チームのワークフローを改善する 5 つのプロジェクト管理フェーズ

プロジェクト管理は誤解されていることがよくあります。多くのプロフェッショナルはプロジェクトタイムラインを管理することがプロジェクト管理であると考えていますが、それだけではありません。そこで、プロジェクト管理の 5 つのフェーズを理解するための簡単なガイドをご用意しました。

なぜ 5 つのフェーズを知ることが重要なのでしょうか？プロジェクト管理のライフサイクルを理解すると、プロジェクト管理ソフトウェアの助けを借りて、よりよい社内プロセスを導入できます。

この 5 つのフェーズから成るモデルは、プロジェクトマネジメント協会 (PMI) がプロジェクト・ライフサイクル PMBOK® ガイド (別称: プロジェクトマネジメントの知識体系) で定義しています。PMBOK® ガイドは、プロジェクト管理の知識やスキルを高めたいと考えているすべてのプロフェッショナルにとって、非常に参考になるものです。

まずは、プロジェクト管理のフェーズを一つずつ簡単にご紹介します。なお、管理フェーズの説明をスキップし、プロジェクト管理のトライアングルについて学んでいただくこともできます。

1. プロジェクトの立ち上げ

プロジェクト管理モデルの立ち上げフェーズでは、プロジェクトを大まかに定義します。このフェーズでは、プロジェクトのスポンサーや関係者を特定し、初期のリサーチ段階を開始します。また、コミュニケーション計画をチームの他のメンバーに簡単に配布できるように、プロジェクトを書面で文書化するのもよいアイデアです。多くのチームは、最初のプロジェクトのキックオフミーティングやフィージビリティースタディー (実現可能性調査) からプロジェクトを開始します。どのようにキックオフするかは、チームの好みのコミュニケーションスタイルによって決めるべきです。

プロジェクトの最初のアイデアを提示するだけでなく、プロジェクト成果物に関連する利益、コスト、リスク要因を概説する必要があります。また、組織が成功をどのように評価しているかに応じて、追加の評価基準の概略を示すこともできます。

プロジェクトを評価した後は、ビジネスケースや、小規模なプロジェクトの場合はプロジェクト憲章を作成します。これらのツールは、プロジェクトの目標、予算、スケジュールなどの詳細を盛り込んで、プロジェクトの概要を説明し、ピッチするのに役立ちます。ビジネスケースとプロジェクト憲章のどちらを作成するにしても、これらのツールは、後で参照したり、将来的にプロジェクト目標をすばやく確認するのに役立ちます。

ここで、ビジネスケースやプロジェクト憲章に記載すべき内容の一例をご紹介します。

• 会社名: Apollo Enterprises

• プロジェクト名: OKR 作戦ブック

• プロジェクトマネージャー: Kabir Madan

• 目標: このレポートの目的は、顧客ベースに世界クラスのリソースを提供することで、リードジェネレーションを増やすことである。

• 関係者: Daniela Vargas、Kat Mooney、Ray Brooks 

• タイムライン: 2021年 6月 1日 ～ 2021年 7月 20日

• メリット: このレポートのメリットは、新しい競争優位性の獲得、新しいリードファネルの作成、そして最終的には低いプロジェクト予算で高い ROI が得られることである。

• リスク: リスクよりもメリットの方が大きいと考えるが、コンバージョンに至らない見込み顧客を引き寄せる可能性がある。

2. プロジェクトの計画

プロジェクト管理のプロジェクト計画フェーズでは、プロジェクトロードマップを用いて明確な目標を作成します。目標計画の実行方法は複数ありますが、SMART な目標、CLEAR な目標、目標と主要な結果 (OKR) の 3 つのプロジェクト計画戦略が参考になります。

SMART な目標とは、Specific (具体的)、Measurable (測定可能)、Achievable (達成可能)、Realistic (現実的)、Time-bound (期限がある) の頭文字をとったものです。この方法は、チームのコミュニケーションを向上させ、明確なロードマップを定義し、追跡可能な指標をもたらすことから、多くのチームで採用されています。

CLEAR な目標とは、Collaborative (協力的)、Limited (限定的)、Emotional (感情的)、Appreciable (感謝可能)、Refinable (再利用可能) の頭文字をとったものです。多くのチームがこの方法を選ぶのは、実践しやすい実用的なフレームワークであり、コラボレーションに焦点を当てた方法であるからです。

OKR は、他の 2 つの方法とはより大きく異なります。この方法は、目標を全社に公開し、組織全体の可視化を図ることができます。OKR は、プロジェクトを開始してから目標を定義するのではなく、目標を開始してから、その目標に沿ってプロジェクトを作成します。OKR 目標管理の詳細を知り、あなたの組織に適しているかどうかを判断してください。

SMART な目標 vs. CLEAR な目標 vs. OKR:

