Asana のテンプレートを使って全社員会議を計画および管理する方法
役員会議や全社員会議は社内全体のコミュニケーションを円滑化し、企業の中長期目標を全員に周知する上で欠かせません。人事ハンドブックの更新から新しい製品リリースに関する告知まで、あらゆることを共有する場になると同時に、コラボレーションや透明性、連携を促す手段にもなります。このため、こうした会議では事前計画が当然重要になります。次回の会議をスムーズに実施できるよう、全社員会議の議題テンプレートと以下のヒントをご活用ください。
- 会議を主要なテーマに分割。結果と戦略、前期のハイライト、プロジェクト更新、新しい重要プロジェクトなどのカテゴリーに分割することで、明確な議題が設定された会議を実施します。また、成果を祝う余地も残しておきましょう。
- テーマごとに司会者や担当者を任命。発言をする人に、前もって内容や持ち時間を知らせます。
- 会議の準備期間を設定。会議の予定を組んだら、議題設定の期日を決めたり、スライドを用意したりする必要もあります。計画に関わる全員に準備作業の担当や期限を周知しましょう。
- 事前に議題を共有し、質疑応答の質問を募集。会議前に、議題の概要を共有して従業員に質問を提出してもらいます。こうすることで、全員が会議の目的を理解した状態で会議に臨むことができます。
全社員会議の計画用テンプレートを作成した後は、それを毎回再利用することでプロセスのセットアップを迅速化し、見落としをなくすことができます。さらにこれを Asana で設定すれば、会議の計画を共同作業に変換できます。