1on1 ミーティングテンプレート

よい上司やマネージャーになるためには、チーム内で信頼し合える文化を築くことが重要です。しかし、チームメンバーがオープンに考えを共有しやすい文化を築くには、そうした会話を安心して行える場が必要です。そうした場として最適なのが、1on1 ミーティングです。

1on1 ミーティングとは？

1on1 ミーティングとは、2 人のチームメンバーの間で行われるプライベートなミーティングです。上司と部下の間で行われるのが一般的で、内容としてはプロジェクトの進捗状況の報告、キャリア目標の確認、フィードバックの共有や質問などが行われます。

まだの方は繰り返しの 1on1 ミーティングをセットアップして、それぞれの部下と先週の出来事を振り返り、来週の予定を話し合いましょう。こうしたミーティングは週に一度か隔週で予定し、あなたのカレンダーにそのための時間が確保されていることをメンバーに知らせるのが理想的です。

よい人材を見つけるのに多くの時間を使っているのですから、その人材の最大限の成長をサポートすることには価値があります。”

1on1 ミーティングテンプレートとは？

1on1 ミーティングは非常に重要です。しかし明確な枠組みや議題がなければ、無意味なもののように感じられてしまうこともあります。あなたと部下がお互いの時間を最大限に活用するためには、ミーティングの議題を共有し、アクションアイテムをまとめる場所が必要です。

そこで役立つのが、1on1 ミーティングテンプレートです。このテンプレートを使えば、あなたや部下が今日話し合いたいことを簡単に準備し、管理できます。ミーティングから得られたアクションアイテムをフォローアップし、長期的なキャリア開発やキャリア目標をモニタリングしましょう。その後も、このテンプレートを複製するだけでそれぞれの部下との 1on1 ミーティングのスペースを作成できます。

1on1 ミーティングテンプレートの使用には、こんなメリットがあります。

• アクションアイテムに担当者や期日を指定して管理できる

• 長期的なキャリア目標を管理できる

• 非同期型のフィードバックを提供することで、仕事に関する社員のアクションを早められる

• 新入社員にとって拠点となる場所を早期に提供できる

• 話し合う前にミーティングで話し合うポイントを整理できる

• 特にリモートで働くチームにおける、コラボレーションの無駄をなくせる

• ミーティング内で出た質問にフォローアップできる

1on1 ミーティングプロジェクトを使う際のヒント

1on1 ミーティングテンプレートの作成は、まだ最初の一歩にすぎません。テンプレートに話し合いたい内容のセクションやカテゴリを追加したら、そのテンプレートを複製し、それぞれの部下専用のスペースを作りましょう。

専用 1on1 ミーティングプロジェクトの使い方をご紹介します。

• 1 週間を通してトピックを追加する: また、部下にもそうすることを奨励しましょう。トピックを追加しておくことで 1on1 ミーティングの議題を事前に決めやすくなり、大事な話を議論し忘れることもなくなります。

• ミーティング中も更新する: ミーティング中もプロジェクトを開いておき、メモを取ったりアクションアイテムを追加したりしましょう。毎週のミーティングをアクションにつながる、あなたと部下の双方にとって重要で有意義なものにしましょう。

• 拠点を作る: 部下の質問や目標、ワークフローをまとめた拠点を作りましょう。1on1 プロジェクトはあなたとその部下だけが確認し、コラボレーションできるプライベートな場にしましょう。

• 進捗状況や問題点を共有する: リアルタイムでも、非同期でも情報を共有し、マイクロマネジメントを行わずとも部下の取り組みを管理できるようにしましょう。その週の部下の取り組みをレビューして、改善点への理解を深めましょう。

• 建設的なフィードバックを定期的に提供する: 定期的なフィードバックを行うことで、より大きなレビューを行う際に想定外の内容が出てくるといったことがなくなります。ポジティブなフィードバックも建設的なフィードバックもできる限り共有して、その役割におけるメンバーの成長と改善をサポートしましょう。

• プロジェクトを使って長期的なキャリア目標を管理する: これはお互いに部下のキャリア目標がどんなものであったか覚えておくためだけでなく、業績評価の際の参考資料にもなります。

• 参考資料を保存する: 文書や目標などを一か所で管理できます。

1on1 ミーティングテンプレートに盛り込む内容

1on1 ミーティングテンプレートには、以下のようなものを盛り込みます。

• ミーティングで話し合う内容のセクション

• 非同期の質問のセクション

• アクションアイテムを記録する場所

• 長期キャリア目標を記録する場所

• リソースや参考資料を保存する場所

組み込まれている機能

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• ゴール: Asana では、目標がその達成のために行っている作業に直結しているため、チームメンバーは、何を目指しているのかを簡単に確認できます。目標は、その達成に向けた作業と切り離されていることも多いでしょう。チームや会社の目標と、それを支える作業を結びつけることで、チームメンバーは、自分の仕事がチームや会社の成功にどう直接貢献しているかをリアルタイムに把握し、明確にすることができます。結果としてチームメンバーは、よりよい意思決定が行えるのです。必要であれば、会社の戦略をサポートするプロジェクトを特定し、測定可能な結果をもたらすような仕事を優先することもできるようになります。

• マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数プロジェクトのタスクの追跡、管理が簡単になります。これにより仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認でき、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

おすすめのアプリ

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Vimeo: 文章で言いたいことを伝えることはできますが、文字だけでは話し方や感情、表情を伝えることはできません。Vimeo が提供する Asana のビデオメッセージング機能なら、会議を開かなくてもチームに必要なコンテキストを伝えられます。自分の姿や操作画面を録画した短い動画を、タスクやプロジェクト、メッセージ、コメントに埋め込むことで、情報や状況がよりわかりやすく伝わります。Asana によって録画した動画の文字起こしが自動で作成されるため、動画の内容を読んだり、検索したりすることもできます。フィードバック、質問、タスクの割り当てまで、すべてを Asana 上で進められます。

• Loom の動画を使うことで、プロジェクトの概要に個性やコンテキストを追加し、透明性を高めることもできます。プロジェクトの説明や期待事項、主要なマイルストーンの概要などをまとめた動画を簡単に埋め込むことができます。このメッセージにより、ニュアンスとコンテキストが追加されるため、チームはスピーディにプロジェクトを開始できます。一番のメリットは、Asana から直接動画を見られるという点です。

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

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