結果を出すアクションプランの作成方法

寄稿者 Alicia Raeburn の顔写真Alicia Raeburn2022年1月10日
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概要

アクションプランとは、目標達成までのステップを正確にまとめた計画表です。順序に従って目標に取り組み、チームがターゲットをクリアできるようにする優れた方法でもあります。この記事では、6 つのステップでアクションプランを作成する方法と、それをうまく実行に移す方法をご紹介します。さらに、アクションプラン、プロジェクト計画、To-Do リストの違いについても解説します。

アクションプランは、目標達成までの手順を正確にまとめたプロジェクト管理のテクニックとしてよく利用されています。戦略プランニングのプロジェクトにも、個人的な能力開発の目標を設定する際にも、アクションプランはぜひ取り入れたい頼りになるツールです。

この記事では、明確なロードマップとなるアクションプランの作成方法をステップごとに説明するほか、アクションプランを最大限活用するために利用するべきツールをご紹介します。それでは始めましょう。

アクションプランが必要な人とは?

アクションプランは、ステップごとのプロセスを計画している人に便利なツールです。作成の際には、プロジェクトの目標を達成するために必要なアクションを正確に記述します。こうした計画を立てることで、To-Do を整理し、目標達成に必要なすべての情報やリソースを入手しやすくなります。

アクションプランは戦略プランニングの中でよく使用されます。戦略計画とは組織全体が目指す方向を決める、3 ~ 5 年スパンの目標です。戦略計画を作成したら、アクションプランを使って、戦略目標を達成するために具体的に何を行うかを正確に決めていきます。これによって、全体の戦略目標に到達するために、チームが実行する必要のある個別のタスクすべてを追跡する枠組みを設定し、チームに提示できます。

しかし、アクションプランは戦略プランニング以外の場面でも活用できます。このツールを使って、計画的に目標を達成しましょう。おすすめのアクションプランには次のようなものがあります。

  • ビジネスアクションプラン

  • マーケティングアクションプラン

  • 修正アクションプラン

  • セールスアクションプラン

  • プロジェクトアクションプラン

  • 自己開発アクションプラン

作成するアクションプランのタイプを問わず、必ずタスク管理ソフトウェアを使って作成しましょう。これによって、アクションアイテムとタイムラインをチームと簡単に共有し、完了した To-Do を管理できます。手作業でステータス更新を行う必要がなく、成果物は明確になり、チームは信頼できる唯一の情報源を中心にすべての必要な業務を進めて目標をクリアできます。

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次に、チームの効率を高め、責任範囲を明確にするアクションプランの作成方法を見ていきましょう。

アクションプランが必要な人とは?

ステップ 1: SMART な目標を立てる

目標を設定する際に、最も重要なポイントは明確性です。そこで SMART な目標の手法を使い、目標を明確に定義しましょう。この戦術のメリットを活かすには、具体的 (Specific)、測定可能 (Measurable)、達成可能 (Achievable)、現実的 (Realistic)、そして期限がある (Time-bound) 目標を設定することが大切です。

SMART な目標

たとえば、現在のプロジェクト (測定可能) を、4 か月以内 (期限がある) に予算を超過することなく (具体的) 完了させるという目標があるとします。使用できるリソースから判断して、目標が現実的で達成可能であれば、これはあなたにとって立派な SMART な目標になります。

ステップ 2: タスクを特定する

目標を明確に定義して書き留めたら、それを達成するためにとるべきステップを特定しましょう。各マイルストーンはもちろん、最終的に全体の目標をクリアするために、あなたとチームが実行する必要があるすべてのタスクをピックアップしてください。

次にご紹介するのは、さまざまなアクションプランにおけるタスクの例です。

目標: 6月までにチームの人数を 7 名から 9 名に増員する。

タスクの例:

  • 人事部と会議を行い、採用キャンペーンについて話し合う。

  • 採用候補者を管理するためのテンプレートプロジェクトを作成する。

  • 週 3 名ずつ、採用面接をスケジュールする。

目標: 第 2 四半期末までに新しいワークマネジメントソフトウェアを選択し、全社員をオンボーディングさせる。

タスクの例:

