進捗状況、ステータス、目標と仕事をつなげる

Asana で目標の進捗を把握し、ステータス更新でステークホルダーと常に進捗に関する重要情報を共有しましょう。

進捗状況とステータスは、組織が目標に対してどのように進捗しているかを把握する上でキーとなる指標です。目標と仕事を結びつけることで、その進捗とステータスの意味を明確にすることができます。

ここでは、目標の進捗把握に使える測定方法と、ステークホルダーに目標のステータスと進捗を伝える方法をご紹介します。

目標の進捗を測定する

目標を作成する際に、目標の達成度を測る方法を選択できます。目標の更新方法は、「自動」または「手動」から選べます。

更新方法の選択

更新方法を選択する

手動で更新

手動」を選択した場合、目標の進捗指標は手動で更新する必要があります。手動の目標を作成する際は、現在の値とターゲット値を追加する必要があります。測定方法は、「パーセント」「数値」「通貨」から選べます。

このオプションは、特定の評価基準がある目標や、達成度が外部データに基づいている目標、定性的 (進捗状況の判断)、または結果が 2 つに分かれる目標 (達成した、または未達成に終わったなど) に最適です。

手動更新の設定手順

手動更新の設定手順

「目標を追加」ウインドウから、次のことを行います。

  1. 更新方法で「手動」を選択します
  2. 測定方法を選択します
  3. 現在の値とターゲット値を入力します

手動更新の目標の更新手順

手動更新の目標の更新は、次のいずれかの手順で行います。

  1. ステータス更新を作成し、そこから進捗を編集します
  2. 目標の詳細ページを開き、「進捗設定を編集」をクリックして現在の値を編集します

自動で更新

自動」を選択した場合、下位目標またはプロジェクトに基づいて進捗が自動で計算されます。ソースの進捗が変化すると、上位目標の進捗も自動で変化します。

進捗状況のソースを「下位目標」に設定した場合、測定方法は「パーセント」「数値の合計」「通貨の合計」から選べます。パーセントは下位目標の平均、数値と通貨は下位目標の合計が表示されます。

最大で 100 件の下位目標を進捗につなげられます。

進捗状況のソースを「プロジェクト」に設定した場合、「完了マイルストーン」または「完了タスク」で成功度を測定できます。目標の進捗は、各プロジェクトにつき完了したマイルストーンやタスクのパーセンテージの平均に基づいて計算されます。詳細は以下の動画をご覧ください。

完了タスク」では、すべてのタスク、マイルストーン、承認リクエストが考慮されます。

最大 10 件のプロジェクトまたはポートフォリオを進捗につなげられます。

自動更新の設定手順

自動更新の設定手順

「目標を追加」ウインドウから、次のことを行います。

  1. 更新方法で「自動」を選択します
  2. 進捗状況のソースを選択します
  3. 測定方法を選択します
  4. 目標の詳細ページから、下位目標またはプロジェクトとリンクさせます

このオプションは、プロジェクトや他の目標、下位目標の進捗のみによって成功が評価されるような目標に最適です。

下位目標やプロジェクトを削除する

削除

上位目標から下位目標またはプロジェクトを削除するには、上位目標の詳細ページを開き、下位目標またはプロジェクトの名前の横にある三点リーダーアイコンをクリックします。そこから、自動進捗から削除したり、上位目標とのリンクを解除したりできます。

目標の進捗を編集する

目標の進捗設定を編集することで、更新方法や進捗状況のソース、測定方法を変更できます。

進捗設定を編集する

目標の進捗設定を編集するには、次の手順に従います。

  1. 目標名の横にあるドロップダウンメニューをクリックして、「進捗設定の編集」を選択します
  2. または、目標の進捗バーの横にある鉛筆アイコンをクリックします

手動更新から自動更新に変更した場合

  1. リンクされた下位目標の進捗が自動で上位目標の進捗に反映されます
  2. リンクされたプロジェクトは「参考資料」セクションに残ります

自動更新から手動更新に変更した場合

  1. これまで進捗に反映されていた下位目標は、下位目標としてリンクされたまま、進捗に反映されなくなります。
  2. これまで進捗に反映されていたプロジェクトは、「参考資料」セクションに移動し、進捗に反映されなくなります。

目標のステータス更新

目標のステータス更新とは、目標のメンバーに、その目標のステータスや進捗に関する情報を提供するものです。目標のステータスの履歴から、目標のこれまでの進捗も確認でき、時間とともに達成に近づいていることを確認できます。

目標管理プロセスと、その中でのステータス更新の役割について詳しくはこちらをお読みください。

ステータス更新

目標のステータス更新は、以下の手順で新規作成できます。

  1. 更新したい目標を選択します
  2. 順調」「リスクあり」「要対応」の中から、ステータスを一つ選択します
  3. ステータス更新に名前をつけ、その下に目標の進捗状況に関する情報を追加します
  4. セクションを新しく追加したり、削除したり、編集したりすることもできます
  5. ステータス更新のリマインダーを、「毎週」「隔週」「毎月」または「四半期ごと」に設定できます
  6. ステータス更新が通知されるメンバーの人数も確認できます
  7. 投稿」をクリックして更新を送信します

目標のトラッキングが初めての方は、目標の評価基準の設定に関する Asana ガイドも参考にしてみてください。

それ以降のステータス更新

それ以降のステータス更新については、目標の詳細ページで「更新」ボタンをクリックすることで目標の進捗状況を更新できます。

ゴールリマインダー

ゴールリマインダーを使用すると、目標のオーナーは目標を最新の状態に保つことを忘れず、関係者は目標の進捗状況や結果をタイムリーに把握できます。

リマインダー

ゴールリマインダーは、以下の手順で設定できます。

  1. ステータス更新の編集画面を開きます
  2. 「毎週」「隔週」「毎月」「四半期ごと」から、リマインダーの頻度を選択します

目標のオーナーのみが目標のリマインダーを設定できます。

目標を閉じる方法

目標を評価する準備が整ったら、目標が達成されたかどうかを目標のメンバーに知らせるステータス更新を作成します。その目標が与える影響や、計画との相違点、目標が達成できなかった理由などに関する情報も共有しましょう。

達成済み」「部分的」「未達成」「撤回済み」からステータスを選択できます。

目標のトラッキングが初めての方は、目標の評価基準の設定に関する Asana ガイドも参考にしてみてください。

目標を閉じる

ステータス更新」のページから、目標はいつでも閉じられます。

クローズ済みの目標のステータスを選択するには、「ステータスを設定」の「クローズ済み」セクションの中からステータスを選んで「投稿」をクリックします。

目標のオーナーには、目標の期間が終了する数日前、またはカスタム期日前に、目標を評価しクローズすることを促すリマインダーが届きます。

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