チームが成功をつかめるようにプロジェクトカレンダーを作成し、管理する方法

毎日働いていると混乱だらけの西部劇の中にいるような気分になることはありませんか?それを示唆するものとして、仕事がサイロ化されてまとまりもない、プロジェクトが上手く連携しない、期日に間に合わないことが多々ある、チームの抱える仕事量がほとんど、もしくは全く把握できず、連絡ミスなどの理由で仕事が重複する、などです。幸い、これらの問題の多くはプロジェクトカレンダーを使用することで解決できます。

まずは、ご安心ください。苦労しているのはあなただけではありません。2019 年の Pulse of the Profession survey から得られたデータによると、組織は業績不振によりプロジェクトに費やした投資の 12 パーセント近くも浪費していたことが分かりました。プロジェクト管理はしっかりとした土台を築き直し、混乱を整えるのに役立ちます。

さらに優れた特典として、プロジェクトカレンダーを導入すると、整理されていない仕事を上手くコントロールできます。これはプロジェクト管理のプロセスにおける重大な部分であり、時間とリソースの浪費を削減します。コンテンツのラインナップや、イベントのロードマップ、または製品リリースなどに関わらず、すべての構成要素をまとめ上げようとする際に、プロジェクトの中ですでに処理済みの作業や次に対応が必要な作業を把握できるので、町の保安官になったような気分になるでしょう。

プロジェクトカレンダーとは何か?{#gl-what}

プロジェクトカレンダー は仕事のすべての構成要素をチーム全体がアクセスできる 1 か所の見やすい場所にまとめて保管します。これによりプロジェクト全体のスケジュールを大観できるため、様々な作業の期日を見ることができます。加えて、個人の協力者が事前に計画を立て、最も大切なプロジェクトに合わせて仕事を整理することも助けます。 よく整備されたプロジェクト計画カレンダーがあれば、今日、来週、それ以降の仕事を正確に把握できます。また、それにはチームもアクセスできるので、メンバー全員がすぐに完了させる必要がある仕事や、近日に迫っている仕事を簡単に確認できます。

プロジェクトカレンダーと作成する方法

ではさっそく始めましょう!プロジェクトカレンダーを始動させる最初のステップはその実用に適切なプラットフォーム(プロジェクト管理ツール)を選択することです。1 か所で稼働する小さなチームならホワイトボードウォールの直接的な性質が役に立つかもしれません。チームの規模が大きく散らばっている場合は Excel スプレッドシート、Google Docs、またはチームのオンラインカレンダーを使えば調整できるでしょう。しかし、これらすべての方法には、更新を手動で行う必要がある、可視性と柔軟性を欠く、および大規模のチームの場合は容易に拡張できない、という欠点があります。

プロジェクトマネージャー (正式な役職にかかわらず、あなたのことです) は何をすれば良いのか?使い慣れたホワイトボードや Excel に囚われず柔軟にものを考えて、プロジェクト管理ツール に目を向けましょう。

プロジェクト計画カレンダーを作成する上で プロジェクト管理ツール を使用すると、多数の機能が利用できるので以下が可能になります。

  • 簡単にタスクを作成し、移動する
  • 期日を調整する
  • タスクオーナーを割り当てる
  • 資料を共有する
  • コミュニケーションを増やし、合理化する
  • 1 か所で チームの仕事 すべてを見る
  • 複数のビューを切り替えて使用する (カレンダー、Gantt、かんばん)
  • 期日を守る
  • 連携を活用する (例: Asana (https://asana.com/apps) と Google カレンダー、iCal、Outlook などとの連携)。

それでは、実際のカレンダーの作成に戻りましょう。以下はその具体的なアクションです。

  1. ステップを綿密に計画する。プロジェクトを完了させるために必要なアクションを最初から最後まで決定し、すべての依存関係を識別します。現時点ではタイミングの心配は必要ありません。
  2. 開始日と期日を設定する。各ステップを全体的に見て、それぞれに現実的な日付を設定します。
  3. 関係者を特定する。各ステップを適切なチームメンバーに割り当てることで責任を明確にする。
  4. 必要に応じて調整を加える。プロジェクトカレンダーはいわば生きた文書です。頻繁にチェックして、プロジェクト計画が進展するにしたがって仕事を移動させてください。

