プロジェクトタイムラインとスケジュールを作成して、仕事をしやすくする方法

プロジェクトタイムライン
  • この記事では、以下を解説します。
    • プロジェクトタイムラインを作成するためのプロセス
    • プロジェクトタイムラインの例
    • タイムライン作成後にスケジュールを順調に進めるためのヒント
    • テンプレートとツールでより効率的になる方法

職場での新しいプロジェクトは、多くの場合、関係者、期日、成果物、ツールでいっぱいの新たな冒険の始まりを示唆します。しかし、新製品の発売、ベンダーイベント、毎年の投稿カレンダー、または従業員のオンボーディングなど、どんなプロジェクトに取り組むにしても、目標を達成するにはタイムラインが必要です。

明確な計画、プロセス、責任を持ってプロジェクトスケジュールを作成する能力を身につけることは、チームの仕事の進捗を管理し、誰がいつまでに何を担当するかを把握し、すべての仕事がどのようにつながるかを確認するために必要不可欠です。始めは時間がかかるかもしれませんが、優れたプロジェクトスケジュールを作成することで、効率性、責任、明確さが向上します。この 3 つが揃えば、チーム全員、特にプロジェクトをあなたに託している上司がハッピーになります。また、プロジェクトを管理するのに役立つはずが、実際にはプロセスをより難しくするツールの使用を削減できます。

名刺にプロジェクトマネージャーという役職が記載されていなくても、今回のプロジェクトや、将来携わることになる多くのプロジェクトで、この役割を果たすのは事実上あなたです。ですのでその機会を最大限に利用しましょう。プロジェクトマネージャーの考え方を身につければ、あなたの仕事が再び動き出すでしょう。

プロジェクトタイムラインを作成する方法

プロジェクトマネージャーとしての役目を果たす準備や決断ができたところで、次はプロジェクトタイムラインの計画と立案です。プロジェクトのスケジュールプロセスにまだ馴染みが薄い方もいらっしゃるでしょうから、まずはプロジェクトタイムラインを構築するための手順を説明します。

  1. プロジェクトの目標を定義する。このプロジェクトを成功に導く主要なマイルストーンや成果物を書き留めましょう。
  2. すべての関係者を特定する。たとえ承認するだけの役割でも、プロジェクトに関係するメンバーは全員リストに含めましょう。
  3. 最終期日を決定する。プロジェクトを完全に終わらせたいのは最終的にいつですか?何らかの問題が起こることは間違いありませんので、十分に時間をとっておきましょう。
  4. それぞれのステップやタスクをリストアップする。ステップ 1 で定義したマイルストーンや成果物を、より小さなタスクやサブタスクに分割して、細かいところまで万全に準備しましょう。
  5. それぞれのタスクを担当するチームメンバーを割り当てる。それぞれのタスクやサブタスクの担当者を決定して、期日を明確にしましょう。同僚は同時に他のプロジェクトに携わっている場合があるので、その人に過度の負担がかからないようにワークロードに注意しましょう。
  6. 各タスクの期日を逆算して設定する。遅延は避けられないものと考え、それぞれのタスクを完了させるのにどれだけの期間を要することになるか (開始日と終了日) を計算しましょう。他のタスクを始める前に完了させる必要のあるタスクもあるので、タスクの順番を考慮することも重要です。
  7. 1 つのツールで整理し、チームと共有する。プロジェクトタイムラインを作成できたら、次は関係者全員がそれを確認し、それを基に仕事ができるように整理することが重要です。両方の目的に役立つツールを見つけることが成功への秘訣です。

