カスタムフィールド

カスタムフィールドを活用することは、Asana であらゆるタイプの仕事を追跡するための第一歩。各タスクに関するより多くの情報提供とその追跡を、チームのニーズに合う形で実現できます。

カスタムフィールドを管理する

プロジェクトのカスタムフィールドにアクセスして管理するには

  1. ヘッダーのプロジェクトのアクションの矢印をクリック
  2. ドロップダウンメニューからカスタムフィールドを管理を選択

カスタムフィールドを管理ダイアログボックスからは次のことができます。

  1. 各フィールドの名前を表示
  2. 各フィールドのタイプを確認
  3. 各フィールドの説明を見る
  4. フィールドを編集または削除
  5. プロジェクトに新しいフィールドを追加

カスタムフィールドを管理

タスクウィンドウからプロジェクトのカスタムフィールドを管理するには

  1. タスクウィンドウの歯車のアイコンをクリック
  2. ドロップダウンメニューからカスタムフィールドを管理を選択

プロジェクトのカスタムフィールドを並べ替える

カスタムフィールドを管理

カスタムフィールドは、ドラッグアンドドロップしてプロジェクト内で並べ替えることができます。

プロジェクトにフィールドを追加する

カスタムフィールドを追加することで、プロジェクトのタスク管理と整理をより効率的に実行できます。

新しいフィールドを作成する

「カスタムフィールドを管理」ダイアログボックスで新しいカスタムフィールドを作成してプロジェクトに追加するには

  1. テキストフィールドをクリックしてフィールドの名前を入力
  2. オートコンプリートの結果からフィールドを新規作成を選択

次に表示されるウィンドウでは次のことができます。

  1. フィールドの名前を編集
  2. フィールドタイプを選択
  3. フィールドの簡単な説明を入力 (任意のフィールド)

一度作成したカスタムフィールドのフィールドタイプを変更することはできません。

フィールドタイプと制限

選択できるフィールドタイプは 3 つあり、その内 2 つにはさらに関連付けられているオプションがあります。

フィールド 追加オプション
ドロップダウン ドロップダウンアイテム
数字 小数位
テキスト
  • 現在、1 つのプロジェクトに追加できるフィールドの数は 20 個までです。
  • タスク 1 件あたりの最大フィールド数は 60 個です (この場合、単一のタスクを複数のプロジェクトに所属させます)。
  • ドロップダウンカスタムフィールドのオプションは最大 50 個です。
  • タスクリストに同時に表示できるカスタムフィールドは 5 個までです。

既存のフィールドを使う

カスタムフィールドは組織全体で同期されるため、1 つのカスタムフィールドを複数のプロジェクトで使うことができます。

カスタムフィールドを管理ダイアログボックスからプロジェクトに既存のカスタムフィールドを追加するには

  1. テキストフィールドをクリックしてフィールドの名前を入力
  2. オートコンプリートの結果からプロジェクトに追加したいフィールドを選択

プロジェクトのフィールドの表示

カスタムフィールドの表示

カスタムフィールドが表示されるのは、次の 2 つの場所です。

  1. メインウィンドウのタスクリストの列
  2. 右ウィンドウのタスクの詳細のフィールド

タスクが異なるカスタムフィールドを持つ複数のプロジェクトに属する場合、すべてのフィールドは右ウィンドウのタスクの詳細に表示されます。

タスクリストの列を非表示にする

デフォルトでは、すべてのカスタムフィールドは右ウィンドウメインウィンドウのタスクリストの両方に表示されますが、メインウィンドウのタスクリストのカスタムフィールドの列はカスタムフィールドを管理ダイアログボックスで非表示にすることができます。

タスクリストに表示できるカスタムフィールドは 5 個までですが、個々のタスクには 60 個まで追加できます。表示されるフィールドを変更するには、プロジェクトのアクションメニュー内のカスタムフィールドを管理セクションを開き、各フィールドの隣の歯車アイコンをクリックして表示設定を変更します。

カスタムフィールドを管理ダイアログボックスからタスクリストの列を非表示にするには

  1. フィールド名にカーソルを合わせ、歯車のアイコンをクリック
  2. ドロップダウンからタスクリストの列を非表示を選択

タスクリストのフィールドが非表示になっている場合、カスタムフィールドを管理ダイアログボックスのフィールドの隣に目に線が引かれたアイコンが表示されます。

フィールドを非表示にするとメインウィンドウには表示されなくなりますが、右ウィンドウの表示は維持されます。

フィールドを編集する

リストのカスタムフィールドの編集

プロジェクトのタスクリストからフィールドを編集するには

  1. プロジェクトのタスクリストのカスタムフィールドをクリックし、フィールド名を表示し、更新したいフィールドを選択
  2. フィールドをクリックして選択するか、新しい値を入力

