成果物とは何か？効率的に管理してプロジェクトを成功に導く方法 (具体例付き)

どんなプロジェクトにも目標があります。ウェブサイトの更新であっても、エッフェル塔のような建物の建築であっても、システム開発でも、チームが「何か」に向かって協力していることには変わりありません。端的に言えば、成功するプロジェクトを進めるということは、プロジェクトの最後に何らかの成果が残るということを意味します。新製品や電子書籍など有形のものも、顧客解約率の減少や NPS スコアの増加など無形のものも成果と言えるでしょう。

この「目指しているもの」が成果物です。成果物が何であるかをきちんと理解し、その成果物をチームや関係者と明確に共有することで、プロジェクト目標が達成しやすくなります。この記事では、プロジェクトの成果物を特定、設定し、そして完成させるために必要なことをすべてご紹介します。

毎日の仕事につながるチーム目標・企業目標は何かを明確にし、パフォーマンス向上を目指しましょう。Asana なら、各指標の達成度や達成状況を一目で把握し、チーム全体でシェアできます。

プロジェクト成果物とは何か？

プロジェクト成果物とは、プロジェクトの進行中もしくは終了時に得られるアウトプットです。その内容は部署やチームによってさまざまです。そもそも成果物という用語が一般的に使われる IT 部門やシステム開発では、プログラムや設計書、要件定義書、各種仕様書などが例として挙げられるし、営業ならプレゼン資料などのドキュメント、顧客解約率の減少、NPS スコアの増加などでしょう。

また、成果物にはプロジェクト途中の「成果」としての中間成果物と、プロジェクトが終了した際に得られる最終成果物があります。一方、成果物が複数あるプロジェクトも存在するでしょう。いずれにせよ、成果物を明確に定義することは、進行するプロジェクトが具体的に「何」を目指しているかを明らかにすることにつながります。そうすることでチーム全体で共通認識を持ち、タスクに優先順位をつけて最も重要な仕事を成し遂げる助けとなります。

プロジェクトマネジメントには、プロジェクト成果物と似たような用語が存在します。それぞれの言葉を比較してみましょう。

成果物と似た用語解説

成果物の具体的な種類や管理方法を解説する前に、意味を混同しやすい用語との違いをご紹介します。

成果物と納品物の違い

成果物と納品物の決定的な違いは、顧客に渡すか渡さないかというポイントです。顧客に渡す (納品する) ものならば納品物として扱われます。たとえば、プロジェクト立ち上げ時にプロジェクトマネージャーが各メンバーのタスク調整を行う工程があるとします。この工程では、各自の To-Do リストが成果物となるでしょう。しかし、このリストは内部のものなので、顧客の手には渡りません。つまり、納品物ではないこととなります。

納品物もプロジェクト工程における「成果」であることには変わりないので、成果物のなかに納品物も含まれると考えましょう。

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成果物とプロジェクト目標の違い

プロジェクト目標は、プロジェクト成果物の設定に役立ちますが、両者には違いがあります。プロジェクト目標は成果物と比べて広範な概念です。特にプロジェクト目標を定義するときには、成果物から得られる利益や結果も含めます。特に利益や結果はプロジェクトゴールやビジネス目標など、より大きな計画にも関連しているためです。

プロジェクト目標の例: SSO と 2 段階認証を導入して、会社のセキュリティを向上させる。

成果物の例: 会社全体を新しい SSO サービスにオンボーディングする。

成果物とプロジェクトマイルストーンの違い

マイルストーンはプロジェクト期間中の達成が見込まれているチェックポイントです。仕事の重要な部分の達成を示していますが、プロジェクトの終わりではなく、途中で発生します。プロジェクトマイルストーンは、プロジェクト成果物完成に向けてのぼる階段の一段一段だと考えてください。

成果物の例: 有料の SNS、YouTube 広告、印刷物を通して新しいブランドマーケティングキャンペーンを展開する。

プロジェクトマイルストーンの例: クリエイティブ製作のためにエージェンシーを雇う。

成果物の種類

成果物を完成させるには、目指している成果物の種類をまず知ることが重要です。それによって形式やプロジェクト終了時の実際の提出方法も変わってきます。成果物には大きく 2 種類あり、プロジェクトの種類によって目指している成果物の種類が決まります。

