スケジュール管理のヒント: 効率的に行い、仕事の生産性を上げるには

プライベートでも仕事でも、スケジュール管理を正確に行えるスキルは誰しもが身に付けておきたいもの。特に複数メンバーが関わるプロジェクトだったり、納期のある業務だったり、ビジネスシーンならなおさらそう思うはずです。しかし現実には、毎日のタスクや同時進行するプロジェクトに追われ、理想的なスケジュール管理ができないことも多いのではないでしょうか？

そこでこの記事では、スケジュール管理の重要性とメリットをまとめ、上手なスケジュール管理のコツと管理方法の種類をご紹介します。仕事の予定管理を効果的に行って、生産性を向上させましょう。

プロジェクトのスケジュール管理に役立つ「プロジェクトカレンダー」の作成と管理方法については『チームを成功に導くプロジェクトカレンダーの作成方法と管理方法』の記事をご覧ください。

スケジュール管理とは何か？

スケジュール管理とは、個人やチームが処理すべき業務の作業時間や納期などを把握し、確実に実行できるように管理することです。

紙を使った従来の手帳はもちろん、スマホでも確認できるカレンダーアプリなどが登場し、その形態の選択肢は広がっています。昨今では多くのグループウェアにも備わっている機能で、プロジェクトマネジメントや業務効率化のために使用されています。

スケジュール管理はなぜ重要？メリットは？

そもそもスケジュール管理はどうして重要なのでしょうか？上手に管理することで得られるメリットには、次のようなポイントが挙げられます。

1. 仕事のサイロ化を防ぐ

2. 業務が予定通りに進む

3. 仕事の生産性と効率性がアップする

4. 信頼性が向上する

各項目それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

1. 仕事のサイロ化を防ぐ

仕事のスケジュール管理がしっかりと行われていないと、仕事がサイロ化する可能性があります。

仕事がサイロ化してしまうと、自分やチームの仕事量の把握が難しくなるだけでなく、連携ミスやタスクの重複も発生してしまいます。こうした状況を避けるために、予定の管理は非常に重要となってきます。

2. 業務が予定通りに進む

スケジュール管理を正しく行うことは、各タスクや業務が予定通りに進むきっかけとなります。しっかりとスケジュール調整され、整理してあれば、各タスクの期日や納期を見過ごすこともありません。予定がクリアに見えることで、今やるべき仕事が何なのかを正確に判断し、取り組むこともできます。次に取り掛かるべきタスクもわかるので、仕事全体が円滑に進むでしょう。

一方、業務がスケジュール通りに進むことは時間を効率的に使うことにもつながります。仕事の予定が整理されてあれば、貴重な労働時間はやるべき仕事に費やすことができ、結果的に残業時間を減らすこともできます。

3. 仕事の生産性と効率性がアップする

スケジュールは適切に管理することで、見える化します。個人のスケジュールはもちろん、チームのスケジュールがしっかりと見える化されていれば、誰が何をいつまでにやるのかが明確となり、仕事の効率性と生産性は向上します。前項と合わせて考えると、スケジュール管理をしっかりと実践すれば、最終的に目標達成が近づきます。

目標設定ガイドは『電子書籍をダウンロード: Asana の OKR 設定作戦ブック』を、Asana の目標管理機能 (ゴール機能) について詳しく知りたい場合は『Asana の使い方: ゴール機能で目標管理を実現』をご覧ください。

4. 信頼性が向上する

自分のスケジュールをしっかりと管理し納期を守ることは、ビジネスパーソンとしての評価を上げることにつながります。仕事を予定通りに進めることで、取引先やクライアントとの信頼関係を深めることもできるのです。

スケジュール管理の方法

スケジュールを管理する方法はいくつか考えられます。

1. 手帳を使ったアナログ式管理方法

定番とも言えるスケジュール管理方法です。常に持っていれば、必要なときにすぐに記入することができるうえ、オンラインで管理していない分、データが消失するといったこともありません。そういった意味では優れた管理方法です。しかし、チームやグループメンバーとシェアする必要があるスケジュールの場合は機能しません。デジタル化や DX 推進とも合わない管理方法と言えます。

