カスタムフィールド

カスタムフィールドを使うと、Asana プロジェクトのタスクにデータを追加することができます。ステージや優先度、コストなど、ワークフロー、チーム、会社にとって大切なあらゆる情報に対してフィールドを作成できるため、組織全体で起こっていることを一人一人が明確に把握できます。

カスタムフィールドの管理

プロジェクトのカスタムフィールドにアクセスして管理するには、次のことを行います。

  1. まだカスタムフィールドをプロジェクトに追加していない場合は、「カスタムフィールドを追加」ボタンをクリックします
  2. タイトルの横にある三点リーダーアイコンをクリックし、「カスタムフィールドを管理」を選択します

「カスタムフィールドを管理」ダイアログボックスからは次のことができます。

  1. 各フィールドの名前を表示
  2. 各フィールドのタイプを確認
  3. 各フィールドの説明を見る
  4. フィールドを編集、削除または非表示
  5. プロジェクトに新しいフィールドを追加

カスタムフィールドを管理

タスクウィンドウからプロジェクトのカスタムフィールドを管理するには、次のことを行います。

  1. タスクウィンドウの「ビューを変更」アイコンをクリックします
  2. ドロップダウンメニューから「カスタムフィールドを管理」を選択します

プロジェクトのカスタムフィールドの並べ替え

カスタムフィールドを管理

プロジェクト内のカスタムフィールドは、ドラッグ & ドロップして並べ替えることができます。

プロジェクトへのフィールドの追加

カスタムフィールドを追加することで、プロジェクトのタスク管理と整理をより効率的に実行できます。

新しいフィールドの作成

「カスタムフィールドを管理」ダイアログボックスで新しいカスタムフィールドを作成してプロジェクトに追加するには、次のことを行います。

  1. テキストフィールドをクリックしてフィールドの名前を入力します
  2. オートコンプリートの結果から「フィールドを作成」を選択します

次に表示されるウィンドウでは次のことができます。

  1. フィールドの名前を編集
  2. フィールドタイプを選択
  3. フィールドの簡単な説明を入力 (任意のフィールド)

一度作成したカスタムフィールドのフィールドタイプを変更することはできません。

フィールドタイプと制限

選択できるフィールドタイプは次の 3 つあり、その内 2 つにはさらに関連付けられているオプションがあります。

フィールド 追加オプション
ドロップダウン ドロップダウンアイテム
数字 小数点以下の桁数
テキスト
  • 現在、1 つのプロジェクトに追加できるフィールドの数は 20 個までです。
  • タスク 1 件あたりの最大フィールド数は 60 個です (単一のタスクを複数のプロジェクトに所属させることで可能になります)。
  • ドロップダウンカスタムフィールドのオプションは最大 50 個です。
  • タスクリストに同時に表示できるカスタムフィールドは 5 個までです。

既存のフィールドを使う

カスタムフィールドは組織全体で同期されるため、1 つのカスタムフィールドを複数のプロジェクトで使うことができます。

「カスタムフィールドを管理」ダイアログボックスから「プロジェクトに既存のフィールドを追加」をクリックします

ここから

  1. テキストフィールドをクリックしてフィールドの名前を入力します
  2. オートコンプリートの結果からプロジェクトに追加したいフィールドを選択します

プロジェクトのフィールドの表示

カスタムフィールドの表示

カスタムフィールドが表示されるのは、次の 2 つの場所です。

  1. メインウィンドウのタスクリストの列
  2. 右ウィンドウのタスクの詳細のフィールド

タスクが異なるカスタムフィールドを持つ複数のプロジェクトに属する場合、すべてのフィールドは右ウィンドウのタスクの詳細に表示されます。

タスクリストのフィールドを非表示にする

デフォルトでは、すべてのカスタムフィールドは右ウィンドウメインウィンドウのタスクリストの両方に表示されますが、「カスタムフィールドの管理」ダイアログボックスを使って、メインウィンドウのタスクリストでカスタムフィールドの列を非表示にすることができます。

タスクリストに表示できるカスタムフィールドは 5 個までですが、個々のタスクには 60 個まで追加できます。表示されるフィールドを変更するには、プロジェクトのアクションメニュー内の「カスタムフィールドの管理」セクションを開き、各フィールドの横の歯車アイコンをクリックして表示設定を変更します。

「カスタムフィールドの管理」ダイアログボックスでタスクリストのフィールドを非表示にするには、次のことを行います。

  1. フィールド名にカーソルを合わせ、三点アイコンをクリックします
  2. ドロップダウンから「プロジェクトでフィールドを非表示」を選択します

フィールドをタスクリストから非表示にした場合、「カスタムフィールドの管理」ダイアログボックスの該当フィールドにアイコン (斜線が描かれた目) が表示されます。

フィールドを非表示にするとメインウィンドウには表示されなくなりますが、右ウィンドウには引き続き表示されます。

フィールドの編集

リストのカスタムフィールドを編集

プロジェクトのタスクリストからフィールドを編集するには、次のことを行います。

  1. プロジェクトのタスクリストのカスタムフィールドをクリックし、フィールド名を表示し、更新するフィールドを選択します
  2. フィールドをクリックして選択するか、新しい値を入力します

