プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの違いで知っておくべきポイント

プロジェクト管理とは何かご存知かと思いますが、プログラム管理という言葉を聞いたことはありますか？二つは似たように聞こえますが、たくさんの違いがあることを知ると驚くかもしれません。

あなたがチームに適した役割を探しているにせよ、ワークマネジメントプロセスを改善しようとしているにせよ、プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの違いを理解できるようお手伝いをします。それぞれの仕事の責任を学ぶだけでなく、どちらの役割がチームに適しているかを学ぶことができます。それでは、プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの違いについてご説明します。 

プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの違い

プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの違いを十分に理解するには、まずプログラムとプロジェクトの違いを知ることが重要です。簡単に言えば、プロジェクトは一時的なもので、プログラムはビジネスの基礎となる戦略のことです。しかし、他にも注意すべき主要な違いや似ている点が少しあります。

これら 2 つの概念を理解するための簡単な方法の一つは、実施されるプログラムが複数のプロジェクトで構成されていると考えることです。すなわち、各プロジェクトには、プログラムの幅広い目標を細分化する具体的な目標があります。プロジェクトには明確なタイムラインと成果物が求められるのに対し、プロジェクトは、複数の依存関係をもつ長期のビジネス目標から構成されます。 

これら 2 つには、多くの違いがある一方で、いくつかの類似点があります。プロジェクトとプログラムの両者には、サイズ、問題点、関係、そして不確実性という 4 つのコンポーネントがあります。その違いは、複雑さの程度です。プロジェクトのサイズは小さめとなることが多く、不確実性は高くありません。一方で、プログラムのサイズは大きくなりがちで、部署間の複雑な関係が多くあり、不確実性が高くなります。

プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの違い

プログラムとプロジェクトの違いについてよりよくご理解いただけたのではないでしょうか。それではこれら 2 つの役割を比較してみましょう。この違いを知ることで、チーム内でのそれぞれの仕事の役割と自身の役割の改善方法を学ぶことができます。 

プログラムマネージャーが複数の異なるプロジェクトからなる長期のプログラム戦略を率いるのに対し、プロジェクトマネージャーが率いるのは個別のプロジェクトです。以下に、プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーのその他の違いをいくつか紹介します。 

• 管理する対象: 個別のプロジェクトを監督するプロジェクトマネージャーとは違い、プログラムマネージャーはプロジェクトのグループを監督します。言い換えると、プログラムマネージャーは、複数の小さなプロジェクトにまたがる大きなプログラムを監督します。つまり、複数のプロジェクトの管理が、プログラムマネージャーの職務の大部分を占めます。 

• 日々の業務管: 一方で、プロジェクトマネージャーは、仕事の調整やタイムラインの追跡を含む日々のプロジェクト管理職務を担当します。この職務は、多くの場合プロジェクト管理ソフトウェアを使って行われます。 

• 経験年数: プログラムマネージャーは、多くの場合、プロジェクトマネージャーより上位の社員が担当します。すべてのシナリオに当てはまるわけではありませんが、プログラムマネージャーは、より幅広い戦略を監督しているため、プロジェクトマネージャーよりも経験豊富な年長者であることが多くあります。  

• 責任: プログラムマネージャーはプロジェクトマネージャーと一緒に仕事をしますが、必ずしもプロジェクトマネージャーを直接管理するわけではありません。役割と責任を明確にするには、RACI チャートが役立ちます。

• 社内の役割: プロジェクトマネージャーとプログラムマネージャーの役割は大きく異なります。しかし、組織の成功には両者が必要です。 

プログラムマネージャーとは？

ご覧のように、プログラムマネージャーは長期のプログラム戦略と成功の評価指標を扱います。プログラムマネージャーは、成功を定義することから、コラボレーションを監督することまで、そしてその間にある多くの物事を含め、幅広い業務を担当します。 

現行のシステムへのプログラムの実装を計画している場合は、プログラムマネージャーが重要になります。また、プログラムマネージャーは、プロジェクトマネージャーを監督し、日々のプロジェクトを大きなプログラムにつなげる助けになります。

ここでは、プログラムマネージャーの日常のある一日をご紹介します。 

午前中は、全社の OKR (目標と主要な結果) に基づく年間ベースライン目標の仕上げで費やします。午後は、さまざまな部署のプロジェクトマネージャーとミーティングを行い、各プロジェクトがプログラム目標の達成に向けて順調に進んでいることを確認します。最後に役員とのミーティングを行い、月次のプロジェクト評価指標をリーダーに報告します。時間があれば、来月の予算報告を一足先に行います。 

