7 つの簡単なステップでプロジェクトタイムラインを作成する方法

プロジェクトタイムラインの作成とテンプレート
  • この記事では以下を行ってプロジェクト管理タイムラインを作成する方法を紹介します。
    • 目標や期間を含めたプロジェクトブリーフを書く
    • プロジェクトの完了に必要なすべてのステップをリストアップする
    • 各ステップに要する時間を予測する
    • 依存関係とステップの順序を綿密に計画する
    • タイムラインを描く
    • 関係者と共有する
    • プロジェクト開始後にプロジェクトタイムラインを使用するためのヒント

プロジェクトを管理する人であれば、プロジェクトタイムラインを使えば計画の全体像を確認し、チームに共通認識を持たせることができるということをご存知かと思います。問題は、強力なプロセスを持っていない、もしくは何から始めればよいのかがわからない、ということではないでしょうか。

ご心配いりません。どの役職、業界、部門でも使用できるプロジェクトタイムラインの詳しい作成方法をご紹介します。以下のステップに従って、プロジェクトを順調に進めるためのプロジェクトタイムラインの構築方法を学びましょう。

1. 目標や期限を含めたプロジェクトブリーフを書く

すべてのプロジェクト関係者が計画について共通認識を持てるように、すべてのプロジェクトはプロジェクトブリーフから始めると良いでしょう。これはプロジェクト全体の目的、目標、およびビジョンを説明するための手段です。ブリーフでは、以下のような質問に対する答えを明確にします。

  • 社内と社外におけるプロジェクトの目標は?
  • 社内と社外の関係者でプロジェクトに関与しているのは誰か、そしてその人たちの役割は何か?
  • プロジェクトの期間はどれくらいか?

では、このステップを実践してみましょう。あなたは今年のお客様感謝ディナーの計画担当者で、このイベントにおけるあなたの個人的な目標は可能な限り整理し、生産的かつ効率的にするということです。あなたは、目標を達成できるという自信があり、イベント用に上手くまとめられたブリーフを作成することが最初のステップであると理解しています。上述した 3 つの質問に対し、あなたは以下のように答えました。

社内と社外におけるプロジェクトの目標は?

社内目標は費用を $15,000 以下に抑えながらインパクトの大きなイベントを計画すること。社外に向けた目標は 50% の予約率と 80% の出席率を達成することです。

社内と社外の関係者でプロジェクトに関与しているのは誰か?

社内の関係者はイベントの計画委員会 (John、Sam、Tara、Linda)、クライアントサクセスチームの部長、およびマーケティングチームです。社外については、すべての既存クライアントおよび特定のベンダー (ケータリング会社、イベント会場など) が含まれます。

プロジェクトの期間はどれくらいか?

プロジェクト計画は 1月 15日に開始し、イベントの開催日は 8月 30日を予定しています。

プロジェクトブリーフと目標の概略が完成すれば、そこから遡って、目標の達成に必要なすべてのステップを決定する準備ができます。

2. プロジェクトの完了に必要なすべてのステップをリストアップする

成功を招くプロジェクトタイムラインを作成するには、プロジェクト計画プロセスを通じて実行する必要があるすべてのタスクのリストを作成する必要があります。大局的にも、局所的にも考えてください。プロジェクトを予定通りに、予算内で完了させるために役立つタスクはすべてこのリストに入れましょう。

この時点では、すべてのステップの順番や、いつ実行する必要があるのかは心配しなくても大丈夫です。これらについては後ほど解説します。

たとえば、クライアント感謝ディナーの詳細は以下のようになります。

  • イベント計画を書く
  • 予算を決定する
  • イベント会場を確認する
  • ケータリング業者を選択する
  • イベントのテーマを選択する
  • イベントのクリエイティブコンセプトをデザインする
  • 予約ページを用意する
  • 招待を送る
  • イベントを宣伝する
  • 記念品を注文する
  • 音声 / 映像を試す
  • プレゼンテーションを完成させる
  • イベントのすべての資料と記念品を用意する
  • 当日のチェックリスト

