プロジェクト計画を視覚化する 3 つの方法: タイムライン、カレンダー、ボード

どのようなプロジェクトを管理する場合でも、仕事を計画し、追跡する手段が必要です。誰が何をいつまでに処理するのかを知る必要があるだけでなく、自分が管理する進行中のすべての要素と情報を簡単に可視化する手段も必要になります。

問題はリストやスプレッドシートでは十分な管理ができないという点です。リストは複数ページのドキュメントと化し、スプレッドシートはプロジェクトの詳細が記載された行が延々と増え続け、プロジェクトの全体を通じてその状況を正確に知ることが困難になります。

ビジュアルプロジェクトマネジメントとは？

ビジュアルプロジェクトマネジメントは、従来の To-Do リストを使わずに仕事を整理し、管理する方法です。タイムラインやかんばんボード、カレンダーなど、さまざまなレイアウトを使ってプロジェクトの情報を可視化できます。ビジュアルプロジェクトマネジメントでは、自分に割り当てられているタスク、プロジェクトの納品物の期日、チームのマイルストーンなどのインサイトを一目で確認できます。

プロジェクトの進捗はどう可視化するのか？

プロジェクトの進捗を可視化する一般的な方法は 3 種類あります。

• タイムライン (ガントチャート)

• かんばんボード

• カレンダー

仕事を可視化するこれらの方法は、それぞれにプラス面とマイナス面があり、どのアプローチを選択するかは計画するプロジェクトのタイプで決まります。そのため、ビジュアルプロジェクトマネジメントソフトウェアは、ビューを切り替えられるものでなければいけません。そうすれば、個々のコントリビューターからエグゼクティブにいたる全員がプロジェクトマネジメントソフトウェアのメリットを得られます。

では、タイムライン、かんばんボード、カレンダーのうち、どれを使えばいいのでしょうか？これらの可視化ツールが持つ機能とそれぞれが最適なプロジェクトの種類を以下に紹介します。

1. プロジェクトタイムラインとチャート

プロジェクト計画を可視化する方法の 1 つに、プロジェクトスケジュールを示すタイムラインまたはガントチャートを作成するという方法があります。プロジェクトタイムラインは、プロジェクト計画の概要を視覚的に示すものです。タイムラインによるマネジメントでは、プロジェクトの詳細をバーグラフで表し、プロジェクトの各タスクや成果物の期日、それにかかる時間、およびその順番を示すことができます。

プロジェクトタイムラインやガントチャートを使用するべきプロジェクトの種類

タイムラインは、すべてのタスクの期日だけでなく、開始日と完了までに要する時間を把握する必要があるプロジェクトで使用すると便利です。すべてのタスクをプロジェクトタイムラインで綿密に計画することで、リソースの割り当てを上手にこなし、異なるステップにチームメンバーを割り当て、依存関係を可視化することができます。

タイムラインによるマネジメントを使えば、プロジェクトの全要素がどのようにかみ合うのかを明らかにするプロジェクト計画を作成し、必要であれば問題を未然に防ぐための変更を加えることもできます。タイムラインは以下のようなプロジェクトに最適です。

• キャンペーンの管理

• 製品リリース

• イベントプランニング

プロジェクトタイムラインやガントチャートが向いていないプロジェクトの種類

タイムラインマネジメントは、各タスクに開始日と期日が設定されているプロジェクトで最も効果を発揮します。タイムラインは棒グラフを組み合わせたようなものなので、タスクに始まりと終わりがなければ、可視化するものが大してありません。その日のうちに終わるタスクが多いプロジェクトを計画している場合は、プロジェクトカレンダーやかんばんボードで仕事を可視化した方が便利かもしれません。

プロジェクトタイムラインの例

製品リリースを計画しているとしましょう。これには製品、エンジニアリング、マーケティング、セールス、カスタマーサポートなど、クロスファンクショナルチームからのチームメンバーが必要となるため、リリースを成功に導こうと思えばプロジェクトは必然的に複雑化してしまいます。

タイムラインを使えば、より的確にタイミングを予測し、リソースをコーディネートできるので、障害の発生回数を抑えながらマイルストーンを達成できます。プロジェクトのタイムラインは必要な各ステップや成果物を一覧表示し、それぞれの開始日と終了日、ならびに作業間の依存関係も示します。これにより、プロジェクトチームのメンバー全員が最初からリリース計画の明確な見通しを持つことができます。

ヒント: タイムラインをチームメイトと共有し、管理する

プロジェクト計画のタイムラインが作成できたら、忘れずにチームメイトや関係者と共有し、プロジェクトの進行に合わせて詳細を更新します。信頼できる唯一の情報源をチームで共有することにより、チームメンバー全員がすべての仕事の進捗状況をリアルタイムで確認できます。

