仕事を正しく開始するために使う 11 のプロジェクトテンプレート

Jenny Thai 寄稿者の顔写真Jenny Thai2019年9月9日00
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明確なプランがあり、全員が必要な作業と納期をすべて把握し、決められた時間内で、しかも予算通りにプロジェクトが完了する。このようにプロジェクトがスムーズに進むと誰もが喜びます。しかしそのプロジェクトの計画と管理を任されたのがあなた自身だったらどうでしょうか?

プロジェクトの計画には時間がかかります。そして、プロジェクトの立ち上げのために、たとえばセクションの作成、テンプレートタスクの作成、関係者およびコラボレーターへの情報配布などといった、反復的な手作業がたくさん必要になることは常です。プロジェクトテンプレートは、チームメンバーがすぐに仕事に着手できるよう、このようなプロジェクト開始時の作業を減らします。また、適切なプロジェクトテンプレートの使用は 1 つのプロジェクトの開始を容易にするばかりでなく、将来の全プロジェクトをも成功に導きます。

記事: 複数のプロジェクトをうまく管理する方法

プロジェクトテンプレートとは

プロジェクトを一から計画する場合とは異なり、プロジェクトテンプレートを使えば、開始に必要な土台が提供されます。プロジェクトテンプレートには、そのツールによって、セクション、タスク例、タスクタグなどが含まれます。プロジェクトテンプレートは、プラグアンドプレイの (初回使用時に差し込むだけですぐ使用開始できる) デバイスと同様に、煩雑な準備を不要にし、いち早い作業の取りかかりを可能にします。

プロジェクト計画においてテンプレートを使う意味は?

プロジェクト計画は、プロジェクトの目標を実現する上でチームが達成する必要のある主要な要素を、青写真として示します。優れたプロジェクト計画には、プロジェクトの成果物プロジェクトスコープ、およびプロジェクトのスケジュールが明記されます。優れたプロジェクト計画を作成するには、以下の 7 つの主要な要素を盛り込むことが特に重要です。

  • 目標

  • 成功の評価指標

  • 関係者と役割

  • 予算

  • マイルストーンと成果物

  • タイムラインとスケジュール

  • コミュニケーションプラン

必ずしもすべてのプロジェクトテンプレートに上記の全要素が組み込まれているわけではありません。しかし、タスク例を含む優れたプロジェクトテンプレートがあれば、プロジェクトのニーズの特定、プロジェクトの成果物の計画ができ、記録的なスピードでプロジェクトを立ち上げやすくなります。

記事: 仕事を順調に進めるプロジェクト計画の作り方

適切なプロジェクトテンプレートツールを探す方法

プロジェクトテンプレートを構築するために使用するツールの品質は、プロジェクトテンプレート自体の品質よりも重要といってもよいくらいです。チームのプロジェクト計画を支援するツールはたくさんありますが、選ぶツールによって差があります。

当然、無料かつシンプルなプロジェクトテンプレートを提供するツールが望ましいですが、そのほかの希望も叶えましょう。すべての要件を満たすプロジェクトテンプレートツールをお探しであれば、複雑なプロジェクトを一次納品から最終目標まで計画できるような柔軟性が十分に備わっているツールを見つけてください。

そんなニーズを満たすのが Asana です。Asana は、プロジェクトに留まらず、チームの各種プロセスを調整するために使用できるワークマネジメントツールです。そのメリットは、個別のプロジェクトの達成においてチームを支援することだけではありません。1 つのプロジェクトに限らず、すべてのプロジェクトを通じて反復可能なプロセスや安心して使用できるシステムの作成を実現するのが、ワークマネジメントプラットフォームです。

記事: ワークマネジメントとプロジェクトマネジメントの違いとは?

