ワークマネジメントとは何か？メリット、導入方法、実践ヒントを解説 (事例付き)

【この記事でわかること】

• ワークマネジメントとは何か、プロジェクトマネジメントとの違い

• ワークマネジメントを導入するメリットと効果

• ワークマネジメントを導入する方法

• 成功に導くための実践的なヒントと運用のコツ

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ワークマネジメントとは何か

ワークマネジメントとは、チームの目標達成を支援するために、仕事の計画や調整、追跡を一元的に行う仕組みのことです。タスクやプロジェクトを個別に管理するのではなく、組織全体の流れを見える化し、優先順位や責任分担を明確にします。

従来の日本企業では、メールや会議、スプレッドシートに頼った情報共有が一般的でした。しかし、この方法では情報が分散しやすく、進捗の把握や合意形成に時間がかかるという課題があります。ワークマネジメントを導入すれば、「誰が・いつまでに・どのタスクを担当しているか」が一目でわかり、コミュニケーションや意思決定がスムーズになります。

特に働き方改革やリモートワークが進む中では、チーム全員が同じ情報をリアルタイムで共有できる環境が不可欠です。ワークマネジメントは、そのための基盤を提供し、属人的な仕事の進め方から脱却して、持続的に成果を出せるチーム作りを可能にします。

ワークマネジメントとプロジェクトマネジメントの違い

ワークマネジメントとプロジェクトマネジメントはよく混同されますが、扱う範囲や目的が異なります。

プロジェクトマネジメントは、期限や成果物が明確に定められたプロジェクトを計画および遂行するための手法です。新製品の開発やキャンペーンの実施など、開始と終了がある取り組みに適しています。

一方で、ワークマネジメントは、プロジェクトに加えて日常的な業務プロセスや繰り返し発生するタスクも含め、組織全体の仕事の流れを統合的に管理します。たとえば、月次の報告業務や継続的な顧客対応のように終わりのない活動も対象になります。

つまり、プロジェクトマネジメントが「一つの木を丁寧に育てる」取り組みだとすれば、ワークマネジメントは「森全体を健全に維持し、全体の成長を促す」方法といえます。両者を組み合わせることで、戦略的なプロジェクトの推進と、日常業務の効率化を同時に実現できるのです。

ワークマネジメントのメリット: なぜ重要なのか？

ワークマネジメントは単なる業務管理の仕組みではなく、チーム全体の働き方を変える基盤です。ワークマネジメントの導入によって、日々のタスク処理がスムーズになるだけでなく、組織としての意思決定や成果の出し方にも大きな変化をもたらします。ここでは、その代表的なメリットを 5 つの観点から紹介します。

1. チームの透明性が高まる

ワークマネジメントを導入すれば、誰がどのタスクを担当し、進捗がどこまで進んでいるのかが一目でわかるようになります。情報の透明性が高まることで、メールや口頭での確認作業に費やす時間を削減できます。

2. 業務効率と生産性が向上する

日常業務や定型作業を含めて一元的に管理できるため、優先順位付けが容易になり、チーム全体の作業スピードが上がります。さらに、繰り返し発生するプロセスをテンプレート化、自動化することで、無駄な手作業や確認作業を削減できます。これにより、時間とエネルギーを節約し、本当に重要な仕事に集中できる環境をつくれます。

3. 属人化を防ぎ、知識を共有できる

日本企業で課題になりがちな「特定の人しか業務の流れを把握していない」状態、つまり属人化を防げます。情報や手順を共有することで、新しいメンバーもスムーズにキャッチアップでき、組織全体の安定性が高まります。

4. リモートワークや多様な働き方に対応できる

働き方改革やリモートワークの普及により、場所や時間に縛られない協働が求められています。ワークマネジメントを導入すれば、離れて働くメンバーも同じ情報基盤をもとに動けるため、柔軟かつ効率的なチーム運営が可能になります。

5. 戦略的な意思決定を支援する

全体の仕事の進捗やリソース配分が可視化されることで、マネージャーや経営層はデータに基づいた判断を下せます。現場だけでなく組織全体にプラスの影響をもたらすのが、ワークマネジメントの大きな特徴です。

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ワークマネジメントの導入方法

ワークマネジメントを効果的に取り入れるには、ただツールを導入するだけでなく、課題の整理から全社展開まで段階的に進めることが重要です。以下のステップを参考にしてみてください。

1. 課題の明確化

まずは現状の業務フローや情報の分散状況を整理し、属人化や無駄な作業、重複業務を特定します。どこにボトルネックがあるかを可視化することで、導入後の改善効果を測定しやすくなります。

2. チームや部門の目標と業務の整理

各タスクやプロジェクトを、組織全体の目標と結び付けて優先順位を整理します。これにより、メンバーが自分の仕事の意味や重要性を理解し、より効率的に行動できるようになります。

3. ツールの選定と設定

チームのニーズをカバーするワークマネジメントツールを選び、タスクの割り当て、進捗管理、通知設定などを整備します。小規模なチームやプロジェクトから始め、慣れてきたら徐々に範囲を広げるのがポイントです。

4. 小規模で試験運用 (PoC)

最初は一部の部門やプロジェクトで試験運用を行い、課題や改善点を確認します。この段階でテンプレート化や自動化できる反復作業を洗い出すと、全社展開がスムーズになります。

5. 全社展開と定着化

試験運用で得られた知見をもとに、全社での導入を進めます。定期的に成果を共有し、ツールの利用方法やプロセスを改善しながら、チーム全体での定着を図ります。

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ワークマネジメントでプロジェクトを調整する方法

ワークマネジメントは、チームがストレスなくプロジェクトを進めるための土台を提供します。複雑な作業も「誰が、いつまでに、どのタスクを担当するのか」を明確にし、情報共有と調整を効率化できます。

