仕事の会議で時間を無駄にしていませんか?次のヒントを使えば改善できます。

会議は時間の無駄。修正しましょう。
  • この記事では、以下の 4 つの一般的な会議に関する落とし穴を回避する方法について解説します:
    • カレンダーに会議がありすぎる
    • 時間が長すぎる会議
    • 議題とディスカッションのトピックの焦点を欠いている
    • 可能なほど生産的ではない会議

今カレンダーを引き出したら、来週は会議がいくつ予定されていますか?5 回?それとも 10 回?ほとんどのカレンダーは会議への招待だらけで、その半数以上において、従業員はいつか会議が時間の無駄だと感じなくてすむ日が来ることを期待しながら会議を後にしています。これからあなたのアプローチを活性化して、効果的な会議が行えるようにサポートしますので、このままお読みください。

人は 50% の確率で会議を嫌います。Igloo ソフトウェアが実施したアンケートによると、回答者の 47% が会議は一般的に非生産的だと感じています。しかし、単に会議が時間の無駄にならないことを願っているだけでは改善につながりませんし、最初から招集するべきではなかったからといってキャンセルになることもありません。では、どうすればこの悪循環を断ち切ることができるのでしょうか。

先ず、良い会議はしっかりと喝采してください。効果的に行われる場合、ミーティングは コラボレーションとコミュニケーションを促進 し、従業員のやる気を維持します。例えば、スタッフ会議では、部門や会社全体に影響する重大なトピックをカバーできます。しかし、上手くまとまっていなければ、コラボレーションとコミュニケーションに支障が生じてしまい、参加者はその会議が本当に必要だったのかと疑問に思いながらその場を後にすることがあるかもしれません。

では、生産性と全体的な士気を上げるという精神において、ある種の会議はなぜ「会議は時間の無駄」という不名誉が与えられてしまうのか、ということについて考えてみましょう。それは何かが過剰であるためなのか (頻繁にありすぎる、または長すぎる) 、それとも他に何か足りないものがあるためなのか (フォーカスまたは対応可能な結果)?以下に、会議が時間の無駄となる一般的な 4 つの原因を列挙し、その改善に向けて今すぐ着手できる特定のアクションを書き出しました。

では、さっそく会議の問題点に取り組みましょう。

カレンダーに会議がありすぎる

会議のリマインダーが毎正時に鳴るという状況では、次のプロジェクトに取り掛かる時間を見つけるのは困難です。大切な仕事にしかるべき時間を注ぎたくても、会議が 1 日を支配しまっているようです。以下をお試しください。

必要のない会議はキャンセルする

職場では毎日のように何億もの会議が開かれています (1 日の推定数は最高で 5600万 in the U.S.) が、その中で本当に必要なのはいくつあるでしょうか。複雑なトピックや、ブレインストーミングセッションは対面の会議を開くのが最適ですが、単純に情報交換するだけなら他の (より効率の高い) 方法を検討してみましょう。これはステータスレポートやオンラインチェックインで十分行える上に、次の会議のキャンセルボタンを押すことができます。

会議ゼロデーを確立する

会議だらけのスケジュールは困難な仕事、すなわち複雑な問題に取り組むのに必要な集中的な時間の妨げとなります。時間を持つということは 生産性を向上させる上で重要 なことです。チームのカレンダーを、例えば、木曜日 (またはその他いずれかの平日)を会議フリーにするイニシアチブの指揮をとってみてはどうでしょう。それをカルチャーに含め、他のメンバーにも会議ゼロデーに配慮するように促してみてください。

断る

各会議の招待は参加を辞退するオプションがありますが、あなたはそのボックスをクリックすることがどれくらいありますか? 議題、参加者、そして予定時間を確認しましょう。職場で何に時間をコミットするかに注意して、メリットが見当たらない場合は「辞退」をクリックしましょう。

会議が長すぎる

あなたはいつも会議の時間を半分にできないかと思っていませんか?おそらくできるでしょう、しかし、どのようにして自分の時間に価値を添え、工夫しながら会議に対応するのかは、あなたが決めることです。以下のヒントを検討してください。

自分の時間を貴重な商品として考える

なぜなら、時間は貴重だからです。会議の平均時間は 31~60 分 となっており、これには 30 分と 60 分のインクリメントで予定が組めるカレンダーとの便利な相互関係によるものですが、だからといって各会議をそんなに長くする必要はありません。

