最も大切な仕事を優先する方法

多くの人は、普通、可能な限り生産的に仕事をするつもりで仕事に着手するでしょう。しかし、1 日が進むにつれて、複数の急ぎのリクエストに応えるなど、自分のタスクリストが膨らんでいくのをただ見ているだけの自分がいることに気が付きます。最初に達成しようと始めたことはいつも先送りになってしまうように思えます。

心当たりがある、という方。これはあなただけではありません。私たちの多くは職場でタスクに優先順位を付けるためのプロセスを持たないため、いつも遅れを取り戻そうとしているような気分になります。私たちは重要な期日に間に合わないリスクを負い、いつも仕事を予定通りに進めることで頭を悩ませています。しかし、もう十分です。シンプルな方法で優先度を設定して、仕事量を管理するだけで仕事を順調に進められます。

Asana を使ってどこからでも仕事を終わらせる

仕事に優先順位を付けるためのステップに従えば、ただ反応するのではなく、先手を打てるようになり、最終的には生産性を向上させ、期日を守り、職場でより好適に時間の管理ができるようになります。以下に説明するヒントを読んで、職場でタスクに優先順位を付ける上で役に立つプロセスを発見してください。

最初に To-Do を集めてリストを作成する

そもそも、処理する必要があるすべての仕事を 1 か所で見ることができなければ、どのようにしてタスクに優先順位を付ければ良いかはわかりません。基本的なことのように思えますが、急いでプロジェクトに取り掛かろうとして抜かしてしまうことがよくあります。その代わりに、時間をかけてすべてのプロジェクト全体で取り組む必要があるものをすべてリスト化します。大きなタスクはサブタスクに分割すれば、仕事量の多さに足がすくむことがなくなります。

タスクを 1 か所でリスト表示したところで、完了にかかる時間、重要度、緊急度といった追加情報を追加します。すべてのタスクが 1 か所にあると、何を処理する必要があるのかという全体像を見ることができると同時に、どれだけの量の仕事があるのか、そして注意が必要になりそうなものは何か、ということが感じ取れます。この時点では、タスクを整理することはまだ心配しなくても大丈夫です。まずはすべてのタスクを同じ場所にまとめることが大切な第一歩です。

[記事: プロジェクトの可視性を高める 3 つの方法]

Asana ヒント: マイタスクは Asana の機能の 1 つで、自分に割り当てられているすべてのタスクを自動的に 1 つのビューに集約します。マイタスクはマスターチェックリストとして機能するので、仕事の適切な部分に集中できます。

優先順位付けの手法を採用して仕事の To-Do リストを整理する

最終的にどうやってタスクに優先順位を付けるのかは仕事の性質と個人的な働き方のスタイルによりますが、一般的なタスクの優先順位付けの手法がいくつかあります。以下を読んで、うまく活用できそうな方法を見つけてください。

かえるを食べてしまえ

かえるを食べてしまえ 手法は文字通りの提案ではなく、「かえるを食べることがあなたの仕事なら、朝一でやってしまうのがベストだ」と言ったいつも賢明なマーク・トウェイン氏の言葉を基にしたシステムです。ワークマネジメントの世界では、最初に大きなタスクや、複雑なタスクに取り組むことを意味します。

最高の目的につながり、トップレベルの目標に紐付いているタスクは優先順位リストの一番上にあるべきです。その日の分のかえるを食べたら、続いて期日などの要因を基に他のタスクに取り組むことができます。

かえるを食べてしまえの実践: メールの返信、レビューフォームの作成、クライアントへの電話、または契約書の添削に取り掛かる前に、週の後半に経営陣に発表する大切なプレゼンテーションを完成させます。

アイゼンハワー意思決定マトリクス

著名人の言葉を基にした他の手法、アイゼンハワー意思決定マトリクスは、タスクを重要、緊急、その両方、またはそのどちらでもない、という基準を元に 4 つの象限に分類することから始めます。

このアプローチを使うと、今する必要があること (重要かつ緊急)、計画が必要なこと (重要だが緊急ではない)、人に任せられること (重要ではないが緊急である)、そして削除できる可能性があること (重要でも緊急でもない) を判断できます。

アイゼンハワー意思決定マトリクスの実践: あなたは今同僚からセールスプレゼンテーションの準備を手伝って欲しいというメールを受信しました。これは今日中に仕上げる必要があるので、そのリクエストは緊急なものですが、これは (あなたにとって) 他の仕事を先送りにするほど重要なことでしょうか?自分自身の毎日のリストを見て、各タスクの重要度と緊急度を確認してから、自分のタスクをずらして同僚を手伝うことができるのか、それとも同僚の手伝いを後回しにする必要があるのかを判断します。自分の責任を把握しておくということも、必要に応じてリクエストを断ることに役立ちます。

ABCDE 手法

ABCDE 手法では、先ほど作成したタスクリストを使って、各タスクの重要度に従ってそれぞれにアルファベットを割り当てて、それに従ってタスクに取り組みます。つまり、タスクに A (とても重要) から E (可能なら削除する) の評価をするということです。A と B のタスクが職場での成功を左右するので、必ず最初はこの 2 種類のタスクに取り組むようにしてください。

