プロジェクトの進捗とステータス更新

概要

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プロジェクトの「進捗」セクションには、今取り組んでいるプロジェクトのステータスに関する詳細なスナップショットが表示されます。ステータスレポートを使えば、情報満載の再利用が可能でアクションに移すこともできるステータス更新を簡単に作成できるので、仕事の状況を重要な関係者と共有できます。

進捗の概要

プロジェクトの進捗のスナップショット

プロジェクトの「進捗」タブをクリックすると、プロジェクトのその時点における進捗ステータスを示すスナップショットが表示されます。

進捗ステータス

「進捗」タブからは次のことが行えます。

  1. プロジェクトのステータス (順調リスクあり要対応) を確認する
  2. 完了、未完了、期限超過のタスク数を確認する
  3. ステータスリマインダーを設定する
  4. プロジェクトステータスを更新する
  5. プロジェクトオーナープロジェクトオーナー すべてのプロジェクトに、プロジェクトオーナーを 1 人設定できます。このユーザーはプロジェクトのステータス更新を設定できます。 続きを読む プロジェクトの期日、または日付範囲を表示または変更する
  6. 最新のステータスステータス プロジェクトの進捗をプロジェクトメンバーに伝える手段の 1 つです。ステータスには色 (赤、黄、緑) と短いサマリーが含まれます。 続きを読む 更新を表示する

マイルストーン、ポートフォリオ、カスタムフィールドの概要

進捗」タブからは、プロジェクトに関連付けられているマイルストーン、ポートフォリオ、およびカスタムフィールドを見ることもできます。

マイルストーンの概要

「進捗」ビューからは次のことが行えます。

  1. +」アイコンを使ってマイルストーンを表示または新規追加する
  2. プロジェクトに関連付けられているポートフォリオを表示する
  3. プロジェクトに関連付けられているカスタムフィールドを表示する

自分がアクセスできるポートフォリオだけが表示されます。ポートフォリオはすべての Business ユーザーにご利用いただけます。

最近のステータス更新とインサイトの概要

進捗」タブでは、直線上のドットによりステータス更新の履歴をすばやく確認できます。

バーンアップチャートでは、「完了」タスクと「未完了」タスクの時間変化を比べて表示することもできます。これにより、プロジェクトの健全性が一目でわかります。

インサイトの概要

「進捗」タブからは次のことが行えます。

  1. 直線上にドットが並んだ図を使って最近のステータス更新を表示する
  2. 経時的な「完了」タスクと「未完了」タスクを表示するバーンアップチャートを見る

ステータス更新を作成する方法

すべてのプロジェクトメンバーはステータスを設定し、他のプロジェクトメンバープロジェクトメンバー プロジェクトに対するアクセス権を持ち、プロジェクトに関する通知を受け取るユーザーのことです。 続きを読む にプロジェクトの進捗を伝えられます。

ステータスはテンプレート化されたブロック構造になっているので、Asana で実際に進行中の仕事をそのステータスを説明する背景情報と一緒に盛り込むことができます。

ステータス更新の作成

ステータス更新の作成

新規のステータス更新を作成するには

  1. プロジェクトの「進捗」ビューで「ステータスを更新」アイコンをクリックします

ステータス更新にカスタムフィールドを追加するオプションは、Business プランの機能です。

ステータス更新ウィンドウ

ステータス更新ウィンドウからは以下のことが行えます。

  1. タイトルを追加する
  2. 進捗状況、プロジェクト名、プロジェクトオーナー、プロジェクトの日付など、ステータス更新の詳細を入力する
  3. 更新に含めるカスタムフィールドを選択する
  4. 新規セクションを追加する
  5. 要約を含める
  6. 次のステップの概要をまとめる
  7. 前回の更新以降に達成した主な成果の概要をまとめる
  8. ハイライトを更新にドラッグし、それまでの経緯をまとめる
  9. 更新内容の入力が済んだら、青い「投稿」ボタンをクリックする

プロジェクトのステータス更新を投稿する前に、順調リスクあり、または要対応の中からプロジェクトのステータスを選択する必要があります。

ステータス更新にハイライトを追加する方法

完了済みのマイルストーンや期日を過ぎたタスクなどのハイライトをステータス更新にドラッグ & ドロップすれば、仕事の経緯を明確に伝えることができます。こういったハイライトを追加することにより、最近挙げられた成果や、チームが潜在的に抱える障害のインサイトを目で見て確認できます。

ハイライトを追加し、ステータス更新を投稿したら、ブロック構造とその順番が Asana に記録されるので、その後の更新でも使えるようになります。

ハイライトの順番

要約」「達成したもの」および「次のステップ」のセクションをドラッグ & ドロップし、それぞれの順番を入れ替えることもできます。

ステータスリマインダーの更新

各プロジェクトオーナーには、プロジェクトのステータスを更新するタスクが毎週木曜日に送信され、期日は金曜日となっています。このリマインダーを受信したくないプロジェクトオーナーはその受信をオフにできます。

ステータス更新のリマインダーをオフにする

ステータス更新のリマインダーをオフにするには、次のことを行います。

  1. 進捗」ビューに移動します
  2. 毎週金曜日にステータスの更新を促す」のスイッチをクリックします

ステータス更新は、プロジェクトの「進捗」ビューと「会話」ビューに表示されます。

ステータス更新を印刷または削除する方法

ステータスを削除

ステータス更新を印刷または削除するには、次のことを行います。

  1. ステータス更新の横にある三点リーダーアイコンをクリックします
  2. ステータス更新を印刷」または「ステータス更新を削除」をクリックします

削除できるのは自分のプロジェクトステータスだけで、他のユーザーが投稿したステータスは削除できません。

スナップショットについて

ステータス更新はある時点におけるプロジェクトのステータスを示すスナップショットだと考えられます。そのため、プロジェクト名、カスタムフィールド、タスク名、期日、担当者といったデータは投稿時点で固定されます。

なので、投稿後にタスク名や期日が変更されても、ステータス更新のタスクは変化なく表示されるため、後から振り返って見ても、プロジェクトのその時点における完全なステータスを確認できます。

プライバシー

ステータス更新にコラボレーターとして追加されるメンバーはそのプロジェクト自体にアクセスできなくでも、レポートの内容をすべて見ることができます。

これは、レポートに記載されているタスクの詳細やテキストをすべて閲覧できることを意味します。ただし、タスクやマイルストーンなど、プロジェクトの中のアクセス権を持っていない部分をクリックすると、実際のデータにはアクセスできず、アクセス権のリクエストを促すページが表示されます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

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3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。