チームの仕事効率を上げる 8 つの方法

チームの効率を向上させる
  • 本記事では、以下を学びます:
    • チームの効率を改善する方法
    • チームの仕事やプロジェクトに優先順位を付ける方法
    • ワークロード管理を改善するためのヒント

どんな最高のチームでも、いつなんどき仕事の効率を下げる問題に直面するかわかりません。非生産的なミーティング、大量のメール、他のメンバーの仕事を把握していないことは、チームが To-Do リストの項目を順調に消化していく妨げになります。あなたやチームの仕事の効率性、速度、質を改善するために、以下の 8 つのヒントをご活用ください。

1. 不必要な会議をなくす

「人類が最大のポテンシャルを発揮できない理由を一言で表さなければならないとすると、その言葉は『会議』だろう」という Dave Barry 氏の名言があります。チームの効率性を改善するための最も簡単な方法の 1 つは、不必要なミーティングをなくすことです。すべてのミーティングが悪いわけではありません。議題が明確で、適切なメンバーが出席し、参加者全員が解決策を見つけるために協力する準備ができていれば会議は生産的になりますが、必ずしもこのような条件が揃っているとは限りません。

明確な議題や目標なしでミーティングを計画すると、たとえそれが 30 分の短いものであっても、チームが具体的な目標を達成するための時間が減ることになります。そのミーティングが本当に必要なものかを自分自身やチームに問いかけてください。プロジェクトのステータスを更新するためのミーティングなら、電子的に更新を送信できませんか?ミーティングでのあなたの役割がはっきりしていないのなら、参加する必要は本当にありますか?不必要なミーティングをなくすことで、チーム全員が本当に意義のある仕事に集中して取り組める時間が増えます。

2. 主要な成果に基づき仕事に優先順位を付ける

どんな日でも、従業員 1 人 1 人が複数のプロジェクトにわたって 10 の異なるタスクを終わらせようと取り組んでいる場合があります。その時その時で、それぞれの仕事が緊急で重要のように思えます。どの仕事から始めるべきでしょうか?大部分の時間や知力をどこに注げば、最高の仕事ができるのでしょうか?

もちろん、他と比べて特に重要なタスクやプロジェクトは存在します。そういう場合、明確に定義された一連の目標があり、自分の仕事がそれらの目標に向かってどのようにつながっているかを理解できれば有益です。そうすれば、短期的な目標が、製品ロードマップやリリースなど、より長期的な目標のための堅実な基盤となります。どのタスクが会社や部署全体の目標と一致するかを明確に見通すことができれば、チーム全員が足並みを揃え、それぞれのチームメンバーが、会社の全体的な目標に影響を与える決断を自信を持って下すことができます。

自分の仕事が会社の目標にどのように向かっているかや、会社の長期目標を明確に把握すれば、どのプロジェクトやタスクが最大の影響を与えるかを理解しやすくなります。このような仕事に注力してから、影響の少ないタスクに移りましょう。タスクやプロジェクトが会社全体の包括的な目標、目的、ミッションをサポートしないのなら、それらの仕事が必要かどうかを再考してください。

Ritual のマーケティング部長、Claire Knebl 氏は、徹底した顧客志向のアプローチで、優れた実行力を持つ積極的なチームを先導しています。「どのキャンペーンを始める前にも、1 週間かけてターゲットとする顧客の考え方を理解することに努めています。大抵の場合、顧客と何気ない会話をすることで、彼らのことをできるだけ知ろうとし、日々の生活がどのようなものであるかを理解しようとしています。」

3. 優先順位の低い仕事を削除、保留、委任、削減する

全体像を把握し、どの仕事を完了させ、どのタスクを優先させるかを特定したら、時間を最大限に活用する には、優先順位の低いタスクを削除、保留、委任、削減します。(4 つの D: delete、defer、delegate、diminish。)

  • 2 つ目のヒントで説明した原則に基づき、プロジェクトに会社全体の目標につながらない側面があれば、それを削除しましょう。
  • チームの目標により多大な影響を与える、差し迫ったプロジェクトがある場合は、そのタスクを完了させ、それほど重要でないタスクは時間に余裕ができるまで保留にしましょう。
  • 同じくらい重要な 2 つのタスクが、1 人のメンバーに割り当てられた場合、1 つを余力のある別のチームメンバーに委任しましょう。
  • 保留、削除、委任できないタスクがある場合は、それを終わらせるための時間を削減できる方法を見つけましょう。そのタスクに関連するミーティングをなくすか、時間を短縮するか、頻度を減らしてください。また、プロジェクトの最優先の仕事に取り組み、残りの仕事は後日まで保留することもできます。

Ritual のマーケティング部長、Claire Knebl 氏は毎週 3 つのことに注力することをすすめています。「1 週間にこなせる大きな仕事は、大抵の場合 3 つだけです。1 つ目は重要で戦略的なものでしょう。2 つ目は、早期に To-Do リストから消せるような、重要度は高いがより簡単な仕事に取り組むこと。3 つ目はサポートを求めることです。」

4. チームの長所を活かせるように仕事を割り当てる

まったく同じ従業員は 2 人といません。それぞれのメンバーがさまざまな経験、長所、短所を持ち、それがチームにとってメリットとなります。同様に、人により得意とする仕事はさまざまです。たとえば、リサーチを行い、レポートにまとめることが好きなメンバーがいれば、リサーチの結果を集めるくらいなら、ガラスを噛み砕いた方がマシだというメンバーもいます。

