仕事を楽にするプロジェクトスケジュールの作成方法

職場での新しいプロジェクトは、大抵の場合、たくさんの関係者や期日、成果物、ツールに囲まれた新たな冒険の始まり。とはいえ、新製品のリリース、ベンダーイベント、年間のエディトリアルカレンダー、または従業員のオンボーディングなど、どんなプロジェクトに取り組む場合も、目標を達成するにはスケジュールが必要です。

チームの仕事を順調に進め、誰がいつまでに何を完了させるのかを把握し、仕事のすべてのピースのつながりを確認するためには、明確な計画とプロセス、責任範囲を含むプロジェクトのスケジュールを作成できなくてはなりません。事前に時間がかかったとしても、プロジェクトスケジュールを周到に練ることによって、効率、説明責任、明確さが向上します。この 3 つの言葉は、チームの全員、とりわけプロジェクトをあなたに託した上司の大好物。しかも、本来はプロジェクト管理をサポートするはずでありながら、実際はプロセスを複雑にするツールを削減することもできます。

名刺にプロジェクトマネージャーという役職が記載されていなくても、今回のプロジェクトや、将来携わることになる多くのプロジェクトで、この役割を果たすのは事実上あなたです。その機会を最大限に利用しましょう。プロジェクトマネージャーの考え方を身につければ、仕事が再びうまく回り始めるようになります。

プロジェクトのスケジュールの作成方法

プロジェクトマネージャーとして前に進む準備ができたところで、プロジェクトのスケジュールの計画と立案に取り掛かりましょう。プロジェクト管理のスケジュールを立てるプロセスにまだ馴染みがない方のために、プロジェクト計画の作成手順をご説明します。

1. プロジェクトの目標を定義する。このプロジェクトを成功に導く主要なマイルストーンや成果物を書き留めましょう。

2. すべての関係者を特定する。たとえ承認するだけの役割でも、プロジェクトに関係するメンバーは全員、リストに含めましょう。

3. 最終期日を決定する。プロジェクトを完全に終わらせたいのは最終的にいつですか？何らかの問題が起こることは間違いありませんので、十分に時間をとっておきましょう。

4. それぞれのステップやタスクをリストアップする。ステップ 1 で定義したマイルストーンや成果物を、より小さなタスクやサブタスクに分割して、細かいところまで万全に準備しましょう。

5. 各タスクを担当するチームメンバーを割り当てる。それぞれのタスクやサブタスクの担当者を決定して、期日を明確にしましょう。同僚は同時に他のプロジェクトに携わっている可能性があるので、その人が過負荷になりすぎないようにワークロードに注意してください。

6. 各タスクの期日を逆算して設定する。遅延は避けられないものと考え、それぞれのタスクを完了させるのにどれだけの期間を要することになるか (開始日と終了日) を計算しましょう。他のタスクを始める前に完了させる必要のあるタスクもあるので、タスクの順番を考慮することも重要です。

7. 1 つのツールでプロジェクトのスケジュールを整理し、チームと共有する

   。プロジェクト計画をうまく作成できたら、関係者全員がそれを確認し、それを基に仕事ができるように整理することが重要です。この 2 つの目的に役立つツールを見つけることが、成功へのカギになります。

詳細なプロジェクトスケジュールが用意できたら、実際のプロジェクト管理に時間がかからなくなり、あなたもチームも、勤務時間を、本来のスキルを活かした、質の高い仕事に費やせるようになります。

プロジェクトのスケジュールの例

上記の手順をすべて終えたら、プロジェクトのスケジュールやステップを明確にまとめたわかりやすいスケジュールが完成します。実際にどう見えるのか、以下に例をご紹介します。

イベントプランニングスケジュールの例

バーチャルイベントを計画中なら、スケジュールには本番までにやるべきこととその期日が細かく記されます。

製品リリーススケジュールの例

次の新製品のためにステップの緻密な計画や、依存関係の設定を行い、仕事を各要素に分解した構成マップを作成します。次に、簡単に共有できる 1 つのスケジュールでこれを表示して、チームが軌道から外れないようにします。

