プロジェクト計画を視覚化する 3 つの方法: タイムライン、カレンダー、かんばんボード

視覚的なプロジェクト管理
  • この記事では、以下を学びます。
    • かんばんボード、タイムライン、カレンダーという 3 種類の視覚的なプロジェクト管理ビューについての情報。
    • 各ビューはどのようなプロジェクトに適しているか (例を含む)。
    • 各ビューを使って独自の視覚的なプロジェクト計画を立てるためのヒント。

イベントの計画、キャンペーンに向けたクリエイティブ制作の監督、バグ修正のコーディネート。どれを行うにしろ、プロジェクトを上手く完了させるためには、タスクの担当者や期日を知っておくことに加えて、実行する必要があるそれぞれのタスクを計画し、追跡する手段が必要です。

多くの人はプロジェクトを管理するためにリストやスプレッドシートを作成することから着手します。ですが、管理する同時進行要素や情報がたくさんあるような複雑なプロジェクトをリードするとしたらどうなるでしょう。リストは複数のページにわたる文書に、スプレッドシートはプロジェクトの詳細を記した無数の列と化し、その結果、任意の時点でプロジェクトのステータスを把握することが難しくなってしまいます。

そこで視覚的なプロジェクト管理が役に立ちます。成果物のステータスや、重要な期日など、プロジェクトの重要な詳細が一目でわかるので、より効果的に管理できます。

プロジェクトを視覚化する一般的な方法は、以下の 3 種類あります。

  • かんばんボード
  • タイムライン (またはガントチャート)
  • カレンダー

プロジェクトを視覚化する方法はいくつかありますが、計画するプロジェクトの種類によっては特定のアプローチの方が他よりも一層効果的に機能します。つまり、かんばんボード、タイムライン、カレンダーのうちどれを使えばよいかという疑問が生まれます。以下にそれぞれの機能と最適なプロジェクトの種類を解説します。

プロジェクトタイムラインとチャート

タイムラインによるプロジェクト管理

プロジェクト計画を視覚化するもう 1 つの方法は、プロジェクトスケジュールを示すタイムラインまたはガントチャートを作成することです。プロジェクトタイムラインは、プロジェクト計画の概要を視覚的に示すものです。これらはプロジェクトの詳細を棒グラフを使って表し、プロジェクトの各タスクや成果物の期日、それにかかる時間、およびその順番を示します。

これはどのような仕事に適しているか

タイムラインは、すべてのタスクの期日に加え、開始日や完了までにかかる時間を知る必要があるプロジェクトで役立ちます。視覚的なタイムラインですべてを綿密に計画することで、リソースの割り当て、さまざまなステップへのチームメンバーの割り振り、および依存関係の視覚化をより好適に行うことができます。

タイムラインを使えば、プロジェクトの全要素がどのようにかみ合うのかを明らかにするプロジェクト計画を作成し、必要であれば問題を未然に防ぐための変更を加えることもできます。

プロジェクトタイムラインの例

プロジェクトタイムラインの例

製品リリースを計画しているとしましょう。これには製品、エンジニアリング、マーケティング、営業、カスタマーサポートなど、クロスファンクショナルチームからのチームメンバーが必要となるため、リリースを成功に導こうと思えばプロジェクトは必然的に複雑化してしまいます。

タイムラインを使えば、より的確にタイミングを予測し、リソースをコーディネートできるので、中断する回数を抑えながらマイルストーンを達成できます。リリースのタイムラインは必要な各ステップや成果物を一覧表示し、それぞれの開始日と終了日、ならびに作業間の依存関係も示します。これにより、プロジェクトチームのメンバー全員が最初からリリース計画の明確な見通しを持つことができます。

ヒント: タイムラインをチームメイトと共有し、管理する

プロジェクト計画のタイムラインが作成できたら、忘れずにチームメイトや関係者と共有し、プロジェクトの進行に合わせて詳細を更新します。

Asana のタイムラインでは、単にプロジェクトを計画する以上のことが可能です。また、状況の変化に合わせて、簡単にタイムラインを関係者およびチームメイトと共有して計画の同意を得ること、およびスケジュールを調整して合わせることもできます。

かんばんボード

かんばんボードを使ったプロジェクト計画

かんばんボードはプロジェクトを整理するための可視化システムであり、各タスクや仕事がカードとして表示されます。そして、これらのカードはプロジェクトやプロセスの各ステージを表す列の中の 1 つに整列されます。それぞれのタスクまたは成果物が進行するにつれて、タスクを表すカードを列から列へと移動させることで、タスクがプロセスのどの段階にあるのかを容易に確認できます。

これはどのような仕事に適しているか

かんばんスタイルのプロジェクト管理は、各タスクが明確に分かれたステージを通ってから完了とされるプロジェクトで最も効果的に機能する傾向にあります。

ボードプロジェクトの例

ボードを使って管理できるプロジェクトの例として、バグ追跡のワークローがあります。バグの特定と修正に使用するかんばんボードには以下のようなステージを表す列を設定できるでしょう。

  • 新規のバグ (つまりバックログ)
  • 修正準備完了
  • 進行中
  • QA 実施中
  • 完了

バグが報告されるたびに新しいカードを作成し、作業の進行に合わせてこれらの列の間を移動させます。

ヒント: ボードをオンラインで作成し、共有する

オンラインかんばんボードツール

物理的なボードに付箋を貼って作られたかんばんボードはよく目にすると思いますが、Asana のようなツールを使えばオンラインでもそれを作成できることはご存知でしたか?

(現実の物理世界ではなく) Asana でかんばんボードを構築すると、各カードにカスタムフィールド、説明、ファイル、およびフォロワーを追加するといった追加機能を利用できるので、プロジェクトに関する付加的な情報を簡単に取得して、チームメンバー全員が協調し合いながら仕事をできるようになります。

プロジェクトカレンダー

カレンダーで見る視覚的なプロジェクト計画

かんばんボードやタイムラインは多くの種類のプロジェクトで上手く機能しますが、場合によってはカレンダーが必要となることもあります。カレンダーはシンプルで単純なイメージですが、特定のプロジェクトの計画にはうってつけな場合があります。

これはどのような仕事に適しているか

カレンダーは期日の異なるタスクをたくさん管理する必要がある場合にも最適です。いずれの週、月、年においても、マイルストーンの完了期日や、アセットの納品期日を知っておけるので、前もって計画を立てて、時間通りに実行できます。

カレンダープロジェクトの例

イベントプロジェクトのカレンダー

たとえば、特定の日付に行われるイベントを計画している場合、カレンダーを使えばイベント当日から遡ってすべての必要なマイルストーンの期日を簡単に決定できます。すると、カレンダーで計画全体を見ることができるので、何をいつまでに処理する必要があるのかが正確にわかります。

ヒント: 最初にタスクをリストアップしてから、スケジュールを組む

Asana を使ってプロジェクトカレンダーを管理すれば、プロジェクトでタスクのリストを作成し、期日を設定してからカレンダービューに切り替えれば、タスクが自動的にカレンダー上に表示されます。必要であれば、タスクをカレンダー上で移動させて、すばやく期日を変更できます。

このプロジェクトにはどのビューが適しているか?

ボード、タイムライン、またはカレンダーを使うことは、プロジェクトの全ステップを見える化するのに最適な方法であり、主な詳細を見落とさずに全体図を確認できます。Asana では、このいずれのビューを使ってもプロジェクトをセットアップできます。どのビューを使っても、簡単に計画をチームメイトと共有して、プロジェクトを 1 か所で実行できます。

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