チームのインパクトを最大化したいなら、リソース配分をおすすめします。

「プロジェクト計画において最も重要な要素とは何か」と聞かれて考えるものは何ですか？おそらく、プロジェクトの主要な目標、その目標を完了するまでのタイムライン、プロジェクトにおいて達成可能な仕事の範囲が思い浮かぶかと思います。

しかし、これらの要素の達成は、いずれもある 1 つの要因に依存します。それは、プロジェクトにおいて投入可能な「リソース」です。

プロジェクト管理において、リソース配分とは、プロジェクトの目標を実現するための資源 (予算、ツール、チームメンバー等) を確保する手段です。効果的にリソースを配分すれば、プロジェクト目標を期限内、予算内に達成できます。

この記事は、これまでリソース配分計画を作成したことがない方向けにわかりやすく書かれています。以下に、リソースを効果的に配分するための 5 つのステップを解説します。その上で、リソース配分における一般的な課題とそれを事前に回避するための施策を紹介します。

リソース配分とは何か

リソース配分とは、投入可能なリソースを特定し、取り組みに割り当てることです。効果的なリソース配分を行えば、チームのリソースを最大限に活用しつつ、リソースの効果を最大化し、チームの目標を支援できます。リソース配分計画を作成するには、まずプロジェクトの成果物を達成するために必要かつ適切なリソース (チームのメンバー、ツール、予算など) を特定します。

リソースとは何か

「リソース」とは、プロジェクトの完了に役立つものをすべて指し、たとえば以下を含みます。

• チームメンバー

• 予算

• 時間

• アイデア、知的財産、特定の技能

• 設備機器

• ツールやソフトウェア

• 仕事のための仕事を減らす自動プロセス

リソース配分は誰が担当するのですか？

リソース配分の担当者は、組織の規模により異なります。規模が比較的小さい会社なら、通常プロジェクトマネージャーやチームリーダーが予算を管理し、リソースを割り当て、プロジェクトの業務を調整します。

一方で、より規模が大きい会社では、プロジェクトマネージャーとプロジェクト予算のオーナーが異なる場合が多くあります。そのため、リソースを配分する際、事前に重要なプロジェクト関係者またはプロジェクトのスポンサーから承認を得る必要があるかもしれません。

リソース配分を誰に任せるべきか定かでない場合には、次の 2 つの問いを見て、最もよい答えを出せるメンバーを特定しましょう。

1. 予算はいくらで、その承認者は誰ですか？ プロジェクトには、ツール、テクノロジー、フリーランサー、設備機器の予算が必要です。 

2. チームの優先事項は何ですか？取り組みに関わる時間があるのはどのメンバーですか？人員を割り当てる前に、各メンバーのキャパシティと、優先目標を確認しましょう。その上で、チームの各メンバーから最高の仕事を引き出し、チームのインパクトを最大化する方法を考えましょう。

チーム全員のキャパシティが確認できていなければ、ワークロード管理ツールを使って、チームメンバーのキャパシティを表示し、近日中に開始するプロジェクトの準備を整え、バーンアウトを事前に回避しましょう。

リソースを効果的に配分する方法

効果的な配分戦略を使えば、プロジェクトの目標と優先事項を特定し、プロジェクトのニーズに合うリソースを用意できます。リソース配分は、プロジェクトの早期に検討しましょう。理想的には、プロジェクト計画段階にリソース配分を実施することを目指してください。

1. 最終目的地を念頭に置いてスタートする

プロジェクトの優先事項と重要性を理解し、必要なリソースを判断するには、まずプロジェクトの目標を整理する必要があります。これは、すべてのプロジェクトにおいて一番最初に行うべきステップです。プロジェクト目標とは、達成可能で、期限があり、プロジェクトの終了時までに完了が予定される具体的な目標です。

以下について、チームの認識を一致させましょう。

• プロジェクトの主要な目標と目的

• プロジェクトの主要な成果物

• 重要なマイルストーン

• 全体的なタイムラインまたはプロジェクトのロードマップ

2. 投入可能なリソースを特定する

リソース配分において、リソースとは、プロジェクトの目標を達成するために役に立つあらゆるものを指します。プロジェクトのニーズにより、プロジェクトの成果物を成功させるために必要なプロジェクトチーム、ツール、予算、設備、技能を含みます。

実際にリソースを配分する前に、投入可能なリソースを把握しましょう。その際、以下を含む依存関係に留意してください。

1. プロジェクトの優先度は何ですか？リソースをどう配分すべきかは、その優先度により変わります。会社の OKR (目標と主要な結果) に寄与し、あらゆる資源を集中的に投入すべきプロジェクトですか？それとも低優先度の取り組みですか？プロジェクトの優先度を決定するための社内階層システムを策定し、各プロジェクトの人員配置を誘導するための指針としましょう。 

2. このプロジェクトへの参加が可能なメンバーは誰ですか？ チームのキャパシティを確認し、メンバーが現在関わっている仕事を把握しましょう。このプロジェクトが既存の仕事より重要であれば、リソース平準化を試しましょう。既存の仕事の優先度を下げるか、スケジュールを変更することで新しい仕事を任せられるか検討しましょう。 

3. 投入可能な予算とツールを確認しましょう。このプロジェクトには予算がありますか？仕事を完了するために投資や開発が必要なツールは他にありますか？ 

4. 他にどのようなリソースが必要ですか？複数部門を横断するチームメンバーをプロジェクトに投入する必要がありますか？または、プロジェクトを成功させるために、非常に稀な技能や最新機器など、特殊なリソースが必要ですか？

5. リソース配分計画の承認は誰から得る必要がありますか？ 予算、ツール、チームのワークロードを管理しているのが自分以外であれば、リソース配分計画が最適であるか、その担当者と確認しましょう。リソース配分の際、そのプロセスに含めるべきプロジェクト関係者は他にいますか？ 