外部の成果物

おそらく「プロジェクト成果物」と聞いたときに思い浮かべるものはこれでしょう。クライアントのために作り出すものすべてが外部の成果物にあたります。製品や新機能、SNS キャンペーン、マーケティングキャンペーン、営業用資料などが外部の成果物の例です。外部の成果物は顧客ベースの獲得や維持に役立ちます。

内部の成果物

内部の成果物とは、その名前から想像できる通り、会社の利益にはなるけれど、直接顧客に影響を及ぼさないものです。たとえば会社のトレーニングコースや、四半期の予算報告書などがこれにあたります。プロジェクトのエンドユーザーがあなたの会社であるなら、おそらくそれは内部の成果物と言えるでしょう。

プロジェクト成果物を管理するための 5 つのヒント

プロジェクトにおける成果物管理はどのように行えばいいか、ここでは 5 つのヒントをご紹介します。

1. 成果物を明確に定義する

プロジェクト成果物を完成させるには、まずそれが何であるかを知る必要があります。プロジェクト計画の作成やプロジェクト目標の定義と一緒にプロジェクト成果物も決めるようにしましょう。そうすることで、チームはプロジェクトの初期から自分たちが目指している目標と、それにたどり着くまでのロードマップを明確に把握することができます。

プロジェクト成果物を決めるには、まずいくつかの質問を自分に問いかけてみましょう。

• このプロジェクトで達成しようとしていることは何か？

• このプロジェクトにおける「成功」とはどんなものか？

• 納品するのは外部の成果物か、内部の成果物か？

• 外部のクライアントまたは内部のチームに届けたい最終的な結果は何か？

プロジェクトを効果的に計画し、そして実行に移すには、ステークホルダー全員がアクセス可能で、かつリアルタイムに情報が更新される Asana のようなクラウド型ワークマネジメントツールを使用しましょう。情報を一元管理することで、チームの足並みを揃え、共通認識を持てるようになるだけでなく、進捗管理やスケジュール管理もさらに効率的に行えるようになります。

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2. 成果物を主要関係者と共有する

プロジェクト成果物を知っていても、主要関係者からの賛同がなければあまり意味がありません。成果物を効果的に、そして頻繁に主要関係者に伝え、全員が共通認識を持てるようにしましょう。まだ伝えていない場合はプロジェクト計画を共有し、関係者がプロジェクトで一番重要な情報をチェックできるようにしましょう。ファイルやデータをステークホルダーと共有するときは、プロジェクトマネジメントツールを使って効率的にシェアすることがおすすめです。

3. 視覚的なプロジェクト管理ツールで仕事を調整する

プロジェクト成果物を完成させるには、チームの仕事を効果的に追跡し、誰がいつまでに何をするのかを知る必要があります。これを実現するには、信頼できる唯一の情報源が必要です。プロジェクト管理ソフトウェアがあれば、チーム全員がタスクを追跡、実行でき、具体的に誰がいつまでに何をするのかを知ることができます。そうすることで、プロジェクトの目標を適切に共有でき、チームがやっている仕事をリアルタイムで追跡できます。

視覚的なプロジェクト管理には、主に以下の 3 種類があります。

かんばんボード

かんばんボードは各段階を通して仕事の動きを視覚化するのに役立ちます。かんばんボードでは、列で整理されたプロジェクトボードに仕事が表示されます。ボード上に視覚的なカードとして表示される各タスクはそれぞれの列を進んでいき完了します。かんばんボードなら、各タスクがかんばんボードのどこに位置しているかを確認することで、プロジェクト成果物へ向けた進捗を一目で把握できます。

タイムライン

タイムラインでプロジェクトを確認するには、ガントチャートを使いましょう。ガントチャートでは棒グラフのように、タスクが水平な棒として表示されます。これにより、タスクの期限がわかるだけでなく、完了にかかる期間も把握できます。