プロジェクトマネージャーとは？

一方で、プロジェクトマネージャーは日々のプロジェクトとタスクを担当します。プロジェクトマネージャーはチームが仕事を整理し、仕事を順調に進め、また職場でのコミュニケーションを合理化する手助けをします。 

プロジェクトマネージャーは、チームメンバーが明確な方向性を持ち、目標を達成できるようにするために重要な役割を果たします。プログラムマネージャーと協力して、プロジェクトが目標を確実に達成できるようにすることも仕事のうちですが、仕事のほとんどはプロジェクトのタスクに関するものです。 

ここでは、プロジェクトマネージャーの日常のある一日をご紹介します。 

1 日は、自分のチームが取り組んでいる 2 つのプロジェクトの進捗状況を確認することから始まります。成果物の提出が遅れているようなので、チームリーダーに連絡してサポートを依頼します。午後は、プログラムマネージャーとチャットし、今後のプロジェクトを確認し、月次目標に向けて順調に進んでいることを確認します。最後に、先週完了したプロジェクトを振り返る事後評価ミーティングを行い、プロジェクト資料をアーカイブします。 

プログラムマネージャーの職務とは？

プログラムマネージャーはとてもやりがいのある役割です。大局的なイニシアチブを含めてプログラムマネージャーは多くの責任があります。プログラムマネージャーは、長期にわたる複雑なプロジェクトを担当し、会社の大きな目標に沿って、プロジェクトチームや必要な予算の調整を行います。 

プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの職務の違いは、結局は、誰が日々のタスクを担当するのか、誰がプロジェクト計画を包括的に担当するのかということです。とはいえ、コラボレーションは両者に共通しています。それでは、プログラムマネージャーの主要な役割と責任についていくつか詳細に見てみましょう。 

プログラムマネージャーの役割と責任

プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの役割は異なりますが、プロジェクトの監督やコミュニケーションの調整など、いくつかの責任を共有しています。プログラムマネージャーの役割と責任は会社により異なりますが、プロジェクト戦略、品質管理、業績報告、チェンジマネジメント、およびリスク管理計画などの共通業務があります。 

優れた候補者とは、これらをすべて備えているだけでなく、複数のチームを調整できる優れたリーダーです。ここでは、プログラムマネージャーのその他の役割と責任をいくつかご紹介します。 

戦略の実行

プログラムマネージャーは、全社の目標達成につながる目標を持つ小さなプロジェクトの調整を担当します。つまり、プロジェクトマネージャーと協力して、日々のプロジェクトの目標を確実に達成し、大局的なプログラムが順調に進んでいることを確認します。

また、プログラムマネージャーは、社内のプロセスを合理化し、一連のプロジェクトのベストプラクティスを定義します。これにより、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを管理する際に明確な方向性を持つことができます。また、コミュニケーション不足や仕事に費やされる時間の不足によるエラーを防ぐことができます。 

他の戦略的な業務として、成果物の整合性を確認するためプロジェクトマネージャーと一緒にプロジェクトを調整することもあります。 

共同作業の監督

プロジェクトマネージャーは、単発のプロジェクトにコラボレーションを導入することに注力する傾向がありますが、プログラムマネージャーは、部門の垣根を超えてコラボレーションが行わるようにします。難しい仕事ですが、最もやりがいのある仕事の一つです。 

また、プログラムマネージャーは、会社の経営にかかわる目標に対するプログラムロードマップの作成に注力する傾向があります。これは、個々のプロジェクトロードマップを作成するプロジェクトマネージャーとは少し異なります。 

プログラムマネージャーは、プログラム管理ソフトウェアやチームビルディングゲームなど、コミュニケーションを合理化する新しいツールを導入することでコラボレーションを管理できます。これらの方法はそれぞれ異なりますが、チームワークを促進し、可視性を高めることを目的としています。

成功指標の定義

プロジェクトマネージャーとプログラムマネージャーはともに ROI を分析して報告する必要がありますが、プログラムマネージャーは、全社の ROI を経営目標と整合させることに責任があります。 

すなわち、単発のプロジェクトが当初の目標を達成していることを確認するために、プロジェクトマネージャーとのミーティングを行います。プログラムマネージャーは、ROI の評価指標を会社の役員に報告したり、プログラム全体の業績を報告したりする連絡窓口になることもあります。 

スキルと経験

プログラムマネージャーは、バランスのよいスキルセットとプロジェクトマネジメントとワークフローマネジメントの両方の経験を持つ必要があります。プログラムマネジメントを正式に学び、資格を取得する専門家もいますが、それは必ずしも必要ではありません。