3. プロジェクトスコープについて認識を一致させる

新しいプロジェクトのスコープを決定するには、まずプロジェクトの目標、期限、成果物を把握する必要があります。それにより、プロジェクトの要件を理解し、期限内、予算内に目標を実現できます。

また、プロジェクトスコープを明確にすれば、スコープクリープを避けられます。スコープクリープとは、要求事項や成果物が事前に定義したプロジェクトスコープを超えると発生する問題です。

4. プロジェクト計画を作成、共有する

利用可能なリソースを把握したら、次によりチーム全体とその情報を共有しましょう。プロジェクトチームをプロジェクトのキックオフミーティングに招待し、以下の情報を共有しましょう。

• プロジェクト計画

• 重要なプロジェクトマイルストーン

• プロジェクト計画

• 追跡を要するタスク依存関係

仕事管理ソフトウェアを使用してすべての仕事を一元管理しましょう。投入可能なリソースをプロジェクトチームが把握でき、その情報に変更があっても追跡可能なよう、信頼できる唯一の情報源が必要です。一元化された管理システムがあれば、プロジェクトにおける各タスクの優先度が明確になるので、各メンバーが自分の仕事の位置付けを認識できます。それにより、何らかの変更が発生しても、最も影響度が高い仕事に基づき優先順位を調整できます。

5. プロジェクトの進捗をモニタリングする

プロジェクト開始後は、リソース配分に関連する予想外の展開に備え、プロジェクトの進捗をモニタリングしましょう。どれほど念入りにプロジェクトの計画を立てても、変更は発生しえます。チームメンバーが休暇を取ったり、顧客の返信が遅れたり、ビジネス目標が変わったりするなど、あらゆる可能性があります。必要に応じて調整できるよう、プロジェクトの進捗をリアルタイムで追跡しましょう。

リソース配分の一般的な課題

リソース配分を適切に行えば、目標を達成し、プロジェクトの効果を高め、リソースの活用を最大化できます。リソース配分のコツは実際に行う過程で自然と身に付きますが、以下に一般的な課題とその回避策をいくつか紹介します。

問題: バーンアウトと過剰な割り当て

リソース割り当ての際に避けるべき一番の問題は、働きすぎと燃え尽き症候群 (バーンアウト) です。過度な頑張り、過剰な仕事量、長すぎる労働時間は、働きすぎにつながります。働きすぎが長期間続くとバーンアウトの原因になります。バーンアウトは世界保健機関により、職場における慢性的なストレスから生じる職業関連の事象と定義されています。

チーム全員がそれぞれ行っている仕事が見える化されていない状況下では、特に複数のプロジェクトを管理している場合、チームメンバーに自分のプロジェクトの仕事を任せられるだけの時間とキャパシティの余裕があると思い込みがちです。この不十分な明確性は、過剰な割り当てのミス、そして最終的にはバーンアウトにつながります。

働きすぎとバーンアウトを防ぐためには、チーム全員のワークロードを問題が生じる前に評価しましょう。キャパシティ計画を行えば、バーンアウトを防ぎ、チームメンバーが作業量に圧倒されたり、逆に作業量が少なくなりすぎないよう事前に対策を取れます。仕事の解剖学によると、ナレッジワーカーの 71% が 2020年にバーンアウトを 1 回以上経験したと報告しているので、こういった予防的な対策が不可欠です。問題を事前に防ぐリソース管理ソフトウェアを使えば、バーンアウトではなく、ワークライフバランスを促進できます。

問題: リソースの依存関係

利用可能なリソースを配分した後に、変更が起きる場合があります。たとえば、自分のタスクに取り組む前に、チームメンバーがプロジェクトを完了するのを待つ必要があるかもしれません。そのプロジェクトで遅延が生じた場合への備えはありますか？

リソース配分をどれほど慎重に行っても、ビジネスにおけるあらゆる不測の事態を予期することは不可能です。予想外のトラブルに見舞われないよう、リソース管理情報をリアルタイムで追跡するツールを使用しましょう。それにより、プロジェクトの遅延をすぐに確認し、必要に応じて自分の仕事を調整できます。

問題: リソースの稼働率が低い

平均的なナレッジワーカーは、勤務時間の 60% を「仕事のための仕事」に費やしています。仕事のための仕事とは、文書を探したり、承認依頼を再送したり、アプリを切り替えたり、仕事の進捗状況について何度も確認したりといった作業のことです。これはつまり、スキルを要する戦略的な仕事に注げる時間が毎日 40% しかないことを意味します。こういった雑務に時間を奪われることが当たり前になっている場合も多いですが、これは変えられないものではありません。そこで役に立つのがリソース稼働率の管理です。リソース稼働率は、チームメンバーの仕事のうち請求可能な仕事、または全体の利益に寄与するタスクに費やされる時間の割合を指します。

リソース稼働率の向上は、個々のメンバーから最大限の生産性を絞り出すことを意味するものではありません。稼働率向上の成功要因は効果です。チーム全員がさまざまな仕事の相対的な優先順位を理解できていれば、一番大事な仕事において時間を最大限に有効活用でき、結果として仕事の効果を最大化できます。

関連リソース

リソース配分を行えば、プロジェクトの第 1 日目から成功に向けて着実な計画を実現できます。投入可能なリソースを早期に明確にし、サポート可能な範囲とプロジェクト目標を達成するための計画を正確に描き出しましょう。

しかし、計画プロセスの他の要素と同様に、リソース計画も、すべてのリスクを完全に消すわけではありません。プロジェクトのリスク管理計画など、リソース管理計画以外の不測事態対応計画がまだない場合には、それを用意し、リソース配分計画と組み合わせて使用しましょう。