会議の議題を計画する時 (これについては後ほど詳述します) は、各トピックに必要となる時間を推定し、会議全体の時間を適切に選択します。特定のトピックに、例えば、10 分しか使えないと分かっていれば、参加者の集中力は上がるでしょう。緊迫感があると、ディスカッションの内容をタスクに集中させて、議題の全項目をカバーできます (カバーできなかった項目のためにわざわざ別の会議を開く必要がなくなります)。

スタンドアップ会議を試す

一体何のことか?テクノロジー業界では、スタンドアップ会議とは簡単な毎日のステータス会議のことで、チームメンバーが処理したばかりの仕事や、次の仕事、そして今後の課題などについて、文字通りに立ったまま報告を行います。

反復するステータス会議がある場合は、カンファレンスルームを 30~60 分間フルに予約するのでなく、チームとの 15 分間のスタンドアップを試してください。朝ならコーヒーを飲みながら、天気の良い日なら屋外で、またはロビーなどで集まることができます。大切なのは、普段とは違う何かを選択して、自分自身に期日を与えることです。タイマーを使えば、短い時間を使うという考えに慣れることができます。

会議は集中を欠いている

会議中に参加者全員が週末のプランなどについて話したがると集中を維持するのが難しくなることがあります。しかし、事前に計画を立てて、会議で期待する内容を明確にしておくと、メンバーたちは週末についてただ話すのではなく、予定よりも早く週末をエンジョイできるようになるかもしれません。以下のアイデアを実践してください。

会議の目的と目標を特定する

プロセスは、急いで議題を作成するようなことはしないで、達成する必要があることを書き出して早めにスタートさせます。会議が始まる前に具体的な議題を用意しておくと、それが参加者に対して明確になり、全員で順調に話しを進められます。仕事管理ツールのような 1 つの場所に保管しておけば、簡単に議題項目をタスクやプロジェクトのタイムラインに結び付けることができます。また、議題にタイムブロックを設けておけば、どのトピックにも時間をかけ過ぎることはありません。

会議の前に議題とその他の有益な背景情報を共有しておく

それを可能な限り会議の招待と一緒に送信します。それを仕事管理ツールで作成しておけば、会議の前に参加者の協力を得て、議題項目を追加してもらうこともできます。これで、あなたはタスクを追加できるようになり、他の参加者も適切なトピックについて議論する準備ができます。どのようなタイプの会議でも、議題を簡単に構築するには、以下のテンプレートを利用してください。

会議は期待しているほど生産的ではない

思いつく人たち全員を会議に招待することは正しいことのように思える一方で、それが生産性が下げてしまっている可能性もあります。会議でたくさんの収穫を得ることをお求めですか?以下に、戦略セッションで最高の生産性を生み出すためのヒントを紹介します。

適切な参加者を選択し、それぞれの役割を概略する

各会議には適切な人たちが参加していますか?全員が自分の役割と招待を受けた理由を認識していますか?議題の半分が参加者 15 人中 3 人にしか該当しないのであれば、議題および / 参加者リストを見直した方が良いでしょう。また、主な関係者が参加できない場合は、フォローアップ会議が必要になる可能性が高いので、その人たちが不参加の時に集まるのはやめて、スケジュールを立て直してください。

記録係を割り当てる

会議の前に記録係を指名します。記録の担当者が 1 人いると、他の参加者は自分たちで記録を作成せずに、会議への参加に集中できます。また、記録は会議に参加できなかった人がいる時にも役立ちます。記録は必ず会議直後に共有し、それがどこにあるのかをすべての参加者が知っていることを確認してください。仕事管理ツールは会議の記録と議題を保管するにはうってつけの場所です。

会議を進めながらアクションアイテムを割り当てる

これらは議題の話を進めながら決断できる上に、記録係がその内容を記録してくれます (もしくは仕事管理ツールを使うのであれば、リアルタイムでタスクを作成して、それを割り当てることができます)。各アクションアイテムには必ず期日とその他の重要な日付を設けてください。議題項目について明確な決断ができない場合は、レビューを完了させるタスクを誰かに割り当てて、良い決断を下すことをその人に託してください。これにより、素晴らしい仕事をするための権限がチームメイトに付与されます。

また会議を好きになる

上述したヒントを使えば、会議はマイナスにではなく、プラスに働きます。自分自身を会議における良い習慣の模範として掲げてください。同僚はそれに気づき、すぐにあなたが取り入れた変更を採用して、それぞれの会議を改善しようとし始めるかもしれません。Asana は会議をより少なく、より短くするための指針とすることができます。また、目標を達成するために会議が必要になる場合は、順調に前進していくための手段ともなり得ます。

Asana でチームの仕事を管理します。今すぐトライアルを始めましょう。