「カスタムフィールドの管理」ダイアログボックスからフィールドを編集するには、次のことを行います。

  1. フィールド名にカーソルを合わせ、三点アイコンをクリックします
  2. ドロップダウンから「フィールドを編集」を選択します

カスタムフィールドは組織全体で同期されるため、編集内容はそのフィールドが使用されるすべてのプロジェクトに同じように適用されます。

ドロップダウンフィールドの編集

ドロップダウンフィールドの編集時には、次のことができます。

  1. フィールドオプションのカラーを編集
  2. フィールドからオプションを削除
  3. フィールドに新しいオプションを追加
  4. フィールド全体を削除

ドロップダウンオプションの並べ替え

カスタムフィールド内のドロップダウンオプションは、ドラッグ & ドロップして並べ替えることができます。

ドロップダウンフィールドのオプションからアイテムを削除した場合、そのアイテムが使用されたタスクでは削除されたアイテムが保持されます。その後、そのタスクのそのフィールドを他の値に変更することはできますが、変更後にそのフィールドを削除されたアイテムに戻すことはできません。

数字フィールドの編集

数字フィールドの編集時は、次のことができます。

  1. 表示される小数点以下の桁数を変更
  2. フィールド全体を削除

フィールドの小数点以下の桁数を減らした場合、現在の値はすべて保持されますが、表示される値は切り上げまたは切り捨てされます。フィールドの小数点以下の桁数を増やすと、元の値が再び表示されます。

プロジェクトからのフィールドの削除

不要になったフィールドはプロジェクトから削除することができます。

「カスタムフィールドの管理」ダイアログボックスからフィールドを削除するには、次のことを行います。

  1. フィールド名にカーソルを合わせ、三点アイコンをクリックします
  2. ドロップダウンから「プロジェクトからフィールドを削除」を選択します

フィールドを削除しても、現在のプロジェクトから削除されるだけで、フィールド自体が完全に削除されるわけではありません。組織内の同じフィールドがある他のプロジェクトからはそのフィールドは削除されず、また組織内の他のプロジェクトにそのフィールドを追加することも可能なままとなります。

値の保持

プロジェクトからフィールドを削除しても、プロジェクトのタスクからフィールドの値が削除されることはありません。

フィールドに入力されていた場合、カスタムフィールドとその値は引き続き右ウィンドウのタスクの詳細に表示されます。

ただし、フィールドが空の場合は、カスタムフィールドはタスクの詳細を示す右ウィンドウでも非表示になります。

カスタムフィールドによるソート

ビュー設定オプションを使用すると、任意のカスタムフィールドでプロジェクトをソートすることができます。

「ビューを変更」アイコンを選択した後、次のことを行います。

ソート」ドロップダウンメニューをクリックし、プロジェクトのソート条件に使用するカスタムフィールドを選択します。

タスクのカスタムフィールドの値を変更すると、プロジェクトのソートが自動的に再実行されます。

カスタムフィールドと検索ビュー

検索ビューでは、複数のプロジェクトに渡って同じカスタムフィールドを使ってタスクを検索することができます。

最初に検索バーをクリックして「高度な検索オプション」にアクセスします。そこから、「フィルターを追加」をクリックし、続いて「カスタムフィールド…」を選択します。

権限

プロジェクトのカスタムフィールドを編集できるユーザー

Premium のチームまたは組織の場合、プロジェクトに対するアクセス権を持つ全員がそのカスタムフィールドを追加、編集、削除することができます。

非公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナーとプロジェクトメンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

参加リクエスト制チームまたは非表示チームの公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナー、プロジェクトメンバー、およびプロジェクトのチームのメンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

公開チームの公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナー、プロジェクトメンバー、プロジェクトのチームのメンバー、およびすべての組織メンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

組織ゲスト (会社のメールアドレスを持っていないユーザー) はプロジェクトのカスタムフィールドを編集できません

カスタムフィールドのロック

Business および Enterprise をご利用のお客様は、フィールドの作成時または既存のフィールドの編集時にカスタムフィールドをロックすることができます。

フィールドをロック 1

カスタムフィールドの設定で、カスタムフィールドをメンバー全員が編集できるようにするか、編集アクセス権を自分だけに制限するかを選択することができます

フィールドをロック 2

フィールドがロックされている場合、そのフィールドをロックしたメンバーの名前が表示されます

カスタムフィールドのロックは、そのフィールドをロックしたメンバーか Asana の管理者であればいつでも上書きすることができます。

タスクのカスタムフィールドの値を編集できるユーザー

タスクに対するアクセス権を持つ全員がそのカスタムフィールドの値を編集できます。タスクの権限について詳しくはこちらをご覧ください。

カスタムフィールドの使用

カスタムフィールドを使うと、チームのニーズに応じて仕事を追跡することができます。フィールドの名前と値は自由に決めることができるため用途は無限大ですが、さまざまなワークフローに合わせたいくつかの例を以下に挙げます。