カスタムフィールドを管理ダイアログボックスからフィールドを編集するには

  1. フィールド名にカーソルを合わせ、歯車のアイコンをクリック
  2. ドロップダウンからフィールドを編集を選択

カスタムフィールドは組織全体で同期されるため、編集内容はそのフィールドを使うすべてのプロジェクトに同じように適用されます。

ドロップダウンフィールドを編集する

ドロップダウンフィールドの編集時には、次のことができます。

  1. フィールドオプションのカラーを編集
  2. フィールドからオプションを削除
  3. フィールドに新しいオプションを追加
  4. フィールド全体を削除

ドロップダウンオプションを並べ替える

ドロップダウンオプションはドラッグアンドドロップしてカスタムフィールド内で並べ替えることができます。

フィールドのオプションであるドロップダウンアイテムを削除した場合、そのアイテムを使うタスクは削除されたアイテムを保持します。その後、フィールドを他の値に変更することは可能ですが、フィールドを削除されたアイテムに戻すことはできません。

数字フィールドを編集する

数字フィールドの編集時は、次のことができます。

  1. 表示される小数点以下の桁数を変更
  2. フィールド全体を削除

フィールドの小数位を減らした場合、現在の値はすべて保持されますが、表示される値は切り上げ/切り捨てられます。フィールドの小数位を増やすと、元の値が再び表示されます。

プロジェクトからフィールドを削除する

不要になったフィールドはプロジェクトから削除することができます。

カスタムフィールドを管理ダイアログボックスからフィールドを削除するには

  1. フィールド名にカーソルを合わせ、歯車のアイコンをクリック
  2. ドロップダウンからプロジェクトからフィールドを削除を選択

フィールドを削除した場合、あくまでも現在のプロジェクトから削除されるだけで、フィールド自体が完全に削除されるわけではありません。つまり同じフィールドがある組織の他のプロジェクトからはそのフィールドは削除されず、また組織の他のプロジェクトにそのフィールドを追加することも可能なままとなります。

値の保持

プロジェクトからフィールドを削除しても、プロジェクトのタスクからフィールドの値が削除されることはありません。

フィールドを投入した場合、カスタムフィールドとその値はやはりタスクの詳細の右ウィンドウに表示されます。

ただし、フィールドが空の場合は、カスタムフィールドはタスクの詳細の右ウィンドウから消えます。

カスタムフィールドでソートする

ビュー設定(英語)オプションを使うと、いずれかのカスタムフィールドでプロジェクトをソートすることができます。

歯車のアイコンを選択した後、

ドロップダウンメニューからソートをクリックし、プロジェクトのソート条件に使いたいカスタムフィールドを選択します。

タスクのカスタムフィールドの値を変更すると、プロジェクトのソートが自動的に調整されます。

カスタムフィールドと検索ビュー

検索ビューを使うと、複数のプロジェクト間で同じカスタムフィールドを使ってタスクを検索することができます。

最初に検索バーをクリックして高度な検索オプションにアクセスします。そこから、フィルターを追加をクリックし、続いてカスタムフィールド…を選択します。

権限

プロジェクトのカスタムフィールドを編集できるユーザー

Premium のチームまたは組織の場合、プロジェクトに対するアクセス権を持つ全員がそのカスタムフィールドを追加、編集、削除することができます。

非公開プロジェクト(英語)の場合: プロジェクトオーナーとプロジェクトメンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

参加リクエストまたは非表示チームの公開プロジェクト(英語)の場合: プロジェクトオーナー、プロジェクトメンバー、およびプロジェクトのチームのメンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

公開チームの公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナー、プロジェクトメンバー、プロジェクトのチームのメンバー、およびすべての組織メンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

組織ゲスト (会社のメールアドレスを持っていないユーザー) はプロジェクトのカスタムフィールドを編集できません

カスタムフィールドをロックする

エンタープライズの組織または課のメンバーの場合、作成時または既存のフィールドの編集時にカスタムフィールドをロックすることができます。

フィールドをロック 1

カスタムフィールドの設定で、カスタムフィールドをメンバー全員が編集できるようにするか、編集アクセス権を自分だけに制限するかを選択することができます

フィールドをロック 2

フィールドがロックされている場合、そのフィールドをロックしたメンバーの名前が表示されます。

カスタムフィールドのロックは、そのフィールドをロックしたメンバーか Asana の管理者であればいつでも上書きすることができます。

タスクのカスタムフィールドの値を編集できるユーザー

タスクに対するアクセス権を持つ全員がそのカスタムフィールドの値を編集できます。タスクの権限について詳しくはこちら(英語)をご覧ください。

カスタムフィールドの使用

カスタムフィールドを使うと、チームのニーズに応じて仕事を追跡することができます。フィールドの名前と値は自由に決めることができるため用途は無限大ですが、以下にいくつか例を挙げます。

