効果的な「会議の議題」を作成する方法 (テンプレート付き)

自分がなぜ会議に参加しているのか、何についての会議なのかがわからなくて、やりきれない気持ちになったことは誰でもあると思います。会議に議題が用意されていないと、そうした気持に陥りやすいため、Asana では、会議の議題は会議文化の必須要素にすべきだと考えています。

議題 (アジェンダ) が効果的に書かれていれば、参加者は会議の目的を把握し、議題の各項目について事前に準備し、混乱なく会議に臨めます。

この記事では、取締役会やスタッフ会議、ビジネス会議など、会議の種類を問わず、それぞれのポテンシャルを最大限に引き出せる議題を作成するためのヒントをご紹介します。

会議の議題が重要な理由

在宅勤務の場合のバーチャルコールも、オフィスに座って直接やる場合も、会議の後にはぐったり疲れを感じることがあります。ちょっとした談話からはじめて、お互いのことを知り合ったり、先週末をどのように過ごしたかという話をしたりするのもよいですが、それは、目標重視の会議とも、生産的な会議とも言えません。会議の議題がしっかりと定まっていると、チームは各会議の潜在的なメリットを最大限に引き出せます。

当社のリサーチによると、不要な会議が占める「仕事」の時間は、2019年の 103 時間と比べて、2020年には 157 時間に増えていることがわかりました。1 週間の勤務時間が 40 時間であることを考えると、年間で 4 週間相当の時間が浪費されていることになります。これを解決するのが、会議の議題を正しく設定することです。会議の議題は、適切に書かれていれば、その会議が実際に必要か否かを示す、最初の、かつ一番信頼できる判断材料となります。会議の議題に書かれたすべての項目が非同期コミュニケーションで対処できるものであれば、その会議をキャンセルして、時間を節約できるメールを使ってメッセージを共有するとよいでしょう。

すべての会議をメールで済ませようと言っているわけではありません。チームの進捗を後押しするために正当な根拠があり、必要であると確信しているのであれば、その会議を開きましょう。ただし、チームメンバーがディスカッションの内容や会議の重要性を把握できるように、会議の議題は必ずみんなで集まる前に作成しておきましょう。

会議の議題を適切に設定するメリット

会議の議題を作成しておくべき大切な理由、メリットには以下のようなポイントが挙げられます。

• 参加者全員が会議に備えることができる

• チームの時間に配慮していることを示せる

• ディスカッションの対象と対象外を明確にする

• チームは議題の内容に沿って会議を進められる

• 目的、構造、コラボレーションの機会を提供する

• 次のステップとアクションアイテムを追跡することにより見落としを防ぐ

それでは、それぞれの項目について詳しく見ていきましょう。

【メリット 1: 参加者全員が会議に備えることができる】

議題の各項目には、専任の進行役を割り当てることが理想的です。会議に参加する全員が事前に各々の担当トピックを知っていれば、会議に備える時間をとり、効率よく会議に参加できます。

【メリット 2: チームの時間に配慮していることを示せる】

チームは、よく考え抜かれた議題を受け取れば、その会議が実際に必要であることがすぐにわかるでしょう。さらに、議題は、会議を順調に進めるためのロードマップでもあるため、時間を浪費することも避けられます。

【メリット 3: ディスカッションの対象と対象外を明確にする】

会議の議題は、ディスカッションの境界線を引き、議題に記載されたトピックだけが取り上げられることを保証するための手段としてお考えください。会議中に話し合う必要がある事柄が浮上すれば、議事録に書いておいて、後で対処します。会議が予定よりも早く終わったら会議の終わりに話し合ってもいいですし、そうでなければ非同期的に対処するか、次の会議で対処します。

【メリット 4: チームは議題の内容に沿って会議を進められる】

会議の議題があれば、議題に含まれていないトピックについて話したり (前の晩のバーベキューパーティーの話など)、具体的な時間が割り当てられていた項目に時間をかけすぎたりするなど、本来の軌道からずれていくのを回避できます。

【メリット 5: 議題は目的、構造、コラボレーションの機会を提供する】

参加者全員が従う明確なプランがあれば、チームは会議の目的と目標を認識して会議に臨めます。また、会議の議題があると、チームはブレインストーミングセッションやタウンホールミーティング、デイリースタンドアップミーティングなどにおいて、コラボレーションの機会に意識を向けることができます。