無料かつシンプルな 11 のプロジェクト計画用テンプレート

プロフェッショナルなプロジェクトマネージャーとしての経験がなく、何から始めればよいのかわからない方向けの 11 のテンプレートを以下に紹介します。これらはいずれも、準備に時間を費やさず今すぐプロジェクトに着手したい方にとって最適なツールです。

1. シンプルなプロジェクト用テンプレート: プロジェクトを開始

プロジェクト計画のテンプレート - シンプルなプロジェクト計画テンプレートを使用

まったく同じプロジェクトというものはありませんが、すべてのプロジェクト計画には基本的な共通要素がいくつか存在します。目標、成果物、およびタイムラインが明確になっていると、プロジェクト計画を構造化できます。

また、これらは大規模で圧倒されそうなプロジェクトを小さい作業可能なステップに分割するのにも役立ちます。プロジェクトの実行を助けるプロジェクトチームを編成すること、およびメンバー全員の役割を明確化することも確実に行ってください。

それでも何から始めてよいのかわからないという場合は、こちらのシンプルなプロジェクト計画用のテンプレートを試してください。これはプロジェクトのすべての To-Do を計画とマイルストーンにまとめると同時に優先度とタスクのステータスを簡単に確認できるようにする上で役立ちます。

記事: プロジェクトのマイルストーンを設定し、達成し、祝う方法

2. 製品マーケティング用テンプレート: 次のリリースを計画

プロジェクト計画用のテンプレート - 製品マーケティングリリーステンプレートを使用

製品マーケティングマネージャーはたくさんの責任を担います。製品戦略を告げ、メッセージングとポジショニングを決定し、新製品をマーケットに送り出すために、マーケットリサーチを行います。また、しばしば製品リリースの事実上のプロジェクトマネージャーとしての役割も果たします。製品、マーケティング、およびクリエイティブの各チームの調整を行い、新製品の出荷準備ができていることを確認し、リリース用アセットが確実に時間通りに納品されるようにします。

リリースを展開するごとに計画を一からわざわざ作り上げるのではなく、製品マーケティングリリース用テンプレートを使用して作成します。これにはリリースターゲットの設定や、チャネル戦略の策定といったステップが含まれているので、製品リリースの必須事項を忘れる心配はありません。

3. コンテンツカレンダー用テンプレート: 公開期限を守る

プロジェクト計画用テンプレート - エディトリアルカレンダーテンプレートを使用

コンテンツカレンダーの管理は継続的なプロジェクトであり、同時進行するさまざまな要素を把握し続ける必要があります。ライターへの仕事の割り当てから、ビジュアルアセットの制作、レビューおよびコピー編集の調整にいたるまで、作成するコンテンツの各ピースはそれぞれが明確に定義されたステップを持つミニプロジェクトのようなものです。

記事: チームを成功に導くプロジェクトカレンダーの作成と管理方法

コンテンツ制作を順調に進めるために、コンテンツカレンダー用テンプレートを活用します。このテンプレートを使えば、執筆し、編集し、公開するすべてのコンテンツを、そのアイデアの創出から完成まで、1 か所ですべて管理できます。

4. マーケティングキャンペーン用テンプレート: 綿密に計画を立てる

[リストビュー] Asana のマーケティングキャンペーン計画のプロジェクトテンプレートを使用

計画と実行が、素晴らしいマーケティングキャンペーンを展開する鍵となります。しかし、キャンペーンの管理をするのが初めてだという場合、処理する必要がある 1 つ 1 つの作業について考えるだけでも圧倒されてしまうことがあります。どのアセットを作成する必要があるのか?誰がそれを作成するのか?そして、見落としがあったらどうするのか?