プログラムマネージャーをチームに加えようと計画している場合、これらが求めるスキルであると心に留めておきましょう。

プログラム管理スキル

優秀なプログラムマネージャーに特に必要なスキルには、組織、計画、スケジューリング、プログラム戦略、レポート、提案書の作成、予算計画があります。これは最終的には、あなたの組織が求めている職務と、既存のチームメンバーとどのように協力するかにより変わります。 

プログラムマネージャーに必要なのは、特定のスキルだけでなく、プログラム管理の役割でのヒューマンスキルも重要です。これは、コラボレーションを調整し、チームメイトにベストを尽くそうとする意欲を湧きたてるのに役立ちます。 

プログラム管理の経験

優秀なプログラムマネージャーは、プロジェクト管理の経験や、プロジェクトの管理と運営に重点を置いた他の役割の経験を持っています。 

必要な経験年数はさまざまですが、平均的なプログラムマネージャーには約 5 年の経験があります。これは、特定の仕事の複雑さに応じて、より少ない経験しか必要としないプロジェクトマネージャー管理とは異なります。 

一般的な課題

タイムラインの遅れや予算の問題も含めて、プログラムマネージャーはチーム内の他の役割と同様に障害を乗り越える必要があります。実際、プログラムマネージャーは、上からの期待と下からの期待の両方を管理しなければならないというユニークな立場にあります。  

ここでは、プログラムマネージャーがしばしば直面する課題をご紹介します。 

• 目標の不一致やコミュニケーション不足といった部門横断的な課題は、長期的な目標に悪影響を及ぼします。   

• 直属の部下がいないプログラムマネージャーは、権限や影響力に関する問題に直面します。 

• プログラムのタイムラインが長い場合、年間目標を達成するために短期のプロジェクトを順調に進めることが難しくなります。  

プロジェクトマネージャーの職務とは？

プロジェクトマネージャーの日々のタスクは、プログラムマネージャーとは異なりますが、プログラムマネージャーと同様にやりがいのある仕事です。プロジェクトマネージャーの主な仕事は、プログラムマネージャーの戦略を、設定された目標を満たす個々のプロジェクトに変換することです。これには、作業の組織化、計画、追跡、実行などがあります。

プロジェクトマネージャーは、しばしば、プログラムマネージャーと一緒に仕事をしたり、報告したりします。これは、プロジェクトマネージャーの仕事の多くが、プログラムの戦略に基づいているからです。その他にも、プロジェクトタスクの割り当て、プロジェクトの管理、タイムラインの作成、進捗管理など、プロジェクトやチームが会社の目標を達成するために必要な業務を行います。

プロジェクトマネージャーの役割と責任

プロジェクトマネージャーの主な役割は、チームを管理し、コミュニケーションを調整することです。これにより、期限やプログラムレベルの目標を順調に進めます。その他の役割や責任としては、タスクを割り当てたり、期限が守られているかどうかプロジェクトの進捗状況を確認したりします。 

ここでは、プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの違いを比較する際に考慮すべき、その他の責任についてご紹介します。

仕事の調整

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのタスクを適切な関係者に割り当て、仕事の完了に必要なすべての情報を確保する責任があります。これは、情報の検索に無駄な時間を使うことを避けるうえで特に重要です。また、多くのチームがバーチャルで仕事をしており、その時間の 60% が実際の仕事ではなく、仕事の調整に費やされていることを考慮すると、最も困難な仕事の一つです。 

チームメンバー間の調整は難しいタスクですが、正しく行えば生産性やチームの効率を向上できます。これにより、チームは目の前の成果物に集中できます。

プロジェクトの運営

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを運営する責任も担っています。チームメンバーとのつながりだけでなく、プロジェクトの情報や関係者の成果物の管理も求められます。

簡単そうに見えますが、プロジェクトを効果的に運営するためには多くのことが必要です。主要な職務としては、チームメンバーに正確な情報を提供し、成果物を前に進め、プロジェクトのライフサイクルを通してチームミーティングをリードすることがあります。 

進捗情報の把握

プロジェクトの進捗状況を追跡することも、プロジェクトマネージャーの重要なタスクです。それには、成果物をタスクのタイムラインに合わせ、プロジェクトの締め切りに間に合うようにすることが求められます。 

進捗マッピングでは、プロジェクトの可視性を高め、コラボレーションを向上させるために、チームメンバーに進捗状況を伝えるというタスクも必要です。これは、特にバーチャルで作業する場合には少し注意が必要で、忍耐力と問題解決能力の両方が求められます。 

スキルと経験

5 年前後の経験を必要とするプログラムマネージャーとは異なり、プロジェクトマネージャーは必ずしも同じ年数の経験を必要としません。主な基準には、組織力、コミュニケーション能力、業務調整の経験があります。 