製品のリリースやイベントの計画など、複雑なプロセスの追跡にはガントチャートがおすすめです。さらにガントチャートソフトウェアには大抵、プロジェクトマイルストーンをより効果的に可視化する機能が用意されています。ガントチャートを使えば、自分がプロジェクトタイムライン上のどこに位置しているのか、成果物に向かってどのぐらい進んでいるのか、具体的に把握できます。

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カレンダー

1 か所で 1 か月全体の仕事を確認するには、プロジェクトカレンダーを使いましょう。名前の通り、プロジェクトカレンダーは一般的なカレンダーのような見た目で、タスクを適切な期日に簡単にドラッグ & ドロップできます。プロジェクトカレンダーはエディトリアルカレンダーや SNS コンテンツカレンダーなど、1 か月を通した作業の管理に最適です。このタイプの視覚的プロジェクト管理は、プロジェクト期間の最後に成果物を完成させるために、毎日の重要なタスクをすべて達成していく助けとなります。

4. 進捗報告で常にチームに最新情報を知らせる

プロジェクトの進捗報告 (ステータスレポート) とは、プロジェクト成果物までの進み具合に関する俯瞰的な情報を含む、リアルタイムの更新情報です。これにより、成果物完成に向けて予定通りに進んでいるかどうかに関する共通認識を持つことができます。予定通りに進んでいない場合は早めに軌道修正すれば、プロジェクト期間の終わりになって成果物を間に合わせるために苦労することもありません。

Asana では、プロジェクト目標と納品物に関する共通認識を持たせるために、毎週または隔週でレポートを送ることをおすすめしています。また進捗報告は、プロジェクトの毎日の作業内容を把握しているわけではないプロジェクト関係者と全体像を共有する手段としても有効です。

プロジェクトステータスの更新の共有は、仕事を管理しているのと同じ場所で行うのが最適です。データを色々な場所から手動で集めることに時間を費やすのではなく、レポート機能やステータス機能のあるワークマネジメントツールを探して、ボタン 1 つでリアルタイムに情報を得ましょう。

200 以上のアプリと連携して仕事を一元化しデータを集約できる Asana では、進捗レポートや日報が時短で作成できます。まずは 30 日間無料ですべての機能を試して、その有用性を実感してください。お問い合わせはセールスチームまで。

5. プロジェクトが終わったら成功度を判定する

うまくいけば、プロジェクト成果物がすべて出来上がっているはずです。しかし、それで満足するのではなく、成功の判断材料をまとめてプロジェクト全体の成功度を評価することが重要です。成果物は完成したが、スケジュールを超過してしまわなかったか？時間とリソースに余裕を持って成果物を完成させることができたか？外部の成果物に取り組んでいたなら、外部の関係者の反応はどうだったか？このように、プロジェクトチームと一緒に振り返る時間をとって、次のプロジェクト成果物に取り組む際にその学びが生かせるようにしましょう。

プロジェクト成果物の具体例

成果物はプロジェクト目標やプロジェクト計画によって定義づけられ、プロジェクトスコープ (範囲) に見合ったものである必要があります。つまり、プロジェクト期間内に達成できないものや、現在のリソースで達成できないものを目指してはいけません。優れたプロジェクト成果物の設定は、成功するプロジェクトの構築、そしてゴールの達成に役立ちます。以下は一般的なプロジェクトとその現実的な成果物の例です。

マーケティングキャンペーンプラン

• 成果物の種類: 外部の成果物

• 外部の成果物の例: YouTube 向けの 60 秒実写動画 1 本。

販売計画

• 成果物の種類: 内部の成果物

• 内部の成果物の例: 22 年度のインバウンドおよびアウトバウンドの販売戦略、収益目標、ターゲット顧客、および販売ツールを詳述した強固な販売操業計画。

ユーザビリティテスト計画

• 成果物の種類: 外部の成果物

• 外部の成果物の例: 8月 4日までに少なくとも 20 人の参加者によるユーザビリティテストセッションを完了する。

製品マーケティングリリース

• 成果物の種類: 外部の成果物

• 外部の成果物の例: SNS、ウェブ、広告を介した新しい製品機能のプロモーション。

会社のイベント計画

• 成果物の種類: 内部の成果物

• 内部の成果物の例: 12月 18日に行われる会社のオンライン記念日パーティ。

【事例】Deputy が Asana を使って社内連携を改善した方法

Deputy は、簡単に名簿を作成したり、勤務時間を追跡したりすることによって、人員計画をよりシンプルにできるアプリです。また、従業員に対しても、アプリを使って勤務時間を追跡したり、シフトを交代したりできるメリットを提供します。Deputy は、中小企業からアマゾン、イソップ、ナイキ、Messina、Reliant Healthcare などの大企業まで、あらゆる規模の組織により利用されています。