【メリット 6: 見落としを防ぐ】

議題は、会議の最中に次のステップやアクションアイテムを取り入れられる状態にしておきましょう。そうした項目は、議題に直接追加しておけば、会議が終わったときに忘れてしまうことはありません。

会議は、仲間意識を高めるのに非常に適した場でもあります。しかし、会議の最中に何度も雑談に時間を費やしてチームのディスカッションの流れや生産性に支障をきたさないよう、そのような会話は議題の最初の数分間に持ってくるとよいでしょう。

優れた会議の議題の条件とは？

会議の議題が重要な理由は理解していただけたと思いますが、すべての項目を完了していけるような議題はどのように作成すればよいのでしょう？

そこで、効果的な議題 (アジェンダ) に必ず含めるべき内容をこちらでチェックしましょう。

• 『会議の目的』: 会議の議題は、すべての参加者に会議の目的、ディスカッションのトピック、決定する必要がある事柄を知らせるものでなくてはいけません。議題には、会議が始まる前に、チームがトピックを把握するのに十分なコンテキストを含めておく必要があります。

• 『会議の参加者』: 議題には、会議の参加者を列挙するだけでなく、それぞれが担当する項目も一緒に明記しておきます。

• 『議題の各項目に費やす時間』: 議題を書くのが初めてという方は、各項目に費やす時間を決定するのに苦労するかもしれませんが、慣れてくれば、その意義に気が付くはずです。会議の最中に解決しておく必要がある疑問や論点が浮上する場合に備えて、必要と予測する時間よりも数分だけ多く割り当てておくことをおすすめします。

• 『会議中に議論するトピックの概要リスト』: 会議の議題には、会議の最中にディスカッションする全項目のリストを記載して、参加者全員が共有認識を持てるようにします。ブレインストーミングのトピック、意思決定が必要な項目、自由回答形式の質問などが考えられます。会議の全項目をリストアップすることにより、それぞれを明確に区別できるため、チームは議題の各項目にしっかりと備えることができます。

これで、会議の議題の基本的な構造を定義できました。しかし、議題 (アジェンダ) の書き方をさらにレベルアップさせる方法が他にもいくつかありますので、会議文化の拡張要素としてご活用ください。

会議の議題のベストプラクティス

それでは、効果的な議題を作成するコツの中から、当社のお気に入りをいくつかご紹介します。

【コツ 1: 議題はできるだけ早くに作成して共有する】

議題は、遅くても会議が始まる 1 時間前までに共有するようにしましょう。そうすると、参加者全員が会議に備えることができます。また、チームは、質問や追加したい議題項目があれば、それを議題の作成者に伝えて、会議の前に議題の内容を調整する提案もできます。また、チームメンバーは、きちんと準備して臨むことで、会議に集中しやすくなるでしょう。

【コツ 2: 事前に読んでおくべき関連資料へのリンクを予め記載しておく】

これには、プレゼン資料や追加情報、過去の決定事項などが含まれます。参加者は、共通認識を持ち、ディスカッションを進める準備ができた状態で会議に足を運べます。たくさん質問が来て大切な時間が奪われることはありません。

【コツ 3: 議題の各項目に進行役を割り当てる】

学生の時、授業中に答えがわからないのに先生に当てられたときのあの気持ち、覚えていますか？あの嫌な気持ち、チームメイトには感じさせたくないですよね。会議の前に議題の各項目に進行役を割り当てておけば、チームメイトはトピックにさっと目を通したり、質問やフィードバックを準備しておいたりできます。

【コツ 4: 議題の各項目を定義し、優先順位を付ける】

 議題の 3 項目 (情報提供、ディスカッショントピック、アクションアイテム) を区別します。議題の各項目の目的を明確にすると、チームメンバーは最も重要で、一番集中すべき項目を把握できます。会議の場で絶対に話し合う必要がある最も重要な項目を最優先しましょう。時間切れになった場合は会議後に非同期的に対処しても構わないとする項目を定めておくことをおすすめします。

【コツ 5: 議題を使ってメモとアクションアイテムを会議中に追跡する】

そうすると、会議に関するすべての情報を 1 か所にまとめられます。会議の決断やアクションアイテムについて疑問があれば、それらを簡単に見つけることができます。ボーナス情報: これを Asana で行えば、アクションアイテムと次のステップを割り当てて、見落としの発生を防げます。また、Asana は Zoom と連携できるため、Zoom の録画や会議の文字起こしを直接会議の議題タスクに取り込めます。