Asana では、プロジェクトを簡単に関係者やチームメイトと共有できます。仕事をタイムラインビューで可視化すれば、計画を確認してもらって同意を得たり、変更がある場合はそれに合わせてスケジュールを調整し、適応させたりすることができます。さらに、タスク間の依存関係を可視化し、依存関係の競合による問題を未然に発見することができます。

2. かんばんボード

かんばんボードはプロジェクトを整理するための可視化システムであり、各タスクや仕事がカードとして表示されます。そして、これらのカードはプロジェクトやプロセスの各ステージ、タスクのオーナー、仕事の優先度、またはチームに最適なシステムを表す列の中の 1 つに整列されます。それぞれのタスクまたは成果物が進行するにつれて、タスクを表すカードを列から列へと移動させることで、タスクがプロセスのどの段階にあるのかを容易に確認できます。

かんばんボードを使用するべきプロジェクトの種類

かんばんスタイルのプロジェクトマネジメントは、各タスクが明確に分かれたステージを通ってから完了とされるプロジェクトにおいて最も効果的に機能します。かんばんボードでは、仕事の進捗が明確に示されるので、スプリントで作業を行うアジャイルチームにとって非常に便利なツールです。とりわけ、かんばんボードは以下のようなプロジェクトに最適です。

• バグの追跡

• スプリントの計画

• スプリントの振り返り

• 毎日のアジャイルスタンドアップミーティング

• ウェブ制作管理

• 仕事リクエスト

ボードプロジェクトの例

かんばんボードを使って管理できるプロジェクトの例として、バグ追跡のワークフローがあります。バグの特定と修正に使用するかんばんボードには、以下のようなステージを表す列を設定します。

• 新規のバグ (バックログ)

• 修正準備完了

• 進行中

• QA 実施中

• 完了

バグが報告されるたびに、チームは新しいカードを作成し、作業の進捗に合わせてこれらの列の間を移動させます。

ヒント: ボードをオンラインで作成し、共有する

物理的なボードに付箋を貼って作られたかんばんボードはよく目にすると思いますが、Asana のようなツールを使えばオンラインでもそれを作成できることはご存じでしたか？

Asana でかんばんボードを構築すると、各カードにカスタムフィールド、説明、ファイル、コラボレーターなどを追加して、プロジェクトに関する付加的な情報を簡単に記録できるので、チームメンバー全員が協調して仕事をすることがさらに簡単になります。

3. プロジェクトカレンダー

かんばんボードやタイムラインは多くの種類のプロジェクトで上手く機能しますが、場合によってはカレンダーが必要となることもあります。カレンダーはシンプルで単純なイメージですが、特定のプロジェクトの計画にはうってつけな場合があります。

プロジェクトカレンダーを使用するべきプロジェクトの種類

カレンダーは期日の異なるタスクをたくさん管理する必要がある場合に最適です。どの週、月、年に、どのマイルストーンを完了し、どのアセットを納品するのかを知っておけるので、前もって計画を立てて、時間通りに実行できます。とりわけ、プロジェクトカレンダーは以下の管理に役立ちます。

• エディトリアルカレンダー

• SNS コンテンツカレンダー

プロジェクトカレンダーが向いていないプロジェクトの種類

プロジェクトカレンダーを使うと、タスクを柔軟に管理でき、その週、月、または四半期の計画を事前に立てることができます。しかし、毎日期日を迎えるタスクが多数あるようなプロジェクトだと、プロジェクトカレンダーは少し不便かもしれません。チームの仕事を毎日細かく確認する必要がある場合は、かんばんボードや To-Do リストのようなビューを使った方がチームの役に立つでしょう。

カレンダープロジェクトの例

毎日その日の To-Do があるようなプロジェクトを計画する場合、プロジェクトカレンダーを使えばその後数日および数週間に予定されている仕事をすべて確認できます。そして、カレンダーでプロジェクト全体を表示すれば、今後の予定や担当者を細かく確認できます。

ヒント: 最初にタスクをリストアップしてから、スケジュールを組む

Asana を使ってプロジェクトカレンダーを管理する場合、プロジェクトでタスクのリストを作成し、期日を設定し、それからカレンダービューに切り替えれば、タスクが自動的にカレンダー上に表示されます。必要であれば、タスクをカレンダー上で移動させて、すばやく期日を変更できます。

このプロジェクトにはどのビューが適しているか？

タイムライン、かんばんボード、またはカレンダーを使うことは、プロジェクトの全ステップを見える化するのに最適な方法であり、重要な詳細を見落とさずに全体図を確認できます。Asana では、このいずれのビューを使ってもプロジェクトをセットアップできます。どのビューを使っても、簡単に計画をチームメイトと共有して、プロジェクトを 1 か所で実行できます。