カスタムフィールド

カスタムフィールドを使うと、Asana プロジェクトのタスクにデータを追加できます。ステージや優先度、コストなど、ワークフロー、チーム、会社にとって大切なあらゆる情報に対してフィールドを作成できるので、一人一人が組織全体の状況を明確に把握できるようになります。

Asana には、作成できるカスタムフィールドのタイプが 2 つあります。単一のプロジェクトまたはポートフォリオに固有のフィールドと、組織全体で繰り返し使うことができるフィールドです。

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組織全体で繰り返し使用できるカスタムフィールドを作成する

特定のプロジェクトやポートフォリオのためのカスタムフィールドを作成する

フィールドタイプと上限数

選択できるフィールドタイプは複数あり、その内の一部にはさらに関連付けられているオプションがあります。

フィールド	追加オプション
単一選択	1 つのフィールドに対し 1 つのオプションを選択するタイプのドロップダウンアイテム
複数選択	1 つのフィールドに対し複数のオプションを選択できるタイプのドロップダウンアイテム
テキスト
日付	タスクの期日とは別に、日付を設定
メンバー	タスク担当者とは別に、組織内のメンバーを設定
数値	小数点以下の桁数
パーセント	小数点以下の桁数
通貨	小数点以下の桁数
ライブラリからオプションを選択	組織が最近使ったフィールドを表示

• 現在、1 つのプロジェクトに追加できるフィールドの数は 30 個までです。
• タスク 1 件あたりの最大フィールド数は 60 個です (タスクを複数のプロジェクトに所属させることで可能になります)。
• カスタムフィールドのドロップダウンアイテムには、最大 500 個のフィールド値オプションを設定できます。

ライブラリから既存のフィールドを選択する

カスタムフィールドをグローバル (組織全体で使用可能) にすれば、メンバー全員がカスタムフィールドを複数のプロジェクトで使うことができます。また、ローカル (1 つのプロジェクトやポートフォリオだけで使用可能) にすることもできます。

メンバー全員が使用できるグローバルカスタムフィールドは、組織のフィールドライブラリから選択できます。

Asana 製カスタムフィールド

Asana が用意したカスタムフィールドもご利用いただけます。一覧はこちらからご覧いただけます。

これらのカスタムフィールドは、そのフィールドを含む Asana テンプレートを使ってプロジェクトを作成した場合に限り組織に追加されます。

プロジェクトのカスタムフィールドを表示する

カスタムフィールドはプロジェクトの列として表示できます。

タスクが、異なるカスタムフィールドが設定された複数のプロジェクトに属する (マルチホームされている) 場合、すべてのフィールドがタスク詳細ウィンドウに表示されます。

カスタムフィールドを編集する

カスタムフィールドは、ツールバーや列のヘッダーを使って編集できます。

グローバルカスタムフィールドの場合、編集内容はそのフィールドを使うすべてのプロジェクトに同じように適用されます。

フィールドを完全に削除する方法:

ドロップダウンフィールドの編集

ドロップダウンオプションの並べ替え

フィールド値オプションからドロップダウンの値を削除した場合、その値が使用されたタスクでは削除された値が保持されます。後からそのフィールドを他の値に変更することはできますが、変更後にそのフィールドを削除された値に戻すことはできません。

数字フィールドの編集

フィールドの小数点以下の桁数を減らした場合、現在の値はすべて保持されますが、表示される値は切り上げまたは切り捨てされます。フィールドの小数点以下の桁数を増やすと、元の値が再び表示されます。

プロジェクトからカスタムフィールドを削除する

不要になったフィールドはプロジェクトから削除できます。

フィールドを削除しても、現在のプロジェクトから削除されるだけで、フィールド自体が完全に削除されるわけではありません。組織内の同じフィールドがある他のプロジェクトからはそのフィールドは削除されず、また組織内の他のプロジェクトにそのフィールドを追加することも可能なままとなります。

