プロジェクトスポンサーとは？役割と任務の内訳

プロジェクトスポンサー、またはエグゼクティブスポンサーとは、上級管理職レベルの人々の集まりです。プロジェクトの成功に責任を持ち、プロジェクトチームやマネージャーに必要な指示やリソースを提供します。また、高いプロジェクトサステナビリティ (持続可能性) の提供や、戦略プランニングの実施、プロジェクト目標の推進も行うのが理想的です。

プロジェクトスポンサーは、プロジェクトマネージャーの上に位置します。多くの場合、プロジェクトを支持し、初日からプロジェクトに関与している人がプロジェクトスポンサーです。

この記事ではプロジェクトスポンサーの主な責任と義務、プロジェクトのライフサイクル全体を通してプロジェクトマネージャーをどうサポートするのか、またプロジェクトのステークホルダーとスポンサーの違いについて解説します。

プロジェクトスポンサーの責任

プロジェクトスポンサーは上級管理職であることが一般的です。たいていの場合プロジェクトスポンサーは取締役会の下に位置していて、一度に複数のプロジェクトに関与します。プロジェクトスポンサーの主な責任は、以下の 3 つです。

• ビジョンと人材: プロジェクトをビジネス目標や戦略、目的と合わせます

• ガバナンス: プロジェクトのスムーズな立ち上げと実行を保証します

• 価値とメリット: プロジェクトの品質を確保しつつ、リスクや変更を管理します

この 3 つの責任をさらに細分化していくことで、プロジェクトスポンサーが持つさまざまな責任を知ることができます。

• 適任なマネージャーの指名: プロジェクトに適したマネージャーを指名し、プロジェクト全体を通して指導します。

• 資金調達の交渉: プロジェクトマネージャーの代わりに、上級管理職に対するスポークスパーソンとしての役割を果たします。

• プロジェクト初期の計画に参加: 初期の段階からプロジェクトに関与し、プロジェクト憲章やスコープの作成に協力します。

• プロジェクト成功基準の定義: 成功基準を定義し、ステークホルダーの賛同を得ます。

• プロジェクト価値のアピール: 価値をアピールし、成功に必要なリソースを確保します。

• プロジェクトマネージャーのサポート: 知識の共有や指導をもって、プロジェクトマネージャーをサポートします。

• 継続的なコミュニケーションの維持: プロジェクトマネージャーやチーム、ステークホルダー間のコミュニケーションを維持します。

• プロジェクト環境に対する変更点の確認: スケジュールやタスク、優先順位などの変更点を確認し、リスクに対処します。

プロジェクトのライフサイクル全体におけるプロジェクトスポンサーの任務

プロジェクトスポンサーは最初から最後までプロジェクトに関与します。それはつまり、プロジェクトスポンサーにはプロジェクトのライフサイクル全体を通してさまざまな仕事、責任、義務があるということです。プロジェクトマネージャーとスポンサーの両方がスポンサーの責任を理解することで、全員が自分の責任範囲を理解し、求められている成果を出すことができます。

開始

• プロジェクトの成功と成果物を定義する: さらにプロジェクトスポンサーはこれらがしっかりと伝達され、チーム全員が目標を理解していることを確認する必要があります。

• タスクを見える化し整理する: プロジェクト管理ツールのような信頼できる唯一の情報源でタスクの整理を行い、プロジェクトに関与する全員が確認できるようにします。

• 初期の活動を監督する: 必要な場合はサポートも行います。その後もプロジェクトがスムーズに進むように、プロジェクトチームの全員がそれぞれのやるべきことをやっているかどうかを確認しておく必要があります。

• フィードバックを提供する: プロジェクト憲章やビジネスケース、フィージビリティースタディなどのプロジェクト初期の文書についてフィードバックを行い、プロジェクトが幹部のステークホルダーの承認を得られるようにします。

• プロジェクトスコープを検証する: プロジェクトのゴールや目標が現実的であることを確認し、スコープクリープを防ぎます。

• キックオフミーティングでプロジェクトを支持する: チームから質問が出た場合に備えて、プロジェクトマネージャーをサポートできるようにしておきます。

計画

• プロジェクト計画を確認、調整する: 納期が現実的なものであることを確認します。

• 連絡窓口としての役割を果たす: プロジェクトマネージャーの連絡窓口として、課題や問題のエスカレーションを行います。

• プロジェクトチームの有効性を測定する: 有効性やグループダイナミクスをチェックして、成功点や見受けられる機会についてプロジェクトマネージャーとコミュニケーションを取ります。

• RAID ログを確認する: RAID ログ (Risks / リスク、Assumptions / 仮定、Issues / 問題、Dependencies / 依存関係) は、プロジェクトに影響を与える可能性のある潜在的リスクや、プロジェクトの進行と結果に関する仮定、プロジェクトライフサイクル中に発生する可能性のある問題、プロジェクトが依存している依存関係 (専門家の意見の確認など) をまとめた、重要なプロジェクト計画文書です。

• プロジェクト計画に必要な情報が含まれていることを確認する: 品質要件、明確な納期、詳細なプロジェクトマイルストーンが含まれていることを確認します。最終的には、スポンサーがすべてのプロジェクト要件を承認します。

実行

• プロジェクトマネージャーと協力する: マネージャーとスポンサー、スポンサーと上級管理職の間に健全な境界を築き、マイクロマネジメントを避けます。スポンサーは、プロジェクトマネージャーがチームを導き、必要なときはスポンサーのサポートを求める存在であると信頼することが重要です。