時間のかかるステップや、複雑なステップは細かく分割して実行しやすいサブタスクにします。そうすることで、各ステップの実際の範囲を見極められるだけでなく、小さな詳細を忘れてしまうことを防ぎ、その取り組みが一層楽になります。

このイベントの例において、「ケータリング業者を選択する」ステップを実行しやすくするために、プロジェクトのこの部分は実行しやすいパーツに分割します。

  • ケータリング業者の候補リストを作成する
  • 各ケータリング業者から見積もりを取る
  • 見積書とメニューを比較する
  • 有望な各業者と面会する
  • ケータリング業者を選択する
  • 契約内容を確定する

3. 各ステップに要する時間を予測する

プロジェクトの各ステップをリストにまとめたら、今度は各ステップの完了に要する時間を割り当てます。このとき、タスクを完了させる十分な時間をチームに与えることと、全体のスケジュールを定められた期間内に収めることを両立させます。各タスクに要する時間がわかれば、適切に各タスクのスケジュールを立てて、順序付けることができます。

引き続き、クライアント感謝イベントの例を使って、今度は「ケータリング業者を選択する」ステップとその各サブタスクに注目して、それぞれに要する時間を予測します。

ケータリング業者を選択する (9 週間)
  • ケータリング業者の候補リストを作成する (1 週間)
  • 各ケータリング業者から見積もりを取る (3 週間)
  • 見積書とメニューを比較する (1 週間)
  • 有望な各業者と面会する (2 週間)
  • ケータリング業者を選択する (1 週間)
  • 契約内容を確定する (1 週間)

上記のとおり、ケータリング業者の選択プロセスは合計 9 週間かかると予測されます。ここから逆算すれば、このステップはいつ始めれば良いのかがわかります。

4. 依存関係とステップの順序を綿密に計画する

プロジェクトの運営に際し、ステップの内容によっては同時進行できます。同時期に重なるタスクを異なるチームメイトが担当する場合は特にそう言えるでしょう。しかし、あるステップが終了するまでは開始することも、完了させることもできないステップもあります。つまり、他のタスクが先に完了することに依存するタスクがあるということです。これはタイムラインがとても重要である多くの理由の 1 つです。各ステップを確認し、それぞれがどのように重なり、かつどれだけの時間を要するのかを目で見て確認することで、プロジェクトを順調に進めることができます。

各ステップの担当者もこの時点で決定します。早い段階でプロジェクトの各タスクに担当者を割り当てておくことで、タイミングやリソースの競合を発見し、調整し、不測の事態や遅延を防ぐことができます。ステップ 6 では、プロジェクトタイムラインを関係者と共有し、メンバー全員の責任を明確にする方法を紹介します。

このイベント例のタスクの 1 つに招待状を送るタスクがあります。これは簡単なステップのように思えますが、招待状を送ることを考えるよりも前に、処理しなければいけない他の作業がいくつかあります。招待状はデザインが必要ですが、イベントのテーマが決まっていなければデザインはできません。1 つのタスクを始める前に、他のタスクを処理する必要があるのです。たとえば、次のような順番になります。

イベントテーマ (イベント計画チーム) → デザインコンセプト (Linda) → デザインの選択 (イベント計画チーム) → 招待状の作成 (Linda) → 招待状の送信 (Tara)

時間をかけて各依存関係と各タスクの実行順序 (または順番) を綿密に計画するのは大切なことです。プロジェクトの各要素がつながり、すぐに全体像が見えるようになるでしょう。誰がイベントのテーマを決定し、誰が招待状をデザインするのかなど、各タスクの担当者を決定することも必要に重要です。

幸い、招待状を送信するまでのプロセスとケータリング業者の選択は同時進行できます (プロジェクトタイムラインに表示されます)。

5. タイムラインを描く

どのようなプロジェクトタイムラインができるのか、想像がつき始めているのではないでしょうか。そのイメージ (およびすべてのタスクと期日) を想像に留めることは実用的ではなく、それを紙 (または画面上に) に書き出すことが実践的であると言えます。すぐに Excel スプレッドシートやパワーポイントを開こうと思うかもしれません。でもちょっと待ってください。いずれのプログラムもプロジェクトを計画したり管理したりするために作られたものではないので、より適切なツールを使えば回避できる問題に直面することになります。

