ワークロード

ワークロードは、すべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。

ワークロードを使うと、1 か所でチームのキャパシティを視覚的にチェックし、複数のプロジェクトでチームが取り組んでいる内容をより詳しく確認することが可能になります。矛盾を発見したら、同じビューでタスクの割り当てやスケジュールを簡単に見直すことができるため、リスクに対処しプロジェクトを順調に進めることができます。チームメンバーの仕事量やプロジェクトの人材配置を適正に保ちましょう。

ポートフォリオからワークロードにアクセス

ワークロードにはポートフォリオからアクセスできます。サイドバーのポートフォリオをクリックし、ポートフォリオを選択してワークロードタブに移動します。

ワークロード 1

ユーザーリストには、ポートフォリオのプロジェクトで仕事を割り当てられている全員が表示されます。

チームのポートフォリオを作成すれば、複数のプロジェクト全体のチームの仕事を確認することができます。複数のチームのポートフォリオを作成すると、複数のチームから共有されている重要なプロジェクトを確認できます。

ポートフォリオの作成方法

ワークロードを使うには、現在ポートフォリオを持っているか、新規作成する必要があります。

ダッシュボード 1

ポートフォリオを作成するには

  1. サイドバー左上のポートフォリオをクリック
  2. 新規ポートフォリオタイルをクリック
  3. ポートフォリオに名前を付ける
  4. ポートフォリオを作成をクリック

キャパシティの概要

キャパシティのトレンドライン

キャパシティはタスクの数と期間に基づきます。ポートフォリオからワークロードビューをクリックすると、メンバー全体のキャパシティのトレンドラインをおおまかに確認することができます。

トレンドライン

  • 期日や日付範囲が設定されているプロジェクトのタスクは、ワークロードビューに自動的に表示されます。
  • キャパシティをトレンドラインに表示するには、タスクを割り当てる必要があります。割り当てられていないタスクは、ワークロードビューの一番下の「割り当てがないタスク」セクションに表示されます。
  • タスクの割り当ては、タスクを担当者にドラッグアンドドロップするか、タスクメニューを開いて行います。

ワークロードビューに表示する仕事に対してはタスクを使います。サブタスクはビューに表示されません。

開始日

タスクに開始日を使うと、完了に複数日かかるタスクを考慮することができます。

開始

カスタムフィールド

優先度に基づいてカスタムフィールドを設定し、タスクの重量を把握します。トグルでカスタムフィールドのカラーを選択できます。

カスタム

プロジェクトビューでカスタムフィールドとカラーを作成します。タスクにカスタムフィールドの値を設定すると、そのカラーがワークロードビューに表示されます。

現在 Asana の製品チームでは、ワークロード向けに労力をカスタマイズする機能を開発しており、数か月後にベータ版が提供される予定です。この機能では、お客様は時間や点数など、チームのキャパシティを測る最善の方法を選ぶことが可能になります。なお、アーリーアクセスにご関心をお持ちの場合は、こちらでチームを登録するとその後のステップに関する情報を受信できます。ご利用いただくには、Business または Enterprise プラン、または Business トライアルへのご登録が必要です。

状態にカーソルを合わせる

個人のチャートにカーソルを合わせて、特定の日付のタスク数を確認します。

hover

特定の日付の列ヘッダーにカーソルを合わせると、特定の日付のチームメンバーの合計タスクが表示されます。個人の名前にカーソルを合わせると、時間に対する合計タスク数が表示されます。

詳細ビュー

キャレットをクリックすると、詳細ビューに各個人のプロジェクトとタスクが表示されます。

drill

  • プロジェクト名をクリックすると、プロジェクトステータスモーダルが開きます。

ワークロードに表示されるタスクは、ポートフォリオの先頭 5,000 件までです。

タスクをドラッグアンドドロップする

タスクをドラッグアンドドロップして、日程を調整したり、他のメンバーに割り当て直すことができます。

Workload

  • タスクを異なるプロジェクトに移動することはできません。
  • タスクを割り当て直すときは、エラーの低減のためにスケジュールがロックされます。割り当て直した後は、タスクをドラッグしてスケジュールを調整できるようになります。
  • ワークロードビューでタスクを作成するには、ワークロード上でタスクをスケジュールする担当者、日付、プロジェクト内を直接クリックし、タスクの名前を入力します。続いてタスクの詳細をクリックし、情報を追加します。

Command/Control キーを押しながら、スケジュールや割り当てを変更したいすべてのタスクをクリックすると、複数選択してスケジュールを一括で変更できます。

絞り込み

役割やメンバーでワークロードビューを絞り込むことができます。

filter

  • ワークロードビューに表示させたいメンバーを検索し選択することができます。
  • 「役割」で検索することもできます。

Asana のプロフィールに役割を入力するようにチームを促しましょう。

絞り込んだビューを全員のデフォルトビューとして保存することもできます。

filter search

  1. 絞り込むメンバーを選択
  2. 絞り込みを適用をクリック
  3. ドロップダウンの矢印をクリック

filter search

ドロップダウンメニューからレイアウトをデフォルトとして保存を選択

filter result

Zoom

拡大/縮小するには、「ズーム」ボタンをクリックして日、週、月、四半期、半年、年から選択します。

zoom

  • 「今日」をクリックすると、すばやく現在の日付に戻ることができます。

ズームを使うと、仕事の計画やモニタリング期間に応じてビューを調整できます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。