• プロジェクトのニーズに対応する: ニーズに対応することでチームとマネージャーをサポートします。ニーズの例としては、ハードウェアやソフトウェア、追加予算、プロジェクトチームの追加人員などが挙げられます。

• 必要に応じて変更管理プロセスを導入する: スコープクリープ対策として役立ちます。

パフォーマンス

• プロジェクトの進行状況を評価する: 必要に応じてフィードバックも提供します。プロジェクトの性質に応じて、毎週、毎月または四半期に一度の頻度で振り返りの会議を予定し、進捗を評価したり、期日や目標の調整を行うと効果的です。

• プロジェクトマネージャーやチームに、問題に対する独自の解決策の提案を奨励する: 自ら模範となって導き、よい問題解決戦略の例を示します。

• 発生した問題の根本原因を特定、対処、解決する

• RAID ログを頻繁に更新する: RAID ログを更新して、プロジェクトのライフサイクル全体を通して変更に対応します。

• プロジェクトの主要なマイルストーン到達を祝う: マイルストーン到達を祝うことで、チームの努力やチームが与えたインパクトを評価することが重要です。

終了

• 事前に定義した成功基準に基づきプロジェクトのパフォーマンスを評価する: この評価データは、今後の事後検証や振り返りでプロジェクトのパフォーマンスについて話し合う際に重要な資料となります。

• クライアントへのプロジェクト引き渡しを確認する: すべての成果物がクライアントの元へ届き、この段階でプロジェクトは終了となります。

• プロジェクトの事後検証 (ポストモーテム) に参加するか事後検証を主導する: あるいは、教訓セッションを開いてプロジェクトの成功点や失敗点について議論します。プロジェクトマネージャーには今後のプロジェクトのためにこれらの教訓を文書化するよう勧めます。

• プロジェクト終了プロセスの完了を確認する: これには、プロジェクトチームの解散だけでなく法的手続きの完了も含まれます。

義務はプロジェクトの緊急性や複雑性によって変化しますが、プロジェクトスポンサーの関与や重要性は軽視されるべきではありません。

プロジェクトスポンサーとプロジェクトステークホルダーの違い

この 2 つの用語は似ていますが、プロジェクトスポンサーとプロジェクトステークホルダーは大きく異なる役割を持ちます。

プロジェクトステークホルダーは、プロジェクトの影響を受けるすべての人を指し、プロジェクトチームのメンバーから、プロジェクトのプロセスに積極的に関与しない人々まで含まれます。例として、投資者や同僚、顧客、上司などが挙げられます。

一方プロジェクトスポンサーは通常組織の一部であるだけではなく、プロジェクトの責任も負っています。プロジェクト全体の成功について責任を負い、プロジェクトの成功を定義し、確実な達成をサポートします。プロジェクトによっては、スポンサーがたびたびプロジェクトマネージャーのメンターとしての役割を果たす場合もあります。

プロジェクトスポンサーとプロジェクトマネージャーの違い

プロジェクトスポンサーとプロジェクトマネージャーはどちらもプロジェクトに深く関わり、プロジェクトの成果や成功の責任を負っています。プロジェクトスポンサーは組織の経営陣とプロジェクトマネージャーをつなぐ存在であり、プロジェクトマネージャーはプロジェクトスポンサーとプロジェクトチームをつなぐ存在です。

プロジェクトマネージャーの役割とは、チームを編成、管理し、最終的にはプロジェクト達成へ向けてチームを導くことです。プロジェクトマネージャーは日常レベルでのチームリーダーであり、リソースやワークロードを管理し、タスクの完了を確認、プロジェクトの進行状況についてステークホルダーに報告する責任を持ちます。必要な場合はプロジェクトスポンサーにサポートを求めることもできます。目標や期待されている内容をよく確認し、スケジュールと想定される日程の間にギャップがある場合にプロジェクトスポンサーに警告するのも、プロジェクトマネージャーの役割です。

プロジェクトスポンサーとプロジェクトマネージャーのコラボレーション

プロジェクトスポンサーとプロジェクトマネージャーの関係はプロジェクトの結果を左右します。プロジェクトの成功には、明確な期待値の設定、頻繁なコミュニケーション、相互の信頼関係が不可欠です。

透明性は信頼関係の促進に役立ちます。チームに今起こっていることを伝え、自分の考えを伝えることが、信頼関係の構築につながります。次にチームの考えを聞き、その考えを自分の計画に取り入れることで、共通の目的意識が構築されます。”

プロジェクトの複雑さやプロジェクトマネージャーの経験に応じて、プロジェクトスポンサーはあまり干渉しないスタイルをとることも、より深く関与してサポートするスタイルをとることもできます。プロジェクトの各ステップやタスクにおいてプロジェクトマネージャーとチームを導き、さらにはプロジェクトマネージャーのメンターとしての役割も果たすことが理想的です。

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プロジェクトマネージャーとプロジェクトスポンサーは、プロジェクト成功へ向けて依存し合う関係です。この 2 つの役割がそれぞれの責任、タスク、目標を常に把握するためには、信頼できるコラボレーションソフトウェアの存在がカギとなります。Asana は、チームの仕事の管理と目標の達成をサポートするために設計されたワークマネジメントツールです。Asana を使えばリアルタイムで最新情報を共有でき、見落としも発生しません。