働き過ぎの人やチーム必見、仕事とプライベートのバランスを取り戻すための戦略

寄稿者 Julia Martins の顔写真Julia Martins2021年5月17日00
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情熱を追い求めたり、うまくいった仕事を祝ったり、仕事では毎日小さな、あるいは大きな成功をたくさん経験できます。しかしそういった満足感よりもストレスを感じることが多いのであれば、それは働き過ぎが原因かもしれません。

一生懸命働くことはすばらしいことですが、豊かに暮らすことも同じぐらい大切です。働き過ぎを防ぐカギは、アウトプットではなくインパクトを優先することにあります。 

もしあなたが働き過ぎていると感じるのであれば、限度を決めて、上司と相談することで対処できます。あなたがマネージャーやチームリーダーなら、チームメンバーをサポートしたり、仕事の内容を明確にすることでチームの働き過ぎを防ぐことができます。この記事では一般的な働き過ぎのサインとその原因、そして個人またはチームリーダーとして働き過ぎを防ぐ方法をご紹介します。 

働き過ぎを見極めるには

あなたが仕事でストレスを感じているとして、それが働き過ぎによるものかどうかはどうすればわかるのでしょうか?働き過ぎは、一生懸命働き過ぎたり、仕事の量が多すぎたり、働いている時間が長すぎたときに起こります。肉体的、精神的、感情的にかかわらず、仕事で自分の限界を超えていると感じるのであれば、それは働き過ぎの可能性があります。

働き過ぎと燃え尽き症候群の違い

働き過ぎが続くと燃え尽き症候群 (バーンアウト) になってしまう可能性があります。2019年、世界保健機関 (WHO) は燃え尽き症候群を「慢性的な職場のストレスに起因する職業上の現象」と分類しました。「仕事の解剖学」インデックスによると、2020年に少なくとも一度は燃え尽き症候群を経験したというナレッジワーカーは 71% にものぼりました。そのうちおよそ半数 (46%) が、燃え尽き症候群の主な原因として「働き過ぎ」を挙げています。

記事: 分散ワークの世界で燃え尽き症候群を乗り越える方法

働き過ぎのサイン

ストレスは働き過ぎのサインの 1 つに過ぎません。働き過ぎを感じることによって、こんな症状も発生します。

  • 元気が出ない

  • 仕事で常にストレスを感じる

  • Sunday Scaries (日曜日の恐怖) のように、仕事を始める前に不安を感じる

  • 仕事から離れるのが難しい 

  • 仕事関連のストレスで日頃の生活についていけないと感じる

  • 友人や家族とのつながりが薄れていると感じる

  • 頑張っているのに仕事の質が下がる

働き過ぎは気分が悪いだけではありません。燃え尽き症候群が長引くと睡眠障害や元気が出ないなど、健康にも影響を及ぼします。仕事と生活の健康的なバランスを取ることが、精神の健康と豊かな生活につながります。

働き過ぎの 5 つの主な原因

仕事に追われている、働き過ぎているという感覚はどこから来るのでしょうか?その感覚は決して気のせいではなく、組織や職場環境の中に実際にある問題によって引き起こされています。働き過ぎ対策の第一歩は、その感情が一体どこから来ているのか理解することです。

1. 仕事のための仕事

仕事のための仕事とは、インパクトを与える仕事から人々を遠ざけてしまう仕事です。文書を探したり、承認を得ようとしたり、仕事の進捗を確認したりというような仕事をはじめとした、さまざまな仕事のことです。こういった「仕事のための仕事」はその言葉通りに受け取られ、仕事の一部であると考えられがちですが、こういった日常的な繰り返しの作業に時間を費やしてしまうと、インパクトのある仕事からは遠ざかってしまうことになります。

記事: 「仕事のための仕事」が大切な仕事の妨げとなる理由

「仕事の解剖学」インデックスによると、平均的なナレッジワーカーは 60% の時間を「仕事のための仕事」に費やしています。つまり、1 日の 40% しかインパクトの大きな仕事、自分の専門とするタスクやプロジェクトに時間を費やせていないということです。私たちに与えられている時間は毎日同じなので、この「仕事のための仕事」に何時間もとられてしまうと、その分長く働かなければついていけないと感じてしまうのです。