プロジェクトカレンダーは一旦作成したら関係者と共有してください。それで、メンバー全員が同じスタートラインに立ち、その後の数日、数週間、または数か月の間にそれぞれが何をすれば良いのかを把握できます。プロジェクトカレンダーを毎日使って、それぞれの進捗状況を伝え、文書を共有することをチームに促してください。

プロジェクトカレンダーを管理する 10 個のヒント

すべてのビジネスツールにもあるように、プロジェクトカレンダーの使用にもベストプラクティスがいくつかあります。以下はプロジェクトカレンダーをより効果的に管理するためのヒントです。

  1. 複雑になり過ぎないようにする。内容を明確にして、詳細を追加する (オーナー、期日、プロジェクトの詳細、参考資料など)。
  2. タスクを 色分け して視覚的に簡単に利用できるようにする。
  3. 必要に応じてタスクを重複させる。タスクとタスクタイプの多くは反復します。これを利用して、毎回一からやり直さずにタスクや要件を重複させます。
  4. チームの仕事量 はバランスを保つこと。誰が働き過ぎで、誰がフル稼働できていないのかを識別し、必要に応じてプロジェクトカレンダーを調整します。
  5. 定期的に追跡、監視する。プロジェクトカレンダーを見れば、納期に間に合わなかった成果物が一目で分かります。
  6. 柔軟に調整する。プロジェクト管理ツールはドラッグ & ドロップで簡単に日付を変更できます。
  7. プロジェクト内の個々のタスクや作業の期間を示す プロジェクトタイムライン を作成する。
  8. プロジェクトマイルストーンを設定する。これにより、進捗状況を評価し、達成を共有できます。
  9. カレンダーを関係者と共有する. プロジェクトの状態に関する質問をいくつも答えるのではなく、すべての関係者にプロジェクトカレンダービューを参照してもらいます。
  10. 将来の仕事で再利用できる プロジェクトカレンダー のテンプレートを作成する。

プロジェクトカレンダーの 3 つの例

プロジェクトカレンダーはすべてのプロジェクトに合わせて限りなく変化させることができます。この柔軟性はこのカレンダーの魅力の大きな 1 つです。さらに、再利用もできます。反復する傾向にあるプロジェクトがある場合は、再利用が可能なプロジェクトカレンダーのテンプレートを構築して、将来的に時間を節約できます。

以下にプロジェクトカレンダーの例をいくつか紹介します。

1. 投稿カレンダー
投稿プロジェクトカレンダーは、1 か所ですべてのコンテンツを管理し、重要な日付と期日を目で見て分かる形式で入力することで、コンテンツ制作を順調に進めるように機能します。タスクと期日は簡単に見ることができます。タスクを関係者(ライター、編集者、デザイナー、さらにはパブリッシャー)に割り当て、目標とする公開日を各記事に割り当てることで、次に何がいつ公開されるのかが分かります。 Master your entire content plan with this template.

2. マーケティングプロジェクトの計画
実行するマーケティングプロジェクトが次のイベントに向けたもの、またはキャンペーンの展開に向けたものであったとしても、プロジェクトカレンダーはその成功に欠かせません。プロジェクトカレンダーを使った効果的なプロジェクト管理は、マーケティング担当者がコミュニケーションを一元化し、コラボレーションし、そして反復可能なプロセスを作成することを可能にします。日付、オーナー、およびイニシアチブの種類(広報、ソーシャルメディアなど)を含むマーケティング計画を綿密に計画します。マーケティングの世界では常に変化が起こり、それはマーケティング計画を更新された状態に維持するために、期日を素早く先に延ばし、日付を調整しなくてはいけないことを意味します。 テンプレートを使ってマーケティングチーム全体の明確さと説明責任を確立する。

3. 製品ロードマップ
製品ロードマップを 1 か所で、すなわちプロジェクトカレンダーで作成し、更新します。これを使えば 1 か所で複数の製品ラインを追跡しながらタイムラインと戦略についてコミュニケーションをとることができます。ロードマップを共有してフィードバックと同意を得ることもできます。 このプロジェクトカレンダーテンプレートを使って常にビジネスと製品の優先度を明確にする。

ワークライフを楽にする

ツールをフル活用する人は賢明な人です。プロジェクトカレンダーは日々の仕事をよりスムーズに、より効率的に進めるためのシンプルなツールの 1 つにすぎません。Autodesk の Redshift が Asana のプロジェクトカレンダー を使用し、Asana で投稿コンテンツを管理したことにより、3 年連続で 年間 30% の成長 を遂げた方法をご覧ください。

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