これらのプロジェクト管理スキルをご覧になり、必要とされる経験をご理解ください。

プロジェクト管理スキル

プロジェクト管理スキルは、プログラム管理スキルと似ていますが、いくつかの大きな違いがあります。整理、計画、スケジュール管理のようなスキルは、どちらの役割にも不可欠です。この 2 つの違いは、プロジェクトマネージャーはタイトな締め切りで仕事をし、目まぐるしく変化する環境で仕事ができる必要があるのに対し、プログラムマネージャーはそのような具体的なタイムラインでは仕事をしません。そのため、ペースの早い仕事を好む人がプロジェクト管理に適任です。 

プログラムマネージャーの役割と同様に、新しい手法やツールを学び続けることが重要です。プロジェクトマネジメント協会 (PMI) のような組織が、自分のスキルレベルを高め、新しい手法を学んでチームに持ち帰るためのツールを提供しています。 

プロジェクト管理の経験

プロジェクトマネージャーになるのに必要とされる経験は、役割の複雑さによって異なります。ほとんどの役割では、2 年程度の経験が必要とされますが、ほとんど経験を必要としない役割もあります。 

プログラムマネージャーと同様に、必要とされる経験は、組織が求めるものによって異なります。プロジェクトの計画を立てる手助けを必要としている小さなチームには、経験が少ないプロジェクトマネージャーが適しているかもしれませんし、大きなチームであれば、複雑なプロジェクトの成果物を扱うため、より経験豊富なプロジェクトマネージャーが適しているかもしれません。 

一般的な課題

戦略的な課題に直面しているプログラムマネージャーとは異なり、プロジェクトマネージャーが直面するのは、コミュニケーションや生産性の問題などの日常的な障害です。 

ここでは、プロジェクトマネージャーが日常的に直面する課題のうち大きなものをご紹介します。 

• 関係者間のコミュニケーションが不足していると、成果物が見落とされたり、最悪の場合、間違って行われたりする場合があります。

• スコープクリープは、プロジェクトが予定されていたタイムラインを超える場合には問題となります。これは、調整が不足していたり、適切なツールが導入されていない場合に生じます。 

• 成功指標がないことは、目標や機会を追跡する際の課題となります。 

あなたのチームに合う役割とは

プロジェクトを遂行し、チームのワークロードやコミュニケーションを管理するためには、プロジェクトマネージャーは不可欠ですが、プロジェクト戦略を成功させるためには、プログラムマネージャーも不可欠です。それでは、どちらの役割が自分のチームに適しているかを判断する方法を見てみましょう。 

仕事のどのエリアに改善が必要かを考え、プロジェクトマネージャーとプログラムマネージャーのどちらが仕事に適しているかを検討します。また、現在の役割が正しく活用されているかどうかを評価することも役に立ちます。多くの場合、プロジェクトマネージャーがプログラムマネージャーの責任を担うことがあります。しかしこれでは、燃え尽き症候群になったり、個々のプロジェクトでのミスが増えたりする可能性があります。また、全社の OKR を見て、どの役割が長期目標に最も近いかを把握することもできます。

ここでは、チームが直面する可能性のあるシナリオの例と、それぞれを解決するためにどのような役割を果たすべきかを判断する方法をご紹介します。 

シナリオ 1: チームは、期限は間に合っているものの、パフォーマンスの測定や会社の目標達成に苦労していませんか？

• 解決策: プログラムマネージャーは、業績評価指標を設定し、小さなプロジェクトの目標の達成が全社的な目標の達成につながるよう、戦略的に計画できます。 

シナリオ 2: チームは、期限に間に合わせるのに苦労し、抱えているタスクに圧倒されていませんか？

• 解決策: プロジェクトマネージャーは、期限やチームのワークロードを管理し、期日が守られ、コミュニケーションが明確になるようにします。 

シナリオ 3: 組織は、大きな成長を目指していても、成果物の完成とパフォーマンス測定の両方に苦労していませんか？ 

• 解決策: チームにプログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの両者を加えることが有益な場合があります。プログラムマネージャーは、長期的な目標を戦略的に立て、プロジェクトがその目標を達成できるようにサポートします。また、プロジェクトマネージャーは、タイムライン、成果物、チームのコミュニケーションの日々の管理を手助けします。 

プロジェクトマネージャーからプログラムマネージャーへ

プロジェクトマネージャーとプログラムマネージャーは両者とも、優秀チームには欠かせない存在です。両者とも何らかの形でプロジェクトを管理していますが、それぞれが異なる視点で日々の業務に取り組んでいます。結局のところ、私たちは皆、仕事や戦略を管理する上で、もう少し助けを必要としているのです。

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