アイゼンハワーマトリクス: To-Do リストの優先順位の付け方

Asana チーム 寄稿者の画像Team Asana2021年10月22日00
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概要

アイゼンハワーマトリクスは、緊急度や重要度に応じてタスクを整理し、優先順位を付ける際に役立つタスクマネジメント手法です。アイゼンハワーマトリクスでは、タスクを「最初にやるタスク」「後でやるために予定に入れるタスク」「誰かに任せるタスク」「削除するタスク」の 4 つに分割します。この記事では、アイゼンハワーマトリクスの作成法と優先順位付けのコツをご紹介します。

To-Do リストの作成は、仕事を成し遂げるための最初のステップです。しかし 1 日ですべてを終わらせるには時間が足りないようなときは、どのようにして最初に取り組むタスクを決めればよいのでしょうか?効果的な優先順位付けができれば、生産性が向上し、最も緊急度の高いタスクにすばやく取り掛かることができます。

アイゼンハワーマトリクスは緊急タスクと重要タスクの区別に役立ち、これを活用することで効率的なワークフローを構築できます。この記事ではアイゼンハワーマトリクスの作成法とタスクの優先順位付けのコツをご紹介します。

アイゼンハワーマトリクスとは?

アイゼンハワーマトリクスとは、タスクを緊急度と重要度で整理する手段です。この手段を用いることで、最も重要なタスクを効果的に優先できます。

アメリカの第 34 代大統領であり、第二次世界大戦中は 5 つ星元帥でもあったドワイト・D・アイゼンハワーが、後にアイゼンハワーマトリクスへとつながるアイデアを発表しました。アイゼンハワーは 1954年の演説で、無名の大学教授の言葉を引用してこう言いました。「私は緊急なものと重要なもの、2 種類の問題を抱えている。緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない。」

アイゼンハワーマトリクスとは?

7 つの習慣』の著者であるスティーブン・コヴィー氏は、このアイゼンハワーの言葉を取り入れ、今では人気のタスクマネジメント手法として知られるアイゼンハワーマトリクスを生み出しました。

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アイゼンハワーマトリクスは、別名タイムマネジメントマトリクス、アイゼンハワーボックス、緊急度と重要度のマトリクスとしても知られています。この手法は、タスクを「最初にやるタスク」、「後でやるために予定に入れるタスク」、「誰かに任せるタスク」、「削除するタスク」の 4 つに分ける際に役立つ手法です。

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緊急タスクと重要タスクの見分け方

緊急と重要は似たような言葉に聞こえるかもしれませんが、アイゼンハワーの原則で物事を分析する際、その 2 つの違いは非常に重要です。アイゼンハワーマトリクスで緊急と重要を区別することで、すぐに取りかかるべきタスクや、他のチームメンバーに任せるべきタスクを特定しやすくなります。

緊急タスクとは、早急な対処が必要とされるタスクです。今すぐやる必要があり、特定の時間内でタスクを完了できなかった場合、明確な影響が出るものです。こういったタスクは避けられないものであり、対処が遅れれば遅れるほどストレスの原因となり、燃え尽き症候群につながる可能性もあります。

緊急タスクの例

  • 期限間近のプロジェクトを完了させる

  • クライアントからの緊急の依頼に対応する

  • 家の壊れた配管を直す

重要タスクとは、必ずしも早急な対処は必要とされないものの、長期的な目標の達成につながるタスクです。緊急性が低いからといって、どうでもいいというわけではありません。リソースを効率的に活用できるように、重要タスクの計画は慎重に行う必要があります。

重要タスクの例:

  • 長期プロジェクトの計画を立てる

  • 顧客基盤を築くための人的ネットワーク形成

  • 定期的な雑用やプロジェクトのメンテナンス

緊急タスクと重要タスクの見分け方を理解したら、さっそくタスクをアイゼンハワーマトリクスの 4 つの領域に分けてみましょう。

アイゼンハワーマトリクスの 4 つの領域

長い To-Do リストには圧倒されてしまうかもしれませんが、アイゼンハワーマトリクスではタスクを一つひとつ確認して、4 つの領域に分けるのが目標です。カテゴリで分けられたタスクを確認することでスケジュールが立てやすくなり、最も重要な仕事を達成できます。

アイゼンハワーマトリクスの 4 つの領域

第 1 領域: やる

1 つ目の領域は「やる」の領域です。ここには、緊急かつ重要なタスクを配置します。To-Do リストに今すぐやる必要があり、明確な影響があり、長期的な目標にも影響するタスクがあれば、この領域に配置しましょう。

どんなタスクがこの領域に当てはまるのか、おそらく疑問に思うことはないでしょう。きっとすでに頭の中にあって、一番あなたにストレスを与えているはずです。

第 2 領域: 予定する

2 つ目の領域は「予定する」の領域です。ここには、緊急ではないものの重要なタスクを配置します。このタスクは長期的な目標に影響を与えますが、今すぐやる必要はありません。後でやるために予定に入れておきましょう。

1 つ目の領域のタスクが終わったらすぐにこの領域のタスクに取りかかります。この領域のタスクのこなし方についてはさまざまなタイムマネジメントのコツがあります。パレートの法則ポモドーロテクニックなどを活用してみましょう。

