ワークフォースマネジメント: チームの生産性を最適化する方法

チームの生産性とパフォーマンスを上げるためのアドバイスが必要ですか？決して簡単ではありませんが、ワークフォースマネジメントはチームのワークフローと運用コストの無駄をなくすのに役立ちます。つまり、効率を高め、従業員のエンジゲージメントを高め、チームの士気を高めることができるのです。

ワークフォースマネジメントのプロセスに関する詳細から、ワークフォースマネジメントソフトウェアを使うメリットまで、ワークフォースマネジメントをあなたの組織に効果的に導入する方法を詳しくご紹介します。

ワークフォースマネジメントとは？

ワークフォースマネジメント (WFM) とは、チームの生産性や効率を上げるために使われる手法です。コールセンターで最もよく使われている手法ですが、他にもたくさんの部門がプロセス改善にこの手法を採用しています。特におよそ 70% の従業員が目標達成のためにより明確な仕事管理プロセスを求めていることを考えると、プロセス改善は非常に重要と言えるでしょう。

ワークフォースマネジメントとは、生産性の高い労働力を維持するために必要な活動すべてのことを指します。人材マネジメント、人的資本管理、パフォーマンス管理、データ収集、予測や予算編成など、労働力の管理にまつわるさまざまなテクニックで構成されています。プロジェクトマネージャーが必ずしもこれらすべてのタスクを管理できるとは限りませんが、各部門のリーダーと連携してチームのフィードバックを収集することで、主要な取り組みが順調に進んでいることを確認できます。

ワークフォースマネジメントと人材マネジメントにはいくつか重複している点がありますので、両者の違いについて詳しく見ていきましょう。

ワークフォースマネジメントシステムに含まれるもの

このように、ワークフォースマネジメントのプロセスはたくさんのパーツから成り立っています。従業員の採用からチームのトレーニング、スケジューリングまで、プロセス構築には多くのパーツが必要です。

また、ワークフォースマネジメントの仕事は、従業員を採用、管理し、従業員の価値を高める人的資本管理 (HCM) に似ている場合があるという点も重要です。両者の主な違いは、人的資本管理が ROI の最大化を目指しているのに対し、ワークフォースマネジメントは生産性の最大化を目指している点にあります。

ここではこれらの仕事がそれぞれワークフォースマネジメントを構成する上でどのような役割を果たしているのか見ていきましょう。

時間の追跡

時間の追跡は簡単なようで意外と奥が深いものです。時間の追跡は効率性の分析に役立つだけではなく、パターンの特定にも役立ちます。

時間追跡プロセスを導入することには、こんなメリットがあります。

• 今後のワークロードを把握できる

• 適切な数のチームメンバーを採用できる

• 仕事を正しく任せる

効果的な時間追跡により、時間管理スキルが向上し、毎日のルーチンが全体的に生産的なものとなります。そのための一番の方法は、Asana のようなワークマネジメントソフトウェアを使用することです。効果的なツールと、優れた時間管理のベストプラクティスがあれば、各チームメンバーは自律性と柔軟性をもって自分の時間を管理し、最高の仕事を成し遂げられるのです。

予測と スケジュール

ワークライフバランスを実現するワークフォースマネジメントプロセスを構築するには、時間を追跡することに加えて追加人員のニーズを事前に予測し、スケジューリングを行うことも重要です。経営幹部や中間管理職など、組織内に複数の階層が存在する場合であっても、同じ階層のチームを管理する場合であっても、スケジューリングは複雑になりがちです。

そのため、多くのチームがスケジューリングを自動化するために人工知能 (AI) を活用しています。また、AI を使って過去のデータを分析することで、これから何が起こるかも予想しやすくなります。

スケジューリングの役割にはこんなものがあります。

• スタッフのスケジュール管理

• 人員の過不足に関する問題の解決

• チームの成長の予測

人員を適切に配置し、人員増加へ向けた計画も立てておくことで、チームのワークロードを適切に管理し、バーンアウト (燃え尽き症候群) を防ぐことができます。

チームのパフォーマンス

パフォーマンス評価は時間のかかるものですが、チームのパフォーマンスと生産性、そして全体的な幸福度を測定するためには重要なプロセスです。チームメンバーのパフォーマンスから、顧客の満足度を推定するためにも有効な手段です。

