の強化につながります。関係者とプロジェクトの範囲について合意し、そのビジョンを伝えておけば、スコープクリープが起こる余地が少なくなります。また、定期的に進捗を確認すれば、当初のプロジェクト範囲に沿ってプロジェクトを進めることが可能になります。 

2. 低パフォーマンス

パフォーマンスリスクは、プロジェクトのパフォーマンスが当初の期待通りでない場合に起こります。低パフォーマンスの根本原因を常に特定できるとは限りませんが、低パフォーマンスをもたらす可能性があるプロジェクトリスクを特定したり、それらのリスクの回避方法を探したりできます。これらのリスクの例としては、急な納期短縮やチーム内のコミュニケーション不足が挙げられます。 

低パフォーマンスの軽減方法: 計画段階の早期にパフォーマンスリスクを予想することで、リスクに備えることができます。プロジェクト管理ソフトウェアを使えば、プロセスをリアルタイムでフォローしたり、プロジェクトを綿密に計画したり、チームメンバー間のオープンなコミュニケーションを促進したりできます。

3. 高コスト

コストのリスクは、プロジェクトの費用が当初設定した予算を超過した場合に生じます。コストリスクは、プロジェクトの計画段階での予算設定が非現実的な場合あるいは詳細な予算設定をしていない場合に生じます。たとえば、現在のプロジェクトが予算内で完了するだろうと、すでに安心しているかもしれません。しかし、プロジェクトの各要素とそのコストの詳細なリストを作成すれば、プロジェクトのニーズを予測できます。

高コストの軽減方法: コストのリスクを軽減するには、プロジェクトの各要素を正確に見積もり、予算を忠実に守る必要があります。予算を守る最適な方法は、プロジェクト計画テンプレートを作成し、成果物、範囲、スケジュールに一致させることです。プロジェクトが開発段階に入ったら、予算と進捗具合を見直すため、定期的な状況確認の機会を検討しましょう。  

4. 時間不足

プロジェクトスケジュールリスク (時間のリスク) は、プロジェクトのタスクが予想より長い時間を必要とする場合のリスクです。タイムラインの遅れは、予算、納品日といった他の事柄、または全体のパフォーマンスに影響する可能性があります。これは、プロジェクトマネージャーとして陥りがちなよくあるリスクです。多くの不確定要素を自身で検討していない場合、チームメンバーがプロジェクト完成に必要とする時間を計画初期段階で過小評価しがちです。

時間不足の緩和方法: 時間のリスクを軽減するには、基本的には、計画段階でタスク完了に必要な時間を多めに見積もり、予備時間に組み入れることです。これにより後で再スケジューリングする余地が生まれます。タイムラインやガントチャートを使ってプロジェクトのスケジュールを組みこともできます。作業、作業間の依存性や遅延を明確にすることで、時間のリスクが生じたときにプロジェクトマネージャーが動的に対応するのを可能にします。プロジェクトのライフサイクルを理解すれば、各タスクの所要時間を判断できるようになります。 

5. リソース不足

リソースのリスクは、プロジェクトに完了に必要なリソースが不足している場合に生じます。リソースには、時間、スキル、金銭、ツールが含まれます。プロジェクトマネージャーは、チームのリソースの調達とリソースの状況についてチームに伝える責任があります。プロジェクトの規模にもよりますが、計画初期段階、プロジェクト開始の 1 から 2 か月前にリソースを割り当てる必要があります。

リソース不足の軽減方法: リソースのリスクを軽減する最適な方法は、リソース配分計画を作成することです。リソース配分計画は、チームのリソースを最大限に活用しつつ、リソースの効果を最大化し、チームの目標を支援できます。プロジェクト開始当初から必要なリソースを知っておけば、後でリソースを使い当たす事態を最小にできます。

6. 業務上の変更

業務上のリスクは、予想外のチーム役割の変更、経営陣の交替、チームが適応する必要がある新しいプロセスといった、会社またはチームのプロセスの変更に関係します。これらにより動揺が生じたり、ワークフローの調整が必要となったりする場合があり、プロジェクトのタイムラインに影響することがあります。

業務上のリスクの軽減方法: 業務上のリスクをすべて予測または防止することはできませんが、予定されているチームやプロセスの変更を知ることができれば、変化の効果を軽減できます。チームが変化へ十分に備えていることを確認し、チームミーティング、スケジューリングツールまたは追加のトレーニングを通じて対応する余裕を持ちましょう。 

7. 明確性の欠如

明確性の欠如は、関係者とのコミュニケーション不足、漠然としたプロジェクトの範囲、不明確な期限といった形で表面化することがあります。これは、サイロ化された作業による不透明感、予算超過、プロジェクト期限からの遅延、プロジェクト要件の変更、プロジェクトの方向性を変更する必要、あるいは期待外れのプロジェクトの結果をもたらします。

明確性の欠如を軽減する方法: プロジェクトの計画段階で、要件を何度も見直し、すべてが準備完了であることを確かめます。すべての人が大筋で合意していますか？デベロッパーは次の段階を準備していますか？範囲は明確に定義されていますか？すべての関係者がプロジェクトの情報にアクセス可能であることが重要です。一元化されたツールに情報をまとめれば、すべての人にプロジェクトの最新の進捗を確実に知らせることができます。

リスク管理でチームに心構えをさせる方法

リスク管理には、プロジェクトに最も影響するであろうリスクカテゴリを特定し、それらのリスクの軽減計画を立てることが含まれます。

プロジェクト管理ツールを使用すると、開始から完了までプロジェクトを整理できるようになるため、リスク管理が容易になります。チームのコラボレーションのためにワークマネジメントソフトウェアを使用することもでき、最も一般的なリスクの可能性を低くします。