第 3 領域: 任せる

3 つ目の領域は「任せる」の領域です。ここには、緊急ではあるものの重要ではないタスクを配置します。今やる必要があるが、あなたの長期的な目標には影響しないタスクです。

そのようなタスクには特にこだわりもなく、完了するのに特別なスキルが必要な可能性も低いため、チームの他のメンバーに任せることができます。タスクの委任はワークロードを管理し、チームにスキルアップの機会を与える効率的な手段の一つです。

第 4 領域: 削除する

To-Do リストを最後まで確認して、最初の 3 つの領域にタスクを追加し終えたはずが、まだタスクが少し残っている場合があるかもしれません。その残ったタスクは、緊急でも重要でもないタスクです。

この緊急でも重要でもないタスクは、単純に目標達成の妨げとなります。To-Do リストの残りのタスクは 4 つ目の「削除する」の領域に配置しましょう。

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タスクに優先順位を付ける 4 つのコツ

緊急性と重要性の違いを理解するにはアイゼンハワーマトリクスが最適ですが、なかなか優先順位が付けられないという方のために、タスクを各領域に分別する際の優先順位付けのコツをご紹介します。

タスクに優先順位を付けるコツ

1. タスクを色分けする

タスクの色分けは優先度の高いタスクの視覚化に役立ちます。To-Do リストツールでタスクを確認していく際に、優先度に基づいて、たとえば以下のように 4 つの色でタスクを色分けしてみましょう。

  • 緑色 = 最も優先度の高いタスク

  • 黄色 = 2 番目に優先度の高いタスク

  • 青色 = 3 つ目に優先度の高いタスク

  • 赤色 = 優先度の低いタスク

タスクを色で分けることができれば、その色をそのままアイゼンハワーマトリクスに変換できます。緑色のタスクは第 1 領域の「やる」タスク、黄色のタスクは第 2 領域の「予定する」タスク、青色のタスクは第 3 領域の「委任する」タスク、そして赤色のタスクが第 4 領域の「削除する」タスクです。

2. 各領域のタスクを 10 個までに制限する

To-Do リストにタスクがたくさんあったとしても、各領域のタスクを 10 個までに制限してみましょう。そうすることでアイゼンハワーマトリクスがごちゃごちゃになり、混乱してしまうのを防ぐことができます。

マトリクスを複数作ることも可能ですが、タスクリストを必要なアクションアイテムだけに絞ることで、時間を無駄にすることなく優先順位付けに取りかかることができます。

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3. 個人の To-Do リストと仕事の To-Do リストを作る

アイゼンハワーマトリクスのタスク数を減らすもう一つの方法として、個人の To-Do リストと仕事の To-Do リストを分けて作成する方法があります。

仕事関連のタスクと個人のタスクでは、スケジュールやリソース、手法が異なり、おそらく思考プロセスも異なります。個人の目標と仕事の目標をうまく管理するためには、この 2 つは分けて取り組む必要があります。

4. 排除してから優先順位をつける

まず不必要なタスクを排除することで、効果的に優先順位を付けましょう。この戦略をとる場合は、第 1、第 2、第 3 領域と進む前にまず第 4 領域から着手します。

To-Do リストにざっと目を通して、必要のないタスクがないかチェックします。

実際、私たちの時間の 60% はタスクの承認状況の共有、情報のフォローアップなど「仕事のための仕事」に費やされています。削れるタスクがあれば削りましょう。そうすることで優先順位付けのスピードも速くなり、さらに最終段階でもう一度タスクを減らすことになるはずです。

アイゼンハワーマトリクスの例

アイゼンハワーマトリクスの各領域に配置するタスクをよりわかりやすくするために、いくつかタスクの例をご紹介します。

アイゼンハワーマトリクスの例

第 1 領域に配置するタスクの例:

  • 明日が期限のブログ記事を書く

  • プロジェクト提案書を完成させる

  • クライアントからのメールに返信する

第 2 領域に配置するタスクの例:

  • 能力開発講座に申し込む

  • ネットワーキングイベントに参加する

  • 個人的なプロジェクトに改良を加える

第 3 領域に配置するタスクの例:

  • ブログ記事をアップロードする

  • 会議のメモを書き起こす

  • クライアント以外からのメールを処理する

第 4 領域に配置するタスクの例:

  • 仕事のための仕事

  • 進捗報告会議に参加する

  • タスクの承認状況を共有する

先述のとおり、時と場所に合った手法でタスクに取り組めるように、仕事とプライベートのマトリクスは分けることが理想的です。

タスク管理ツールを使ってアイゼンハワーマトリクスを作りましょう

To-Do リストの分別はアイゼンハワーマトリクスを作る上での最大の難関ですが、自動化すれば手動で分別する必要がなくなります。

タスク管理ソフトウェアを使って最も優先度の高いタスクを特定しましょう。タスク管理ソフトウェアなら、タスクをカテゴリや色で分け、チームにタスクを委任できます。アイゼンハワーマトリクスで生産性を上げていち早く目標を達成しましょう。

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