Asana のカレンダーでプランを立てる

カレンダーを見たとき、今日、今週、今月には何が記されていますか?スケジュールや期日をすぐに確認できなければ、見落としがあったり、仕事量が増えすぎたりするかもしれません。Asana なら、タスクやプロジェクトをカレンダー上で確認し、時間、仕事量、期日を管理することができます。

Asana には複数のカレンダービューが用意されています。個人のタスクリスト、任意のプロジェクト、チーム全体のプロジェクトをカレンダー形式で参照することができます。モバイルアプリ でもチェックできるので、デスクから離れていても、すばやくスケジュールを見直せます。

期日のあるプロジェクトを 計画するには、タイムラインのほうがおすすめです。依存関係を管理でき、プロジェクト開始前にしっかりとスケジュールを立てられ、仕事に変更があってもチームの軌道修正ができます。

カレンダーを表示する

マイタスクをリストで見ることに慣れてしまっているかもしれませんが、タスクはカレンダー上で見ることもできます。 月曜の朝、出勤したときも、月末の締めでも、カレンダービューなら期日をしっかり把握し、1日、1週間、1か月の仕事量を視覚化できます。次回チームメイトに仕事に余裕があるか訊かれたら、マイタスクでカレンダーを確認しましょう。

マイタスクのカレンダービューで仕事のスケジュールを計画、管理しているスクリーンショット

マイタスクをカレンダービューで見るには

  1. マイタスクを開きます。
  2. ヘッダーのカレンダーをクリックします。

マイタスクカレンダーのヒント

  • すべてのタスクをカレンダービューで表示したい場合は、カレンダービューをデフォルトビューに設定しましょう。
  • 希望の期日をダブルクリックして新しいタスクを作成します。期日の上にカーソルを置き、表示されるチェックマークをクリックすると、タスクを完了にできます。
  • 予定が立て込んでいる日があれば、タスクを新しい期日にドラッグ & ドロップして期日を変更してください。
  • タスクの開始日と期日を使って、その仕事にかかる時間を確認できます。期日と同じく、仕事を始める日の把握も重要です。
  • プロフィール設定表示タブで、カレンダーの週の初日を変更することができます。

タスクをドラッグ & ドロップして Asana のカレンダーの上で移動することができます

プロジェクトをカレンダーに表示する

プロジェクトをカレンダーに表示して、完了したタスク、近日中の期日、今週や今月に予定されている仕事を追跡しましょう。カレンダービューは投稿カレンダーとして優秀で、確実なコンテンツスケジュールを立てることができます。

タスクをプロジェクトのカレンダーにドラッグ & ドロップして期日をスケジュールし直している GIF

プロジェクトのカレンダービューを表示するには

  1. プロジェクトを開きます。
  2. ヘッダーのカレンダーをクリックします。

プロジェクトカレンダーのヒント

  • 期日をカレンダー上でドラッグ & ドロップし、簡単に変更することができます。担当者には変更の通知が届きます。
  • プロジェクトのカレンダービューでは、たとえば投稿カレンダーなら、コンテンツの抜けを一目で確認することができますし、イベントスプリントプランニングプロジェクトなら、実現可能な期日を確実に設定することができます。
  • カレンダーの絞り込みを使って、プロジェクトのカスタムフィールドによってソートすれば、最優先事項、コンテンツタイプ、承認ステータスなどカスタムフィールドに設定した項目の内容をすばやくチェックすることができます。

Asana のカレンダービューの上にカーソルを置いて、カスタムフィールドの値を確認

チームのカレンダーを表示する

仕事の配分のためにチームのカレンダーを見たい場合は、ワークロードをお試しください。ワークロードを使って現実的なチームスケジュールを組み、現在のスケジュールを調整することで、期日の遅れや効率の低下、過労を防ぐことができます。

ワークロードビューで複数の担当者間で仕事量を調整し直しているスクリーンショット

ワークロードでチームの余力を管理するためのヒント:

  • 1 つのポートフォリオに現在取り組んでいるすべてのプロジェクトを追加することで、チームのスケジュールや余力を最も正確に確認できます。
  • すべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対してタスクの工数をセットアップすれば、各タスクにかかる時間数や労力をより正確に測ることができます。
  • プロジェクトの始動前にワークロードを使えば、今の仕事がいつ終わり、新しい仕事をいつ始められるかが、はっきり見える化されます。
  • どの時点でもチーム全体の余力を、一目で確認できます。ミーティングにかかる時間や、メールやチャットなどのコミュニケーションツールに目を通す手間もいりません。
  • チームメイトが過負荷になっている場合は、ワークロードを使って仕事の割り当てやスケジュールを見直し、過労やプロジェクトの遅延を防ぎましょう。

カレンダーとタイムラインの使い分け

タイムラインとカレンダービューで得られる情報は異なるので、目的に合わせて使い分ける必要があります。 プロジェクトビューはいつでも切り替えが可能ですが、次の点に注意してください。

注意する点 タイムラインが有効なケース カレンダーが有効なケース
期日 プロジェクトに終了日がある プロジェクトが継続中である
ワークフロー プロジェクトに依存関係があり、決まった順番で仕事が発生する タスク同士が独立している
スケジュール プロジェクトのスケジュールを作成し、進捗を見たい 今週あるいは今月の仕事の状況を一目で把握したい
オーディエンス プランを上司、他チーム、プロジェクトの関係者と共有したい マイタスクの自分のスケジュールチーム全体のスケジュールを見たい

How to Asana を視聴する

How to Asana で、Asana のカレンダーの実際の使用例を参考にし、さらに詳しい使い方を学びましょう。Asana YouTube チャンネル をフォローすれば、毎週公開されるヒントやチュートリアルをご覧になれます。

Asana のカレンダービューで、スケジュールを守り、あなたやチームが次に取りかかる仕事は何か、常に把握しておきましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。