仕事の会議で時間を無駄にしていませんか?次のヒントを使えば改善できます。

会議が時間の無駄になっている。この問題を修正しましょう。
  • この記事では、以下の会議に関する 4 つの一般的な落とし穴を回避する方法について解説します。
    • 予定されている会議が多すぎる
    • 会議の時間が長すぎる
    • 議題とディスカッションのトピックの焦点を欠いている
    • 会議をもっと生産的にできるはずなのに、そうなっていない

今カレンダーを取り出したら、来週は会議がいくつ予定されていますか?5 回?それとも 10 回?ほとんどのカレンダーは会議への招待だらけです。そして多くの場合、従業員はいつか会議が時間の無駄だと感じなくてすむ日が来ることを期待しながら会議を後にしています。これからあなたのアプローチを再活性化して、効果的な会議が行えるようにサポートしますので、このままお読みください。

人は 50% の確率で会議を嫌います。Igloo ソフトウェアが実施したアンケートによると、回答者の 47% が会議は一般的に非生産的だと感じています。しかし、単に会議が時間の無駄にならないことを願っているだけでは改善につながりませんし、最初から招集するべきではなかったからといってキャンセルになることもありません。では、どうすればこの悪循環を断ち切ることができるのでしょうか。

先ず、良い会議にしっかりと目を向けてみましょう。効果的に行われる場合、ミーティングはコラボレーションとコミュニケーションを促進し、従業員のやる気を維持します。たとえば、スタッフ会議では、部門や会社全体に影響する重大なトピックをカバーできます。しかし、上手くまとまっていなければ、コラボレーションとコミュニケーションに支障が生じてしまい、参加者はその会議が本当に必要だったのかと疑問に思いながらその場を後にすることがあるかもしれません。

では、生産性と全体的な士気を上げるという目標を念頭において、ある種の会議はなぜ「会議は時間の無駄」という不名誉なイメージどおりになってしまうのか、ということについて考えてみましょう。それは何かが過剰であるためなのでしょうか (頻繁にありすぎる、または長すぎる)、それとも何か足りないものがあるためなのでしょうか (フォーカス、または実行可能な結果)?以下に、会議が時間の無駄となる一般的な 4 つの原因を列挙し、その改善に向けて今すぐ着手できる特定のアクションを書き出しました。

では、さっそく会議の問題点に取り組みましょう。

予定されている会議が多すぎる

会議のリマインダーが毎正時に鳴るという状況では、次のプロジェクトに取り掛かる時間を見つけるのは困難です。大切な仕事にしかるべき時間を注ぎたくても、会議が 1 日を支配してしまっているようです。以下をお試しください。

必要のない会議はキャンセルする

職場では毎日数多くの会議が開かれています (アメリカでは 1 日に 5,600 万回と推定されています in the U.S.) が、その中で本当に必要なのはいくつあるでしょうか。複雑なトピックや、ブレインストーミングセッションには対面の会議を開くのが最適ですが、単純に情報交換するだけなら他の (より効率の高い) 方法を検討してみましょう。これはステータスレポートやオンラインチェックインで十分行えるので、次の会議をキャンセルしてみてはいかがでしょうか。

会議ゼロデーを確立する

会議だらけのスケジュールは難しい仕事の妨げとなります。すなわち、複雑な問題に取り組むのに必要な集中的な時間を取れなくなります。自分の時間を確保するということは生産性を向上させる上で重要なことです。チームのカレンダーで、たとえば、木曜日 (またはその他の平日) を会議フリーにするイニシアチブの指揮をとってみてはどうでしょう。それを会社のカルチャーに含めて、他のメンバーにも会議ゼロデーに配慮するように促してみてください。

断る

各会議の招待には参加を辞退するオプションがありますが、あなたはそのチェックボックスをクリックすることがどれくらいありますか?議題、参加者、そして予定時間を確認しましょう。職場で何に時間をコミットするかを慎重に考えて、メリットが見当たらない場合は「辞退」をクリックしましょう。

会議が長すぎる

あなたはいつも会議の時間を半分にできないかと思っていませんか?おそらくできるでしょう。ただし、どのようにして自分の時間を大切にして、会議を短縮する工夫をするのかは、あなたが決めることです。以下のヒントを参考にしてください。

自分の時間を貴重な商品として考える

なぜなら、時間は貴重だからです。会議の平均時間は 31~60 分となっており、これは 30 分と 60 分のインクリメントで予定が組めるカレンダーとの都合のよい相互関係によるものですが、だからといってすべての会議をそんなに長くする必要はありません。

