プロジェクト計画を視覚化する 3 つの方法: タイムライン、カレンダー、かんばんボード

視覚的なプロジェクト管理
  • 本記事では、以下を学びます:
    • かんばんボード、タイムライン、カレンダーといった 3 種類の視覚的なプロジェクト管理ビューの情報。
    • 各ビューはどのようなプロジェクトに適しているか、その例を含む。
    • 各ビューを使って独自の視覚的なプロジェクト計画を立てるヒント。

イベントの計画、キャンペーンに向けたクリエイティブな制作の監督、またはバグ修正のコーディネートを行うにしろ、プロジェクトを上手く完了させるためには、実行する必要があるそれぞれのタスクを計画し、追跡する手段が必要であり、それはタスクの担当者や、その期日を知っておくということだけではありません。

たいていの人はプロジェクトを管理するためのリストやスプレッドシートを作成することから着手します。ですが、管理する同時進行要素や情報がたくさんあるような複雑なプロジェクトをリードするとしたらどうなるでしょう。リストは複数のページを持つ文書に、スプレッドシートはプロジェクトの詳細を記した無数の列と化し、その結果プロジェクトのステータスは常に把握しにくい状態になってしまいます。

そこで視覚的なプロジェクト管理が役に立ちます。成果物のステータスや、重要な期日など、プロジェクトの重要な詳細が一目で分かるので、より効果的に管理できます。

プロジェクトを視覚化する人気の方法は 3 種類あります。

  • かんばんボード
  • タイムライン (または Gantt チャート)
  • カレンダー

プロジェクトを視覚化する方法はいくつかありますが、計画するプロジェクトの種類によっては特定のアプローチの方が他よりも一層効果的に機能します。ならば、かんばんボード、タイムライン、カレンダーのうちどれを使えばよいのでしょうか。以下にそれぞれの機能と最適なプロジェクトの種類を解説します。

プロジェクトタイムラインとチャート

タイムラインによるプロジェクト管理

プロジェクト計画を視覚化するもう 1 つの方法はプロジェクトスケジュールのタイムラインまたは Gantt チャートを作成することです。プロジェクトタイムラインはプロジェクト計画の視覚的な概要です。これらはプロジェクトの詳細を棒グラフにまとめ、プロジェクトの各タスクや成果物の期日、それにかかる時間、およびその順番を示します。

これはどのような仕事に適しているか

タイムラインはすべてのタスクの期日に加え、その開始日や、完了までにかかる時間を知る必要がないプロジェクトでの使用に役立ちます。視覚的なタイムラインですべてを綿密に計画することで、リソースの割り当て、チームメンバーの異なるステップへの配置、および依存関係の視覚化をより好適に行うことができます。

タイムラインを使えば、プロジェクトの全要素がどのようにかみ合うのかを明らかにするプロジェクト計画を作成し、必要であれば問題を未然に防ぐための変更を加えることもできます。

プロジェクトタイムラインの例

プロジェクトタイムラインの例

製品リリースを計画しているとしましょう。これには クロスファンクショナルチーム 製品、エンジニアリング、マーケティング、営業、カスタマーサポートからのチームメンバーが必要となるため、リリースを成功に導こうと思えばプロジェクトは必然的に複雑化してしまいます。

タイムラインを使えば、より的確にタイミングを予測し、リソースをコーディネートできるので、中断する回数を抑えながらマイルストーンを達成できます。リリースのタイムラインは必要な各ステップや成果物を一覧表示し、それぞれの開始日と終了日、ならびに作業間の依存関係も示します。これにより、プロジェクトチームのメンバー全員が最初からリリース計画の明確な見通しを持つことができます。

ヒント: タイムラインをチームメイトと共有し、管理する

プロジェクト計画のタイムラインが作成できたら、忘れずにチームメイトと関係者で共有し、プロジェクトの進行に合わせて詳細を更新します。

Asana では、タイムラインを使えば単純にプロジェクトを計画する以上のことが可能です。また、状況の変化に合わせて、簡単にタイムラインを関係者およびチームメイトと共有して 計画の同意を得る および スケジュールを調整して合わせる こともできます。

かんばんボード

かんばんボードを使ったプロジェクト計画

かんばんボードはプロジェクトを整理するための可視的なシステムであり、各タスクや仕事がカードとして表示されます。そして、これらのカードはプロジェクトやプロセスの各ステージを表す列の中の 1 つに整列されます。各タスクまたは成果物が進行するにつれて、タスクを表すカードを列から列へと移動させることで、タスクがプロセスのどの段階にあるのかを容易に確認できます。

これはどのような仕事に適しているか

かんばんスタイルの プロジェクト管理 は各タスクが別個のステージを通ってから完了とされるプロジェクトで最も効果的に機能する傾向にあります。

ボードプロジェクトの例

ボードを使って管理できるプロジェクトの例として、バグ追跡のワークローがあります。バグの識別と修正に使用するかんばんボードには以下のステージを表す列を設ける場合があります。

  • 新しいバグ (バックログなど)
  • 修正準備完了
  • 進行中
  • QA 実施中
  • 完了

報告される各バグに対して新しいカードを作成し、それを作業の進行に合わせてこれらの列の間を移動させます。

ヒント: ボードをオンラインで作成し、共有する

オンラインかんばんボードツール

付箋付きの物理的なボード上に作られたかんばんボードはよく目にすると思いますが、Asana のようなツールを使えばオンラインでもそれを作成できることはご存知でしたか?

(IRL に対して) Asana でかんばんボードを構築すると、各ボードに カスタムフィールドの追加、説明、ファイル、およびフォロワーを追加するといった他の機能も利用できるので、プロジェクトに関する付加的な情報を簡単に取得してチームメンバー全員が協調し合いながら仕事をするのを助けることができます。

プロジェクトカレンダー

カレンダーで見る視覚的なプロジェクト計画

かんばんボードやタイムラインは多くの種類のプロジェクトで上手く機能しますが、場合によってはカレンダーが必要となることもあります。シンプルで単純なイメージですが、特定のプロジェクトの計画にはうってつけな場合があります。

これはどのような仕事に適しているか

カレンダーは期日の異なるタスクをたくさん管理する必要がある場合にもってつけです。いずれの週、月、年においても、マイルストーンの完了期日や、アセットの納品期日を知っておくと、前もって計画を立てて、時間通りに実行できます。

カレンダープロジェクトの例

イベントプロジェクトのカレンダー

例えば、特定の日付に行われるイベントを計画している場合、カレンダーを使えばイベント当日から遡って優先度を設定することで、すべての必要なマイルストーンの期日を簡単に決定できます。すると、カレンダーで計画全体を見ることができるので、正確に何をいつまでに処理する必要があるのかが分かります。

ヒント: 最初にタスクをリストアップしてから、スケジュールを組みます

Asana を使ってプロジェクトカレンダーを管理すれば、プロジェクトでタスクのリストを作成し、期日を設定、それからカレンダービューに切り替えれば、自動的にカレンダーでタスクを見れるようになります。必要であれば、タスクをカレンダー上で移動させて素早く期日を変更できます。

このプロジェクトにはどのビューが適しているか?

ボード、タイムライン、またはカレンダーを使うことは、プロジェクトの全ステップを視覚化するのに最適な方法であり、主な詳細を見落とさずに全体図を確認できます。 Asana では、このいずれのビューを使ってもプロジェクトを設定できます。どのビューを使っても、簡単に計画をチームメイトと共有して、プロジェクトを 1 か所で実行できます。

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