値の保持

プロジェクトからフィールドを削除しても、プロジェクトのタスクからフィールドの値が削除されることはありません。

フィールドに入力されていた場合、カスタムフィールドとその値は引き続き右ウィンドウのタスクの詳細に表示されます。

ただし、フィールドが空の場合は、カスタムフィールドはタスクの詳細を示す右ウィンドウでも非表示になります。

カスタムフィールドを非表示にする

カスタムフィールドを非表示にするには、ツールバーの「カスタマイズ」タブをクリックし、トグルアイコンを押します。

カスタムフィールドでソートする

プロジェクトツールバーからの操作

リストビューで、プロジェクトをカスタムフィールドでソートします。

これをデフォルトビューとして保存する場合は、プロジェクトのヘッダーの横にあるドロップダウンの矢印をクリックし、「レイアウトをデフォルトとして保存」を選択します。

列ヘッダーのキャレットを使ってソート

プロジェクトヘッダーにあるキャレットを使って、列をカスタムフィールドでソートすることもできます。

タスクのカスタムフィールドの値を変更すると、プロジェクトのソートが自動的に再実行されます。

カスタムフィールドと検索ビュー

検索ビューでは、同じカスタムフィールドを使って、複数のプロジェクト内でタスクを横断的に検索できます。

カスタムフィールドを「高度な検索」のオプションとして表示させるには、組織のフィールドライブラリに追加する必要があります。

通貨フィールドとパーセンテージフィールドのラベル

通貨またはパーセンテージを基に数値のカスタムフィールドを作成できます。

合計値の計算

権限

プロジェクトのカスタムフィールドを編集できるユーザー

Premium 以上のチーム、ディビジョンまたは組織の場合、プロジェクトに対してコメント限定アクセス権ではなく編集アクセス権を持っていれば、誰でもそのカスタムフィールドを追加、編集、削除できます。

非公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナーとプロジェクトメンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

承認制チームまたは非表示チームの公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナー、プロジェクトメンバー、およびプロジェクトチームのメンバーが、プロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

公開チームの公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナー、プロジェクトメンバー、プロジェクトチームのメンバー、およびすべての組織メンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。

組織ゲスト (会社のメールアドレスを持たないユーザー) は、カスタムフィールドの作成、編集、削除は行えません。また、高度な検索ツールを使ったカスタムフィールドの検索もできません。既存のカスタムフィールドへの入力や値の編集のみ可能となります。

カスタムフィールドをロックする

Business および Enterprise をご利用のお客様は、フィールドの作成時または既存のフィールドの編集時にカスタムフィールドをロックできます。

カスタムフィールドのロックは、そのフィールドをロックしたメンバーか Asana の管理者であればいつでも上書きできます。

カスタムフィールドの使用

カスタムフィールドを使うと、チームのニーズに応じて仕事を追跡できます。フィールドの名前と値は自由に決めることができるため用途は無限大ですが、さまざまなワークフローに合わせたいくつかの例を以下に挙げます。

カスタムフィールドは、仕事にタグ付けしたり、ソートやフィルターを行うのに最適な方法です。30 日間の Asana 無料トライアルで実際に確認してみましょう。無料で試す

優先度

カスタムフィールドを使ってタスクの優先度を示すことができます。たとえば、エンジニアチームが Asana を使ってバグを追跡する場合、ドロップダウンフィールドを作成してバグの優先度 (低、中、高) を設定できます。

実装後は、リストビューでタスクを絞り込んで特定のフィールド値が設定されているタスクだけに焦点を当てることができます。タスクリストの上部の「絞り込み」をクリックし、続いて「カスタムフィルター」をクリックします。これにより、たとえば「高」優先度のタスクだけを表示できます。

高優先度には赤を使うなど、カラーを使ってドロップダウンフィールドのオプションを区別できます。

承認リクエスト

承認リクエストはすべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。承認が必要なことに対し承認リクエストを作成すると、ワークフローサイクルを加速できます。承認者は、「承認する」「差し戻す」「却下する」の 3 つのアクションから 1 つを実行します。

承認リクエストの完了方法および承認リクエストの識別方法もご覧ください

検索

複数のプロジェクトの中から特定のフィールドでマークされているタスクだけを拾い出す場合は、高度な検索を使ってそのフィールド名で検索できます。 たとえば、コンテンツマーケティングマネージャーの場合、高度な検索を使って「ドラフト」になっているタスクだけを見つけることで、チーム全体で現在取り組んでいる新しいコンテンツの数を確認できます。