ポイントは、「コンテキスト」と「コラボレーション」を結びつけることです。多くの組織では、会話やファイルは分散管理され、必要な情報にたどり着くのが難しくなりがちです。そこで重要になるのが、チームのテックスタックを整理し、3 つの層を適切に活用することです。

• コミュニケーション: Zoom、Slack、メールなどのツールを状況に応じて使い分けることで、やり取りが重複せず、適切なスピードで進みます。

• コンテンツ管理: Dropbox、Google ドライブ、OneDrive などのリポジトリを活用し、資料やデータを安全に保存、共有します。

• コーディネーション: Asana のようなワークマネジメントツールを導入すれば、「誰が・いつまでに・何をするか」を一元化できます。このコーディネーション層が、チームにとっての唯一の信頼できる情報源となり、全員が同じ方向を向いて効率的に動けるようになります。

ワークマネジメントを成功させるヒント

ワークマネジメントを導入しても、運用が定着しなければ効果は半減してしまいます。ここでは、チームがスムーズに活用できるようにするための実践的なヒントを紹介します。

1. 小さなプロジェクトから始める

いきなり全社規模で展開すると「複雑で使いこなせない」といった声が出やすく、失敗のリスクが高まります。まずは営業部や開発チームなど、一つのチームや一つの案件で試験導入するのがおすすめです。そこで得た成功体験を他部門へ水平展開することで、自然に全社へ広げやすくなります。

2. 明確なルールを設定する

ワークマネジメントは「自由に使ってください」ではうまく回りません。たとえば、次のようなルールを設定しましょう。

• すべてのタスクに締切を設定する

• 担当者を必ず明記する

• コミュニケーションはコメント欄で行う

このような基本ルールを設けることで、情報の抜け漏れや責任の曖昧さを防げます。特に日本企業では「暗黙の了解」に頼りがちなので、明文化されたルール作りが成功の鍵と言えるでしょう。

3. 定期的に振り返りを行う

導入後は、週次や月次で「運用レビューの場」を設けましょう。

• タスクが正しく更新されているか

• 情報が一元化できているか

• メンバーが負担を感じていないか

上記のような観点をチェックすることで、早めに改善点を発見できます。ワークマネジメントは一度整えたら終わりではなく、継続的にチューニングする仕組みです。

4. リーダーが率先して活用する

どれだけ便利な仕組みでも、リーダーが使わないと現場に浸透しません。上長やプロジェクトリーダーが積極的に使うことで、メンバーも安心してツールを活用できます。また、日本では「上司の承認が必須」という文化が強いので、マネジメント層の巻き込みが成功の大前提です。

これらのヒントを実践するには、ツールの選定も欠かせません。Asana なら、タスク管理からプロジェクトの見える化、進捗の共有までを一つのプラットフォームで実現できます。

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ワークマネジメントの成功事例

ワークマネジメントを導入すると、業務効率だけでなく組織全体の働き方にも変化をもたらします。ここでは、実際に導入して成果を上げた企業の事例をご紹介します。

Viessmann 社: 伝統企業の組織変革

暖房装置や冷蔵システムを手がける Viessmann 社では、スマート電気製品や IoT の時代への対応が急務でした。経営層は製品イノベーションだけでなく、社内の運営方法を改善し、グローバルチーム間で効果的に協働できる環境を整える必要がありました。特に、複数拠点・異なるタイムゾーンで働く社員が増える中、部門をまたぐプロジェクトの情報が散在し、誰もが参照できる信頼できる情報源がなかったことが大きな課題でした。

Alexander Pöllmann 氏を中心に、ワークマネジメントを導入。プロジェクトやタスクを部門横断で一元管理できるプラットフォームを構築しました。これにより、社員は場所や時間に関わらず必要な情報にアクセスでき、協働作業がスムーズになりました。

【成果例】

• 部門を超えたプロジェクト調整の効率化

• グローバル拠点間での情報共有の透明性向上

• DX の推進により、組織全体の意思決定が迅速化

テック長沢: 現場から全社への展開

自動車部品や産業機械部品を手がけるテック長沢では、従来ホワイトボードや Excel によるスケジュール管理が主流で、部門間の調整や納期管理が属人的になっていました。

Asana を試験的に導入したところ、タスクの可視化や進捗管理が簡単になり、部門間調整も効率化。その後、全社に展開され、業務プロセスの透明性と柔軟性が向上しました。

【成果例】

• 月 2 回かかっていた進捗チェックが、1〜2 時間で完了

• 製造部門の納期とリソース管理を効率化

• 将来的には品質管理プロセスへの応用も計画中

富士通: 業務構造化と本質的業務へのシフト

富士通では、社内制度「New Work Style Challenge!」の一環として Asana を導入。部門横断で業務効率化と可視化を進めました。

【成果例】

• “仕事のための仕事” (ミーティングや報告作業) の時間を削減。ある部門では、従来の週 380 分から週 265 分に短縮

• 業務可視化により属人化を防止

• 社員が本来注力すべき業務にリソースを集中できる環境を整備

まとめ

ワークマネジメントは、単なるタスク管理ではなく、チーム全体の働き方を変える基盤です。透明性のある情報共有を通じて、メンバーは自分の仕事が会社全体の優先事項にどう貢献しているかを理解でき、最も重要な業務に集中できます。

今回紹介した成功事例でも、ワークマネジメントの導入により以下のような成果がありました。

• 部門を超えたプロジェクト調整がスムーズになった

• 情報が一元化され、属人化が防げた

• 業務効率が向上し、社員が本来注力すべき仕事に集中できるようになった

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