2. サイロ化している仕事

サイロ化している (分断されている) 仕事も、一般的な職場ストレスの一つです。チームメンバーが何をしているのか、なぜ自分の仕事が重要なのかということが明確にわからないと、効率的に仕事を進めることができません。実際に、ナレッジワーカーは平均して 13% の時間を誰かがすでに完了した仕事に費やしてしまっており、この数値は 2019年の 10% と比べてさらに増加しています。1 年で換算すると 246 時間もすでに完了した仕事で無駄にしていることになります。 

3. 目標とのつながりがない

自分の仕事が会社にどのような影響を与えているのか理解することはとても重要です。この大きなつながりがないと、一人で孤立して仕事をしているような感覚になってしまいます。さらにどの仕事を優先すべきなのかもわからず、すべてが最優先のように感じてしまうのです。 

逆に自分の仕事がチームや会社の取り組みにどのように貢献するのかを理解できていれば、優先順位や期限の変更にも対応できるようになります。慌てて情報を探したり、新しいプロジェクトやスケジュールを考慮してタスクの優先順位を考え直したりしなくても、一番重要な仕事を効果的にこなすことができます。

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4. 常時稼働する社会

現代社会は気が散るものであふれています。そして常時稼働する社会からのプレッシャー増加により、社員は期待に応えるため長時間働かなくてはならないと感じてしまっています。朝一番にメールを確認したり、週末に簡単な仕事の質問に答えたりすることが今まで何度あったでしょうか?こういった習慣は職場での関わり方として一般的になっていますが、それも働き過ぎや燃え尽き症候群の主な原因となっています。

5. アプリの使い過ぎ

調査によると、平均的なナレッジワーカーは 1 日に 10 個のツールを 25 回も切り替えながら使っています。現代では、1 つのツールで仕事をし、もう 1 つのツールでその仕事を管理する、そして 3 つ目のツールでその仕事に関するコミュニケーションを取る、といったことがごく普通になっています。しかし、アプリの切り替えは情報の見落としにつながります。実際、ナレッジワーカーの 4 分の 1 (27%) が、アプリの切り替えでアクションやメッセージを見落としていると答えています。 

さらにナレッジワーカーの 80% が、受信トレイやコミュニケーション用アプリを開いたまま仕事をしていると答えています。しかし、このようにアプリを切り替えながら働く社員は、効果的な仕事の優先順位付けに苦労する傾向にあります。それは、すべての通知が最優先で、今すぐ対応しなければならないように感じてしまうからです。 

記事: 厳しいスケジュールと変化する優先順位を管理する 4 つのコツ

個人のためのヒント: 自分を大切にするための 3 つのステップ

働き過ぎていると感じているなら、それを無視しようとするのはやめましょう。そしてできれば、逃げるのも避けましょう。働き過ぎの解決策として、新しい仕事を見つけたくなるかもしれません。もちろん別の仕事を見つけることは選択肢の一つであり、それが最良の選択である場合もあります。しかしただこの問題から逃げてしまっては、将来また同じ問題に出くわしてしまうかもしれません。代わりにストレスや働き過ぎの原因を見つける術を身につけることで、仕事で自分の要求を尊重できるようになります。

そしてこれはあなたにとってよいだけではありません。働き過ぎを減らしてインパクトの大きい仕事に集中する方法を示すことで、あなたは単なる生産性の向上だけを意識しているのではなく、チームや会社に与えるインパクトのことを考えているのだと上司に示すことができます。健康と幸せを優先することで、自分の能力も高まり、仕事全体のパフォーマンスが向上します。

結局のところ、自分を大切にする一番の方法は、自分の仕事量について上司と話し合い、一緒に解決策を導き出すことです。相談を始める前に、その相談ができるだけ具体的な結論を伴うように計画を立てましょう。

1. 今やっている仕事を記録する

働き過ぎを感じている理由がわからなければ、まずは毎日取り組んでいるタスクと、それぞれのタスクに費やしている時間を記録してみましょう。勤務時間外に行った仕事や、勤務時間後に返信しなければならないと感じたメッセージなどがあれば、それもタスクとして書き留めておきましょう。

