アイゼンハワーマトリクスの領域と実践時のコツを解説

To-Do リストの作成は、仕事を成し遂げるための最初のステップです。しかし 1 日ですべてを終わらせるには時間が足りないようなときは、どのようにして最初に取り組むタスクを決めればよいのでしょうか？To-Do とは「いつかするべきこと」を意味しますが、そこに優先順位を付けなければ仕事は混乱します。仕事の生産性を向上させるには、タスクの効果的な優先順位付けが重要になってくるのです。

アイゼンハワーマトリクスは緊急タスクと重要タスクの区別に役立ち、これを活用することで効率的なワークフローを構築できます。この記事では、アイゼンハワーマトリクスの作成方法とタスクの優先順位付けのコツをご紹介します。

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アイゼンハワーマトリクスとは？

アイゼンハワーマトリクスとは、タスクを緊急度と重要度で整理する手法です。この手法を用いることで、最も重要なタスクを特定し、効果的に優先できます。日本語では別名タイムマネジメントマトリクス、アイゼンハワーボックス、緊急度と重要度のマトリクス、アイゼンハワー意思決定マトリクスとも呼ばれます。

アイゼンハワーマトリクスは、仕事やタスクを「緊急度 (緊急性)」と「重要度 (重要性)」の2軸から評価し、「最初にやるタスク」「後でやるために予定に入れるタスク」「誰かに任せるタスク」「削除するタスク」という 4 つの領域に分けることで、自分がやるべき作業を見極めることができます。

この手法は生産的な To-Do リスト作りに役立ち、またタスクの優先度を正しく設定することは仕事の効率化にもつながります。どんな人でも持てる時間は有限であり、無限に仕事をこなせるわけではありません。優先順位をつけて、今やるべき事柄に集中することで生産性を高めるのです。

アイゼンハワーマトリクスの歴史

この手法は第 34 代アメリカ大統領、ドワイト・D・アイゼンハワー (Dwight David Eisenhower) にちなんで名付けられました。アイゼンハワー大統領は1954年、演説中に無名の大学教授の言葉を引用してこう言ったのです。「私は緊急なものと重要なもの、2 種類の問題を抱えている。緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない。」

この言葉を取り入れ、『7 つの習慣』で具体的な手法としてまとめたのが、スティーブン・コヴィー (Stephen Covey) 氏です。急を要することがらに時間を費やしてしまい、本当に重要なタスクに時間を割くことができないという状況は望ましくありません。そうならないようにタスクを管理すべきだというのがこのアイゼンハワーマトリクスの本質で、今ではビジネスにおいて有効なタスクマネジメント手法として人気があります。

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アイゼンハワーの原則: 緊急タスクと重要タスクの見分け方

緊急と重要は似たような言葉に聞こえるかもしれませんが、アイゼンハワーの原則で物事を分析する際、この 2 つの違いは非常に重要です。アイゼンハワーマトリクスで緊急と重要を区別することで、すぐに取りかかるべきタスクや、他のチームメンバーに任せるべきタスクを特定しやすくなります。

アイゼンハワーマトリクスの「緊急タスク」とは

緊急タスクとは、早急な対処が必要とされるタスクです。今すぐやる必要があり、特定の時間内でタスクを完了できなかった場合、明確な影響が出るものです。こういったタスクは避けられないものであり、対処が遅れれば遅れるほどストレスの原因となり、燃え尽き症候群につながる可能性もあります。

緊急タスクの例

• 期限間近のプロジェクトを完了させる

• クライアントからの緊急の依頼に対応する

• 家の壊れた配管を直す

アイゼンハワーマトリクスの「重要タスク」とは

重要タスクとは、必ずしも早急な対処は必要とされないものの、長期的な目標の達成につながるタスクです。緊急性が低いからといって、どうでもいいというわけではありません。リソースを効率的に活用できるように、重要タスクの計画は慎重に行う必要があります。

重要タスクの例

• 長期プロジェクトの計画を立てる

• 顧客基盤を築くための人的ネットワーク形成

• 定期的な雑用やデータの更新、プロジェクトのメンテナンス

アイゼンハワーマトリクスを実践するための基本となる 4 つの領域を正しく分けるには、緊急タスクと重要タスクの見分け方をよく理解している必要があります。アイゼンハワーの原則である「緊急」と「重要」の違いを今一度理解しましょう。

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アイゼンハワーマトリクスの 4 つの領域

To-Do リストとは、完了すべきことがらを一覧にしたものです。長い To-Do リストを前に、圧倒されてしまうことはありませんか？そんなときは、やるべきタスクを一つひとつ確認して、アイゼンハワーマトリクスの 4 つの領域に分けてみましょう。カテゴリで分けられたタスクを確認することでスケジュール管理がしやすくなり、まず何に取り掛かればいいのか、トッププライオリティはどこにあるのかが明確になります。

第 1 領域: やる (重要 / 緊急)

1 つ目のアイゼンハワーマトリクスの領域は「やる」の領域です。ここには、緊急かつ重要なタスク、つまり最優先タスクを配置します。例を挙げると締め切りの近い報告書の作成などです。To-Do リストに今すぐやる必要があり、長期的な目標にも影響するタスクがあれば、この領域に配置しましょう。