パフォーマンス管理の効果にはこんなものがあります。

• 従業員の経験を把握できる

• 従業員の生産性を計測できる

• 顧客満足度を測定できる

チームによってチームのパフォーマンスを測定する方法は異なりますが、こうした効果を得るために四半期ごとにパフォーマンス評価を行うのが一般的です。

給与計算や福利厚生

給与計算や福利厚生のための専門的な部署があるかどうかにかかわらず、この 2 つはワークフォースマネジメント計画の一部として重要な役割を果たします。これには、日常的な給与や福利厚生だけではなく、従業員に提供する追加のインセンティブも含まれます。

給与計算にはたとえば以下のような、さまざまなタスクが関連します。

• 人件費の分析

• 有給休暇 (PTO) の把握

• タイムシートの管理

• 従業員へのインセンティブ提供

単なる給与の処理だけでなく、給与計算や福利厚生も改善することで、従業員のパフォーマンスや士気の向上につながります。

トレーニング管理

新入社員や既存の社員のためにトレーニングプログラムを用意することは、労働力育成のためには不可欠です。新しいメンバーを迎えるためのトレーニング資料だけではなく、継続的な成長と発展のための資料も用意しましょう。

トレーニング資料にはこんなものがあります。

• オンボーディング資料

• ツール管理のサポート

• 業界のニュース

• 外部の教育リソース

トレーニングプログラムを作る際は、チームメンバー全員が簡単に情報を見つけられるよう、共有スペースにドキュメントや資料を集めて整理しましょう。デジタルツールを利用しても、共有フォルダーを使っても構いません。

ワークフォースマネジメントのメリット

生産性の向上から士気の向上まで、しっかりとしたワークフォースマネジメントプロセスを導入することでチームは大きな力を発揮できるようになります。

ワークフォースマネジメントプロセスのすべてのパーツが揃っているような理想的な環境であれば、さまざまなタスクや部門にポジティブな影響が見られるでしょう。ここでは、ワークフォースマネジメントの主なメリットをご紹介します。

1. 生産性の向上

仕事が正しく割り当てられ、情報がうまく伝達されているとき、生産性は最も高まります。ワークフォースマネジメントによるワークロードの予測、時間の追跡、公正な報酬支払い、パフォーマンスの伝達によって、チームの生産性は大きく向上します。

生産性が向上すれば、チームはこなせる仕事の量が増えるだけでなく、仕事の質も向上します。これは組織にとっても、チームメンバー個人にとってもメリットとなります。

2. 効果的なコミュニケーション

成功するための確実な方法は、過去の失敗から学ぶことです。職場でのコミュニケーションがオープンで、チームのパフォーマンスに関して率直であれば、個人はグループのために成長することができます。

効果的なコミュニケーションはチームのコラボレーションの改善に役立つだけでなく、仕事を順調に進め、品質基準を満たすためにも役立ちます。

3. 士気の向上

チームの士気は、さまざまな要因によってネガティブにもポジティブにも変化します。仕事の量、給料、福利厚生、スケジュール、またはこれらすべてが原因となって、チームの生産性は上がることも、下がることもあります。

幸い、ワークフォースマネジメント計画を使って士気は高めることができます。好奇心と共感力によって、管理職とチームメンバーの間の関係が深まります。このシンプルかつ強力な要因により、チーム全体の職場環境が改善され、士気を高めることができます。

4. リソースの有効活用

生産性が向上し、コミュニケーションが改善され、情報の管理体制が整うことで、リソースを最大限に活用できるようになります。これにより、こなせる仕事の量が増えるだけでなく、余分な人件費も削減できます。