このキャンペーンプロジェクト用テンプレートがあれば、キャンペーンの全体的な計画を綿密に立てて、チームと一緒に毎日の実行を管理できます。アセットと成果物の追跡、チャネル戦略の計画と実行などに使用してください。

ガイドをダウンロード: マーケターの作戦帳

5. エージェンシー管理用テンプレート: 次のコラボレーションを成功に導く

プロジェクト計画用テンプレート - 代理店タイアップテンプレートを使用

たいていのプロジェクトでは、社内の協力者でチームを編成することになるでしょう。しかし、場合によっては、プロジェクトの実行をマーケティングエージェンシーや、クリエイティブエージェンシーに委託することがあるかもしれません。広告キャンペーン、ブランド刷新、リサーチイニシアチブなど、プロジェクトタイプに関わらず、成功をもたらすパートナーシップは明確な計画を立て、綿密で継続的な調整を行うことから始まります。しかし、この実現はコラボレーションが主にメールや週 1 回のカンファレンスコールを通じて行われる場合はすぐに困難となります。

幸い、次回の社外エージェンシーとの共同プロジェクトを管理するためのテンプレートがあります。このテンプレートはクリエイティブブリーフの叩き台として使用でき、また、成果物、進行中の作業、優先度、および予算を 1 か所で把握できるので、共同で素晴らしい仕事をすることに集中できます。

6. ユーザーリサーチ用テンプレート: UXR プロジェクトを整理する

プロジェクト計画用テンプレート - ユーザーリサーチのテンプレートテンプレートを使用

ユーザーリサーチは製品開発サイクルの非常に大切な部分です。このフェーズで、プロダクトマネージャーとユーザーエクスペリエンスの研究者はお客様のニーズと目標について学び、まったく新しい製品を開発する機会をもたらすインサイトが明らかになります。

リサーチプロジェクトを指揮することは容易な試みではありません。リサーチ参加者をソーシングしてデータを収集することから、そのデータを分析して推奨事項を生成することまで、計画および管理することはたくさんあります。このユーザーリサーチ用テンプレートを使えば、チームと一緒にリサーチ目標と質問を定義し、観察結果を整理しておくことが簡単にできます。こうすれば、努力の成果が文書やスプレッドシートの中で忘れられてしまうということを回避できます。

7. スプリント計画用のテンプレート: アジャイルチームの管理

スクラム用のエンジニアリングスプリントかんばんボードテンプレートを使用

スプリント計画を使用すると、アジャイルプロジェクトチームおよびエンジニアリングチームは仕事に優先度を付け、特定のプロジェクトを担当する余裕があるメンバーを見極めることができます。スプリント計画は、日毎のスタンドアップミーティングおよびスプリントの振り返りと同様に、より大枠のスクラムフレームワークの一部です。

忙しいチームにとって、整理や使用が難しいスプリント計画テンプレートの管理を強いられるのは、避けたい事態です。一方で、製品情報や各タスクの担当者・進捗状況・優先度・期日などの詳細を含む、さまざまなプロジェクトデータへのアクセスが必要です。スプリント計画テンプレートを使用すれば、これらのタスクをすべて管理するフレームワークが得られます。同時に、管理時間の短縮により時間の有効活用が実現し、機敏に動き、迅速に構築し、頻繁に納品するためにチームの本来の力を発揮できます。

記事: アジャイルとスクラムのための Asana

8. 取締役会の議題テンプレート: 議事録の作成

プロジェクト計画用のテンプレート - 取締役会の議題テンプレートを使用

取締役会の会議の生産性は重要ですが、実際に生産性の高い会議を計画することは、たやすい仕事ではありません。必要なのは、取締役会が今後および将来の会議に向けて重要事項を計画・共有・保存できる簡易な方法、メールでの調整やスプレッドシートで目を凝らして情報を探すような作業に時間を奪われずにすむ方法です。

そのような作業に労力を割かず、有効でスムーズな会議を計画できるのが、取締役会の議題テンプレートです。事前に議題を共有し、会議中にアクションアイテムを作成し、過去の議事録や参照資料などの重要文書を記録するといったニーズに、すべて一か所で応えます。

