チームの仕事量を管理するための効果的な方法

仕事をチームに割り振るのに苦労していませんか?それは、あなただけではありません。リーダーにはチームメイトが集中力と生産性を維持し、予定通りに仕事を進められるようにするという大きな責任があります。また、リーダーはチームの仕事量を平等に分ける必要があります。これについて仕事の整理と生産性のエキスパートである Julie Morgenstern 氏はこう言いました。「ハイパフォーマーを過度に働かせると、他の人よりも働いていることを嫌って辞めてしまいます。」チームの仕事量のバランスを取ることは容易なことではありませんが、それを効率よく管理できるように、私たちがお手伝いいたします。

仕事量の管理とは?

仕事量の管理とは、仕事をチーム全体に効率よく分配し、管理するプロセスのことをいいます。うまく実行されれば、仕事量の管理は従業員のパフォーマンスを最大限に引き出し、混乱を取り除き、一日が終われば、チームメンバーたちは (多くの仕事に圧倒された気分ではなく) 満足感に浸ることができます。チームメンバーは自分たちの仕事量をこなせるという自信を持ち、より早いペースで、より質の高い仕事をするでしょう。

仕事量を管理するのが大切な理由とは?

最近の調査によると、グローバルワーカーの 80% は働き過ぎでバーンアウト寸前だと感じていることがわかっています。さらに、従業員の 5 人のうち 4 人 (82%) は、ストレスを感じると労働意欲の低下を感じると回答しています。仕事量を管理すると、チーム全体で仕事量を効率よく分配できるので、ストレスを感じている従業員のバーンアウトを削減するだけでなく、従業員がそもそも働き過ぎだと感じなくて済むようになります。仕事量の管理ツールは、チームが担当しているタスクのインサイトを提供してくれるので、チームの仕事量を効率よく管理できる上に、バーンアウトではなく、バランスを促進できます。

仕事量の管理を始める

5 つのステップで行う仕事量の管理

仕事量の管理についてあまり考えたことがないという方、それはあなただけではありません。International Institute of Directors and Managers はこの非常に必要性の高いスキルについてトレーニングを受けたことのある人は少ないと報告しています。

幸い、メンバー全員とすべての仕事を同時に前進させることができるツールがあります (以下の項目 5 を参照)。ただし、ツールを使ってチームメンバーの仕事量をうまく管理するには、他のプロジェクト管理のスキルもしっかりと磨いておく必要があります。以下の 5 つのステップを実践すれば、チームの仕事量をうまく管理できるようになります。

1. チームの仕事量とキャパシティを見極める

チームの仕事が複数の異なるプロジェクトの要旨、計画、ツールに散らばった状態では、メンバー全員がどれだけの仕事を処理すればよいのかを把握するのは困難です。これを把握しておくことは、各チームメンバーの抱える仕事量や、追加で割り当てることができる仕事量を見い出すための鍵となります。計画を整理すれば、この困難を克服してチームの実際の仕事量を知ることができます。

  1. チームが担当しているプロジェクトとプロセスの完全なリストを作成する。これらはチームが展開するプロジェクトであったり、参加者として貢献する部門間プロジェクトを含みます。

[記事: Asana ポートフォリオを使ってすべてのイニシアチブを 1 か所でモニタリングする]

  1. 仕事のスコープと着手するタイミングを決定する。複数の成果物の制作を伴う大規模で複雑なプロジェクトですか?それともスコープの小さなプロジェクトですか?各プロジェクトやプロセスで、チームはどれだけの仕事を担当するのかを確認します。
  2. プロジェクトを小さなタスクやワークストリームに分割する。チームの仕事の全体像を把握したら、小さなタスクに分割して、チームの 1 週間分、または 1 日の仕事量がわかるようにします。
  3. 重要度や緊急度にしたがって仕事に優先順位を付ける。こうすることで、自分のチームが最初に着手する必要のある仕事がわかるほか、より好適に各プロジェクトのスケジュールを立てることができます。

