チームが成功をつかめるようにプロジェクトカレンダーを作成し、管理する方法

毎日働いていると、混乱が支配する世界にいるような気分になることはありませんか?それを示唆するものとして、仕事がサイロ化されてまとまりもない、プロジェクトのパーツどうしがうまく連携しない、期日に間に合わないことが多々ある、チームの抱える仕事量がほとんど把握できない、連絡ミスなどの理由で仕事の重複が発生する、などです。幸い、これらの問題の多くはプロジェクトカレンダーを使用することで解決できます。

まずは、ご安心ください。苦労しているのはあなただけではありません。2019年の Pulse of the Profession による調査から得られたデータによると、組織の仕事がスムーズに行われていないために、プロジェクトに費やした投資の 12 パーセント近くが無駄になっていたことがわかりました。プロジェクト管理の手法を採用することで、しっかりとした土台を築き直し、混乱した世界に秩序を取り戻すことができます。

さらに嬉しい特典として、プロジェクトカレンダーを導入すると、整理されていない仕事をうまくコントロールできます。これはプロジェクト管理のプロセスにおいて不可欠な部分であり、時間とリソースの浪費を削減できます。コンテンツのラインナップや、イベントのロードマップ、製品リリースなどに関して、すべての構成要素をまとめ上げようとする際に、プロジェクトの中ですでに終わっている作業や次に対応が必要な作業を把握できるので、混乱した町の保安官になったような気分になるでしょう。

プロジェクトカレンダーとは何か?{#gl-what}

プロジェクトカレンダーは仕事のすべての構成要素をチーム全体がアクセスできる 1 か所の見やすい場所にまとめて保管します。これによりプロジェクト全体のスケジュールを大観できるため、さまざまな作業の期日を確認できます。加えて、個人の協力者が事前に計画を立て、最も大切なプロジェクトに合わせて仕事を整理できるようになります。 よく整備されたプロジェクト計画カレンダーがあれば、今日、この先 1 週間、それ以降の自分の仕事を正確に把握できます。また、Asana のカレンダーにはチームもアクセスできるので、メンバー全員がすぐに完了させる必要がある仕事や、近日に迫っている仕事を簡単に確認できます。

プロジェクトカレンダーを作成する方法

ではさっそく始めましょう!プロジェクトカレンダーを始動させる最初のステップは適切なプラットフォーム (プロジェクト管理ツール) を選択することです。1 か所で稼働する小さなチームなら直接触ることのできるホワイトボードウォールが役に立つかもしれません。チームの規模が大きくて分散している場合は Excel スプレッドシート、Google ドキュメント、またはオンラインカレンダーを使えば調整できるでしょう。しかし、これらすべての方法には、更新を手動で行う必要がある、可視性と柔軟性を欠く、大規模のチームの場合は容易に拡張できない、などという欠点があります。

プロジェクトマネージャー (正式な役職にかかわらず、あなたのことです) は何をすれば良いのでしょうか?使い慣れたホワイトボードや Excel の枠に囚われず柔軟に考えて、プロジェクト管理ツールに目を向けましょう。

プロジェクト計画カレンダーを作成する上でプロジェクト管理ツールを使用すると、多数の機能が利用できるので以下のことが可能になります。

  • 簡単にタスクを作成し、移動する
  • 期日を調整する
  • タスクオーナーを割り当てる
  • 資料を共有する
  • コミュニケーションを増やし、合理化する
  • 1 か所でチームの仕事のすべてを見る
  • 複数のビューを切り替えて使用する (カレンダー、ガントチャート、かんばん)
  • 期日を守る
  • 連携を活用する (例: Asana (https://asana.com/apps) と Google カレンダー、iCal、Outlook などとの連携)

それでは、実際のカレンダーの作成に戻りましょう。以下はその具体的なアクションです。

  1. ステップを綿密に計画する。プロジェクトを完了させるために必要なアクションを最初から最後まで決定し、すべての依存関係を識別します。現時点ではタイミングを心配する必要はありません。
  2. 開始日と期日を設定する。各ステップを全体的に見て、それぞれに現実的な日付を設定します。
  3. 関係者を特定する。各ステップを適切なチームメンバーに割り当てることで責任を明確にします。
  4. 必要に応じて調整を加える。プロジェクトカレンダーはいわば生きた文書です。頻繁にチェックして、プロジェクト計画が進展するにしたがって仕事を移動させてください。