現在の仕事を記録することには、いくつかのメリットがあります。

  • 時間を浪費しているタスクを特定できる。働き過ぎの主な原因の一つに「完璧主義」があります。単純そうなのに、完璧にこだわるばかりに時間をかけすぎてしまっているタスクがないか確認してみましょう。時間を記録することで、そういった予想以上に時間のかかっているタスクを特定し、必要に応じて軌道修正することができます。

  • 通知関連による集中力の低下を発見できる。よく仕事中に気が散るのは、画面上に通知アイコンが表示されたときです。通知はフロー状態を中断させ、その日の計画から外れてしまう原因となります。仕事に集中したいときはサイレントモードをオンにして、通知をチェックしたいという衝動を抑えるようにしましょう。

  • 隠れた仕事が明らかになる。働き過ぎの原因の一つに、「隠れた仕事」というものもあります。これは、あなたがその日に予定していなかった仕事です。もし、To-Do リストツールをまだ使っていないのであれば、To-Do リストツールを使ってすべてのタスクを管理し、毎日やるべきことを明確に理解するようにしましょう。 

  • 自分の役割と職務内容を比較できる。最近新たな役割を請け負ったりしていませんか?現在の役割が当初の職務内容をはるかに超えている場合は、その役割を含むような役職への変更や給与体系の見直しが可能かどうか上司に相談してみましょう。 

  • 単純に仕事が多いのかどうかがわかる。働き過ぎの原因が明確な場合もあります。それは、単に仕事を完了させるためには 1 日の労働時間が足りないという場合です。そういった場合は上司と協力してインパクトの大きなタスクを優先し、優先度の低いタスクは他の人に任せるか延期するといいでしょう。

記事: To-Do リストを作って終わりにしないための 15 の秘訣

2. 自分の仕事と会社の目標を結び付ける

自分の仕事がチームや会社の目標にどのように貢献しているかを理解することは、自分が取り組んでいるプロジェクトの優先順位をつけるのに役立ちます。効果的なチームメンバーであるためには、できる限り多くのことをやろうとするのではなく、インパクトの大きな仕事に集中することが大切です。 

上司に相談する前に、自分の目標について考えてみましょう。あなたの仕事はどんな取り組みに貢献するものですか?また、あなたが取り組んでいる仕事にあなたの目標と関連のないものはありませんか?他のチームメンバーに任せられることや、後回しにできることはありませんか?

3. 上司と一緒にアクションプランを作成する

自分の働き過ぎについて上司に相談するのは気が引けるかもしれませんが、これは 2 人で相談すべき重要なことです。もちろん上司はあなたの成功を望んでいますので、あなたのストレスレベルが上がっていて現在の仕事量でこのまま続けることは困難であると伝えましょう。今度 1on1 ミーティングを行う際にその話題に触れるか、上司と話す機会が少ない場合は 1on1 ミーティングで仕事量について話し合うことを提案してみましょう。 

上司のためのヒント: チームの燃え尽き症候群を防ぐ 6 つの方法

自分は過労を感じていなくても、チームメンバーの燃え尽き症候群が心配な人もいるかもしれません。チームリーダーは、メンバーが最もインパクトの大きな仕事をこなすために必要な情報、背景、ツールを提供することで、チームの安心感を確保できます。ここではその方法をご紹介します。

記事: マネージャー向けガイド: バーンアウトに立ち向かう方法

1. チームに聞いてみる

一番シンプルな燃え尽き症候群対処法は、チームメンバーに過労を感じていないか聞いてみることです。特にチームメンバーが長時間働いていたり、週末もメールに返信していることに気づいている場合は要注意です。そういった働き方が好きで、メールを送ったり簡単なタスクをやってもストレスにならない人もいますが、実は悩んでいて、どうしたらいいのかわからない人もいるでしょう。過労の可能性について聞いてみることで、働き過ぎている従業員に話す機会を与え、気持ちを共有し、続けられる働き方を考えるきっかけを作ることができます。

