仕事が進まないのに疲れていますか?GTD メソッドの 5 つのステップをマスターしましょう。

寄稿者 Julia Martins の顔写真Julia Martins2021年6月25日00
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瞑想をしたことがある人は、「頭の中を空っぽにして」と言われたことがあるでしょう。GTD メソッドでも同じアプローチで心の整理を行いますが、瞑想のために心を整理するのではなく、タイムマネジメントや生産性のために心を整理します。

To-Do やリマインダーで頭の中がごちゃごちゃしていると、実際にやるべき仕事に使える脳の力が減ってしまう、そう感じているのはあなただけではありません。Asana の調査によると、毎週 26% を超える仕事が締め切りを逃しています。マルチタスクは幻想であり、「思考のマルチタスク」も例外ではありません。

何かに取り組んでいるときに、常に次の行動を考えてしまうという人には、GTD メソッドがお勧めです。この方法では、頭の中の考え事を To-Do リストツールに移すことで、脳の力を次のタスクを覚えておくことではなく、重要な仕事に使えるようになります。準備はいいですか?一度頭の中を空っぽにして、それから読み進めましょう。

GTD メソッドとは

GTD (Getting Things Done) メソッドとは、「頭の中で管理している情報が多ければ多いほど、生産性や集中力が低下する」という信念に基づいた手法です。GTD メソッドでは、頭脳に頼るのではなく、仕事に関するすべての情報を外部の整理された情報源に保存することを推奨しています。これにより、「次に何をすればいいのか」を常に把握することができ、仕事の見落としを心配する必要がありません。

GTD とは何を意味するのか?

GTD とは、「Getting Things Done (仕事を成し遂げる)」の頭文字をとったもので、2001年に David Allen 氏が考案した生産性向上のための手法です。Allen 氏は、著書『Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity』の中で GTD の手法を紹介しています。

GTD は、簡単に実践できて、しかも効果が高いことから、タイムマネジメント戦略として人気があります。あなたが意識していなくても、あなたの脳はバックグラウンドで常に「オン」になっており、今後の To-Do をシャッフルしたり並べ替えたりして、何も見落としがないようにしています。何か新しいタスクが加わると、脳はそのタスクに関連した仕事の優先順位を考える必要があります。

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GTD メソッドは、このような精神的エネルギーをすべて取り除き、ワークマネジメントツールのような外部の情報源に投入します。人間の脳は、大量の情報を整理して保存するようにはできていません。情報を実行可能なアイテムとして外部に保存しておくことで、長期的な成功を目指すことができるのです。

マルチタスクは本当に悪いことなのか?

その答えはイエスです。私たちの脳は、文字通りマルチタスクに対応できません。マルチタスクをしようとするとき、脳は実際には 2 つのタスクを光速で切り替えています。タスクを切り替えるたびに、脳はそのタスクに必要な情報、状況、記憶を頭の中に浮かべる必要があります。意識していなくても、これにはエネルギーが必要で、時間とともに疲労やストレス、そして働き過ぎにつながります。

GTD メソッドのメリットとデメリット

GTD メソッドは、タイムマネジメント術の一つに過ぎません。他のタイムマネジメント術と同様に、メリットとデメリットがあります。どの戦略を実行するかは、あなたがタイムマネジメントでどのようなスキルを向上させたいかによって大きく異なります。

メリット

GTD システムは、簡単に設定でき、フレキシブルに活用できます。GTD システムのメリットにはこんなものがあります。

  • 自分が担当している仕事をすべて覚えようとすることによる、認知的な負荷や精神的な負担を軽減できる。

  • マルチタスクを排除することで、フロー状態に入る時間を増やせる。

  • アクションが不要なものも含むすべての情報の唯一の情報源を構築できる。

  • 自分が抱えている仕事を明確に把握することで、必要に応じて簡単に優先順位をつけ直したり、スケジュールを変更したりできる。

デメリット

GTD メソッドを始める前に、以下の制限事項に注意してください。

  • 自由度が高すぎてしまう場合がある: GTD では、タスクを整理するだけで、1 週間や 1 日の仕事のスケジュールを立てることはできません。人によっては、この自由度の高さが苦手な人もいるでしょう。そんな場合はタイムブロッキングタイムボクシングのような別のタイムマネジメント術を GTD メソッドと組み合わせてみましょう。