【コツ 6: 議題の項目をカテゴリ分けして、会議の流れ (フロー) を作る】

生産性を最大限に高めるには、会議の議題を自然な順番に並べる必要があります。類似の項目は一まとめにし、1 つの項目を次の項目の土台として順に展開していきます。たとえば、情報提供項目をディスカッション項目の前に持ってくれば、チームはすべての情報を把握してからディスカッションに臨めます。

【コツ 7: 議題の各項目に十分な時間を割り当てる】

会議が早く終わることについて不平を言う人はいないでしょう。会議が予想以上に長引くのは誰にとっても楽しいことではありません。必要と思われる時間を計算してから、さらに数分間余分に追加することにより、議題の各項目に十分な時間を計画します。そうすると、チームは順調に会議を進めて、時間が来たら次のトピックに進むことができます。

こうしたベストプラクティスを貫けば、会議の議題は確実に信頼できるツールとなり、会議の前とその最中だけでなく終わった後もずっと効果を発揮し続けるものとなります。

会議の議題の例

これまで、優れた会議の議題 (アジェンダ) の条件と避けるべき事柄について解説してきました。しかし、毎度のことながら、実際の例を見たら一番理解しやすいでしょう。それでは、Asana で作成されたプロジェクトのキックオフミーティングの議題を見てみましょう。

ご覧のとおり、各項目には、タイムボックスとチームメンバーが割り当てられています。参加者全員が、自分の順番と、ディスカッションをリードしたりプレゼンをしたりできる時間を把握できるようになっています。また、議題には関連ファイルが添付されてすべてのチームメンバーと共有されているため、情報が見える化され、コラボレーションの質が高まります。

生産的な会議を実施する方法について詳しく知りたい場合は『Asana で会議の議題を作成する方法』をご覧ください。

議題を使って会議を効率的に行う方法

きちんと整理され、たくさんの詳細が含まれ、チームが会議の前に参照できる議題を作成することと、それを会議の場で実際にツールとして使用することは、まるっきり別のことです。以下のヒントを活用すれば、会議の場で実際に議題を役立てることができます。

• 『議題から逸れないようにする』。 出来の素晴らしい議題でも、その内容に沿って会議を進めなければ無駄になってしまいます。会議の議題は、行ったり来たりせずに、前もって設定した優先順位に従って進めましょう。会議にファシリテーターを設けるのもおすすめです。

• 『タイムボックスから逸れないようにする』。会議の初めにちょっとした談話をしたり、さっと近況確認をしたりすると、緊張感を和らげたり、ムードを明るくしたりするのにとても役立ちます。したがって、そのための時間を 3 ～ 5 分割り当て、その時間枠を守るようにしましょう。メンバーの息子さんの可愛いハロウィーンコスチュームの写真などは会議以外の場で共有するとして、会議の場では会議目標を達成するための十分な時間を確保するようにしましょう。

• 『記録係を指定する』。会議の初めに、会議中に出てくる質問やフィードバック、タスク、アイデアなどを書き留める記録係を指定します。この仕事は、チームメンバーの間でローテーションを組み、全員がどこかのタイミングで貢献するようにします。ちなみに、こうした議事録やメモは、チームメンバーが簡単にその内容を追って議題の各項目につなげられるように、議題が書かれているのと同じ場所に書くことが理想です。

• 『会議の後にフォローアップを行う』。一般的に、会議の後にメモの内容をフォローアップするのは、記録係が担当します。メモには、会議中に下された決断や完了させる必要があるタスク、答えを出せていない疑問などが記述されます。可能であれば、説明責任を高く保てるように、アクションアイテムにチームメイトを割り当て、期日を追加します。

Asana を使って会議を最大限に活かす

議題の意味と効果的に作成する方法をご紹介しました。

Asana を使うと、会議の議題、議事録、アクションアイテムを 1 か所に保管しておけます。議題をチームと共有し、議題の各項目を割り当てることが、簡単に、リアルタイム行えるため、見落としは一切発生しません。

一元管理されたツールを用いて会議を合理化すると、チームが直面する仕事のための仕事を削減し、参加者全員に会議の目的を周知し、皆が楽しめる生産性の高い会議を実現できます。