3 つの戦略はそれぞれ異なるアプローチをとりますが、いずれも類似した結果をもたらします。あなたのビジネス目標に最も近い方法を選ぶことができます。

プロジェクト管理の計画フェーズで使用するその他のリソースとしては、マイルストーンチャート、ガントチャート、プロジェクトリスク管理分析などがありますが、これらはすべて、関係者に詳細を明確に伝えるのに役立ちます。これらは、初期のプロジェクトスコープで発見されたものかもしれませんが、計画フェーズは、目的、目標、リスクを拡大するのに最適な時期です。

ここで、SMART なプロジェクト管理手法を用いた目標の内訳の例をご紹介します。

当初の目標: リードジェネレーションの拡大

改善された SMART な目標:

• 具体的: リソースガイドの配布によるリードジェネレーションの拡大

• 測定可能: 毎月のリードジェネレーションを 15% 向上させる。

• 達成可能: 最近の調査によると、お客様はリソースガイドに興味を持っていることがわかっている。

• 現実的: リソースガイドと引き換えにお客様の連絡先情報を収集する。

• 期限がある: 毎年 1月にリソースガイドを作成し、リードトラフィックを維持する。

3. プロジェクトの実行

実行フェーズでは、チームは設定された目標を達成することに集中します。最初の 2 つのステップで収集した情報をもとに、チームワークとコラボレーションを駆使して、指定された期間内にプロジェクトを作成し、開始します。

まず、チームメンバーにタスクを割り当てます。すでにプロジェクト管理ツールを使用している場合は、これらのタスクをプロジェクトのワークフローに追加することで、チームはリソースにすばやくアクセスし、一箇所でコミュニケーションをとることができます。また、タイムライン用ソフトウェアなどのプロジェクトマッピングツールを使えば、プロジェクトの各ステップを可視化できます。

次に、成功の測定方法を全員が明確に理解できるように、進捗追跡と成功の手法を準備する必要があります。これには、追跡する予定の具体的なパフォーマンス指標や、キャンペーン後に達成すべき目標などがあります。

締め切りやワークロードは日々変化するため、必要に応じてプロジェクトのスケジュールを更新し、一度満たした依存関係を解消するようにしましょう。急な締め切りが迫っている場合は、優先順位に基づいてチームのスケジュールを整理しましょう。定期的にチームメンバーと連絡を取り、プロジェクトが順調に進んでいるか、成果物が達成されているかを確認するのがよいでしょう。

スケジュールは変動するものですが、スコープクリープに陥らないためには、可能な限り当初のスケジュールに近づけることが重要です。言い換えれば、当初のプロジェクトスコープを超えないようにするということです。

以下のタイムラインプランの例を見て、仕事を各要素に分解した作業分解構成図の作成方法について学習しましょう。

プロジェクトタイムライン: 2021年 6月 1日 ～ 2021年 7月 20日

プロジェクトチーム: Kabir Madan、Daniela Vargas、Kat Mooney、Ray Brooks

• 6月 1日: Kabir はプロジェクトのタスクを設定し、チームメンバーに割り当てる。

• 6月 14日: Daniela はリソースデータを収集する。

• 6月 18日: Daniela はデータを整理して Ray に提出し、デザインを依頼する。

• 6月 28日: Ray はデザインドラフト 1 を Kabir に提出し、レビューに回す。

• 7月 1日: Kabir はデザインのフィードバックを提供する。

• 7月 6日: Ray は実行に向けた最終的なデザインを Kat に提出する。

• 7月 12日: Kat は Kabir にステージングサイトを提出してレビューに回す。

• 7月 15日: Kabir はステージングのフィードバックを提供する。

• 7月 19日: Kat は最終的なステージングをチームに提出し、テストに回す。

• 7月 20日: リソースガイドを公開する。

4. プロジェクトの監視・コントロール

プロジェクトの効果を測定することは、いくつかの理由で重要です。プロジェクトの改善につながることはもちろんですが、チームメンバーが成功と失敗の両方から学ぶことができるという点も重要です。戦略的な目標を設定し、それを達成するために、目標設定ソフトウェアを使って、さまざまな重要業績評価指標 (KPI) を設定できます。どのような KPI を使用するかは、あなたの仕事やプロジェクトの種類によって異なります。

最初に検討すべきパフォーマンス指標の一つは、当初の目標です。プロジェクトは解決しようとしていた問題を解決できましたか？当初の目標から離れてしまうことはよくありますが、パフォーマンスを測定する際にはこれを念頭に置くことが重要です。

次のステップは、プロジェクトの成功を判断するために、他の KPI を検証することです。一般的な KPI としては、投資収益率 (ROI)、コスト効率指数 (CPI)、計画値 (PV)、実際のコスト (AC)、出来高 (EV = アーンドバリュー) などが挙げられますが、これら以外にもさまざまな KPI があります。

プロジェクトの成功について、良かった点、悪かった点を含めて関係者に伝えます。正直になり、オープンにフィードバックを受け入れることが、チームメンバーが失敗から学ぶための最良の方法です。

