プロジェクトの進捗とステータス更新
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- 概要
- プロジェクトの進捗のスナップショット
- マイルストーン、ポートフォリオ、カスタムフィールドの概要
- 最近のステータス更新
- ステータス更新を作成する方法
- ステータス更新にハイライトを追加する方法
- ステータス更新にチャートを追加
- ステータスリマインダーを更新する
- ステータス更新を印刷または削除する方法
- スナップショットについて
- プライバシー
- プロジェクトの完了
- プロジェクトを未完了にする方法
概要
プロジェクトの「概要」セクションには、今取り組んでいるプロジェクトのステータスに関する詳細なスナップショットが表示されます。ステータスレポートを使えば、情報満載の再利用が可能でアクションに移すこともできるステータス更新を簡単に作成できるので、仕事の状況を重要な関係者と共有できます。
プロジェクトの概要のスナップショット
プロジェクトの「概要」タブをクリックすると、プロジェクトのその時点における進捗ステータスを示すスナップショットが表示されます。
「概要」では次のことが行えます。
- プロジェクトのステータス (順調、リスクあり、要対応) を確認する
- ステータスの更新をリクエストする、またはプロジェクトのステータスを更新する
- プロジェクトにおける役割を表示または変更する
- プロジェクトの期日、または日付範囲を表示または変更する
- メッセージをメンバーに送信する
マイルストーン、目標、主な参考資料の概要
「概要」タブからは、プロジェクトに関連するマイルストーン、目標、および主な参考資料を見ることもできます。
「概要」ビューでは次のことが行えます。
自分がアクセスできるポートフォリオだけが表示されます。ポートフォリオはすべての Business ユーザーにご利用いただけます。
最近のステータス更新
「概要」タブでは、ドットダイアグラムによりステータス更新の履歴をすばやく確認できます。
また、「ダッシュボード」タブでは、バーンアップチャートにアクセスし、チームが仕事を完了させるスピードとその推移を追跡できます。チャートはカスタマイズすれば、完了済みのタスクや未完了のタスクなどを確認できます。プロジェクトの全体的なパフォーマンスや進捗の評価指標を表示したり、問題を強調表示する方法については、こちらの記事をお読みください。
ステータス更新を作成する方法
すべてのプロジェクトメンバーはステータスを設定し、他のプロジェクトメンバーにプロジェクトの進捗を伝えられます。
ステータスはテンプレート化されたブロック構造になっているので、Asana で実際に進行中の仕事をそのステータスを説明する背景情報と一緒に盛り込むことができます。
ステータス更新の作成
新規のステータス更新を作成するには、次のことを行います。
- プロジェクトの進捗ビューで「ステータスを更新」アイコンをクリックします。
- プロジェクトにステータスが設定されていない場合は、「ステータスを設定」ドロップダウンメニューからステータスを選択します。あるいは既存のステータスをクリックすることもできます。
ステータス更新ウィンドウからは以下のことが行えます。
- タイトルを追加する
- 進捗状況、プロジェクト名、プロジェクトオーナー、プロジェクトの日付など、ステータス更新の詳細を入力する
- 更新に含めるカスタムフィールドを選択する
- 新規セクションを追加する
- 要約を含める
- 次のステップの概要をまとめる
- 前回の更新以降に達成した主な成果の概要をまとめる
- ハイライトを更新にドラッグし、それまでの経緯をまとめる
- 更新内容の入力が済んだら、青い「投稿」ボタンをクリックします
プロジェクトのステータス更新を投稿する前に、順調、リスクあり、または要対応、保留中、完了の中からプロジェクトのステータスを選択する必要があります。
ステータス更新にハイライトを追加する方法
完了済みのマイルストーンや期日を過ぎたタスクなどのハイライトをステータス更新にドラッグ & ドロップすれば、仕事の経緯を明確に伝えることができます。こういったハイライトを追加することにより、最近挙げられた成果や、チームが潜在的に抱える障害のインサイトを目で見て確認できます。
ハイライトを追加し、ステータス更新を投稿したら、ブロック構造とその順番が Asana に記録され、その後の更新でも使えるようになります。
「要約」「達成したもの」および「次のステップ」のセクションをドラッグ & ドロップし、それぞれの順番を入れ替えることもできます。
ステータス更新にチャートを追加する
ステータス更新にチャートを追加すると、作業中の仕事の状況を可視化できます。
ステータスリマインダーの更新
各プロジェクトオーナーには、プロジェクトのステータスを更新するタスクが毎週木曜日に送信され、期日は金曜日となっています。このリマインダーを受信したくないプロジェクトオーナーはその受信をオフにできます。
ステータス更新のリマインダーをオフにするには、次のことを行います。
- 「進捗」ビューに移動します
- 「毎週金曜日にステータスの更新を促す」のスイッチをクリックします
ステータス更新は、プロジェクトの「概要」および「メッセージ」に表示されます。
ステータス更新を印刷または削除する方法
ステータス更新を印刷または削除するには、次のことを行います。
- ステータス更新の横にある三点リーダーアイコンをクリックします
- 「ステータス更新を印刷」または「ステータス更新を削除」をクリックします
削除できるのは自分のプロジェクトステータスだけで、他のユーザーが投稿したステータスは削除できません。
スナップショットについて
ステータス更新はある時点におけるプロジェクトのステータスを示すスナップショットだと考えられます。そのため、プロジェクト名、カスタムフィールド、タスク名、期日、担当者といったデータは投稿時点で固定されます。
なので、投稿後にタスク名や期日が変更されても、ステータス更新のタスクは変化なく表示されるため、後から振り返って見ても、プロジェクトのその時点における完全なステータスを確認できます。
プライバシー
ステータス更新にコラボレーターとして追加されるメンバーはそのプロジェクト自体にアクセスできなくても、レポートの内容をすべて見ることができます。
これは、レポートに記載されているタスクの詳細やテキストをすべて閲覧できることを意味します。ただし、タスクやマイルストーンなど、プロジェクトの中のアクセス権を持っていない部分をクリックすると、実際のデータにはアクセスできず、アクセス権のリクエストを促すページが表示されます。
プロジェクトを完了する
既存のプロジェクトステータスの有無にかかわらず、プロジェクトを完了させることができます。
プロジェクトを完了するには、次のことを行います。
- 三点リーダーアイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから「完了」を選択します。
- プロジェクトに既存のステータスがない場合、「ステータスを設定」をクリックしてステータスを選択します。あるいは、既存のステータスをクリックし、ドロップダウンメニューから「完了」を選択します。
完了したプロジェクトは、アーカイブするのではなく、ステータス更新で完了にしましょう。アーカイブしてもプロジェクトのステータスは更新されないので、アーカイブする前にプロジェクトを完了させることをおすすめします。
プロジェクトを完了とマークすることで、ポートフォリオやレポートのプロジェクト概要で、他のステータスと簡単に区別できるようになります。
プロジェクトを未完了にする
プロジェクトが完了すると、「概要」ページは次のように表示されます。
プロジェクトを未完了にするには、「完了」をクリックし、ドロップダウンメニューから更新後のステータスを選択します。
画面右上のチェックボックスをクリックして、この更新の通知をオフにすることもできます。
完了しアーカイブされたプロジェクトには、「完了」のステータスと「このプロジェクトはアーカイブされています。」というバナーが表示されます。