しかし、やるべき仕事の量を知ることは、考慮すべき事柄の半分にすぎません。自分のチームと各メンバーにどれだけのキャパシティがあるのかも知っておく必要があります。会議、休暇、定期的に担当する業務などを考慮したあと、各チームメンバーはこれらのプロジェクトにどれだけ時間を使えるでしょうか。自分で各チームメンバーの仕事量を確認するか、代わりに自分たちで確認してもらうように頼み、追加で割り当てられる仕事を判断します。

仕事量の測定の例:

分析チームは Q2 に 9 個の異なるレポートを作成する必要があります。作成に時間を要するまったく新しいレポートもあれば、すでに作成用のシステムが設けられている繰り返しのレポートもあります。これらを各チームメンバーに割り当て始める前に、タイミング (それぞれの期日)、重要度 (これが原因で始められていない仕事)、それぞれの作成にかかると予測される時間を把握しておきましょう。

このリサーチを基に、分析チームが追加で担当している仕事の量がおわかりかと思います。もしかすると、少人数チームのキャパシティでは対応しきれないことが判明したかもしれません。しかし、レポートの中には優先度の低いものがあることを知っておけば、影響の大きいレポートを優先し、重要度の低いリクエストを賢く先延ばしにできます。

FAQ: チームがより効果的かつ効率よく働けるようにサポートする方法を教えてください。

効率のいいチームは適切な方法で仕事に取り組み、効果的なチームは適切な仕事に取り組みます。理想は、チームが効率的かつ効果的に働けるようサポートし、適切な方法で適切な業務に確実に取り組めるようにすることです。

[記事: ビジネスにおける効率と効果の違い: チームに両方が必要な理由]

まだ導入していない場合は、チーム全体で同じワークマネジメントツールを使用しましょう。ワークマネジメントツールがあれば、誰が何をいつまでに行うのかを、全員が明確に把握できます。また、お気に入りのビジネスツールと簡単に連携できるものを選ぶことで、アプリの切り替えやスプレッドシート内の検索に費やす時間を減らし、重要な仕事により多くの時間をかけられます。さらに、仕事量を管理する機能が組み込まれていて、仕事が発生するツールから直接チームの仕事量を追跡できるワークマネジメントツールを探すことも重要です。

[記事: ワークマネジメントの紹介]

2. リソースを割り当て、各メンバーの仕事量を分析する

チームの仕事量の管理

チームが行うすべての仕事の概要がはっきりすると、誰が何をいつ行うのかを決めることができます。仕事の各タスクを割り当てていくということは簡単に聞こえるかもしれませんが、Harvard Business Review レポートの中で有識者たちが指摘するように、実際はとても複雑になる場合があります。

以下は、メンバー全員の仕事量のバランスを保ち、キャパシティ内に収めるために、チームリーダーが実行できる 5 つのアクションです。

  1. 最初に優先度の最も高い仕事を割り当てる。チームの To-Do とプロジェクトのリストを優先度の順番で整理し、その最も高いものから担当者を決めます。
  2. 開始日と期日のバランスをとる。誰が何をするのかが決まったら、各タスクやプロジェクトの予定を立てます。また、タイムブロッキングなどのタイムマネジメント戦略を実施することで、チームメンバーが仕事についてより意識的になることができます。
  3. 各タスクまたはプロジェクトに適任のメンバーを割り当てる。メンバーたちのスケジュールの空き、スキルセット、経験を考慮します。
  4. どれだけの余裕が残っているかを尋ねてチームを会話に参加させる。メンバーたちは自分の仕事量とキャパシティを誰よりもよくわかっています。さらに、計画プロセスに参加してもらうことで、権限を与えられていることを感じさせ、意欲を高めることができます。
  5. 特定のタスクを割り当てるときは常にその理由を本人に伝える。これはメンバーのエンゲージメントを高め、最初の段階から作業内容を明確にするのに最適な方法です。
リソースの割り当ての例:

チームメンバー 5 人のうち 2 人に次のキャンペーンの広告デザインに取り組んでもらう必要があります。この仕事をランダムに割り当てることもできますが、チームメンバーの経歴 (過去のキャンペーンに取り組んだ経験があるかなど) と、すでに過負荷になっているメンバーがいないかを確認してから、有力候補のメンバーにこの新しいプロジェクトを引き受ける余裕があるかどうかを尋ねた方が、さらに良い結果を出すことができます。

FAQ: 競合する期日と優先順位はどう管理すればよいですか?