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GTD ワークフローの 5 つのステップから始めてみましょう

GTD メソッドの 5 つのステップがあなたを成功へと導きます。このステップで今後の仕事をカタログ化して整理することにより、今後の To-Do を頭で管理する必要がなくなります。GTD メソッドで仕事を整理できたら、今度はタスクを実行に移すことができます。

1. 把握

仕事を整理するには、まず頭の中以外の場所で仕事を把握する必要があります。David Allen 氏はこの場所を、あなたがどんなツールを使っているかに関わらず、「受信トレイ」と呼んでいます。なぜなら、タスク、情報、リマインダー (Allen 氏はこれを「物事」と呼んでいます) は、すべて受信箱に直接入るからです。メールの受信トレイというよりも、後で処理する情報のタスクリストと考えてください。

情報を把握する場所

個人の生産性を向上させたいのであれば、To-Do リストを使って自分の仕事を管理するのがおすすめです。また、チームで仕事をしている場合は、自分の仕事を把握して管理するだけでなく、チームの仕事も整理、管理するために、ワークマネジメントプラットフォームを活用しましょう。

記事: ワークマネジメントの紹介

整理することではなく、把握することに集中する

把握した仕事が整理または文書化されていなくても心配ありません。最初のステップは、あなたの物事を頭の中から外部の情報源に移すことです。把握することは、To-Do をより良い生産性システムに整理するための最初のステップです。

簡単に情報が把握できるシステムを使用しましょう。GTD では、情報が頭の中に入ってきたら、すぐにそれを把握することが重要です。これにより、負荷が軽減され、見落としをなくすことができます。必要に応じて、文書、コラボレーター、期日、重要な詳細などの背景情報を追加してください。

[リストビュー] Asana のマイタスクプロジェクトにおける整理されていない GTD メソッドの例 (ステップ 1)

バーチャルシステムの利用

これらの物事のすべてを把握するには、アナログではなくバーチャルなシステムを使うのが一番です。To-Do リストを書くと、何かを消したときの素晴らしい満足感が得られますが、To-Do を管理するには最悪の方法でもあります。実際には、手書きの To-Do リストはうまく整理されていないことが多く、間違いや見落としも起きがちで、非効率的です。

当然ながら、私たちは Asana をお勧めします。Asana は、To-Do はもちろん、その仕事が大切な理由も、達成する方法も明確に把握できるワークマネジメントシステムです。

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2. 明確化 (と整理)

すべてを把握したら、次は明確化です。明確化のステップでは、把握した情報を実行可能なタスクや、詳細なメモ、しっかりとした背景情報などに変換します。明確化のステップと整理のステップは連動しています。明確化のステップで、同時にそのタスクを適切なプロジェクトに整理します。

明確化する際は、受信トレイに入っている各アイテムに、以下のような情報が揃っていることを確認します。

  • 実行可能なタスク名 (「~する」のように動詞で書くことをおすすめします)

  • 作業について共有する必要のある背景情報、文書、ファイル、コラボレーターなど

  • そのアイテムに関連するプロジェクトの取り組み、To-Do リスト、または目標

  • 作業の段階、予算、推定作業時間、優先度など、関連するすべての背景情報

  • この作業が他のタスクによってブロックされているかどうかや、追加情報を待っているかどうかに関する情報

これらの To-Do をまだ移動する心配はありません。整理のステップで、受信トレイにある To-Do を適切なプロジェクトに移動します。

[リストビュー] Asana のマイタスクプロジェクトにプロジェクトレベルの情報を追加した GTD メソッドの例 (ステップ 2)