プロジェクトカレンダーは一旦作成したら関係者と共有してください。それで、メンバー全員が同じスタートラインに立ち、その後の数日、数週間、または数か月の間にそれぞれが何をすれば良いのかを把握できます。プロジェクトカレンダーを毎日使って、それぞれの進捗状況を伝え、文書を共有することをチームに促してください。

プロジェクトカレンダーを管理するための 10 個のヒント

すべてのビジネスツールにもあるように、プロジェクトカレンダーの使用にもベストプラクティスがいくつかあります。以下はプロジェクトカレンダーをより効果的に管理するためのヒントです。

  1. 複雑になり過ぎないようにする。内容を明確にして、詳細 (オーナー、期日、プロジェクトの詳細、参考資料など) を追加します。
  2. タスクを色分けして視覚的に簡単に利用できるようにする。
  3. 必要に応じてタスクを複製する。タスクとタスクタイプの多くは反復します。この性質を利用して、毎回一からやり直さずにタスクや要件を複製します。
  4. チームの仕事量のバランスを保つこと。誰が働き過ぎで、誰がフル稼働できていないのかを識別し、必要に応じてプロジェクトカレンダーを調整します。
  5. 定期的に追跡、モニタリングする。プロジェクトカレンダーを見れば、納期に間に合わなかった成果物が一目でわかります。
  6. 柔軟に調整する。プロジェクト管理ツールではドラッグ & ドロップで簡単に日付を変更できます。
  7. プロジェクト内の個々のタスクや作業の期間を示すプロジェクトタイムラインを作成する。
  8. プロジェクトマイルストーンを設定する。これにより、進捗状況を評価し、達成したことを共有できます。
  9. カレンダーを関係者と共有する。プロジェクトの状態に関するいくつもの質問に答えるのではなく、すべての関係者にプロジェクトカレンダービューを参照してもらいます。
  10. 将来の仕事で再利用できるプロジェクトカレンダーのテンプレートを作成する。

プロジェクトカレンダーの 3 つの例

プロジェクトカレンダーはすべてのプロジェクトに合わせて限りなく変化させることができます。この柔軟性はカレンダーの大きな魅力の 1 つです。さらに、再利用もできます。反復する傾向にあるプロジェクトがある場合は、再利用が可能なプロジェクトカレンダーのテンプレートを構築して、将来的に時間を節約できます。

以下にプロジェクトカレンダーの例をいくつか紹介します。

1. 投稿カレンダー
投稿プロジェクトカレンダーは、1 か所ですべてのコンテンツを管理し、重要な日付と期日を目で見てわかる形式で表示することで、コンテンツ制作を順調に進められるように機能します。タスクと期日を簡単に見ることができます。タスクを関係者 (ライター、編集者、デザイナー、さらにはパブリッシャー) に割り当て、目標とする公開日を各記事に割り当てることで、次に何がいつ完成するのかがわかります。 このテンプレートを活用して、コンテンツプラン全体を管理しましょう。

2. マーケティングプロジェクトの計画
実行しているマーケティングプロジェクトが次のイベントに向けたものであっても、キャンペーンの展開に向けたものであっても、プロジェクトカレンダーはその成功に欠かせません。プロジェクトカレンダーを使って効果的なプロジェクト管理を行えば、マーケティング担当者はコミュニケーションを一元化し、コラボレーションし、そして反復可能なプロセスを作成できるようになります。日付、オーナー、イニシアチブの種類 (広報、ソーシャルメディアなど) を含むマーケティング計画を綿密に計画します。マーケティングの世界では常に変化が起こるので、マーケティング計画を最新の状態に更新し続けるために、期日や日付をすばやく調整しなくてはなりません。 テンプレートを使ってマーケティングチーム全体の明確さと説明責任を確立しましょう。

3. 製品ロードマップ
製品ロードマップを 1 か所で (すなわちプロジェクトカレンダーで) 作成し、更新します。これを使えば 1 か所で複数の製品ラインを追跡しながらタイムラインと戦略についてコミュニケーションをとることができます。ロードマップを共有してフィードバックと同意を得ることもできます。 このプロジェクトカレンダーテンプレートを使って常にビジネスと製品の優先度を明確にしましょう。

ワークライフを楽にする

ツールをフル活用する人は賢明な人です。プロジェクトカレンダーは日々の仕事をよりスムーズに、より効率的に進めるためのシンプルなツールの 1 つにすぎません。Autodesk の Redshift が Asana のプロジェクトカレンダーを使用して投稿コンテンツを管理したことにより、3 年連続で年間 30% の成長を遂げた方法をご覧ください。

次のプロジェクトカレンダーは Asana で作成しましょう