そこで、プロジェクトタイムラインを構築し、管理することを目的に設計された Asana のようなプロジェクト管理ツールを使用します。(スプレッドシートをプロジェクトタイムラインに変換しようとセルの統合や数式の追加を試みる必要がないので) タイムラインを描く時間を節約できるほか、プロジェクトが始まった後も引き続きタイムラインを管理できます。専用のプロジェクト管理ツールを使用すれば、仕事を進めながら簡単にタイムラインを調整し、変更内容や進捗の最新情報を関係者に知らせることができます。

適切なツールを使えば、タイムラインはそれを構成する仕事に結びつき、常に最新の状態が維持されます。これが順調に進むプロジェクトと、まとまりを欠くプロジェクトの差を生みます。

Asana でタイムラインを描く方法

Asana のタイムライン機能を使って独自のプロジェクトスケジュールを作成します。

  1. プロジェクトのすべてのステップをタスクとしてリストに入力する
  2. 各タスクに開始日と期日を追加する
  3. 各タスクにタスクオーナーを追加する
  4. タスク間の依存関係を描く
  5. 「タイムライン」ビューをクリックして、視覚的なタイムラインに変換されたリストを表示する

Asana で作成した感謝イベントタイムライン

ヒント: すでにスプレッドシートで計画を作成している場合は、CSV インポート機能による連携を使ってすばやく Asana にインポートし、ステップ 4 にスキップしてください。

プロジェクトタイムラインのテンプレートを使ってタイムラインを作成

プロジェクトタイムラインをすばやく作成する一番簡単な方法はプロジェクトテンプレートを使用することです。以下は今すぐ使用可能な Asana のプロジェクトテンプレートの例です。各プロジェクトは、最初はリストビューとして表示されますが、「タイムライン」タブをクリックすればタイムラインに変換できます。

6. 関係者と共有する

プロセスの初めにプロジェクトのすべての関係者を含めたリストをブリーフに追加したのを覚えていますか?タイムラインが完成したところで、それをすべての関係者と共有するのは大切なことです。関係者全員が計画の明確さを見て興奮するのは間違いありません。プロジェクトにおいてメンバーたちが担当する業務を簡単にすればするほど、プロセスを通じてより多くの称賛を得ることができるでしょう。

プロジェクト管理ツールを使ってタイムラインを構築すれば、それを簡単に、シームレスに共有できます。たくさんのメールやドキュメントなど必要ありません。関係者はすぐに誰が何をいつまでに実行するのかを知ることができます。

クライアント感謝イベントに際して、タイムラインを、当面の責任を担う人たちに限定せず、プロジェクト全体のすべての関係者と共有すると良いでしょう。関係者は、プロジェクトにおけるそれぞれの担当業務と、その依存関係をいつでも追跡できるようになります。

7. 管理および適応: プロジェクト開始後にプロジェクトタイムラインを使用するためのヒント

過去にプロジェクトを運営したことがある人なら、物事は常に計画通りに行くわけではないことをご存知かと思います。しかし、事前に適応する準備をしておけば、変更への対応はさほど難しく思えるものでもありません。タイムラインが効果を発揮するのは計画だけではありません。必然的に起こる遅延に応じて調節を加えることにも役立ちます。

タスクを移動させるときに、大変な思いをしたり、プロジェクト全体を混乱させたりしなくても良いはずです。プロジェクトの一部分で遅延が発生しても、プロジェクトオーナーはそれがプロジェクトの他の部分に及ぼすインパクトを明確に知ることができます。このため、自信を持ってタスクを移動させ、プロジェクト全体を引き続き生産的に進めることができます。

