ワークロード

ワークロードは、すべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

ワークロードを使うと、1 か所でチームのキャパシティを視覚的にチェックし、複数のプロジェクトでチームが取り組んでいる内容をより詳しく確認することができるようになります。矛盾を発見したら、同じビューでタスクの割り当てやスケジュールを簡単に見直すことで、リスクに対処しプロジェクトを順調に進めることができます。チームメンバーの仕事量やプロジェクトの人材配置を適正に保ちましょう。

ワークロードのデモを視聴する

仕事量をタスク数か、または時間数や点数などの工数で表示することができます。また、チームメンバーごとにキャパシティを設定すれば、仕事量が多すぎるメンバーがいるときにそれがすぐにわかるようになります。

ポートフォリオからワークロードにアクセスする

ワークロードにはポートフォリオからアクセスできます。サイドバーのポートフォリオをクリックし、目的のポートフォリオを選択してワークロードタブに移動します。

ポートフォリオ

ユーザーリストには、ポートフォリオのプロジェクトで仕事を割り当てられている全員が表示されます。

チームのポートフォリオを作成すれば、複数のプロジェクト全体のチームの仕事を確認することができます。複数のチームのポートフォリオを作成すると、複数のチームが共有している重要なプロジェクトを確認できます。

ポートフォリオの作成方法

ワークロードを使うにはポートフォリオが必要です。現在ポートフォリオがない場合は、新規作成する必要があります。

ダッシュボード 1

ポートフォリオを作成するには、次のことを行います。

  1. サイドバー左上の「ポートフォリオ」をクリックします
  2. 新規ポートフォリオ」タイルをクリックします
  3. ポートフォリオに名前を付けます
  4. ポートフォリオを作成」をクリックします

プロジェクトを追加

ポートフォリオが作成されたら、「プロジェクトを追加」をクリックしてプロジェクトを新規作成されたポートフォリオに追加します。

キャパシティの概要

キャパシティのトレンドライン

ポートフォリオからワークロードビューをクリックすると、チームメイト全員のキャパシティのトレンドラインが表示されます。デフォルトでは、キャパシティはタスク数とタスクの期間に基づいていますが、タスクの工数を追加すれば、時間数や点数などを表示することができます。

トレンドライン

  • プロジェクト内の期日や日付範囲が設定されているタスクは、ワークロードビューに自動的に表示されます。
  • キャパシティをトレンドラインに表示するには、タスクを割り当てる必要があります。割り当てられていないタスクは、ワークロードビューの一番下の「割り当てがないタスク」セクションに表示されます。
  • タスクの割り当ては、タスクを担当者にドラッグ & ドロップするか、タスクメニューを開いて行います。

ワークロードビューに表示する仕事に対してはタスクを使います。サブタスクはビューに表示されません。

タスクの工数を追加してキャパシティを測る

タスクの工数を追跡した場合、単なるタスク数ではなく時間数や点数などでキャパシティが表されることになります。

ダッシュボード 1

タスクの工数を追加するには、次のことを行います。

  1. ワークロードツールバーで「工数を追加」を選択します。ワークロードの工数にはライブラリにあるいずれの数値カスタムフィールドを使うか、フィールドを新規作成します。
  2. 次に工数フィールドをポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに追加します (まだない場合)。
  3. これで、ワークロードのグラフにはタスク数の代わりに工数が表示されます。

忘れずにタスクに工数を追加してください (ワークロードからでもプロジェクト内でもタスクを開くことができます)。

タスクの工数を設定したら、チームのキャパシティも設定する必要があります。これにより、余力を正確に測って、誰かが過負荷になることを防ぐことができます。

チームのキャパシティを設定する

キャパシティは、1 人が 1 週間あたりに引き受けることができる仕事の最大量で、個人レベルでカスタマイズすることができます。たとえば、契約社員は 20 時間しか引き受けることができず、チームメンバーは 40 時間引き受けることができるといったことが考えられます。個人の仕事量がキャパシティを超えた場合、その人のワークロードグラフは赤色になります。

キャパシティ

  1. ツールバーのトグルアイコンをクリックします
  2. キャパシティを編集をクリックします

キャパシティを編集

ここからチームのキャパシティを編集できます。

キャパシティの概要

キャパシティが設定されたら、キャパシティの上限に近付いているチームメンバーや、キャパシティに余裕のあるチームメンバーを確認することができます。

チームの工数を編集する

ワークロードを使ってチームメンバーの工数を表示、編集することができます。

工数

  1. ツールバーのトグルアイコンをクリックします
  2. 工数を編集をクリックします

工数

ここからチームの工数を編集できます。

工数の概要

工数が設定されたら、それぞれのチームメンバーに任された仕事量をより良く把握できます。

開始日

タスクに開始日を設定することで、完了に複数日かかるタスクを考慮することができます。

開始

複数日数のタスクがある場合、工数は平日に均等に分割されます (週末はスキップされます)。たとえば、2 日間にわたる 10 時間のタスクは 1 日あたり 5 時間になります。タスクが金曜日から月曜日までの場合、金曜日に 5 時間、月曜日に 5 時間になります。

カスタムフィールド

優先度に基づいてカスタムフィールドを設定すると、タスクの重み付けを把握できます。トグルでカスタムフィールドのカラーを選択できます。

カスタム

プロジェクトビューでカスタムフィールドを作成し、カラーを設定します。タスクにカスタムフィールドの値を設定すると、そのカラーがワークロードビューに表示されます。

状態にカーソルを合わせる

個人のチャートにカーソルを合わせて、特定の日付のタスク数を確認できます。

hover

特定の日付の列ヘッダーにカーソルを合わせると、特定の日付のチームメンバーの合計タスクが表示されます。個人の名前にカーソルを合わせると、各日のタスク数または工数の合計が表示されます。

詳細ビュー

キャレットをクリックすると、詳細ビューに各個人のプロジェクトとタスクが表示されます。

drill

  • プロジェクト名をクリックすると、プロジェクトステータスモーダルが開きます。

タスクをドラッグ & ドロップする

タスクをドラッグ & ドロップして、日程を調整したり、他のメンバーに割り当て直したりできます。

Workload

  • タスクを異なるプロジェクトに移動することはできません。
  • タスクを割り当て直すときは、間違いが起こりにくいようにスケジュールがロックされます。割り当て直した後は、またタスクをドラッグしてスケジュールを調整できるようになります。
  • ワークロードビューでタスクを作成するには、ワークロード上で担当者、日付、プロジェクトの欄内を直接クリックし、タスクの名前を入力します。続いてタスクの詳細をクリックし、情報を追加します。

Command/Control キーを押しながら、スケジュールや割り当てを変更するすべてのタスクをクリックすると、複数選択してスケジュールを一括で変更できます。

絞り込み

役割やメンバーでワークロードビューを絞り込むことができます。

filter

  • ワークロードビューに表示させるメンバーを検索して選択することができます。
  • 「役割」で検索することもできます。

Asana のプロフィールに役割を入力するよう、チームに促しましょう。

絞り込んだビューを全員のデフォルトビューとして保存することもできます。

filter search

  1. 絞り込みに使用するメンバーを選択します
  2. 絞り込みを適用をクリックします
  3. ドロップダウンの矢印をクリックします

filter search

ドロップダウンメニューからレイアウトをデフォルトとして保存を選択します。

filter result

ズーム

拡大 / 縮小するには、「ズーム」ボタンをクリックして日、週、月、四半期、半年、年から選択します。

zoom

  • 「今日」をクリックすると、すばやく現在の日付に戻ることができます。

ズームを使うと、仕事の計画やモニタリング期間に応じてビューを調整できます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。