2. スケジュール管理アプリを使った管理方法

Excel やスプレッドシート、Google カレンダーなどの無料スケジュール管理アプリを使った管理方法です。To-Do リストやテンプレートが前もって備わっているので便利なうえ、必要な場合はチームメンバーと共有することもできるので優れた管理方法です。しかし、複数人で構成されるプロジェクトチームでは同時編集ができなかったり、リアルタイムでの進捗確認が難しかったりする点がデメリットとも言えます。

3. スケジュール管理ツールを使った管理方法

上記 2 点のデメリットをカバーするのが、スケジュール管理に特化したしたツールを使って管理する方法です。クラウド上で管理するので、組織で同一のツールを使えば、全員がスケジュール共有をすることができます。また、パソコンやスマートフォン、タブレットがあればすぐにアクセスできるのもメリットです。

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ワークマネジメントとは？チームがワークマネジメントを必要とする理由

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スケジュール管理ができない人の特徴は？

ビジネスパーソンにとって、スケジュール管理不足は時として致命的なミスにつながることもあります。生産性の低下や納期漏れ、信用の低下といったマイナスの影響が出るまえに、スケジュール管理を徹底するのが最善です。

一般的に、スケジュール管理が上手くできない人には次のような特徴が指摘できます。

• 業務に優先順位をつけていない

• 関係者とうまくスケジュールを共有できていない

• 漠然とした “予定” しか立てていない

上記を改善するには、次項の「スケジュール管理を効率的に行うコツ」をチェックしてみてください。

スケジュール管理を効率的に行うコツ

スケジュール管理を行うときは、以下のようなポイントをおさえて行います。

• 業務を洗い出し、リストアップする

• それぞれの業務の締め切り日と必要な作業時間を把握、決定する

• 優先順位を決定する

• 定期的に見直して、変更や修正を加える

• チーム内やマネージャーと情報共有する

• 「予定」を「タスク」に変える

まずはやるべき仕事をひとつひとつリストアップし、すべて洗い出しましょう。その中には納期や期日が決められていないタスクがあるかもしれません。そのようなケースでも、日程管理を行うには期日を設けることが必要です。どれくらいの作業時間がかかるのか、いつまでに終わらせるのかを設定しましょう。業務優先度を決めるときは、アイゼンハワーマトリクスを用いてみてください。どのタスクから始めるべきか、後回しにしてもいいタスクはどれかを把握することができます。

スケジュールの管理は、一度日程を調整したら終わりではありません。定期的に見直しやリスケを行い、アップデートしていきます。また、自分だけで管理するのではなく、チーム内や上司、マネージャーとシェアするのも忘れないようにしましょう。

漠然としたスケジュールは具体化させることが大切です。「予定」を「タスク」に変えましょう。たとえば Asana なら、予定から作成したタスクはステークホルダー全員とシェアすることができ、詳細や進捗を常に共有できるだけでなく、タスク内でコミュニケーションを取ることも可能なので、情報の一元化を実現することができます。

仕事の予定管理をしっかり行って、生産性を上げる

仕事のスケジュール管理についてまとめました。個人のスケジュールでも、プロジェクトスケジュールでも、日程管理を行うことは、仕事を効率化し生産性を向上させるために重要です。なかなかうまくスケジュール管理ができないと悩んでいる人は、ご紹介したコツを試したり、管理方法を変えてみましょう。自分に合った方法、チームの仕事が最適化する方法でマネジメントしてください。

Asana はタスク管理やプロジェクト管理だけを行うツールではなく、「仕事を管理する」プラットフォームです。自分の予定やチームの予定を把握でき、カスタマイズも可能なカレンダー機能を試してみることをおすすめします。進捗管理や工数管理もすべて、同じプラットフォーム上で行えます。