次の 4 つのステップを使い、リスクを予想し、プロジェクトの進行を円滑に保ちましょう。 

1. リスクの識別

リスク分析プロセスの最初のステップは、プロジェクトに影響を及ぼす可能性のあるリスクを識別することです。7 つの最も一般的なリスクイベントを上述しましたが、他のプロジェクトリスクとして、請負業者の過失、予想外のライフイベント、データ移転の問題、優先順位の変化、法的リスク、市場リスク、プロジェクトの遅延などがあります。 

以下の質問を自分に問いかけて、リスク識別プロセスを開始してください。

• このリスク事象が実際に発生する確率はどの程度あるのか

• リスクが発生した場合の影響と深刻度はどの程度か

• チームのリスク対応計画は何か

• 確率と影響度から考えて、優先度は何か

• このリスクのオーナー (担当者) は誰か

これらの質問に回答したら、リスク、実行可能な解決策、および定期的な監視の優先順位を設定することからリスク管理を始めます。

2. 可能性と影響を見極める

どのリスクが発生する確率が高いかを判断してリスクの一覧をソートすることができます。可能性の順にリスクを並び替えることで、行動計画を準備する際に、リスクの優先度をわかりやすく設定できます。 

リスクの優先度を設定する際、発生する確率だけでなく、各リスクはビジネスに及ぼす影響を評価することも重要です。ビジネスに重大な影響を及ぼす可能性のあるリスクへは、慎重に対策を練る必要があります。

3. 各リスクの解決策を見つける

各リスクへチームがどのように対処するかの詳細な行動計画を立てることが、リスク評価の目標になります。可能性とビジネスへの影響に基づきソートすることは、解決策を見つける出発点になります。リスク評価を行えば、プロジェクトの進捗過程でリスクを排除できるので、プロジェクトが成功する可能性が高まります。 

プロジェクトの関係者とのミーティングを行い、関係者の最優先事項であるプロジェクトリスクに関して合理的な解決策を積極的に見出すことができます。過去のプロジェクトからの教訓を参考にして、リスクがどのように対処されたかを評価しましょう。

4. リスク評価を定期的にモニターする

リスク評価を完了しても、状況は変化するので定期的にモニターすることが重要です。リスクの可能性、そしてビジネスへの影響も変化する可能性があります。 

新しいリスクが発生したり、かつては可能性が高かったリスクの可能性が低くなったりすることもあります。定期的にリスク評価をモニターすることで、不確定なイベントにも自信を持って備えることができます。 

プロジェクトリスク管理ツール

リスク分析と優先度設定が可能な正しいツールを使うと、リスク評価プロセスがより容易になります。リアルタイムでの追跡と 1 か所で情報を共有することで、チーム全員がプロジェクトの資料にすぐにアクセスでき、チームの進捗のモニターが可能になります。

プロジェクト管理ツールは、チームのプロジェクト計画スキルを強化するのにも役立ちます。プロセスとプロジェクト管理フェーズを知ることでリスクの発生を事前に防ぐことができます。 

リスク登録簿

リスク登録簿は、リスクを識別し優先度を設定する完全なツールです。リスク登録簿には、各リスクの可能性、ビジネスへの影響、リスクの回避方法、発生時のリスク対処方法、および対処方法の担当者が記載されます。

以下は、リスク登録簿の例です。左側には、リスクの種類とその可能性、ビジネスへの影響のレベル、対策の担当者と軽減方法が記入されています。

リスク登録簿を作成したあと、プロジェクトを進めながら随時更新していきます。リスクに直面した場合にこの情報を参考にすることができ、これを使用して長期的な損害を低減できます。

SWOT 分析

SWOT は、Strengths (強み)、Weaknesses (弱み)、Opportunities (機会)、Threats (脅威) の略です。SWOT 分析では、プロジェクトのリスクを識別するだけでなく、プロジェクトの強みも識別します。プロジェクトの強みは、競合他社に差をつけるために利用できます。

SWOT 分析を完了するには、頭字語の各文字を確認して、以下のような質問をすることで、プロジェクトを改善し、チームを準備するための新しい方法を見つけることができます。 

強み: 得意分野は何か？

弱み: 改善できる点は何か？

機会: 今年の目標は何か？ 

脅威: 競合他社が優れている点はなにか？ 

SWOT 分析を作成すると、競合他社に対する立ち位置をよく理解することができ、安心してプロジェクトを進めることができます。プロジェクトの強みと弱みを知ることは、今後のプロジェクトを改善し、リスクを軽減するのにも役立ちます。 

ブレインストーミング

ブレインストーミングは、アイデアを思いつく強力なツールですが、その有効性は見落とされがちです。異なる視点をもつメンバーがチーム内に存在する場合、ブレインストーミングは創造性を刺激し、リスクを評価するのに最適です。 

ブレインストーミングは、リスク登録簿作成の最初のステップとして、しばしばリスクを洗い出すために用いられます。新しいブレインストーミングのテクニックを覚えれば、チームは、リスクを識別し、自身をアジャイルに保つことができ、さらにリスクの発生を未然に防止できる可能性もあります。 

プロジェクトリスクの軽減を前もって計画する

どんなプロジェクトでも、プロジェクトの計画段階が最も重要です。開発段階でなにか魔法が起こるのではと期待しているかもしれませんが、プロジェクトを計画することこそが、プロジェクトリスクを防ぎ、チームを成功に導きます。

さまざまな種類のプロジェクト管理ソフトウェアがあり、プロセスを自動化し、コミュニケーションを合理化し、情報を共有化し、リアルタイムの追跡を可能にしています。それらのツールを従えれば、プロジェクトを「よい」から「素晴らしい」に変身させられます。