優先度

カスタムフィールドを使ってタスクの優先度を示すことができます。たとえば、エンジニアチームが Asana を使ってバグを追跡(英語)する場合、ドロップダウンフィールドを作成してバグの優先度 (低、中、高) を設定することができます。

実装後は、ドロップダウンカスタムフィールドでソートして同類のフィールドをリストビューにまとめることができます。タスクリストの上部のビューをクリックし、続いてフィルターを追加、ビューをカスタマイズの順にクリックします。ソートをクリックし、カスタムフィールドを選択します。

高優先度には赤を使うなど、カラーを使ってドロップダウンフィールドのオプションを区別することができます。

ステージまたはフェーズ

ステージやフェーズを経る作業の場合は、ドロップダウンフィールドを作成して作業の現在のステージを示すことができます。ステージは作業の進行に合わせて変更します。たとえば、マーケティングチームでこのフィールドを使うと、各コンテンツのステージを追跡して制作パイプラインをよりよく把握できます。

複数のプロジェクトの中から特定のフィールドでマークされているタスクだけを拾い出す場合は、そのフィールドの名前で高度な検索を実行します。 たとえば、コンテンツマーケティングマネージャーの場合、高度な検索を使って「ドラフト」になっているタスクだけを見つけることで、チーム全体で現在取り組んでいる新しいコンテンツの数を確認することができます。

コスト

カスタムフィールドは、仕事のリクエストや所要時間を追跡するために使うこともできます。デザインチームの場合、他の人がデザインをリクエストするためのテンプレートタスクがある場合があります。この場合は数字カスタムフィールドを設定すれば、リクエスト側は作業にかかるおよその時間を入力できます。デザイナーはこの情報に基づいて作業に優先順位をつけたり、現在の作業量を確認して作業を引き受けることができるかどうかを判断することができます。

数字を合計

数字フィールドがあるタスクを複数選択して合計する

  1. 合計したい数字フィールドがあるタスクを複数選択(英語)します
  2. タスクウィンドウに合計が表示されます

情報追跡

Asana を使って応募者管理(英語)や顧客管理(英語)を行う場合は、テキストフィールドを使って、メールアドレスや電話番号、会社名、住所などの特定の情報を入力することができます。

タグとカスタムフィールドの比較

タグとカスタムフィールドは、どちらも Asana 内の情報を分類、絞り込み、および表示するために利用できます。しかし、基本的に組織全体で使う場合はカスタムフィールドが最適です。タグは砕けた用途には向いているものの、カスタムフィールドの方が機能性も視認性もタグより優れているため、こちらを使用することを強くお勧めします。使い方はワークフロー次第でいくつも考えられますが、以下に例としていくつかのシナリオをご紹介します。

カスタムフィールドの使用が適している例

  • 特定のデータをプロジェクトのすべてのタスクに追加したい
  • プロジェクト間のタスクを管理するために必要な標準的な情報がある (優先度、所要時間、工程など)
  • プロジェクトの各タスクの特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしい
  • 特定のデータフィールドでソートまたは検索する必要がある

タグの使用が適している例

  • 限定目的のタグ付けや、オプションが無限にある場合、または作成時点ではタグ付けすべきものがはっきりしない場合
  • マイタスクからタグを見る必要がある
  • プロジェクト内のいくつかのタスクだけに印を付ける必要がある
  • テンプレートタスクに印を付けたい

サブタスクのカスタムフィールドの使用

重要な点として、親のプロジェクトの名前がサブタスクの詳細ウィンドウの上部に表示される場合があるものの、サブタスクは親タスクのプロジェクト、タグ、担当者を自動的に継承することはありません。

サブタスクでカスタムフィールドを追加したり編集したりするためには、まずプロジェクトにサブタスクを追加する必要があります。具体的には、サブタスクの詳細 (サブタスク名の右側の吹き出し) をクリックし、Tab+P を押してプロジェクトフィールドを開くか、右上のドロップダウンから “プロジェクトに追加” を選択します。

カスタムフィールドを使った URL リンクの追跡

テキストフィールドの使用時、カスタムフィールドでリンクを追跡することができます。テキストフィールドに URL リンクを入力した場合、タスクウィンドウから直接リンクにアクセスできます。カスタムフィールドからリンクをクリックすると、新しいウィンドウでページが開きます。

フィールドのリンク化

テキストフィールドを使って URL リンクを追跡するには

  1. テキストフィールドに URL を入力
  2. メインウィンドウか右側のタスクウィンドウから リンクを開く アイコンをクリック

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タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルや関係のない GIF を添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。