プロジェクト管理のトライアングルと、それがチームにもたらすメリットとは？

プロジェクト管理のトライアングルとは、品質のいい最終製品を維持するには、スコープ (範囲)、コスト、時間のバランスを取らなくてはならないという「3 つの制約」を視覚化したものです。時間がない、予算が足りない、スコープが大きすぎる、そんな状況下でもチームの生産性を保つために苦労したことのあるプロジェクトマネージャーは皆、このプロジェクト管理のトライアングルを実際に経験しています。

プロジェクトトライアングルの頂点は、他の 2 つの頂点とのトレードオフなしでは変更できません。プロジェクトスコープの要件を満たしつつ、予算内、そして予定通りにプロジェクトを進めるために、3 つすべての要素のバランスを取るのがプロジェクトマネージャーの仕事です。

ここではプロジェクト管理のトライアングルの 3 つの頂点とそれぞれの関連性、そしてプロジェクトを成功させるために、プロジェクトマネージャーはどうバランスを取っていくべきかを解説します。

プロジェクト管理のトライアングルとは？

プロジェクト管理のトライアングルは、プロジェクトの品質を決める 3 つの要素、「スコープ」「コスト」「時間」から成り立っています。

この三角形は、これら 3 つの要素がどのように関連しているかを示しています。つまり、1 つの要素を変更する場合、他の 2 つの要素も調整しなければ三角形を保つことはできません。もし 1 つの要素が動いて、それに合わせて他の要素が調整されなければ、三角形は壊れ、プロジェクトの質が損なわれてしまいます。

この三角形の 3 つの頂点のバランスを取り、予算内、期限内、そしてプロジェクトの要件を守ってできる限り最高の品質を実現するのが、プロジェクトマネージャーの仕事です。

スコープ、コスト、時間の関係

プロジェクトトライアングルには 2 種類の関係が存在します。1 つ目は、スコープと他 2 つのプロジェクト要素との関係です。スコープは時間とコストに正比例します。つまり、他の 2 つの要素と同じ方向へ動きます。スコープが大きくなると、より大きなプロジェクトに取り組むために時間とお金も必ず大きくなります。

もう 1 つは、時間とコストの関係です。この 2 つは、反比例の関係にあります。この 2 つは相反する方向へと動きます。たとえば、コストを削減するには納期を延長する必要があります。反対に納期が急に短くなるようなことがあれば、短い納期で終わらせるための追加予算が必要になるでしょう。

この 2 つの関係を変えることはできません。正比例反比例にかかわらず、1 つの要素を、それに対応する他の 2 つの要素に影響を与えずに変更することはできません。これが、プロジェクトトライアングルが 3 つの制約の鉄の三角形と呼ばれる理由です。どんなに優れたプロジェクトマネージャーでも、この鉄の三角形を思いのままに変えることはできません。

三角形の 3 つの制約

3 つすべての要素をうまくコントロールするには、プロジェクトマネージャーがそれぞれの要素を深く理解し、プロジェクト期間中の変化に柔軟に対応できるチャンスがどこにあるかを把握していなければなりません。

スコープ

スコープ (範囲) とは、プロジェクト成果物の質や細かさ、規模などの面でのプロジェクトの「サイズ」を指します。プロジェクトのサイズが大きくなれば、当然プロジェクト達成にかかる時間とコストも大きくなります。

プロジェクトスコープの要素には、こんなものがあります。

• プロジェクトの複雑さ

• 成果物の量

• 成果物の品質

• 強度 (アプリが対応できる同時ユーザー数など)

• 細かさ

• 機能の数と複雑さ

制作に取り掛かる前にプロジェクト計画を決め、プロジェクトの関係者にすべて承認を得ておくことで、「スコープクリープ」を回避するようにしましょう。

コスト

プロジェクトトライアングルにおけるコストとは、単なる金額だけではありません。よく「リソース」とも呼ばれるこの要素には、プロジェクト達成に必要なすべてのツールや機器、サポートが含まれます。