優先事項は重要

明確化と同時に、各項目に関連する優先順位を付けていきましょう。しかし、時にはどうしても別の予定が入ったり、期日が変わったり、優先順位が変わったりしてしまうこともあります。すべてのタスクの優先順位を明確にしておけば、必要に応じて期日を変更でき、常にインパクトのある仕事をこなすことができます。

記事: 厳しいスケジュールと変化する優先順位を管理する 4 つのコツ

すぐできるタスク

時にはその場ですぐに仕事を終わらせることが、振り分けや明確化を行うよりも簡単な場合があります。

  • 2 分以内に終わるものは、すぐに実行しましょう。これにより、頭の中からだけでなく、To-Do リストからもタスクを取り除けます。

  • 自分の責任範囲ではないことは、その仕事に適した人に任せましょう。

必要に応じてアイテムを複数のタスクに分割する

1 つのタスクだけでなく、複数のタスクを含むアイテムをメモしている場合もあるでしょう。たとえば、新しい電子書籍のアイデアを思いついて、受信トレイに簡単なリマインダーを追加したとします。電子書籍の作成には多くのステップがあり、多くの関係者が関わっています。そこで、明確化のステップでは、この取り組みをいくつかの個別のタスクに分けます。たとえば「電子書籍のアウトライン」、「アウトラインのレビュー」、「電子書籍の下書き」といったタスクを作成します。

また、把握したアイテムがプロジェクトやプログラムレベルの情報を表している場合は、プロジェクト管理ツールを使用して、その取り組みの不確定要素をすべて把握します。たとえば、新製品のリリースに取り組んでいる場合、プロジェクト管理ツールを使って、エンジニアリングや製品開発、市場投入戦略、プレスリリースなど、このリリースに関わるさまざまな要素を追跡します。

3. (明確化と) 整理

明確化を行うと同時に、これらを整理する必要があります。整理のステップでは、アイテムをワークマネジメントツールの適切なプロジェクトに移動します。プロジェクトは、重要な関連情報を保存する仮想フォルダのようなものだと考えてください。To-Do を整理し、関連するプロジェクトにアイテムを移すことで、To-Do をメモから実行可能な仕事に変えることができます。

記事: 仕事を正しく開始するために使う 11 のプロジェクトテンプレート

構造の確立

受信トレイに入っているアイテムを確認したら、明確化を行って背景情報を追加した後、そのアイテムを受信トレイから適切なプロジェクトに移動します。まだ設定していない場合は、さまざまな取り組みを管理するためのプロジェクトを設定しましょう。たとえば、こんなプロジェクトがおすすめです。

  • 実行可能なすべての仕事が優先度順に並べられたプロジェクト

  • メモや参考資料を集めておくためのプロジェクト

  • 個人やチームの目標を管理するためのプロジェクトやツール

  • 現時点では時間がなくても、将来的には見直したい取り組みを集めておくためのプロジェクト

  • 他の仕事にブロックされている仕事をまとめるためのプロジェクトやセクション

  • 情報や会議の議題を共有するためのチームプロジェクト

整理は GTD の重要な要素ですが、どのようなシステムを構築するかはあなた次第です。Asana では、自分に割り当てられたものはすべて自動的にマイタスクに入ります。ここでは、あなたが完了する必要のあるすべての仕事を確認できます。マイタスクではさらにセクションを設けることで、今日締め切りの優先度の高い仕事、今週締め切りの仕事、長期的な仕事などを整理することができます。

[リストビュー] Asana のマイタスクプロジェクトに優先度、日付、プロジェクトレベルの情報を追加して整理された GTD メソッドの例 (ステップ 3)

受信トレイを空にする

誰でも一度は、To-Do を「未読」として受信トレイに保存し、後で処理しようとしたことがあるでしょう。しかし、こういった To-Do は精神的なスペースを奪ってしまうため、実はあまり生産的ではありません。「未読」として保存するのではなく、それぞれの To-Do を実行可能なタスクに変換し、すぐに適切なプロジェクトに移しましょう。

