効果的にコミュニケーションを取るためのメモランダムの書き方 (テンプレート付き)

効果的なコミュニケーションは極めて重要ですが、理解しやすいものであることも重要です。コミュニケーションの方法がテンプレート化されていれば、コミュニケーションが取りやすくなるだけでなく、従業員にとって理解しやすい内容にすることもできます。

そこで便利なのがメモランダムです。メモランダムのテンプレートは、チームや部門に新しい作業手順や戦略の実施、近日予定のプロジェクトについて知らせたいという場面でとても重宝します。メッセージを分かりやすく伝えるには、きちんとしたメモランダムの書き方を理解することが欠かせません。

当社のガイドでは、メモランダムの定義、使う場面、フォーマットの作成方法、さらには効果的なメモランダムを書くためのヒントをカバーしています。最後にメモランダムの無料テンプレートを使って、成功につながるロードマップを歩み始めましょう。

メモランダムとは？

メモランダムは、組織内で情報を伝えるためのものです。1 対 1 のメッセージとは違い、メモランダムは、一般的に数多くの従業員に宛てられたものです。

一般的に、このメッセージは、社内の出来事に関する情報を知らせるために、チーム全体や部門、組織に送信されます。メモランダムは、ポリシーの変更や新規クライアント、予算の削減など、多くの従業員に関連する重要なトピックについて書くのが一般的です。

この種のコミュニケーションは、電子的に作成、送信したり、紙の配布資料として印刷したりもできます。コミュニケーションの相手であるメンバーを全員知っている場合でも、こうしたドキュメントは礼儀正しく、社会人らしい言葉遣いで書くことが重要です。迷ったときは絵文字やテキストメッセージ特有の言葉、略語などを使うのは避け、職業上ふさわしい印象を持たせましょう。

メモランダムを送信する理由

従業員が普通のメールの代わりにメモランダムを送信する理由はさまざまです。メールはカジュアルなコミュニケーションである一方で、メモランダムはどちらかと言えば正式なものであり、社内の記録として残ります。

従業員は、メモランダムの方をより重要視するため、メモランダムは組織全体を対象としたコミュニケーションにおいてより効果を発揮する傾向にあります。以下に、メモランダムを送信する一般的な理由をご紹介します。

メモランダムは以下のような場面で役立ちます。

• ポリシーの変更について説明する

• 近日予定されている会議の議題やイベントを発表する

• 予算カットを発表する

• アクションプランをまとめる

• 新規クライアントのオンボーディングについて説明する

• 会議の議事録の詳細を記載する

• 提案やフィードバックをリクエストする

• 会社が抱える問題や解決策を従業員に通知する

デジタルなメモランダムを複数の従業員に送信することには、その全員が会社に関する情報を共通の情報源から得られ、同じ情報を人づてに聞くのではなく、同時に受け取ることができるというメリットがあります。

メモランダムをテンプレート化する方法

メモランダムを構造化する方法はいくつかありますが、多くのメモランダムには共通点があります。送信するメッセージのトーンや内容に合わせてテンプレートをカスタマイズしましょう。

件名

まず最初に: まずは、メモランダムに適切な件名を付けることからはじめます。メモランダムのタイトルは、できるだけ具体的な内容にしましょう。

たとえば、メモランダムの件名は、「社内イベント」とは書かずに、「毎年恒例ホリデーパーティ: 日付と詳細」のようにします。

件名がはっきりしていると、受け取った人はメモランダムを開く前にそれが何についてのメモランダムかが分かります。また、従業員の受信トレイに同じ件名のメモランダムが複数件も溜まるということはないため、見つけるのも簡単です。

見出し

メモランダムの見出しには、含めたい重要な要素がいくつかあります。日付、受信者、そして送信者を必ず書きます。そうした情報から、メッセージの内容に関する背景情報が得られます。

本文

メモランダムの本文には、メッセージの主な目的を書き込みます。最初の段落を使って何に関する文書かを正確に記述します。最初のセクションを短くすることで、一番効果的にメッセージを伝えられるようにします。

• 第 1 段落: この段落の冒頭には「このメモランダムは、XXXXについてお知らせするものです」や「XXXXに関する情報提供をお願いできますでしょうか」といった文章を使います。この最初の段落にはメモランダムの一番重要な情報を含めなくてはいけません。

• 第 2 段落: 第 2 段落では、更なる情報を記述し、対象のトピックについて詳しく述べます。

• 第 3 段落: 第 3 段落には、リクエストの内容を記述します。例としては、ある部門に対してプロジェクトに関するフィードバックを求めたり、社内イベントへ出席するかどうか、特定の日までに返事をするよう求めたりといった内容が挙げられます。