マーケティングキャンペーンスケジュールの例

すべての要素をスケジュールしたプロジェクト計画によって、マーケティングキャンペーン中のどの時点に何が起きているかを確実に把握できます。

プロジェクトのスケジュールを完成させたら

プロジェクトタイムラインの目的は、より多くの仕事をより効率的に達成することです。プロジェクトの全体像を把握し、計画を綿密に練り上げておけば、ストレスが減り、生産性が高まります。スケジュールを完成させたら、重要なステップが 2 つあります。

チームと共有する

プロジェクトのスケジュールを共有することで、チームメンバーはプロジェクトにおける自分の責任範囲を明確に理解し、計画の中の担当業務について意見を述べることができます。まずプロジェクトのスケジュールを関係者全員に送り、質問や懸念事項、アイデアなど、具体的なフィードバックを求めましょう。

すべての返答を 1 か所で集めて情報の散逸を防ぎ、はっきりした期日を設定してチームメンバーが時間通りに行動できるようにしましょう。すべてのフィードバックを収集したら、更新されたプロジェクトスケジュールを作成して、すべての関係者と再度共有しましょう。さらに、プロジェクトの要旨やエグゼクティブサマリーなど、重要なプロジェクト計画文書すべてにプロジェクトスケジュールが含まれていることを確認しましょう。

状況に適応する

古代ギリシャの哲人ヘラクレイトスは「万物は流転する」という言葉を残していますが、それはあなたのプロジェクト計画にも言えることです。プロジェクトを開始したら、スケジュールを常にチェックしましょう。予定外の事態が起きたら、必要に応じて調整してください。

プロジェクトスケジュールやすべてのプロジェクトアセットを 1 つの場所で管理すれば、チーム全員が信頼できる唯一の情報源を持ち、常に最新版のプロジェクトスケジュールを使うことができます。

計画やスケジュールをテンプレートにして、効率アップ

プロジェクトプランニングの時間をより節約するなら、実証済みのテンプレートを使いましょう。新しいプロジェクトを始めるたびにステップを一から考える必要がなくなります。

たとえば「ベンダー商談会」のような毎年行われるイベントのプロジェクトに取り組んでいたら、頭を悩ますことなく確実なプロジェクトスケジュールを今すぐ作成して、次回に備えることができます。それでは、毎回同じプロセスを繰り返すプロジェクトが他にもありますか？たとえば、今年の後半に開催するクライアントとのリモート昼食会の準備に再利用できる同等のタスクがベンダー商談会にありませんか？プロジェクトスケジュールテンプレートがあると、将来のプロジェクトをより迅速で効率的に始めることができます。

プロジェクトのスケジュールを作成する場所

プロジェクトマネージャーとしての新しい役割と、プロジェクトスケジュールを作成して仕事に効率的に取り組む方法に馴染んできた方は、そろそろオールインワンツールを導入するタイミングかもしれません。

ワークマネジメントツールは、プロジェクトのすべてのステージで関係者全員に明確な可視性を提供する「生きた」プロジェクトスケジュールや直感的なガントチャート風タイムラインなど、さまざまなビューを作成できるツールです。互いに連携できないメールやスプレッドシート、チャットには別れを告げましょう。

プロジェクトのスケジュール作成、管理を 1 つのシステムに集約することで、各ステップを作成して所要時間をプロジェクトカレンダーで決定し、タスクやサブタスクを作って適切なメンバーに割り当てることができます。プロジェクト計画を調整する必要が生じたら、ツール内ですばやく変更を加えれば、すべての関係者に通知されます。スケジュールのビューは数種類あり、どんな業務や学習のスタイルにも対応できます。誰がいつまでに何をするのかを常に把握できるので、ワークフローがシームレスに統合されます。

プロジェクトのスケジュールを活用して効率よく仕事をする

おめでとうございます。これであなたも実質上のプロジェクトマネージャーとして、より効率的に仕事をする第一歩を踏み出しました。プロジェクトのプロセスを改良し、活性化するために必要な考え方と手段を手に入れたことになります。Asana のようなワークマネジメントソリューションを使うと、ここまでご説明したことはもちろん、それ以上のことが可能になります。ワークマネジメントツール、つまりプロジェクトに成功をもたらすオールインワンツールを活用して、素晴らしい計画を立てましょう。