記事: 1on1 ミーティングがチームの成功に不可欠な理由

2. 背景を共有する 

働き過ぎを防ぐには、チームメンバーが成功するために必要な背景情報を持っていることが重要です。たとえば、個人の仕事が会社の目標とどう関係しているのか、他のチームメンバーは何をしているのかや、さまざまな取り組みの進捗状況などです。こういった情報を共有することで、チームメンバーは背景情報を得て職場環境への理解を深め、重要な取り組みを優先することができます。

記事: たくさんの仕事量はストレスが増えることを意味します。その解消法を解説します。

3. インパクトを優先する 

チームメンバーをサポートするいい方法の一つに、最高の仕事をするための「自主性」を尊重することがあります。チームメンバーが成功に必要な背景を手に入れたら、次はそれを実現させるための自由が必要です。 

チームメンバーにはインパクトを優先するように促し、それをチームで定着させましょう。たとえば、こんな習慣を勧めてみましょう。 

  • 不必要な会議の誘いは断る。Asana の調査によると、不必要な会議によって過去 1 年間で 1 人あたり 157 時間の生産性が失われています。チームメンバーには参加する必要のない会議を断る権利を与えましょう。

  • インパクトの小さい仕事は誰かに委任する。もしチームメンバーが自分の目標とは関係ない仕事に取り組んでいるなら、その作業の目的に近い目標を持つチームメンバーに作業を任せることを勧めましょう。

  • できない仕事に「ノー」と言い、その理由も話す。チームメンバーが取れる強力な手段として、仕事に「ノー」と言う手段がありますが、これはなかなか難しいものです。これをやりやすくする方法の一つとして、「ノー」の理由を提示する方法があります。そうすることで、チームメンバーは「私は今 X と Y を優先しているので、この仕事に取りかかる時間がありません。」のように答えることができます。

4. 連携と自動化を活用する

承認を得たり、仕事の進捗を確認したり、仕事用ツールを切り替えたりと、「仕事のための仕事」の大部分は手作業です。こういった仕事には、時間と精神的エネルギーが必要です。そこで、あなたが仕事で使っているツールに他の関連ツールとの連携機能がないか確認してみましょう。またルーチンタスクを自動化する方法を見つけて、チームがインパクトの大きな仕事に割ける時間を増やしましょう。

5. ワークロードマネジメントを試してみる

ワークロードマネジメントとは、チームの仕事を効率的に配分、管理するためのプロセスです。効果的なワークロードマネジメントによってインパクトは増大し、混乱は減少します。それによりチームも仕事に圧倒されることなく、満足感を得ることができます。

まだ試していないなら、ワークロードマネジメントを実践してみましょう。ワークロードマネジメントツールを使ってチームのキャパシティを把握し、管理することで、従業員のストレスによる燃え尽きを減らせるだけでなく、そもそも過労感を防ぐことができます。

記事: チームの仕事量を管理するための効果的な方法

6. 迷ったら、手本になる

リーダーが取れる最も強力な手段は、あなたが自分自身の働き過ぎをなくすよう努力して、メンバーの時間とエネルギーを大切にしていることをメンバーに示すことです。あなたが週末にメールの返事をしているのをメンバーが見たら、メンバーも同じように働かなければならないというプレッシャーを感じてしまうでしょう。

あなたが手本となり、仕事とプライベートを分けていることを示す方法はたくさんあります。たとえば、こんな方法があります。

  • 追加の仕事を断る

  • 休みを取り、チームにもそうするように勧める

  • 休暇中は仕事をチェックしない

  • 勤務時間後はメッセージやリクエストを送らない

  • 自分のカレンダーに病院の予約や家族との時間など、個人的な休みを含むスケジュールを反映させる

リーダーとして、企業文化の方向性を示すのは私の責任だと考えています。私がワークライフバランスを保てなければ、チームメイトも保てないかもしれないので。
記事: Asana のリーダーに聞く、模範となるリーダーシップの取り方

健康的なバランスを取りましょう

自分の燃え尽き症候群を何とかしたい場合も、働き過ぎのチームメンバーをサポートしたい場合も、重要なのは明確性とコミュニケーションです。充実した仕事と豊かな生活の健康的なバランスを取ることが、職場やそれ以外の場所での成功につながります。

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