ABCDE の実践: 今日あなたは 8 時間稼働できますが、リストには合計 15 時間に相当するタスクがあります。各タスクにアルファベットを割り当てると、そのうち 2 つだけが A のタスクで、大多数は他のメンバーに割り振れる、またはスケジュールの変更が可能な D のタスクとなりました。これで A のタスクだけに集中すれば良いことが分かったので、D のタスクは後回しにするか、他のチームメイトに頼むことができます。これで、タスクの量に圧倒されていた状態から、その日の必須のアイテムに焦点を置いた、優先順位が適用されたタスクリストを作成できました。

チャンク

チャンク手法において、チャンクは集中的な仕事のアクティビティとして定義されています。独立したタスク (受信トレイを空にする) であったり、大きなプロジェクトの一部 (ドキュメントの初稿を完成させる) であったり、小さな無関係のタスクの集合体である場合もあります。ここで大切なのは、これらのチャンクを集中的な連続した時間のブロックにすることです。集中力が削がれるような外部の刺激はオフにして、自分は手が離せないことを他のメンバーに知らせます。チャンクの合間に休憩を入れてリラックスし、リフレッシュすることも大切です。

[記事: 集中力を高め、デジタル刺激を減らす方法]

チャンクの実践: 1 時間のデザイン作業で 1 日を開始してからコーヒー休憩を入れます。その後は、予定されているミーティングが 2 時間続き、それから昼食、そして 30 分間メールの返信をしたら、最後に新しいクライアントのリサーチを 1 時間行います。短いソーシャルメディア休憩をとったら、チームの進捗会議に参加し、最後は 1 時間のデザイン作業で締めくくります。

Asana ヒント: Asana を使ってタスクの管理をするのであれば、カスタムフィールドを作成して、アルファベットによる優先順位付け (ABCDE 手法を使う場合)、緊急度と重要度 (アイゼンハワー意思決定マトリクスを使う場合)、優先度 (かえるを食べてしまえ手法を使う場合)、または完了までにかかる推定時間など、情報を追加できます。

カレンダーを使ってタスクのスケジュールを立てる

タスクの完成にかかるのが数分であっても、数週間であっても、タスクには常に開始と終了があります。なので、リストが作成できたら、開始日と終了日を各タスクに設定します。こうしておけば、新たな展開があったり、優先順位を変えることが必要になったりしても、何かを見落とすことはありません。

明確な開始日と終了日が設定されていないタスクが割り当てられたときは、必ずその情報を聞いて、そのタスクに取り組む時間を予定に入れられるようにしてください。これらの日付がわかったら、実際の終了日よりも早くに個人的な終了日を設定して、不測の事態に備えたり、仕事を早く提出したりしてもよいでしょう。自分の仕事をパズルのように考えてください。各要素がお互いに上手くかみ合うということを知っておく必要があり、開始日と終了日はパズルのピースの縁のようなものです。

[記事: Asana でワークフローを管理する 4 つの方法]

タスクがパズルのピースで、開始日と終了日がその端を意味するものであるなら、カレンダーは全体像を組み立てるパズルボードです。それを使って、仕事の過負荷を防ぎ、かつ期日を守れるようなかたちで仕事の予定を立て、高度な努力を要するタスクと優先順位の高いタスクのバランスを取ります。上述の優先順位付け手法の 1 つを採用するのであれば、そのフレームワークを使ってスケジュールを立てられます。

Asana ヒント: Asana のカレンダービューを使えば、仕事が過負荷になりそうな日に気が付いたり、時間が空いている部分を見つけられます。このビューを活用して、タスクを動かし、より均等に仕事を分散させます。

チームメイトとタスクの進捗について伝え合う

最後に、あなたがタスクを完了させるのを待っているチームメイトや、あなたの時間を借りようとしているチームメイトと情報を共有するのを忘れないでください。タスクの進捗に関する最新情報、それを完了させる予定、または遅延や障害 (発生した場合) についても積極的にチームメイトに知らせることで、更新情報を聞かれる頻度を減らすことができます。これらの質問に頻繁に答えるようなことはせずに、生産的に、かつ効率よく自分の仕事を続けることができます。

[記事: 効果的なプロジェクトステータスレポートを作成し、共有する方法]

Asana ヒント: Asana のタスクのコメント機能を使えば、タスクの中で最新情報を共有したり、直接フォローアップの質問をしたりできるので、コミュニケーションと自分が実際に取り組んでいる仕事を結び付けておくことができます。

優先順位が付けられた仕事は生産的な仕事

仕事に明確な優先順位を付けると、生産性を向上させ、時間をより好適に管理し、毎回期日を守れるという自信が持てます。Asana のようなワークマネジメントツールを使えば、生産性をさらに上げることができ、タスクがどれだけ大きくても、どれだけ小さくても、そのすべてを 1 か所で整理し、管理できます。

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