優先度

カスタムフィールドを使ってタスクの優先度を示すことができます。たとえば、エンジニアチームが Asana を使ってバグを追跡する場合、ドロップダウンフィールドを作成してバグの優先度 (低、中、高) を設定することができます。

実装後は、ドロップダウンカスタムフィールドでソートして同類のフィールドをリストビューにまとめることができます。タスクリストの上部のビューをクリックし、続いて「フィルターを追加、ビューをカスタマイズ」をクリックします。「ソート」をクリックし、カスタムフィールドを選択します。

高優先度には赤を使うなど、カラーを使ってドロップダウンフィールドのオプションを区別することができます。

ステージまたはフェーズ

ステージやフェーズを経る作業の場合は、ドロップダウンフィールドを作成して作業の現在のステージを示すことができます。ステージは作業の進行に合わせて変更します。たとえば、マーケティングチームでこのフィールドを使うと、各コンテンツのステージを追跡して投稿制作パイプラインをよりよく把握できます。

複数のプロジェクトの中から特定のフィールドでマークされているタスクだけを拾い出すには、そのフィールドの名前で高度な検索を実行します。たとえば、コンテンツマーケティングマネージャーは、高度な検索を使って「ドラフト」になっているタスクだけを見つけることで、チーム全体で現在取り組んでいる新しいコンテンツの数を確認することができます。

コスト管理

カスタムフィールドは、仕事リクエストや所要時間を追跡するために使うこともできます。たとえば、デザインチームがテンプレートタスクを用意して、他のユーザーがデザインをリクエストできるようにする場合、数字カスタムフィールドがあれば、リクエスト側は作業にかかるおよその時間を入力できます。デザイナーはこの情報に基づいて作業に優先順位をつけたり、現在の作業量を確認して作業を引き受けることができるかどうかを判断したりすることができます。

数字を合計

数字フィールドがあるタスクを複数選択して合計するには、次のことを行います。

  1. 合計する数字フィールドがあるタスクを複数選択します
  2. タスクウィンドウに合計が表示されます

情報の追跡

Asana を使って応募者管理顧客管理を行う場合は、テキストフィールドを使って、メールアドレスや電話番号、会社名、住所などの特定の情報を入力することができます。

タグとカスタムフィールドの比較

タグとカスタムフィールドは、どちらも Asana 内の情報を分類、フィルター、および表示するために利用できます。しかし、基本的に組織全体で使う場合はカスタムフィールドが最適です。タグは気軽な用途には向いているものの、カスタムフィールドの方が機能性と視認性が優れているため、こちらを使用することを強くお勧めします。ワークフロー次第でさまざまな使い方が考えられますが、以下に例としていくつかのシナリオをご紹介します。

以下のような場合には、カスタムフィールドの使用が適しています。

  • プロジェクトのすべてのタスクに特定のデータを追加する場合
  • プロジェクト間のタスクを管理するために必要な標準的な情報がある場合 (優先度、所要時間、工程など)
  • プロジェクトの各タスクについて、特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしいとき
  • 特定のデータフィールドでソートまたは検索する必要がある

以下のような場合には、タグの使用が適しています。

  • 特別なタグ付けのため、オプションが無限にある場合、または作成時点ではタグ付けすべきものがはっきりしない場合
  • 「マイタスク」からタグを見る必要がある
  • プロジェクト内のいくつかのタスクだけに印を付ける必要がある
  • テンプレートタスクに印を付けたい

サブタスクでのカスタムフィールドの使用

親タスクのプロジェクト名がサブタスクの詳細ウィンドウの上部に表示される場合があるものの、サブタスクが親タスクのプロジェクト、タグ、担当者を自動的に継承することはありません。

サブタスクでカスタムフィールドを追加したり編集したりするためには、まずサブタスクをプロジェクトに追加する必要があります。具体的には、サブタスク名の右側の吹き出しをクリックしてサブタスクの詳細を開き、Tab+P を押してプロジェクトフィールドを開くか、右上のドロップダウンから「プロジェクトに追加」を選択します。

カスタムフィールドを使用した URL リンクの追跡

テキストフィールドを使用すると、カスタムフィールドでリンクを追跡できます。テキストフィールドに URL リンクを入力すると、タスクウィンドウから直接リンクにアクセスできます。カスタムフィールドからリンクをクリックすると、新しいウィンドウでページが開きます。

フィールドのリンク化

テキストフィールドを使用して URL リンクを追跡するには、次のことを行います。

  1. テキストフィールドに URL を入力します
  2. メインウィンドウか右側のタスクウィンドウから「リンクを開く」アイコンをクリックします

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。