カスタムフィールド

カスタムフィールドを使うと、Asana プロジェクトのタスクにデータを追加することができます。ステージや優先度、コストなど、ワークフロー、チーム、会社にとって大切なあらゆる情報に対してフィールドを作成できるため、組織全体で起こっていることを一人一人が明確に把握できます。

カスタムフィールドの管理

プロジェクトのカスタムフィールドの並べ替え

プロジェクトへのフィールドの追加

カスタムフィールドを追加することで、プロジェクトのタスク管理と整理をより効率的に実行できます。

新しいフィールドの作成

一度作成したカスタムフィールドのフィールドタイプを変更することはできません。

フィールドタイプと制限

選択できるフィールドタイプは次の 3 つあり、その内 2 つにはさらに関連付けられているオプションがあります。

フィールド	追加オプション
ドロップダウン	ドロップダウンアイテム
数字	小数点以下の桁数
テキスト

• 現在、1 つのプロジェクトに追加できるフィールドの数は 20 個までです。
• タスク 1 件あたりの最大フィールド数は 60 個です (単一のタスクを複数のプロジェクトに所属させることで可能になります)。
• ドロップダウンカスタムフィールドのオプションは最大 50 個です。
• タスクリストに同時に表示できるカスタムフィールドは 5 個までです。

既存のフィールドを使う

カスタムフィールドは組織全体で同期されるため、1 つのカスタムフィールドを複数のプロジェクトで使うことができます。

プロジェクトのフィールドの表示

タスクが異なるカスタムフィールドを持つ複数のプロジェクトに属する場合、すべてのフィールドは右ウィンドウのタスクの詳細に表示されます。

タスクリストのフィールドを非表示にする

デフォルトでは、すべてのカスタムフィールドは右ウィンドウとメインウィンドウのタスクリストの両方に表示されますが、「カスタムフィールドの管理」ダイアログボックスを使って、メインウィンドウのタスクリストでカスタムフィールドの列を非表示にすることができます。

タスクリストに表示できるカスタムフィールドは 5 個までですが、個々のタスクには 60 個まで追加できます。表示されるフィールドを変更するには、プロジェクトのアクションメニュー内の「カスタムフィールドの管理」セクションを開き、各フィールドの横の歯車アイコンをクリックして表示設定を変更します。

フィールドの編集

カスタムフィールドは組織全体で同期されるため、編集内容はそのフィールドが使用されるすべてのプロジェクトに同じように適用されます。

ドロップダウンフィールドの編集

ドロップダウンオプションの並べ替え

ドロップダウンフィールドのオプションからアイテムを削除した場合、そのアイテムが使用されたタスクでは削除されたアイテムが保持されます。その後、そのタスクのそのフィールドを他の値に変更することはできますが、変更後にそのフィールドを削除されたアイテムに戻すことはできません。

数字フィールドの編集

フィールドの小数点以下の桁数を減らした場合、現在の値はすべて保持されますが、表示される値は切り上げまたは切り捨てされます。フィールドの小数点以下の桁数を増やすと、元の値が再び表示されます。

プロジェクトからのフィールドの削除

不要になったフィールドはプロジェクトから削除することができます。

フィールドを削除しても、現在のプロジェクトから削除されるだけで、フィールド自体が完全に削除されるわけではありません。組織内の同じフィールドがある他のプロジェクトからはそのフィールドは削除されず、また組織内の他のプロジェクトにそのフィールドを追加することも可能なままとなります。

値の保持

プロジェクトからフィールドを削除しても、プロジェクトのタスクからフィールドの値が削除されることはありません。

フィールドに入力されていた場合、カスタムフィールドとその値は引き続き右ウィンドウのタスクの詳細に表示されます。

ただし、フィールドが空の場合は、カスタムフィールドはタスクの詳細を示す右ウィンドウでも非表示になります。

カスタムフィールドによるソート

ビュー設定オプションを使用すると、任意のカスタムフィールドでプロジェクトをソートすることができます。

タスクのカスタムフィールドの値を変更すると、プロジェクトのソートが自動的に再実行されます。

カスタムフィールドと検索ビュー

検索ビューでは、複数のプロジェクトに渡って同じカスタムフィールドを使ってタスクを検索することができます。

権限

プロジェクトのカスタムフィールドを編集できるユーザー

Premium のチームまたは組織の場合、プロジェクトに対するアクセス権を持つ全員がそのカスタムフィールドを追加、編集、削除することができます。

非公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナーとプロジェクトメンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

参加リクエスト制チームまたは非表示チームの公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナー、プロジェクトメンバー、およびプロジェクトのチームのメンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

公開チームの公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナー、プロジェクトメンバー、プロジェクトのチームのメンバー、およびすべての組織メンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