どんなタスクがこの領域に当てはまるのか、おそらく疑問に思うことはないでしょう。きっとすでに頭の中にあって、あなたに一番ストレスを与えているはずです。

短期的な観点で言えば、この方法論はこれらの重要かつ緊急性の高い業務を正確に見極めて、確実にやり遂げるためにあるともいえます。実際、日々の業務時間の大半をこの領域のタスクに費やしている人や組織もかなりの割合に上ると考えられます。

第 2 領域: 予定する (重要 / 緊急ではない)

2 つ目の領域は「予定する」の領域です。ここには、緊急ではないものの重要なタスクを配置します。短期的には緊急かつ重要な仕事が最優先となりますが、長期的には｢重要ではあるが緊急性は低い領域｣も重要です。将来の目標達成に必要なスキルを磨いたり、身体のパフォーマンスを維持するためにトレーニングを継続的に行ったりする内容が該当します。つまりこの領域に該当するタスクは、長期的な目標に影響を与えますが、今すぐやる必要はありません。後でやるためにスケジュールに入れておきましょう。

1 つ目の領域のタスクが終わったらすぐにこの領域のタスクに取りかかります。今必要に迫られているわけではないため、なかなか着手しづらい分野ですから、最終的な目標からスケジュールを逆算してタスクを整理し、長いスパンで継続的に取り組むのがポイントです。この領域のタスクのこなし方についてはさまざまなタイムマネジメントのコツがあります。パレートの法則やポモドーロテクニックなどを活用してみましょう。

第 3 領域: 任せる (重要ではない / 緊急)

3 つ目の領域は「任せる」の領域です。ここには、緊急ではあるものの重要ではないタスクを配置します。この領域には、「今やる必要はあるが、自分の長期的な目標には影響しないタスク」「自分にとっては重要ではないが、組織にとって緊急性が高いタスク」です。

オフィスでの電話対応などがこの領域にあてはまるでしょう。これらの業務は必ずしも自身がやる必要はありませんが、誰かがやらねばならない領域でもあります。他者への割り振りやツールの活用など、何らかの方法でタスクを代行できないか検討し、自分自身の時間を極力割かずに済ませる方法を考えてみましょう。タスクの委任はワークロードを管理し、チームにスキルアップの機会を与える効率的な手段の一つです。

現代では AI 技術などのテクノロジーが発展しつつあり、これらの最新技術やサービス、アプリなどを有効活用することで、全体の生産性を向上させられる可能性が多いにあると言えます。

チームの仕事量を 1 か所で調整・管理すれば、仕事の生産性を上げ、適切な人材を適切なタスクに割り当てることができます。Asana で「仕事量の見える化」を実現しましょう。

第 4 領域: 削除する (重要ではない / 緊急ではない)

To-Do リストを最後まで確認して、最初の 3 つの領域にタスクを追加し終えたはずが、まだタスクが少し残っている場合があるかもしれません。その残ったタスクは、緊急でも重要でもないタスクで、原則として実行する必要のない業務です。目的のないネットサーフィンなどがこの領域に該当します。

こういったタスクは、単純に目標達成の妨げとなります。アイゼンハワーマトリクスを実践する際、こういった To-Do リストに残ったタスクは 4 つ目の「削除する」の領域に配置しましょう。一方で、自身の業務や日々行っていることがこの領域に当てはまっていないか、振り返ってみることも大事です。

アイゼンハワーマトリクスの例

アイゼンハワーマトリクスの各領域に配置するタスクをよりわかりやすくするために、いくつかタスクの例をご紹介します。

アイゼンハワーマトリクスの第 1 領域に配置するタスクの例:

• 明日が期限のブログ記事を書く

• プロジェクト提案書を完成させる

• クライアントからのメールに返信する

アイゼンハワーマトリクスの第 2 領域に配置するタスクの例:

• 能力開発講座に申し込む

• ネットワーキングイベントに参加する

• 個人的なプロジェクトに改良を加える

アイゼンハワーマトリクスの第 3 領域に配置するタスクの例:

• ブログ記事をアップロードする

• 会議のメモを書き起こす

• クライアント以外からのメールを処理する

アイゼンハワーマトリクスの第 4 領域に配置するタスクの例:

• 仕事のための仕事

• 進捗報告会議に参加する

• タスクの承認状況を共有する

先述のとおり、時と場所に合った手法でタスクに取り組めるように、仕事とプライベートのマトリクスは分けることが理想的です。

優先順位の付け方: 4 つのコツ

緊急性と重要性の違いを理解するにはアイゼンハワーマトリクスが最適ですが、なかなか優先順位が付けられないという方のために、タスクを各領域に分別する際に考慮すべきポイントと優先順位付けのコツをご紹介します。

1. タスクを色分けする

タスクの色分けは優先度の高いタスクの視覚化に役立ちます。To-Do リストツールでタスクを確認していく際に、優先度に基づいて、たとえば以下のように 4 つの色でタスクを色分けしてみましょう。