会議の議題を計画するとき (これについては後述します) は、各トピックに必要となる時間を推定し、会議全体の時間を適切に選択します。特定のトピックに、たとえば、10 分しか使えないとわかっていれば、参加者の集中力は上がるでしょう。緊迫感があると、ディスカッションの内容を各タスクに集中させて、議題の全項目をカバーできます (カバーできなかった項目のためにわざわざ別の会議を開く必要がなくなります)。

スタンドアップ会議を試す

テクノロジー業界では、スタンドアップ会議とは簡単な毎日のステータス会議のことです。チームメンバーが完了したばかりの仕事や、次の仕事、そして今後の課題などについて、文字通りに立ったまま報告を行います。

反復するステータス会議がある場合は、カンファレンスルームを 30~60 分間フルに予約するのでなく、チームとの 15 分間のスタンドアップを試してください。朝ならコーヒーを飲みながら、天気の良い日なら屋外で、またはロビーなどで集まることができます。大切なのは、普段とは違う何かを選択して、自分自身に期限を設定することです。タイマーを使えば、短い時間内に済ませるという考えに慣れることができます。

会議は集中を欠いている

会議中に参加者全員が週末のプランなどについて話したがると、集中を維持するのが難しくなるでしょう。しかし、事前に計画を立てて、会議で期待する内容を明確にしておくと、メンバーたちは週末についてただ話す代わりに、会議を早く終わらせて、実際に週末を早くエンジョイできるようになるかもしれません。以下のアイデアを実践してください。

会議の目的と目標を特定する

その場で急いで議題を作成するようなことはしないで、達成する必要があることを早めに書き出してプロセスをスタートさせます。会議が始まる前に具体的な議題を用意しておくと、それが参加者に対して明確になり、全員で順調に話を進められます。ワークマネジメントツールのような 1 つの場所に保管しておけば、議題項目をタスクやプロジェクトのタイムラインに簡単に結び付けることができます。また、議題に時間制限を設けておけば、どのトピックにも時間をかけ過ぎることはありません。

会議の前に議題とその他の有益な背景情報を共有しておく

このような情報を、可能な限り会議の招待と一緒に送信します。ワークマネジメントツールで作成しておけば、会議の前に参加者の協力を得て、議題項目を追加してもらうこともできます。これで、あなたはタスクを追加できるようになり、適切なトピックについて議論する準備ができます。どのようなタイプの会議でも、議題を簡単に構築するために、以下のテンプレートを利用してください。

会議をもっと生産的にできるはずなのに、そうなっていない

思いつく人たち全員を会議に招待することは正しいことのように思える一方で、それが生産性が下げてしまっている可能性もあります。会議で大きな成果を挙げたい場合は、以下の戦略セッションで最高の生産性を生み出すためのヒントをご覧ください。

適切な参加者を選択し、それぞれの役割を明確にする

各会議には適切な人たちが参加していますか?全員が自分の役割と招待を受けた理由を認識していますか?議題の半分が参加者 15 人中 3 人にしか該当しないのであれば、議題、参加者リスト、またはその両方を見直した方が良いでしょう。また、主な関係者が参加できない場合は、フォローアップ会議が必要になる可能性が高いので、その関係者が不在のときに集まるのはやめて、会議の日程を変更してください。

記録係を割り当てる

会議の前に記録係を指名します。記録の担当者が 1 人いると、他の参加者は自分たちで記録を作成せずに、会議への参加に集中できます。また、記録は会議に参加できない人がいる場合にも役立ちます。記録は必ず会議直後に共有し、その場所をすべての参加者に確実に知らせるようにしてください。ワークマネジメントツールは会議の記録と議題を保管するにはうってつけの場所です。

会議を進めながらアクションアイテムを割り当てる

これらは議題の話を進めながら決断できる上に、記録係がその内容を記録してくれます。ワークマネジメントツールを使っているなら、リアルタイムでタスクを作成して、担当者を割り当てることができます。各アクションアイテムには必ず期日とその他の重要な日付を設けてください。議題項目について自分では明確な決断ができない場合は、レビューを完了させるタスクを別のメンバーに割り当てて、良い決断を下すことをその人に託してください。これにより、素晴らしい仕事をするための権限がチームメイトに付与されます。

また会議を好きになる

上述したヒントを使えば、会議はマイナスにではなく、プラスに働きます。自分自身が会議における良い習慣の模範になるようにしてください。同僚はそれに気づき、すぐにあなたが取り入れた変更を採用して、それぞれの会議を改善しようとし始めるかもしれません。Asana は会議をより少なく、より短くするための指針として使用できます。また、目標を達成するために会議が必要になる場合は、順調に前進していくための手段にもなります。

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