仕事量の計画は思い通りにいかない時があります。時には、あるプロジェクトに最適と思われるチームメンバーがすでに優先度が同じレベルの別のプロジェクトで多忙にしている場合があります。また、チーム全体が切羽詰まって状態にあり、仕事をさらに追加することなど考えにくい場合もあります。常にパーフェクトな答えを出すことはできないにしろ、チームの仕事量を事前に知っておけば、こういったリソースの割り当ての問題を予測し、未然に対処することができます。

たとえば、優先度が高く、納品までの時間が短い成果物があるとしたら、優先度の低い仕事の期日を同じ月の中で前後させることはできますか?チームの余力を確認する手段があると、チームの短期的および長期的な仕事量の管理をより効果的にサポートできます。

[記事: プロジェクト管理における成果物とは?]

3. チームメンバーと確認を取り、必要に応じて仕事量を調整する

Asana ワークロード

どれだけ慎重に段取りした計画やプロジェクトタイムラインでも壁にぶつかることはあります。期日が過ぎてしまう前にすかさず調整を加えられるように準備をしておく必要があります。

各チームメンバーがそれぞれの仕事量をこなせているかどうかを把握しておくために、チームメンバーとの 1on1 ミーティングでの確認機会を定期的に設けて近況報告をしてもらい、事前対策を講じましょう。このチェックインミーティングの結果、チームメンバーに責任の負担がかかり過ぎていることが判明すれば、他に余裕のありそうなメンバーがいないかどうかをチェックします。

タスクやプロジェクトを再割り当てするときは、必ずチームにその変更について連絡し、方向性が変わった理由をメンバーたちが理解できるようにします。チームメンバーが効率を上げ、仕事を上手に整理できるように、コーチングの実施を検討するとよいでしょう。チームメンバーの努力は必ず評価するようにしてください。

[記事: 最高の成果を出すためのタイムマネジメントのコツ、タイムマネジメント術、クイックウィン (すぐできる改善) 18 選]

チェックインの例:

アカウントマネージャーの 2 人は毎晩のように遅くまで残業し、他の 1 人は真夜中過ぎにメールを送ってきます。これは仕事が過負荷になっているサインかもしれません。チームの各メンバーとチェックインを行うスケジュールを立て、メンバーたちの仕事の進み具合を確認し、必要に応じて担当業務を変更したり延期したりすることを提案し、コーチングが必要と思われるメンバーにはそれを実施します。まだ確認ミーティングを予定していなければ、今後各チームメンバーと定期的なチェックインを実施するスケジュールを立て、類似の問題が起こるのを防ぎましょう。

プロのヒント: チームカルチャーをお忘れなく

1on1 ミーティングに加え、チーム全体でつながりを育み、お祝いをする時間を設けましょう。オフィスで働くチームから、分散チーム、リモートチームまで、メンバーが顔を合わせてつながる時間を持つことは大切です。チームの規模によっては、週間スタンドアップミーティングや 2 週間ごとのハッピーアワー、もしくはもっと大きな集まりを毎月計画してもよいでしょう。

[記事: チームがリモートで働きながらつながりを維持する方法]

4. 仕事量が多いときにチームの効率をアップさせる

全体像にはあなたが目を配りながら、チームメンバーに各自の仕事量を管理するために自分独自のやり方を確立するように働きかけてください。やることがたくさんあるときは、チームが効率よく、適切な仕事をすることが重要になります。