コスト管理

カスタムフィールドは、仕事リクエストや所要時間を追跡するために使うこともできます。たとえば、他のユーザーがデザインをリクエストできるようデザインチームがテンプレートタスクを用意する場合、数字カスタムフィールドがあれば、リクエスト側は作業にかかるおよその時間を入力できます。デザイナーはこの情報に基づいて作業に優先順位をつけたり、現在の作業量を確認して作業を引き受けることができるかどうかを判断できます。

Streamline work (仕事の効率を高める) ウェビナーで、カスタムフィールドを使用して仕事単位を管理、分類し、絞り込む方法をご説明します。お申し込みはこちら。

情報の追跡

Asana を使って応募者管理や顧客管理を行う場合は、テキストフィールドを使って、メールアドレスや電話番号、会社名、住所などの特定の情報を入力できます。

タグとカスタムフィールドの比較

タグとカスタムフィールドは、どちらも Asana 内の情報を分類、絞り込み、および表示するために利用できます。しかし、基本的に組織全体で使う場合はカスタムフィールドが最適です。タグは砕けた用途には向いているものの、カスタムフィールドの方が機能性も視認性もタグより優れているため、こちらを使用することを強くおすすめします。使い方はワークフロー次第でいくつも考えられますが、以下に例としていくつかのシナリオをご紹介します。

以下のような場合には、カスタムフィールドの使用が適しています。

• プロジェクトのすべてのタスクに特定のデータを追加する場合
• カスタムフィールドのような細かさではなく、非公式に類似したタスクをグループ化して閲覧しやすくするために、追加のコンテキストが必要な場合
• プロジェクト間のタスクを管理するために必要な標準的な情報がある場合 (優先度、所要時間、工程など)
• プロジェクトの各タスクについて、特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしいとき
• 特定のデータフィールドでソートまたは検索する必要がある場合

以下のような場合には、タグの使用が適しています。

• 特別なタグ付けのため、オプションが無限にある場合、または作成時点ではタグ付けすべきものがはっきりしない場合
• 「マイタスク」でタグを表示させる必要がある場合
• プロジェクト内のいくつかのタスクだけに印を付ける必要がある場合
• テンプレートタスクに印を付けたい場合

サブタスクでのカスタムフィールドの使用

親タスクのプロジェクト名がサブタスクの詳細ウィンドウの上部に表示される場合があるものの、サブタスクが親タスクのプロジェクトの関連付け、タグ、担当者、コラボレーターを自動的に継承することはありません。

サブタスクでカスタムフィールドを追加したり編集したりするためには、まず関連プロジェクトにサブタスクを追加する必要があります。具体的には、サブタスクの詳細 (サブタスク名の右側の吹き出し) をクリックし、Tab+P を押してプロジェクトフィールドを開くか、右上のドロップダウンから「プロジェクトに追加」を選択します。その後、そのプロジェクトのカスタムフィールド情報をサブタスクで利用できるようになります。

カスタムフィールドを使用した URL リンクの追跡

テキストフィールドを使用すると、カスタムフィールドでリンクを追跡できます。テキストフィールドに URL リンクを入力すると、タスクウィンドウから直接リンクにアクセスできます。カスタムフィールドからリンクをクリックすると、新しいウィンドウまたはタブでページが開きます。

カスタムフィールド通知があると、仕事のステージや次のステップに関する最新情報をプロジェクトの全員に周知できます。仕事の承認プロセスが合理化されるため、仕事のステージをすばやく進めて確実に期限を守れます。

カスタムフィールドを変更するユーザーに通知は送信されません。

カスタムフィールド通知を有効にする方法

カスタムフィールド通知は、新しいドロップダウンフィールドと既存のドロップダウンフィールドの両方に対していつでも有効にできます。

カスタムフィールド通知は、ドロップダウンフィールドでのみ利用できます。

タスクのコラボレーターになると、フィールド値が変更されるたびに受信トレイに通知が届きます。

カスタムフィールド通知を受け取るユーザーは？

カスタムフィールドが組織またはチームに公開されており、誰かが通知ボックスにチェックを入れた場合、フィールドの値が変更されるたびに、その時点でこのフィールドを使っている全員が通知を受け取るようになります。特定のタスクのフィールド値が変更されたときに通知を受けたい場合は、タスクのコラボレーターになる必要があります。

プロジェクトメンバーは、フィールド値が変更されたタスクをフォローしている場合にのみ通知を受け取ります。