コストの要素にはこんなものがあります。

• 財務予算

• チームメンバーの数

• 機器や設備

• 重要な条件

コスト / リソースの要素には単なる金額以外のものが含まれますが、一般的にすべての要素が金銭的価値につながります。たとえば、従業員を増やすには給与の追加予算が必要になり、オフィスを長時間開けておくという条件を満たすには、数時間分の電気代の追加予算が必要になります。

時間

時間を調整する際は、測定する時間の種類と時間の長さが重要であるという点に注意してください。他の要素との兼ね合いに応じて納期を延長したり、チームカレンダーソフトウェアを調整したり、計画フェーズの省略などが必要になる場合があります。

時間の要素にはこんなものがあります。

• プロジェクト全体のスケジュール

• プロジェクトに費やした時間

• 社内の予定や条件

• 計画や戦略策定のための時間

• プロジェクトのフェーズの数

予算が少なくなったりスコープが大きくなった場合は、締め切りを延長したり時間数を増やすなどしてプロジェクトの時間的制約を一つでも多く緩和してうまく補う必要があります。

万能要素: イノベーション

コスト効率やスピードを上げる新たな手段が見つかれば、プロジェクト管理のトライアングルの他の要素を変更することなく調整を行うことができます。

たとえば、あなたのチームの誰かがプロジェクトに必須のツールの機能を改善する方法を見つけたとします。この制作手段の改善によって、より短い期間で大きな成果を上げたり、より小規模なチームでプロジェクトを達成できたりする可能性があります。

同様に、フローが統一されたり意思決定にかかる時間が短縮されるなど、制作プロセスが改善されることによってチームは品質を犠牲にすることなく、効率よく作業できるようになります。標準化されたセールステンプレートやプロジェクト管理ソフトウェアなどの管理ツールに投資すれば、プロジェクトの品質やスコープに影響を与えることなく、無駄な時間やコストを削減できます。

プロジェクトトライアングルをうまく管理するための戦略

プロジェクトトライアングルとは何か理解できたところで、それを日々の仕事に役立てるためのヒントをご紹介します。5 つのプロジェクト管理フェーズと共通している部分もあるので、ぜひあわせてご確認ください。

優先順位を決める

プロジェクトトライアングルの基本的な考え方は、3 つの点が固定されていてはプロジェクトは成功しないということです。少なくとも 1 つの点は柔軟性を持ち、必要に応じて調整できる余地があるとわかっていることが重要です。

もし予算内に収めることが最優先なら、予期せぬ問題が発生した場合はスタッフを増やして早急にトラブルシューティングを行うのではなく、納期を遅らせることで対応します。クライアントのスケジュールが厳しい場合は、事前に追加予算の承認を得て、制作の遅れを出さずに問題に対処できるだけのリソースを確保するのが賢いやり方です。

明確な期待値を設定する

プロジェクトの制約と優先順位がわかったら、今度はそれをクライアントや関係者に明確に伝えることで、結果が期待と異なりガッカリさせてしまうようなことがなくなります。

建設やエンジニアリングのように、不測の事態に見舞われることの多い業界では、プロジェクトマネージャーがプロジェクト開始前にすべての関係者の認識をまとめるための特別な要素が契約書に含まれています。それは、以下のような要素です。

1. クライアントが事前に承認した予備費

2. 一般的な潜在的遅延要因のリスト (天候、自然災害、地域のイベントなど)

3. 予期せぬ事態が発生した場合に追加で必要になるコストと時間を見積もった、遅延要因ごとの一般的な対策リスト

どのような事態に陥る可能性があり、それがコストやスケジュールにどう影響するのかを関係者に明確に理解してもらい、それに対するクライアントの希望を記録しておくことで、後でプロジェクトトライアングルの調整が必要になったときに確認できるようにしておきましょう。そうすることで、プロジェクトが終了したときになぜそのような調整が行われたのかについて、混乱が起こらなくなります。