組織ゲスト (会社のメールアドレスを持っていないユーザー) はプロジェクトのカスタムフィールドを編集できません

カスタムフィールドのロック

Business および Enterprise をご利用のお客様は、フィールドの作成時または既存のフィールドの編集時にカスタムフィールドをロックすることができます。

カスタムフィールドのロックは、そのフィールドをロックしたメンバーか Asana の管理者であればいつでも上書きすることができます。

タスクのカスタムフィールドの値を編集できるユーザー

タスクに対するアクセス権を持つ全員がそのカスタムフィールドの値を編集できます。タスクの権限について詳しくはこちらをご覧ください。

カスタムフィールドの使用

カスタムフィールドを使うと、チームのニーズに応じて仕事を追跡することができます。フィールドの名前と値は自由に決めることができるため用途は無限大ですが、さまざまなワークフローに合わせたいくつかの例を以下に挙げます。

優先度

カスタムフィールドを使ってタスクの優先度を示すことができます。たとえば、エンジニアチームが Asana を使ってバグを追跡する場合、ドロップダウンフィールドを作成してバグの優先度 (低、中、高) を設定することができます。

実装後は、ドロップダウンカスタムフィールドでソートして同類のフィールドをリストビューにまとめることができます。タスクリストの上部のビューをクリックし、続いて「フィルターを追加、ビューをカスタマイズ」をクリックします。「ソート」をクリックし、カスタムフィールドを選択します。

高優先度には赤を使うなど、カラーを使ってドロップダウンフィールドのオプションを区別することができます。

ステージまたはフェーズ

ステージやフェーズを経る作業の場合は、ドロップダウンフィールドを作成して作業の現在のステージを示すことができます。ステージは作業の進行に合わせて変更します。たとえば、マーケティングチームでこのフィールドを使うと、各コンテンツのステージを追跡して投稿制作パイプラインをよりよく把握できます。

複数のプロジェクトの中から特定のフィールドでマークされているタスクだけを拾い出すには、そのフィールドの名前で高度な検索を実行します。たとえば、コンテンツマーケティングマネージャーは、高度な検索を使って「ドラフト」になっているタスクだけを見つけることで、チーム全体で現在取り組んでいる新しいコンテンツの数を確認することができます。

コスト管理

カスタムフィールドは、仕事リクエストや所要時間を追跡するために使うこともできます。たとえば、デザインチームがテンプレートタスクを用意して、他のユーザーがデザインをリクエストできるようにする場合、数字カスタムフィールドがあれば、リクエスト側は作業にかかるおよその時間を入力できます。デザイナーはこの情報に基づいて作業に優先順位をつけたり、現在の作業量を確認して作業を引き受けることができるかどうかを判断したりすることができます。

情報の追跡

Asana を使って応募者管理や顧客管理を行う場合は、テキストフィールドを使って、メールアドレスや電話番号、会社名、住所などの特定の情報を入力することができます。

タグとカスタムフィールドの比較

タグとカスタムフィールドは、どちらも Asana 内の情報を分類、フィルター、および表示するために利用できます。しかし、基本的に組織全体で使う場合はカスタムフィールドが最適です。タグは気軽な用途には向いているものの、カスタムフィールドの方が機能性と視認性が優れているため、こちらを使用することを強くお勧めします。ワークフロー次第でさまざまな使い方が考えられますが、以下に例としていくつかのシナリオをご紹介します。

以下のような場合には、カスタムフィールドの使用が適しています。

• プロジェクトのすべてのタスクに特定のデータを追加する場合
• プロジェクト間のタスクを管理するために必要な標準的な情報がある場合 (優先度、所要時間、工程など)
• プロジェクトの各タスクについて、特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしいとき
• 特定のデータフィールドでソートまたは検索する必要がある

以下のような場合には、タグの使用が適しています。

• 特別なタグ付けのため、オプションが無限にある場合、または作成時点ではタグ付けすべきものがはっきりしない場合
• 「マイタスク」からタグを見る必要がある
• プロジェクト内のいくつかのタスクだけに印を付ける必要がある
• テンプレートタスクに印を付けたい

サブタスクでのカスタムフィールドの使用

親タスクのプロジェクト名がサブタスクの詳細ウィンドウの上部に表示される場合があるものの、サブタスクが親タスクのプロジェクト、タグ、担当者を自動的に継承することはありません。

サブタスクでカスタムフィールドを追加したり編集したりするためには、まずサブタスクをプロジェクトに追加する必要があります。具体的には、サブタスク名の右側の吹き出しをクリックしてサブタスクの詳細を開き、Tab+P を押してプロジェクトフィールドを開くか、右上のドロップダウンから「プロジェクトに追加」を選択します。

カスタムフィールドを使用した URL リンクの追跡

テキストフィールドを使用すると、カスタムフィールドでリンクを追跡できます。テキストフィールドに URL リンクを入力すると、タスクウィンドウから直接リンクにアクセスできます。カスタムフィールドからリンクをクリックすると、新しいウィンドウでページが開きます。