  • 予算を申請する。

  • 第 2 四半期に向けた導入計画を作成する。

  • チームメンバー向けのトレーニングのスケジュールを立てる。

目標: 地域のフードバンクを支援するため、募金額 200 万円を目指し、5km のチャリティマラソンを主催する。

タスクの例:

  • ボランティアを募り、役割を決める。

  • 宣伝素材と PR 計画を準備する。

  • スポンサーを獲得する。

記事: 会社を発展させる戦略目標と指標の実例 65 選

ステップ 3: リソースを配分する

タスクをすべてリストアップしたら、チームメンバーやプロジェクトの予算、必要な設備などリソースの配分を行います。チームメンバーを特定のタスクに割り当てたり、予算を申請したり、便利なツールを集めたりといったことを行いましょう。

アクションプランが実際に動き出してからでないとリソースの配分ができない場合もあります。まず資金を得るための申請が必要な場合や、上層部の承認を得てからでないとタスクに取り掛かれない場合もあるでしょう。そうした際には、リソースをアクションプランの項目に加え、後で解決すれば OK です。

ステップ 4: タスクの優先順位を決める

優先順位が明確なチームは、まず行うべき作業や、必要に応じてスケジュール変更が可能な作業を把握しています。アクションプランは状況に応じて変更可能なので、チームがより実力を発揮できるようにするには、どのタスクの優先度が高く、どのタスクに余裕があるのかを明確に知らせることが重要です。

そのためには、すべてのアクションアイテムを優先度と順序に従って整理しておきましょう。

  • 優先度: タスクの重要度の違い。

  • 順序: タスクを完了する入れ替え不能な順番。

アクションアイテムを整理し、優先順位をつける作業をしていると、他のタスクに依存しているアクションアイテムがあることに気づくはずです。つまり、前のタスクが完了するまで開始できないタスクがあるということです。こうした依存関係を明確にし、その順序を考慮して優先順位付けを行いましょう。計画段階で重要性が低いと考えていたアクションアイテムが後になって優先度の高いアクションアイテムの遅れの原因となり、ボトルネックになる事態は避けなくてはいけません。

記事: プロジェクト管理における依存関係を理解する

ステップ 5: 期日とマイルストーンを設定する

目標を把握すると、チームはそれを背景情報として業務の優先順位を効果的に設定でき、優れた結果を出すためのモチベーションが生まれます。また、自分の仕事が全体の目標にどう貢献するか直接的に理解できると、メンバーのやる気も高まる傾向にあります。

スタート時点からチームメイトのやる気を高めるには、すべてのアクションアイテムに期日を設定し、マイルストーンを定義しましょう。マイルストーンとは、プロジェクトのタイムライン上の、アクティビティが完了したり新しいフェーズが開始したりといった節目を表すものです。

タイムラインやガントチャートを作成すると、優先順位をつけたタスク、マイルストーン、期日の全体像がつかみやすくなります。また、タイムラインは、アクションプランに含まれるすべてのタスクの開始日と完了日を視覚的に追跡するツールにもなります。タイムラインを基準にして、チームが順調に仕事をこなせるように業務を管理しましょう。

マイルストーンと現実的な期日は、チームのモチベーションを維持し、目標をクリアするために必要です。プロジェクトを予定通りに完了するにはこの二つが欠かせません。

記事: プロジェクトのマイルストーンを設定し、達成し、祝う方法

ステップ 6: アクションプランのモニタリングと見直し

さまざまな変更を把握して、それらに対応できることは、優れたプロジェクトマネージャーの重要な資質です。プロジェクトマネージャーは、チームの進捗をモニタリングし、状況に応じて計画を見直さなくてはなりません。

アクションプランのよい点は、柔軟性があることです。変更の可能性がある優先順位や期日を管理するには、ワークマネジメントソフトウェアなどの動的なツールを使用しましょう。To-Do や依存関係をリアルタイムで更新でき、チームと常に情報を共有しながら、アクションプランを進めていけます。

アクションプランと、プラン B、プロジェクト計画、To-Do リストの相違点

では、アクションプランはその他の計画やリストとどこが違うのでしょうか?この区別を明確にするために、それぞれの概要とどんな場面で活用すればチームの力を最大限に引き出せるのかをご説明します。