明確化と整理のステップを終えた時点で、あなたの受信トレイは空っぽになっているはずです。すべてが適切なプロジェクトや作業ドキュメントに移されているはずなので、次に受信トレイをチェックするときには、まったく新しいタスクを選別することになります。

4. 見直し

GTD メソッドは、「決めたら終わり」ではありません。定期的にタスクを見直し、必要に応じて優先順位を変更する必要があります。そのためには、各タスクの優先順位を把握することが重要です。新しい仕事の方が古い仕事よりも優先度が高い場合、各タスクの相対的な優先順位を把握することで、仕事のスケジュールや優先順位の変更を簡単に行うことができます。

見直すタイミング

見直しのステップは忘れがちです。常に受信トレイをチェックしていると、集中できる時間が削られてしまうからです。

見直しは、1 日の始まりと終わりの 2 回、行うことをおすすめします。朝の習慣として見直しを行い、1 日の終わりにもう一度優先順位付けを行うことで、明日への準備を整えることができます。これにより、To-Do リストのチェックや毎日のスケジュールの整理が必要だと感じることなく、すっきりとした気持ちで 1 日を過ごすことができます。GTD は精神的な負担を軽減するためのものなので、見直しの回数が多すぎると本末転倒になってしまいます。

そして週に一度、ここ数日で完了した仕事と来週予定されている仕事について、より詳細な見直しを行いましょう。やり残したことがないか確認し、必要に応じて優先順位を明確にすることで、次の週を万全の状態で迎えられます。

5. 実行

実行のステップは、GTD メソッドにおいてあなたが仕事の大部分を成し遂げるステップです。頭の中を整理し、やるべきことをすべて整理した後は、ただ物事を成し遂げるだけです。

いつ何をすべきか

いつ何をすべきか、厳密なルールやガイドラインはありません。そのような構造を好む方は、ポモドーロ法などの他のタイムマネジメント術をGTD メソッドと組み合わせてみてください。

実行の際に考慮すべき 4 つのポイント

何から始めればいいのかわからない場合は、実行の際に考慮すべき 4 つのポイントをもとに考えてみましょう。そして、現在の状況に最も適したタスクを選択してください。

  1. 優先順位: どのタスクが最も優先順位が高いか?今日絶対にやらなければならないことは何か?

  2. 背景情報: 人間の脳がマルチタスクに対応できないのと同様に、類似した作業は同時に行うのがベストです。これが、タイムブロッキングの方法論です。タスクとメールの間を行き来するよりも、すべてのメールを一度に済ませたほうが、脳がその背景情報を把握しているため、より早く物事を終わらせることができます。次は何をすべきか迷っているときは、類似した作業をすべてタイムブロックで行ってみましょう。

  3. 使える時間: 今自分にはどのくらいの時間があるのか?途中でやめなくてもいいように、時間内にできる仕事を選ぶのが理想的です。

  4. 使えるエネルギー: 体調はどうですか?理論的なキャパシティだけでなく、実際のキャパシティも考慮することが大切です。たとえば、書かなければならないブログを書く気分ではない時もあるかもしれません。無理して書こうとしても、いつもの倍の時間がかかってしまう。そんな時は、もう少し優先順位の低い仕事をやってみれば、気合が入るかもしれません。

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GTD メソッドで物事を成し遂げましょう

Getting Things Done (物事を成し遂げる) メソッドは、簡単に実践できる柔軟な方法で、脳への負担を減らし、インパクトのある仕事をこなすことができます。この方法は、最初は慣れるのに努力が必要ですが、時間をかけて練習すれば自然と身につきます。

GTD メソッドを始めるには、Asana をお試しください。さらに、Asana モバイルアプリをダウンロードすれば、外出先でも必要な情報がすべて把握できます。

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