リソースには製品のような有形のものから、時間のような無形のものまでありますが、どれも貴重であり、無駄にはしたくないものです。

5. 品質の向上

最終的には、自分の仕事の品質が自分に返ってきます。つまり、品質が基準に達していなければ、大きな収益を得ることはできません。だからこそ、品質の向上はワークフォースマネジメントにおいて非常に重要なのです。

自分の仕事の品質に自信があっても、そうでなくても、常に改善の余地はあるものです。製品の変更からウェブサイトの開発まで、プロセス改善の手段はさまざまです。その可能性は、まさに無限大と言えるでしょう。

ワークフォースマネジメントと人材マネジメントの違い

人材マネジメント (HRM) はワークフォースマネジメントの一部ですが、両者はそれぞれ異なる効果をもたらします。

人材マネジメントそのものは、チームメンバーの雇用やトレーニング、社内プロセスの構築などを指します。これはワークフォースマネジメントにおいて重要な部分ですが、この 2 つは異なるものです。

ワークフォースマネジメントは労働力に関するすべてのニーズを包括した言葉と考えるとわかりやすいでしょう。つまり、適切な人材を雇用することもプロセスの一部ですが、ワークフォースマネジメントには他にも従業員のパフォーマンス改善や、給与の管理、仕事の予測などが含まれます。

ワークフォースマネジメントツール

ワークフォースマネジメントシステムを構成する要素が多すぎて、どう計画を立てればいいのか悩んでしまう方も多いかもしれません。幸い、プロセスの構築に役立つワークフォースマネジメントツールというものが存在します。

ワークフォースマネジメントソフトウェアは、時間の管理やチームのコミュニケーション、リソースの管理、カスタマーエクスペリエンス、スケジューリングなど、さまざまな仕事に役立ちます。

タイムライン計画

時間管理に関連する方法はさまざまですが、中には日々の仕事を目標と結び付けるのに役立つものもあります。これは部門間の可視性アップや、常に目標を念頭に置いて働くためにも重要なことです。タイムラインソフトウェア (またはスケジュールソフトウェア) のその他の特徴として、こんなものがあります。

• タスクと期限を確認できる

• 依存関係を作成できる

• 簡単に計画を変更できる

• スプレッドシートをタイムラインに変換できる

タイムラインソフトウェアは、仕事を目標につなげる役に立つだけでなく、チームのペースを大変わかりやすく視覚的に表してくれます。

生産性の追跡

生産性の向上はワークフォースマネジメントの大きなメリットの一つですが、そのメリットを得るにはまず生産性の向上をサポートするツールを用意する必要があります。生産性ソフトウェアはこんな作業に役立ちます。

• 仕事の重複を防ぐ

• 情報を見つけやすくする

• 繰り返しのプロジェクトを自動化する

• 仕事を一か所にまとめる

仕事の自動化やすばやい優先順位付けなど、生産性ツールを使うことでこういった作業を簡単に行うことができます。

チームのコミュニケーション

多くのチームはコミュニケーションそのものや、効果的なコミュニケーションの重要性に気づいていません。実際、組織によく理解してもらえていると感じている従業員はたったの 15% でした。このことからも、仕事だけではなくパフォーマンス評価やフィードバックなどのコミュニケーションがこれまで以上に重要になってきていることがうかがえます。

コミュニケーションソフトウェアはこんなことに役立ちます。

• チームの仕事の品質向上

• 従業員の声を聞く

• コミュニケーションを一か所にまとめる

• 状況に応じたフィードバックを行う

• 会議の質を上げる

コミュニケーションツールを導入することで、プロセスや従業員の働きやすさを向上させることができます。

ワークフォースマネジメントを取り入れるべきか

ワークフォースマネジメントシステムは、社内のプロセスを改善し、できるところは自動化することで、より楽しい職場環境を作るためのテクニックを集めたものです。こういったテクニックをすべて導入しているという組織はめったにありませんが、ちょっとした助けを借りることでより多くの手法を取り入れ、プロセスをよりよいものにできます。

チームを改善する方法をもっと知りたい場合は、リソース管理とその効果についてもお読みください。