会議の議題

Asana で会議の議題を作成する方法

会議の議題プロジェクトはどんな会議に対しても作成できますが、まずは定例のチーム会議や 1on1 ミーティングから始めることをおすすめします。会議の議題を作成する簡単な方法をいくつかご紹介します。

  1. 会議の議題テンプレートを使い、チームのニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. または、現在計画している会議の既存のスプレッドシートをインポートします。

Asana で作成した週例チーム会議の議題プロジェクトのスクリーンショット

無料ユーザーの場合は、一から独自の議題を作成するか、ビデオチュートリアル How to Asana で Asana プロジェクトの一般的なベストプラクティスを確認しましょう。

Asana で計画できる会議例

Asana ではどんな会議でも計画できますが、たとえば以下のような例が挙げられます。

会議の計画と準備を行うためのヒント

1. ディスカッションのトピックと議題アイテムをタスクとして追加する

話し合いや対応が必要なトピックを思いついたら、議題をタスクとしてプロジェクトに追加します。議題のためだけに新しいタスクを作成しても、他のプロジェクトから既存のタスクを追加してもかまいません。同じタスクを複数のプロジェクトに追加 (マルチホーム) できるため、プロジェクトごとに新たに複製する必要はありません。また、話し合いが終わったトピックは議題プロジェクトから削除できます。

会議の議題を作成できる人に関するチームのルールを決めておくとよいでしょう。たとえば、誰でも作成できるようにしたり、議長に管理を任せたりします。

2. 会議前に議題のテーマを確認し、優先順位を付ける

セクション (ボードプロジェクトの場合は) を作成して、議題を整理します。議題、フォローアップ、近日中、メモなどのカテゴリーを作成できます。

会議の前に、議題を確認して優先順位を付けます。ドラッグ & ドロップでタスクを優先度順に並べ替えることができます。

3. 会議の前にファイルや重要な背景情報を共有する

会議の議題プロジェクトは、出席者が会議の前に必要なリソースや背景情報を確認するときにも役立ちます。たとえば、あらかじめチームメイトに何かを読んでおいてもらう必要がある場合は、タスクに必要な情報やファイルを入れ、期日を会議の前に設定して出席者にタスクのコピーを割り当てることで、出席者は準備をしてから会議に望めます。

会議を行うためのヒント

1. Zoom と Asana を連携する

Zoom ミーティングの書き起こしと録音が添付された Asana タスクのスクリーンショット

簡単にスケジュールを立て、Zoom で生産性の高いミーティングを行いましょう。この連携を使用すれば、Asana タスクの中で Zoom ミーティングの作成やリンクの挿入が行えます。ミーティングが終了したら、タスクにミーティングの書き起こしと録画 (録音) が添付されるので、共有と参照が簡単に行えます。

2. 会議中は全員が議題を見えるようにしておく

チームメイトが一つのものに集中していないと、会議は脱線してしまいます。会議中に Asana の議題を画面に映し出しておくか、チームメイトにモバイルアプリに表示するよう促しましょう。出席者の立場にかかわらず、会議中は全員が同じ画面を共有できます。

3. 責任範囲を明らかにするためにアクションアイテムとフォローアップを追跡する

せっかく会議中に進んで仕事を引き受けても、デスクに戻った途端にすっかり忘れてしまっては意味がありません。そこで、会議中に持ち上がったアクションアイテムに対してタスクを作成して割り当てましょう。タスクの説明に詳細を記載すれば、会議が終わった後でも、その仕事の背景や、タスクが必要になった理由が明確です。

4. 議事録をより簡単に共有する

それぞれが別々にミーティングメモをとってフォローアップするよりも、議題の中に「メモ用」のタスクを作成して出席者や非出席者をタスクコラボレーターとして追加すれば、ミーティングの要約を確認できます。Asana タスクにリンクされた Zoom ミーティングが終了すると、ミーティングの録画と書き起こしが自動的にタスクに添付されます。

出席者の中でメモ取りの役割は公平に割り当てましょう。これにより全員が積極的に参加し、同じ人に仕事が偏ることもなくなります。

5. 進捗の確認だけではなく、アイデアと戦略を話し合う

Asana を使えば仕事の状況や進行を把握しやすくなるため、会議を行う頻度が減り、ディスカッションがより有意義になるでしょう。「するべきこと、していること、終わったこと」というような単純なチェックリストを使わなくなれば、障害や問題、結果をよりよく把握し、アクションできるようになります。

議題の計画や会議の運営を行うためのリソース

リソース リンク
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
会議の議題テンプレート テンプレートを使用
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