どのチームメンバーが特定のスキルに長けているかを把握し、それぞれが好きな仕事に時間を費やせるような方法を見つければ、タスクやプロジェクトを合理化するのに役立ちます。さらに、あるメンバーが特定のタスクに張り切って取り組めば、そのメンバーは質の高い仕事をより迅速に完了させるでしょう。個人的に満足感ややりがいを感じられる仕事をチームメンバーに任せることは、全員が最高の仕事をすることにつながります。

5. あらかじめチームの仕事を綿密に計画する

どの仕事を完了させ、誰が担当するかを把握したら、次は、チームが従うべき実行計画を作成しましょう。明確で綿密な計画を最初から作成すれば、後日発生する「仕事のための仕事」をなくすことができます。

まず、チームの各プロジェクトを明確に計画してください。あらかじめプロジェクトを綿密に計画すれば、各プロジェクトのマイルストーンからプロジェクトの完成まで、現実的なタイムラインを設定できます。それぞれのメンバーは、プロジェクトが完成するのに欠けている部分を誰が担当するかを把握し、何が進行中で、何が完了したかについて完全なインサイトを得ることができます。次に、チームが時間を最大限に活用できるプログラムで、すべてのプロジェクトを調整し、スケジュールを立てます。

ワークマネジメントツールを使えば、より大きな目標の達成につながるすべての小規模のタスクを作成するのに役立ちます。Asana の既存テンプレートやカスタムテンプレートを活用すれば、以前に行った作業プロセスを複製できるので、手順を見過ごしたり、仕事を見落としたりすることがなくなります。

6. 部門間のコラボレーションを促進する

部署が異なるからといって、共同で作業をできないことはありません。企業の一部として同じ目標を目指しているわけですから。他のチームがどの仕事に取り組んでいるかを把握すれば、仕事と目標が合致した際に、お互いに協力しあうことを促進します

米証券取引委員会 (SEC) 登録済み証券代行会社、Carta は、公開と非公開会社による証券の発行と管理をサポートしています。コンプライアンススペシャリストの Jina Kim 氏は、すべての事業ユニットでコラボレーションすることを促進するために Asana を信頼し、誰がどんな仕事をしているかを確認し、それぞれのチームやチームメンバーのプロジェクトが互いにどのような影響を与えているかを理解しています。

「たとえば、ある日サポートチームが製品のある部分が突然変わっていることに気づいたとしたら、それを解明する手段が必要になります」と Kim 氏は述べています。

ワークマネジメントツールはチーム間の可視性を高め、プロジェクトの各段階を 1 つのまとまった目標にマッピングします。このようなツールは、自分の担当する仕事を残りのチームと共有し、さまざまな責任を担うメンバーたちとコラボレーションを行える領域を特定するための一元化されたハブとしての機能を果たします。

7. ミーティングのない 1 日を促進する

ミーティングに参加することで生産的な流れが滞り、集中したり、プロジェクトを完了させることが難しくなります。せめて 1 日でも職場でディープワークを実践し、会議に束縛されず、邪魔されることのない充実した数時間をプロジェクトに捧げることができれば、効率性と生産性の向上に非常に役に立ちます。

Asana では、チーム全員がミーティングを心配することなく重要な仕事に取り組めるよう、ノーミーティングウェンズデーを実践しています。社内ミーティングを水曜日に予定することを避け、お互いのスケジュールを尊重するよう、従業員に呼びかけています。これにより、すべてのチームメンバーは、仕事について話をするだけではなく、仕事を「行う」ことにまとまった時間を費やすことができます。その結果、チームはプロジェクトを分析、実行し、重要なプロセスを評価することに、より多くの時間を費やせるようになりました。多くの従業員は「ノーミーティングウェンズデー」を 1 週間で一番好きな日だと話しており、多くの場合、プロジェクトは水曜日に完了しています。

8. さまざまなコミュニケーションチャネルの目的を明確にする

どのチームにも、すぐに使えるさまざまなコミュニケーションツールがあります。しかし、どのツールをいつどのように使うかを理解していなければ使い道に困ってしまいます。それぞれのコミュニケーションチャネルの目的を明確に決めて、チームをサポートしてください。ベンダーやクライアントとの外部のコミュニケーションには、メールを使いましょう。チームの質問に即座に答える場合は、Slack のようなアプリを使いましょう。実行可能な仕事の計画、管理、コミュニケーションは、Asana のようなワークマネジメントツールを使いましょう。

コミュニケーションツールがあればチームの効率性は向上しますが、使い方に一貫性がなければむしろ余計な仕事が増えてしまいます。ツールの目的が他のチャネルでも実現でき、別のツールにはそれ以上の独自のメリットがあるなら、そのツールは除去するべきです。そうすればお互いにコミュニケーションをとるために使用するツールの数が減り、それぞれのツールを最大限に活用できます。

チームの効率を最大限に引き上げるサポートをしましょう

効率性を向上するのは継続的なプロセスです。途方もないと感じられるかもしれませんが、シンプルなツールや戦術を取り入れるだけで、チーム全員の効率を向上させられます。あなたやチームがこれらのツールをうまく使いこなせるようになれば、効率性は自然と高まり、どのプロジェクトにとっても欠かせない当たり前の存在となるでしょう。あなたやチームの効率性を向上させるために、Asana を活用する方法や、組織内で実践するためのアイデアについての詳細をご覧ください。

今すぐトライアルを始めて、Asana でプロジェクトを管理しましょう。