頻繁に進捗状況を報告する

想定されるさまざまな状況に応じた予算、スケジュール、スコープの調整計画を含む、合意済みのアクションプランが完成したら、プロジェクト期間中の変更や予測は常にすべての関係者に報告するようにしましょう。

サプライヤーから必要なリソースが不足していると連絡があった場合は、クライアントやプロジェクトオーナーに遅延の可能性があることを知らせます。そうすることでその後リソースが不足しても、関係者は状況を把握しているので必要となる調整の準備が整っています。もし実際にはリソースが不足しなかったとしても、あらゆる状況に対応する準備ができていることで、あなたも自信を持って仕事を進められます。

自分のマネジメントスタイルに合わせてトライアングルを調整する

プロジェクト管理には、優先するプロジェクト要素が異なるさまざまなアプローチがあり、結果としてプロジェクトトライアングルの形も変わってきます。以下では 7 つの一般的なプロジェクト管理手法をコスト重視のものと時間重視のものに分類しました。

リソース節約型のプロジェクト手法

予算が限られていて、スケジュールには柔軟性があるプロジェクトでは、リソースの効率的な使用を優先するこれらのプロジェクト管理手法が有効です。

• ウォーターフォール: プロジェクトのフェーズを順番に完了していく手法で、一つのフェーズに遅れが出ると後続のすべてのフェーズを調整する必要があるため、スケジュールには柔軟性が求められます

• リーン: コストとリソースを最小限に抑えることを優先し、スケジュールの長さやスコープの削減でプロジェクトを予算内に収めます

• プロジェクトマネジメント知識体系 (PMBOK® ウォーターフォール): 従来の連続的なウォーターフォールプロセスにプロジェクトマネジメント協会の「プロジェクトマネジメント知識体系」で定義された基準を取り入れた派生手法でプロセスの効率化を図ります

時間節約型のプロジェクト手法

時間が最重要となる状況では、これらのプロジェクト管理手法を使うことで不要なダウンタイムをなくし、プロジェクトのプロセスを効率よく処理し、チームを迅速に動かすことができます。

• アジャイル: 柔軟なプロセスを優先することで、チームは時間やコストの増加を最小限に抑えながら変更要求に対応できます。このアプローチを採用しているチームはよくアジャイル管理ソフトウェアを使用しています

• スクラム: ソフトウェア開発でよく見られるアジャイルプロジェクト管理手法の一種で、スプリントや毎日のチーム連絡などのスクラム手法を利用して進行中段階の時間の浪費を最小限に抑えます

• かんばん: 継続的で視認性の高い共同作業プロセスで、作業の進行中にかかる時間を最小限に抑えます。このアプローチを採用しているほとんどのチームは特定のかんばんソフトウェアを使用しています。

• スクラムばん: かんばん手法の協調的で継続的な性質と、スクラム手法の毎日のチーム連絡を組み合わせた手法で、作業にかかる時間をさらに短縮します。

もちろん、どの手法も目指しているのは「低コスト」、「速いスピード」、「高品質」のバランスを取ることです。しかしプロジェクト管理のトライアングルでは少なくとも 1 つの要素を優先する必要があります。こういった手法を用いることで、チームにとって一番重要な要素の方向へ力を注ぐことができます。

3 つの制約を使いこなしましょう

最初は鉄の三角形や 3 つの制約が負担に感じるかもしれませんが、一度企業プロジェクト管理プロセスへの導入方法がわかれば、このシステムによってプロジェクトがスムーズに進むことが実感できるでしょう。限界や柔軟性を前もって理解しておけば、コストのかかる失敗を防ぐことができます。

さらに、鉄の三角形を使ってチームに合ったプロジェクト管理ソフトウェアを選択し、プロセスを作成し、作業に取り掛かることで、チームはいいスタートダッシュを切ることができます。その後もチームの協力によって大きな成果が期待できるでしょう。