アクションプランとプラン B の違い

アクションプランとプラン B が同じ意味で使われているのを耳にしたことがあるかもしれません。しかし、この二つはまったく違う性質の計画です。区別するには以下が参考になります。

  • アクションプランは、目標に到達するためにとるべきステップをあなたやチームが正確に把握するために、その内容を詳細にまとめたものです。

  • プラン B は、元の計画が失敗した場合にチームが使用できる第二のアクションプランであり、代替の戦略です。原因が内部の問題か外部の要因かに関わらず、プラン B は、最悪の事態に備える有効な方法です。

アクションプランとプラン B の違い
記事: 8 つのステップでビジネスリスクを未然に防ぐコンティンジェンシープランを作成

アクションプランとプロジェクト計画の違い

プロジェクト計画は、アクションプランよりも少し複雑な計画です。プロジェクト目標を実現するために、チームがクリアするべき主要な要素をまとめた青写真がプロジェクト計画です。これには次の 7 つの要素が含まれます。

  1. ゴールとプロジェクト目標

  2. 成功指標

  3. ステークホルダー役割

  4. スコープ予算

  5. マイルストーン成果物

  6. タイムラインスケジュール

  7. コミュニケーション計画

プロジェクト計画を作成したら、チームがタスクを実行し、目標を達成するための手順をアクションプランにまとめ、記録しましょう。これを基に、チームの全員が自分の責任範囲と、何をいつまでに完了すべきかを把握できます。

アクションプランと To-Do リストの違い

To-Do リストは、多くの場合、必ずしも共通の目標につながっていない個別のタスクを書き留めておくために利用されます。To-Do リストは日々変化する可能性があり、アクションプランに比べて整理されていません。アクションプランは決まったステップに従い、そこに含まれるタスクはすべて、共通の目標の達成に必要です。

アクションプランをうまく実行するには

アクションプランの作成方法を説明してきましたが、それをうまく実行に移すには、適切なツールを正しく活用することが必要です。アクションプランを効果的に実行するための 5 つのおすすめのコツをご紹介します。

アクションプランをうまく実行するには

タスク管理ソフトウェアを使う

すべてのタスクとタイムラインを、信頼できる唯一の情報源に集めることで、アクションプランを合理化できます。Asana のようなタスク管理ソフトウェアは、保留中のタスクの追跡、タスクの責任者の明示、依存関係の割り当てといったことができ、リアルタイムでも非同期でもチームがコミュニケーションをとれるため、アクションプランの実行に最適です。

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テンプレートを使用 / 作成する

テンプレートを作成し、あるいは既存のものを使用して、すべてのアクションアイテムを、メモやステータス、優先度、責任者と合わせてリストにしましょう。あなたのプロジェクトタイプに合ったテンプレートを作成すれば、何度でも繰り返し使用できます。

リアルタイムの通知を設定し、依存関係を割り当てる

すべてのアクションアイテムに期限を設定し、依存関係を割り当てましょう。これによってチームは、アイテムの準備ができたらすぐに作業を始められるほか、自分の担当業務に依存しているアクションアイテムを簡単にチェックできます。

アクションアイテムを完了したらチェックを入れる

アクションアイテムが完了したら、チェックマークを入れましょう。次のアクションアイテムの担当者がすぐに作業に取り掛かれるように、完了マークはチームの全員に対して、リアルタイムで表示されることが大切です。

遅延しているタスクや保留中のタスクについて話し合う

問題が起きたり遅れが出たりした場合には、チームと話し合い、隠れた原因を探り、アクションプランを軌道に戻す解決策を見つけましょう。アクションプランに直接メモを追加するほか、もっと複雑な問題の場合は、電話会議を設定して話し合います。

記事: プロジェクト管理で生じるボトルネックの概要と特定する方法 3 選

アクションプランを活用しましょう

ベンジャミン・フランクリンの「計画を立てないということは、失敗する計画を立てることだ」という名言を思い出し、きちんと整理されたアクションプランと、Asana のようなタスク管理ソフトウェアを便利に使って、賢く計画を立てましょう。

信頼できる情報源を中心としてチームとコミュニケーションをとり、認識を揃えながら、必要に応じてアクションプランを見直す柔軟性を持つことが大切です。

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