タイムラインで適応する

The Balance Careers にも記述があるように、プロジェクトの変更内容は該当する特定のステップ内で対応できるものですが、その変更が確定したら、タイムラインを更新する必要があります。計画に変更があると、タイムラインの内容はすぐに古くなってしまうので、メールやスプレッドシートの代わりにプロジェクト管理ツールを活用することは大きなメリットになります。何が信頼できる唯一の情報源なのか (それはタイムラインです) をすべての関係者に伝え、それが常に更新されているようにすることがプロジェクトオーナーの責任です。

  • すぐに対応する。 変更内容を確認したら、すぐにタイムラインを更新してそれを反映させます。
  • 関係者に通知する。 プロジェクトタイムラインの変更によって影響を受ける人は、それぞれがどのようなインパクトを受けるのかを理解し、プロジェクトタイムラインでその変更内容を目で見て確認できる必要があります。
  • インパクトを判断する。 タイムラインを更新したら、仕事量の多すぎる期間や、タスクを抱え過ぎている関係者がいないかどうかを確認できます。タスクを移動してもっと時間を確保できないでしょうか?その責任を代わりに引き受けられる人はいないでしょうか?

イベント計画の例はこれが最後です。クライアント感謝ディナーのケータリング業者を予定よりも早く選択できたとしましょう。契約内容を確定しようとしていたちょうどそのとき、電話が鳴り、ケータリング業者がダブルブッキングしてしまったという連絡を受けます。運悪く、他のケータリング業者を探すはめになってしまいます。

タイムラインを使えばスケジュールを調整し、この変更の影響を受けるすべての物事やメンバーを調整できます。不幸中の幸いなのは、すでに最初のタスクをいくつか終わらせていること、そしてそれがタイムラインの表示に反映されているということです。これはフラストレーションの溜まる問題ではありますが、計画はタイムラインにより整理され、順調に進んできたため、扱いやすく感じられます。

プロジェクトタイムラインに関する一般的な質問

上手に整理されたプロジェクトタイムラインを作成する方法を知ることは、この強力なツールを活用する方法を理解する大きな第一ステップです。しかし、まだいくつかの疑問点があるかもしれません。それはあなただけではありません。プロジェクトタイムラインに関して人々が一般的に抱くいくつかの疑問に対する答えを以下に紹介します。

タイムラインとガントチャートの違いは何ですか?

両方とも視覚的なツールですが、ガントチャートはワークフローとタスクの依存関係に重点を置いています。より直線的で、変更内容や同時進行する複数のタスクを明確にするためのものではありません。一方のタイムラインは柔軟性があり、プロジェクト計画の変更に合わせて簡単に調整できます。ワークフローを難なく更新できます。

プロジェクトの進捗はどのように追跡できますか?特に、複数のプロジェクトを管理している場合はどうすればよいですか?

複数のプロジェクトを管理するためのプロジェクトポートフォリオ

これをスプレッドシートで行うのは困難ですが、プロジェクト管理ツールを使えば簡単にできます。一度に 1 つのプロジェクトを表示するビューが複数あります。また、複数のプロジェクトポートフォリオ形式のビューで管理することもできます。

つまり、特定のタスクにより多くの時間を費やせるときや、フル稼働状態に陥るときを可視化できるほか、必要に応じてチームの仕事量を調整して均等にすることができます。

自信を持って次のプロジェクトのタイムラインを作成する

プロジェクト計画は考え出すだけでは十分と言えません。計画の実行方法を決定することが同じくらい大切です。計画を展開する方法を示すタイムラインやスケジュールを作成することは計画段階において非常に重要なことであり、これによりプロジェクト管理が一層効率化します。

各プロジェクト管理のタイムラインにこの順を追ったプロセスを使用すれば、仕事が順調に進み、ストレスを抑えることもできます。ぜひ、お試しいただき、事業に適応させて、共有してみてください!

プロジェクトタイムラインをさらに進化させるには、次回は Asana を使ってタイムラインを作成しましょう。

次のプロジェクトタイムラインを Asana で作成する。