以下の KPI の例をご覧ください。

• プロジェクト目標: リード獲得数を前月比 15% 増加させる

• 実際のコスト: 請求可能時間 $6,487

• 出来高: 前月比で $47,300 獲得分増加

• 投資収益率: $40,813

• スケジュール効率指数 (出来高を計画値で割った値): .88

• 顧客獲得コスト (コストをリード数で割った値): リードあたり $.61

• リード獲得数の前月比: 18% 向上

• サイトトラフィックの前月比: 4% 向上

• 純利益率: 8% 向上

5. プロジェクトの終結

プロジェクトを終了する (クローズする) というフェーズは、会社やチームによって最も差があります。功績を振り返り、認めたい人もいれば、すぐに次の大きな仕事に取り掛かりたい人もいます。終了方法に正解はありませんが、あなたとチームにとって最適な方法を見つけましょう。

プロジェクトを終了する際には、プロジェクト関係者と成功についてより深く話す機会を作りたいと思う場合もあるでしょう。このようなミーティングは、しばしばポストモーテム　 (事後評価) と呼ばれています。ミーティングを開催する場合は、事前に匿名のアンケートを実施し、ミーティングで重要な問題がすべてカバーされていることを確認するとよいでしょう。また、パフォーマンスフェーズで測定した KPI を確認し、良かった点、悪かった点を関係者全員が明確に理解できるようにしておくとよいでしょう。これにより、将来のプロジェクトで同じ失敗を繰り返さないようにすることができます。

また、プロジェクトを終了する前に、プロジェクトの資料を整理して共有フォルダに保存し、チームメイトがアクセスできるようにしておくのもよいアイデアです。プロジェクト概要、テンプレート、アセットのコピー、デザインファイル、開発作業などの資料は、パフォーマンスを評価する際に手元に置いておくことが重要です。

プロジェクトの終結フェーズで見逃しがちな重要な機会は、パフォーマンスのモニタリングを継続することです。あなたのチームでは、古いプロジェクトを設定しては忘れてしまうという習慣がありませんか？ビジネスとして成長し続けるためには、プロジェクトを実行する新しい方法を常に試し、無駄を省くことが重要です。

ここで、次のプロジェクトを終了させるための事後評価ミーティングアジェンダの例をご紹介します。

プロジェクト名: OKR 作戦ブック

日付: 2021年 8月 20日

時間: 10:00 ～ 11:00am CST

アジェンダの詳細:

• プロジェクトの要約 (10:00am): Kabir はプロジェクトの当初の目標や目的、成果物の再確認を行う。

• 結果の要約 (10:15am): Kabir は当初のリードジェネレーションの目標と追加の主要 KPI に焦点を当て、プロジェクトパフォーマンスのレビューを行う。

• 関係者の意見 (10:30am): Kabir、Daniela、Kat、Ray は、良かった点、悪かった点について意見を述べる。

• アクションアイテム: Kabir は 8月 20日のの終わりまでに会議のメモを送付し、9月 3日までにスケジュールの最適化を完了させる。

今後のパフォーマンスを向上させるための意見を用意して事後評価に臨んでください。

プロジェクト管理のメリット

平均的なナレッジワーカーは、10 個のアプリを 1 日に 25 回も切り替えており、大多数のチームは未だにリモートで仕事をしているため、チームワークはかつてないほど分散しています。そのため、プロジェクト管理は組織を成功させるための重要な要素となっています。5 人のチームでも、500 人のチームでも、タスクやコミュニケーションを整理して一箇所に集めるのは大変なことです。プロジェクト管理の 5 つのステップを活用することで、チームは常に仕事を順調に進め、生産性を最大限に高めることができます。

プロジェクトサイクル管理のライフサイクルを理解するだけでなく、プロジェクト管理にはさらなるメリットもあります。適切なプロジェクト管理ツールを使えば、仕事や目標を一箇所に整理できるだけでなく、混乱を解消し、チームの有効性を高めて効率を向上させ、コミュニケーションの足並みを揃えることができます。その結果、ビジネスを成功させるという重要なことに集中できる時間が増えるのです。

現在の手法を改善するためには、新しいツールやリソースについて継続的に学ぶことから始めるとよいでしょう。かんばんボードやスクラムのスプリントのようなプロジェクト管理手法は以前から存在していますが、新しいソフトウェアの機能を利用することで、チームの生産性と成功を新たなレベルに引き上げることができます。プロジェクト管理で重要なのは、新しい方法を試すことをやめないことです。

達成可能と思えないことを可能にする

探究すべき要素がたくさんある中で、何から始めればいいのでしょうか？それは簡単で、まずはチームに目を向けることです。結局のところ、あなたの仕事はチームメンバーが最高の仕事ができるようにすることです。

プロジェクト管理のプロセスとツールは、コミュニケーションを改善し、生産性ソフトウェアの助けを借りて生産性を向上させ、締め切りのプレッシャーを和らげるものである必要があります。迷ったときは、チームに聞いてみましょう。疑問があれば、チームに聞いてみてください。一緒に取り組むことで、驚くほどの成果が得られるはずです。

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