• 緑色 = 最も優先度の高いタスク

• 黄色 = 2 番目に優先度の高いタスク

• 青色 = 3 番目に優先度の高いタスク

• 赤色 = 優先度の低いタスク

タスクを色で分けることができれば、その色をそのままアイゼンハワーマトリクスに変換できます。緑色のタスクは第 1 領域の「やる」タスク、黄色のタスクは第 2 領域の「予定する」タスク、青色のタスクは第 3 領域の「任せる」タスク、そして赤色のタスクが第 4 領域の「削除する」タスクです。

2. 各領域のタスクを 10 個までに制限する

To-Do リストとは「いつかするべきこと」を一覧にしたものなので、そこには多くのタスクがあるでしょう。そこで、タスクの優先順位を付けるコツとして、各領域のタスクを 10 個までに制限してみてください。そうすることでアイゼンハワーマトリクスが整然とし、混乱してしまうのを防ぐことができます。

マトリクスを複数作ることも可能ですが、タスクリストを必要なアクションアイテムだけに絞ることで、時間を無駄にすることなく優先順位付けに取りかかることができます。

3. 個人の To-Do リストと仕事の To-Do リストを作る

アイゼンハワーマトリクスのタスク数を減らすもう一つの方法として、個人の To-Do リストと仕事の To-Do リストを分けて作成する方法があります。

仕事関連のタスクと個人のタスクでは、スケジュールやリソース、手法が異なり、おそらく思考プロセスも異なります。個人の目標と仕事の目標をうまく管理するためには、この 2 つは分けて取り組む必要があります。個人の To-Do とは何か、仕事での To-Do とは何かを考えながら、リストを作ってみてください。

4. 排除してから優先順位をつける

まず不必要なタスクを排除することで、効果的に優先順位を付けましょう。この戦略をとる場合は、第 1、第 2、第 3 領域と進む前にまず第 4 領域から着手します。

To-Do リストにざっと目を通して、必要のないタスクがないかチェックしましょう。

実際、私たちの時間の 60% はタスクの承認状況の共有、情報のフォローアップなど「仕事のための仕事」に費やされています。アイゼンハワーマトリクスは、そういった削れるタスクを特定するのにとても有効です。削除することで優先順位付けのスピードも速くなり、さらに最終段階でもう一度タスクを減らすことになるはずです。

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アイゼンハワーマトリクスのポイント

では、いざアイゼンハワーマトリクスを実践する際に役立つポイントをご紹介します。

タスクをリストアップしてから整理する

まずは業務の総量を正しく洗い出さないことには意味のある選択ができません。「緊急かつ重要」な業務がリストから漏れていては本末転倒です。まずタスクのリストアップを漏れなく行うことが大前提です。

現状の時間配分を把握して改善する

次に、マトリクスの考え方に従って 4 つの領域に仕事やタスクを振り分けた後に行うべきアクションを解説します。

そもそも、アイゼンハワーマトリクスを実施する目的は、タスクの優先順位を明確にし、業務の時間効率を向上することにあります。ですから、4 つの領域に分類した後、改善のためにどのようなアクションを行うかが重要です。

そのためには、まずは現状ではどのような時間配分を行っているかを客観的に把握する必要があります。自身が 4 つの領域のタスクそれぞれにどの程度時間を使っているかを数値で計測してみましょう。特に、緊急でない、かつ重要でないタスクに多くの時間を使っていないかを重点的にチェックして、改善すべきところを着実に改善して行くとよいでしょう。

「緊急でない / 重要」なタスクを意識する

業種や業界を問わず、緊急かつ重要性の高い、目の前の業務に追われていると、｢重要だが緊急ではない領域｣に時間を割くことができなくなります。しかし、変化の激しい現代において、目の前のタスクだけに忙殺されていると、知らず知らずのうちに時代や業界の変化に取り残されて業績の低迷を招くこともあります。

既存の業務の延長線上にはない革新的なアイデアや企画を打ち立てて行くためには、むしろ｢重要だが緊急ではない領域｣で手がかりが見つかることもあります。全く異なる業種の情報に目を向けるなど、｢緊急ではないが長期的に見て重要な領域｣に個人としても組織としても目を向けることも必要です。

日々の業務に追われて忙しいと感じる時こそ、あえて重要だが緊急ではない領域に目を向けてみれば、そこから意外な突破口が見つかるかもしれません。

タスク管理ツールを使ってアイゼンハワーマトリクスを作りましょう

タスク管理に有効な手法、アイゼンハワーマトリクスについてまとめました。タスクに追われる現状を打破したい人や、プロジェクトの円滑な進行に手こずるチームリーダーにおすすめの手法です。この記事で紹介した 4 つの領域やタスクの分類方法を理解し、仕事の効率化に役立ててください。

To-Do リストの分別はアイゼンハワーマトリクスを作る上での最大の難関ですが、自動化すれば手動で分別する必要がなくなります。仕事をさらに効率的に行えるよう、タスク管理ソフトウェアの使用を検討してみましょう。タスク管理ソフトウェアなら、タスクをカテゴリや色で分け、チームにタスクを委任できます。システム化されたアイゼンハワーマトリクスで生産性を上げて、いち早く目標を達成しましょう。

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