詳細なプロジェクトスケジュールが用意できたら、実践的なプロジェクト管理の時間は減少し、チームは勤務時間を、自分が携わるべき質の高い仕事に費やせるようになります。

プロジェクトタイムラインの例

上記のステップをすべて終えたら、プロジェクトのスケジュールや手順を要約した明確なタイムラインができあがります。以下はいくつかのプロジェクトタイムラインの例です。

イベントプランニングタイムラインの例

イベントを計画中ですか?タイムラインがあれば、本番までにどんな仕事をいつやるべきかを綿密に計画できます。

イベントプランニングのプロジェクトタイムラインの例

Asana からのヒント: 次のイベントプランニングはテンプレートで始めましょう。

製品リリースタイムラインの例

次の新製品のために、すべての手順や依存関係を綿密に計画し、簡単に共有できる 1 つのタイムラインで表示し、チームの仕事を順調に進めましょう。

モバイルアプリのプロジェクトタイムラインの例

Asana からのヒント: 次の製品リリースはテンプレートで始めましょう。

マーケティングキャンペーンタイムラインの例

すべての作業のスケジュールを明確にするタイムラインで、マーケティングキャンペーン中に何が起こっているかいつでも確認できます。

マーケティングキャンペーンのプロジェクトタイムラインの例

Asana からのヒント: 次のマーケティングキャンペーンはテンプレートで始めましょう。

タイムラインやスケジュールの作成完了後に何をすべきか

より多くの仕事をより効率的に成し遂げることが、プロジェクトタイムラインの目的です。プロジェクトの全体像を理解し綿密に練られた計画があれば、ストレスが減り、生産性が高まります。タイムラインの作成が完了したら、重要なステップがあと 2 つ残っています。

チームと共有する

タイムラインを共有すれば、チームメンバーはプロジェクトに対する自分の責任を明確に理解し、仕事へのインサイトを得ることができます。プロジェクトスケジュールを関係者全員に送り、チームメンバーに質問、懸念、アイデアなど具体的なフィードバックを求めましょう。

すべての返答を 1 か所で集めて情報の散逸を防ぎ、はっきりした期日を設定してチームメンバーが時間通りに行動できるようにしましょう。すべてのフィードバックを収集したら、更新されたプロジェクトタイムラインを作成して、すべての関係者と再度共有しましょう。

状況に適応する

「万物は流転する」という古代ギリシャの哲学者ヘラクレイトスの名言は、核心をついています。プロジェクトタイムラインも同じで常に変化します。プロジェクトが始まったらタイムラインを常に確認してください。予期せぬ事態が起こった場合は、臨機応変に対応しましょう。

プロジェクトスケジュールやすべてのプロジェクトアセットを 1 つの場所で管理すれば、チーム全員が信頼できる唯一の情報源を持ち、常に最新版のタイムラインを使うことができます。

タイムラインとスケジュールをテンプレートに変換して効率性を向上する

プロジェクトプランニングの時間をより節約するなら、実証済みのテンプレートを使いましょう。新しいプロジェクトを始めるたびにステップを一から考える必要がなくなります。

たとえば「ベンダー商談会」のような毎年行われるイベントのプロジェクトに取り組んでいたら、頭を悩ますことなく確実なプロジェクトスケジュールを今すぐ作成して、次回に備えることができます。それでは、毎回同じプロセスを繰り返すプロジェクトが他にもありますか?たとえば、今年の後半に開催するクライアントとの昼食会の準備に再利用できる同等のタスクがベンダー商談会にありませんか?プロジェクトタイムラインテンプレートがあると、将来のプロジェクトをより迅速で効率的に始めることができます。

プロジェクトタイムラインやスケジュールの作成に使用するツール

事実上のプロジェクトマネージャーという役割を引き受け、プロジェクトタイムラインを作成してより効率的な方法で仕事に取り組むなら、オールインワンツールにアップグレードすることをおすすめします。

ワークマネジメントツールは、あらゆる段階ですべての関係者に明確な可視性を提供するダイナミックなプロジェクトタイムライン (など多くのビュー) を作成するのに役立ちます。互いにつながっていないメール、スプレッドシート、チャットにはさよならを告げましょう。

一元管理されたシステムでプロジェクトタイムラインを作成、管理すれば、それぞれの作業を作成して期間を決定し、タスクやサブタスクを作成して適切なメンバーに割り当てることができます。タイムラインを調整する必要がある場合は、ツール内で迅速に変更を加え、すべての関係者に知らせることができます。タイムラインのさまざまなビューはすべての仕事や学習スタイルに適応しています。誰がいつまでにどんな仕事をするかを常に把握できるので、ワークフローはシームレスに統合されます。

タイムラインとスケジュールで効率良く仕事をする

事実上のプロジェクトマネージャーの皆様、おめでとうございます。これであなたは効率よく仕事をするための道を歩み始め、プロジェクトのプロセスを改良し、プロジェクトに再び命を吹き込むために必要な考え方とステップを習得しました。Asana のようなワークマネジメントソリューションを使えば、上記のすべてとそれ以上のことが行えます。プロジェクトを成功させるためのオールインワンツールを使用して、素晴らしい計画を作成しましょう!

今すぐ Asana でプロジェクトタイムラインを作成しましょう。