9. 仕事リクエスト用テンプレート: 受領プロセスの簡素化

プロジェクト計画用テンプレート - 仕事リクエスト用テンプレートテンプレートを使用

仕事のリクエストがさまざまなツールやフォーマットで送られてくる状況下では、またたく間に処理が追いつかなくなる可能性があります。未対応のリクエストに気づかないような事態を避けるためには、リクエストの追跡と管理を一か所でまとめて行える場所が必要です。また、チームのワークフローを簡素化するためには、各リクエストにおいて毎回一貫した情報を得るための受領プロセスを確立する必要があります。

一言でいえば、仕事リクエスト用テンプレートが必要です。クリエイティブブリーフ、作業指示、IT リクエストなど、種類に関わらず、すべてのリクエストに関して信頼できる唯一の情報源があることが重要だからです。さらに、仕事リクエスト用のテンプレートをフォームと組み合わせれば、リクエスト送信時に、リクエストについての重要な詳細がすべて漏れなく直接送られてきます。

記事: リクエストを受けてすばやく成果物を完成させる方法

10. 販売計画テンプレート: 力強い目標の設定

[リストビュー] Asana の販売計画プロジェクト、プロジェクトの成果物を含むスプレッドシート式ビューテンプレートを使用

販売計画は、営業サイクルのはじめに作成してその後は出番がないといったような文書ではありません。セールスチームが強固な土台を維持するためには、文書が最終化され、かつ様式が整った販売計画にいつでもアクセスできる必要があります。

効果的な販売計画テンプレートがあれば、簡単かつ一元化された方法で、セールスチームの目標、ターゲットオーディエンス、収益目標、戦略、および障害となりうる課題を記録できます。販売計画の各部分に必要な文書様式を提供する販売計画テンプレートをお試しください。

11. 新規採用者チェックリスト: オンボーディングの標準化

プロジェクト計画用テンプレート - オンボーディングテンプレートテンプレートを使用

最適な候補者を探すのも大変ですが、いざ見つかると、今度はその人の着任に備えるためにマネージャーは大忙しです。すべての新規採用者に満足してもらえるオンボーディング体験の秘訣は、オンボーディングプロセスを標準化して、採用担当マネージャー全員を成功に導くことです。

新規採用者チェックリストは、全マネージャーが従う統一されたプロセスです。チェックリストには、歓迎メール、1on1 ミーティングまたはチームミーティング、IT 部門によるセットアップが必要な事項等が含まれます。部門により慣例やトレーニング要件の多少の違いがあっても、新規採用者チェックリストテンプレートを使用して全体のオンボーディング体験を統一すれば、採用担当マネージャーと新規採用者の全員を成功に導くことができます。

記事: Asana で新規採用者のオンボーディングを実施する方法

カスタムプロジェクトテンプレート

チーム特有のワークストリームがあり、それをテンプレートに反映させたい場合もあるかもしれません。そのようなときには、一部の詳細情報 (プロジェクトタスク、主要なマイルストーン、プロジェクトのフェーズ等) を維持しつつ、過去に完了したプロジェクトをテンプレート化する手段が必要になります。プロジェクト計画が確定したら、次のステップとして、将来活用できるようテンプレート化しましょう。

Asana のようなワークマネジメントツールを使えば、過去に完了したプロジェクトをテンプレートに変換することができます。そうすれば、あとはプロジェクト開始日と終了日を選択するだけで、カスタムの確実なプロジェクト計画のもと、作業に着手することができます。

プロジェクトテンプレートの強化 = プロジェクト計画の強化

新規プロジェクトの立ち上げにはストレスが伴い、特にプロジェクトの計画や管理を担当する立場であればその負担はなおさら増します。

製品リリース、マーケティングキャンペーンなど、どのようなプロジェクトを先導する場合でも、テンプレートを使えばそれが出発点となるので、計画を一から構築する必要はありません。さらに、Asana のようなプロジェクト管理ツールを利用すれば、あなたのプロジェクトも順調に進むことでしょう。

次のプロジェクトを計画する準備はいいですか?Asana のプロジェクトテンプレートをぜひお試しください。

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