  • タイムボクシングやタイムブロッキングなど、個々のスタイルに合ったタイムマネジメント戦略を提案します。
  • チームが参加する必要のある会議の数を減らす。時間をかけずにコミュニケーションが取れる新しい方法を見つけます。
  • プロジェクト管理とは何か、そして計画を整理することがどのように時間の節約につながるのかをチームが理解できるようにする。

[記事: 仕事量が多ければ、ストレスも増大。その解決策を解説します。]

チームの効率化の例

直属の部下の 1 人はいつも仕事を期日より早く提出します。話をしていると、新しい方法を取り入れてより効率に仕事をしていることがわかりました。そのメンバーに自分の体験をチームと共有するように働きかけるとともに、メンバーたちが時間節約のコツを見つければ、それを投稿できるような共有スペースを作ることを検討します。

FAQ: チームがより効果的かつ効率的に仕事をできるようにするにはどうすればいいですか?

効率のいいチームは適切な方法で仕事に取り組み、効果的なチームは適切な仕事に取り組みます。理想は、チームが効率的かつ効果的に働けるようサポートし、適切な方法で適切な業務に確実に取り組めるようにすることです。

[記事: ビジネスにおける効率と効果の違い: チームに両方が必要な理由]]

まだチーム全体で同じワークマネジメントツールを使用していない場合は、チームメンバー全員が同じワークマネジメントツールを使用するようにします。そうすることで、誰が何をいつまでに行うのかが明確に分かります。また、ワークマネジメントツールはお気に入りのビジネスツールと簡単に連携でき、チームがアプリの切り替えやスプレッドシート内の検索に費やす時間を節約すると同時にインパクトの高い仕事により多くの時間を費やせるものである必要があります。そして、当然ながら、仕事量の管理コンポーネントが組み込まれており、仕事を行う場所から直接チームの仕事量を追跡できるワークマネジメントツールを探す必要があります。

[記事: ワークマネジメントの紹介]

5. ワークマネジメントツールを導入する

マーケティングキャンペーン用タイムライン

各プロジェクトや、各チームメンバーの状況を 1 か所ですべて確認できるとしたらどうでしょう?これぞ時間の節約。ワークマネジメントツールやプロジェクトマネジメントツールはまさにそれを実現します。

ワークマネジメントツールを導入すれば、各チームメンバーは自分たちの仕事がチームと会社のより大きなイニシアチブにどのようなかたちで貢献するのかを見ることができます。各タスクの中でコミュニケーションを取れるので、必要な情報を即座に見つけることができます。タイムラインを使えばプロジェクトを個別に見たりまとめて見たりできるので、メンバー全員が予定通りに仕事を進めることができます。

ワークマネジメントツールの例:

制作スケジュールのすべてのタスクとステップをワークロード管理ツールに取り込み、仕事は順調に進んでいます。チームメンバー全員がステータスや、プロセス内における自分たちの担当業務を確認できるので、競合の発生を回避し、時間を節約できます。

プロのヒント: チームのルールを作る

チームにとって最適なワークマネジメントツールは、チーム全体で使用するツールです。しかし、ツールの使用について、チーム内でルールやベストプラクティスを設定することは重要です。チームが新しいツールを導入しやすくなるだけでなく、チームはツールを「誤って」使用しているのではないかと心配する必要がないので、使用開始を妨げる障害も少なくなります。ワークマネジメントツールには、その使用開始に役立つハウツーガイド動画があると便利です。チームと一緒に動画を見る時間を設けて、共通のルールを確立しましょう。

チームを成功に導く

時間と仕事量の管理スキルを向上できるという自信はつきましたか?仕事量の管理とは、効率よく仕事を割り当て、それらの各タスクを管理し、プロジェクトの最新情報を関係者に伝えるということだと覚えておきましょう。上述したヒントを Asana のようなワークマネジメントツールと併せて活用すれば、競合する期日や優先順位を整理し、チームの抱える膨大な仕事量を管理できるようになります。

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