コラボレーションツールとは？
メンバーが協力し合って共通の目標に取り組む必要がある場合、コラボレーションツールが鍵となります。メールやチャットアプリなど、チームが手軽にコミュニケーションをとって仕事を共有できるツールもありますが、もっと強力な機能を備えたツールなら、一層効率よく仕事を管理して共同作業を行えます。
なぜオンラインコラボレーションツールが必要か？
さまざまな理由でコラボレーションには困難がつきもの。異なる地域や時間帯で勤務するチームメイトと仕事をすることもあります。おまけに全員の仕事が複数のアプリに分散していたら、連携はスムーズに取れません。
可視性がない
マネージャー、リーダー、チームメイトが重要な更新情報が確認できず、見逃すことが増えます。
目的があいまい
みんなで情報を探したり、取り組むべき作業を確認したり、作業が重複したりするために無駄な時間が発生します。
中途半端な計画
マネージャーやリーダーがチームの作業状況を把握できず、進捗確認に余分な時間がかかります。
コラボレーションツールでチームを強化しましょう
使いやすいチームコラボレーションツールがあれば、仕事を 1 か所で取りまとめ、コミュニケーションと情報の分断をなくすことができます。
全員が各自の担当業務を把握し、チームメイトが気楽に仕事について話し合い、アイデアを共有できます。
リアルタイムの進捗状況を常に把握し、期日に間に合うようプロジェクトを進められます。
チームにとって適切なツールとは
当然ニーズによって異なりますが、チームにとって効果的なコラボレーションツールとは、どのようなものでしょうか？
ファイルの共有
Google ドキュメントや PDF、JPG などのファイルを適切に共有し、チームが必要な情報を単一の「信頼できる情報源」として活用してうまく連携をとれるようにします。また、共有したファイルについての話し合いやアセットの詳細管理も 1 か所で行えることが重要です。
プロジェクトとタスクのスケジューリング
タスクの割り当て・再割り当て機能によって各自が優先順位を把握できるようにします。カレンダーやその他のスケジューリング機能を使えば、チームは協力して計画に取り組み、進捗や変更について常に最新情報を得ることができるでしょう。
仕事の調整
タスク、依存関係、マイルストーンを表示して期日を決定し、必要に応じて計画を調整しながら、チームが効率的に作業できるよう促します。適切なコラボレーションツールを使えば、進捗を常に追跡し、期日が迫っているときや作業が遅れているときに警告を表示できます。
シームレスなコミュニケーション
プロジェクトに関する議論や To-Do リストを 1 か所に格納すれば、チームがアイデアやフィードバックを行動に変えるために役立ちます。コラボレーションツールは、メッセージングアプリやメールアプリと連携が可能で、チームが希望するさまざまなコミュニケーション方法に対応できる必要があります。
Asana を使って適切なコラボレーションを促す
プロジェクトを計画する
ボードとリストを使って計画を複数のステップに細分化すれば、日々の仕事がどのように目標達成につながるのかを確認できるようになります。
仕事を調整する
タスクを作成し、チームメイトに割り当てて依存関係を定義すれば、適切なタイミングで適切な作業を確実に完了させることができます。
効果的なコミュニケーションを実施する
Asana を使えば、全員で共通認識を持つのも、アイデアをアクションに変えるために必要な背景情報を提供するのも簡単です。
共通の目標を目指す
目標とマイルストーンを簡単に共有できるので、全員が各チームの優先事項と成果を明確に把握できます。
変更を管理する
計画と期日が変更されても、Asana なら速やかにタスクを変更して、ただちに全員に最新情報を伝えられます。
部署間の連携を改善する
社内全体でプロジェクトを共有して、ステークホルダー全員がそれぞれのチームの仕事について把握できるようにします。
会社の規模
大企業
業界
製造
大きなプロジェクトでは膨大な数のメンバーやタスク、不確定要素の取りまとめが必要ですが、Asana のおかげでこのすべてをプランに落とし込み、各メンバーの進捗をうまく管理できています。
Maggie Green 氏
1A Auto プロジェクトマネージャー
Asana でチームコラボレーションを改善しましょう
世界中のユーザーが Asana を活用して、コラボレーションを改善し、仕事を効率化しています。