メモランダムによっては、記述する情報に関連して依頼する事柄が何もない場合があります。その場合は、そのスペースを使って、時間を割いてくれた同僚に対する感謝の言葉を書き込むとよいでしょう。

同僚にメモランダムを送信する前に、大人数に伝達する場合に関する社内ポリシーを確認しましょう。企業によっては、組織のロゴや会社名を付け加えたり、標準のフォントサイズを使用したりするなど、追加のステップが必要になる場合があります。送信する前には、承認や許可を得る必要がある場合もあります。

メモランダムを書く際のヒント

メモランダムに含めるべき情報が分かったところで、今度は正しいトーンとフォーマットに着目しましょう。以下は、ビジネスの場で効果的なメモランダムを書く時に覚えておきたいヒントです。

• ビジネスの場にふさわしいトーンで書く: 文章のトーンは常にビジネスの場にふさわしいものである必要がありますが、オーディエンスや目標に合わせて調整しましょう。

• 頭字語や略語は避ける: 頭字語や略語は、略さずにきちんと書き、すべての受信者がメッセージを理解できるようにしましょう。

• メモランダムは 1 ページに収める: メッセージを簡潔に伝えられるよう、文書は 3 つの段落に収める努力をしましょう。

• 必要に応じて添付を使用する: 必要であれば、自由に添付やパンフレットなどを追加して、メモランダムに背景情報を付け足してください。

• ターゲットオ―ディンスを考慮する: 対象となるオーディエンスに応じて、メールのメッセージの内容を変更しましょう。

• フォーマットを一貫させる: メモランダム全体で同じフォント、段落の構造、句読点、文法を維持しましょう。

• 明確かつ簡潔に: リクエストや発表は、メモランダムの冒頭に持ってきます。

• 客観的な姿勢を保つ: ビジネス文書を書くときは、事実だけを伝え、個人的な偏見は避けましょう。

こうしたヒントを実践し、何を含めるかを把握しておけば、何度でもビジネスの場にふさわしい簡潔なメモランダムを作成できます。

メモランダムの種類

メモランダムには、「提案」、「確認」、「リクエスト」という 3 つのスタイルがあります。全体的なフォーマットとビジネスライティングのスタイルは、それぞれ似ていますが、オーディエンス、トーン、目的によって使い分けます。

提案メモランダム

提案メモランダムの送信は、会社が抱える問題のソリューションを見い出すのにとても効果的であり、クリエイティブ思考、ブレインストーミング、グループディスカッションの促進に役立ちます。

提案メモランダムを送信する際は、ポジティブでアクションを促すような言葉使いをするのがべストです。それを読んだ同僚は、斬新なアイデアを見つけようという気持ちが高まるでしょう。

例: ブランドキャンペーンの新しいアイデアに関するグループディスカッションを行いたい広告会社は、提案メモランダムを送信するとよいでしょう。

確認メモランダム

確認メモランダムは、口頭で合意した事柄を文章にして確認するために使います。両当事者が合意した事柄のうち、重要な内容は強調表示して、すべての関係者が目的を明確に理解できるようにします。

メモランダムの最後は、不明点や、変更が必要な点はないか相手に尋ねる形で締めくくります。これによりプロジェクトスタート後の混乱や誤解が防げます。

例: マーケティングチームのリーダーなら、プロジェクトでコラボレーションをする際に、社内の DevOps チームに確認メモランダムを送信するとよいでしょう。プロジェクト成果物を明確にし、すべての関係者がプロジェクトスコープを把握できるようにし、不明なことが一切残らないようにします。

リクエストメモランダム

リクエストメモランダムとは、何らかのリクエストをする際に、会社に送信するドキュメントやメールのことです。この種のメモランダムでは、まず最初に、リクエストへの対応を求める根拠を説明します。

問題の解決方法の提案をするときは、ビジネスの場に適した説得的なトーンを使います。そうした言葉使いは、メモランダムでは常に推奨されるものですが、リクエストメモランダムでは特に重要です。

例: 人事部長が従業員に締め切り日までに保険情報を記入することをリクエストする場合は、リクエストメモランダムを送信します。

メモランダムテンプレート

Asana のメモランダムテンプレートを使えば、いつでもドキュメントの内容をきちんと整理し、効果を発揮するメッセージを作成できます。メモランダムを送信するときは、件名、見出し、本文を効果的に書きましょう。

プロジェクト管理ツールとメモランダムでコミュニケーションを合理化

メモランダムテンプレートを使用すると、社内すべての従業員と上手にコミュニケーションを取れます。プロジェクト管理ツールと組み合わせて使用すれば、すべてのメモランダムを 1 か所に保管できるほか、簡単に大勢の関係者やチームメンバーに送信することもできます。さらに、メモランダムを直接アクションアイテムに結び付ければ、メモランダム内の To-Do やメッセージを有効活用できます。