大規模なシステム管理は、整った環境においても課題を伴いますが、標準化が間に合っていない状況においては特に混乱に陥る可能性が高くなります。Deputy では、複数のワークマネジメントツールを稼働していたことが、情報のタコツボ化や誤解、データの損失につながり、こういった非効率的なプロセスが会社全体のプロジェクトや成果物の透明性を下げていました。

Deputy が見出したこの問題の解決策は、複数のワークフォースマネジメントツールを集約することでした。全社で使用されるツールを 1 つのみに絞ることで、コラボレーションがより簡単になり、事業全体を通じて透明性が増すと考えたのです。そこで、会社のニーズを満たし、ユーザーエクスペリエンスが最も優れていた Asana を採用しました。

すべてが 1 つの場所にあるので安心です。Asana のおかげで、全員が同じ目標に向けて業務に邁進できるようにするのも以前よりずっと簡単になりました。”

現在、Asana は Deputy の全社各部門において使用されています。

• マーケティング部門は、Asana フォームをリクエスト受け付けに使用し、全キャンペーンを Asana プラットフォームで管理しています。結果として、チーム内の連携がより簡単になりました。

• カスタマーサポートは、Deputy ヘルプセンターの記事作成を追跡し、あらゆる事項がもれなく内容に含まれていることを確認するために Asana を使用しています。

• カスタマーサクセス部門は、顧客への展開を Asana で管理することにより、タイムラインや責任範囲を明確化しています。

• 財務等の社内各部門は、月末決算や大規模なプロジェクト等の反復する業務を管理するために Asana に頼っています。

• プロジェクトマネジメントオフィス (PMO) は、コンプライアンスやオフィスの移転といった大規模なプロジェクトを管理します。Asana のタスクを活用することで、細かい漏れが生じません。

• コーポレートエンジニアリング部門では四半期毎および月次のスプリントを Asana で計画し、カスタマーサポートチーム用に Zendesk を導入するプロジェクトなどの管理においても同ツールを使用しています。

総じて、Asana は全社横断的に業務を透明化するために必要な、信頼できる唯一の情報源を提供し、各部門の方向性の統一を実現しています。プロジェクトや成果物における可視化の向上は、信頼感の高まりにもつながっています。このことは、従業員の 59% の勤務時間が以前から変化した今日のリモートワークの環境において重要な意味を持ちます。

Asana では、誰が何の仕事を行っていて、成果物の予想完了時間がそれぞれいつかを、チーム全員が簡単に確認できます。作業完了時には成果物タスクを完了にするだけで関係者に通知が送信されるので、メールを作成する必要はありません。そのため、責任範囲や成果物、期日が明確になり、全社を通じて効率性が高まりました。

Deputy による、会社規模での Asana の使用法に関する詳細は『ケーススタディ』をお読みください。

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まとめ: プロジェクト成果物管理はワークマネジメントツールを活用

プロジェクト成果物とは何か、その定義と種類、適切に管理する方法を紹介しました。達成したかったことを達成するのは気持ちのいいもので、プロジェクト成果物の完成も同様です。要するに、プロジェクト成果物を達成できるかどうかは、明確な目標を設定、伝達し、プロジェクト期間を通してそれらを追跡できるかどうかにかかっているのです。

チームに仕事の明確さと可視性を提供するためには、ワークマネジメントツールを活用しましょう。あらゆる仕事を管理できる Asana なら、チームが一体となり、期限を守り、目標を達成することができます。

プロジェクト成果物に関するよくある質問