ガントチャートテンプレートとは？

ガントチャートテンプレートは、設定されたタイムライン上でプロジェクトの各タスクを可視化する方法です。このテンプレートは、仕事のタスクとそれぞれの所要時間を示すのに特に便利です。プロジェクト管理文書として繰り返し使用可能で、これを使って、タスクのリスト、割り当てられた役割、依存関係など、プロジェクトのあらゆる詳細と期日や期間をすばやく確認できます。

簡単に言えば、ガントチャートテンプレートは、プロジェクト計画を明確に決まったタイムラインによって視覚的に表したものです。開始日も終了日も確定していない、文章が中心の詳細なプロジェクト計画とは大きく異なります。手軽に使えるフォーマットのガントチャートでは、関係者がプロジェクトのステータスや内容をひと目で把握できます。ガントチャートテンプレートを作成すれば、関係者が必要なときにいつでも新しいプロジェクトの情報を提供できるようになります。

ガントチャートテンプレートの作成方法

ガントチャートテンプレートを作成するには、ユースケースと、あなたが普段担当するプロジェクトがどの程度複雑かについて考えましょう。プロジェクトのスケジュールとしてガントチャートを使用するのか、それとも仕事が開始したらリアルタイムのプロジェクト情報源として活用するのかも考えます。ガントチャートを使う目的に応じて、盛り込む情報の量も調整します。たとえば、プロジェクトのスケジュールとして使用するなら、タスクの割り当て方法や仕事の任せ方をパターン化することに集中します。プロジェクト情報源とするなら、チームが文書を添付したり、プロセスを追跡したりする方法をテンプレート化します。場合によってはこの両方に使用することもあるでしょう。

テンプレートの使い方を決めたら、作成を始めましょう。

• テンプレートに設定しプロジェクトで追跡する必要がある要素をブレーンストーミングで特定します。こうした要素を入力できるように、テンプレートの各カテゴリには空欄を設けます。複雑なプロジェクトでは、通常よりも入力する情報が多くなります。こうした情報には、たとえば、開始日、終了日、独立タスク、依存タスク、マイルストーン、役割、サブタスク、説明といった内容が考えられます。

• 関連情報とリソースを収集します。反復的なワークシート、関連のロードマップ、文書、分析結果、レポート用ダッシュボード、目標、割り当てられた役割、プロセスを追加します。

• 集めた情報をプロジェクト管理ソフトウェアなどの信頼できる情報源に入力して一括管理します。反復的な依存関係や役割があれば、必ず含めてください。たとえば、同じチームメンバーがいつも予算を管理しているなら、そのメンバーをテンプレートの予算成果物に割り当てておきます。慎重に考慮してテンプレートを作成するほど、次にプロジェクトを立ち上げるときの作業が楽になります。

• 連携とアプリを追加して、業務を補助しましょう。プロジェクト管理ツールを使っているなら、Google スプレッドシート、かんばんボード、パワーポイントのチュートリアルなどの資料を直接プロジェクトのタイムラインに添付できます。

より複雑なプロジェクトでは、シンプルなスプレッドシートでは十分にカスタマイズを行う余地がないかもしれません。その場合は、より機能の充実したプロジェクト管理ソフトウェアの導入を検討しましょう。たとえば、関係者全員がアクセスできるスペースでデータを操作したり情報を入力したりできるツールを探してください。

プロジェクト計画にガントチャートテンプレートを活用する方法

最も時間がかかる作業がテンプレートの作成です。しかし一度作ってしまえば、後はテンプレートを複製して空欄を埋めるだけです。ほかのプロジェクト管理ツールと同じく、ガントチャートテンプレートにも得意不得意がありますが、それは使用するツールによっても変わります。これまでスプレッドシートによるガントチャートテンプレートを見たり使ったりしたことがある方は、手作業での情報更新が、手間と時間の面で大変であることをご存じでしょう。リアルタイムでデータが共有されるツールでテンプレートを作成すれば、行った更新が直ちに反映され、情報が変更されます。たとえば、

ガントチャートテンプレートを使って、次のようなことができます。

• 関係者全員が、プロジェクトをすばやく俯瞰的に確認する。

• 明確に設定され、確認が簡単な期日に基づき、プロジェクトを順調に進められる。

• 混乱やコミュニケーションの行き違いを減らす。

• 補助的なソフトウェアで作成した場合は特に、依存関係と強力なカスタマイズ機能によって、プロセスを自動化する。

ガントチャートの不得意なこと

• リアルタイムで共有されるフォーマットで作成されていないガントチャートテンプレートでは、作成後の調整に手間取ることがあります。しかしプロジェクト管理ソフトウェアを使ってガントチャートテンプレートを作成すれば、この問題は解決します。

• プロジェクトが開始したら、プロジェクト管理ツールの代用にもなります。ガントチャートテンプレートは、プロジェクト計画のステージで真価を発揮します。

組み込まれている機能

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• サブタスク: 仕事の規模が大きすぎて、1 つのタスクに収まらないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクを活用しましょう。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしていることに気づけば、それに応じて優先順位を調整できます。共同作業のワークフローでは、他チームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認して、自分の作業に取り掛かるべき時がわかります。前のタスクが完了すると、それに依存しているタスクの担当者に作業を開始できるという通知が送られます。また、依存先のタスクのスケジュールが変更されると、Asana から通知が送られるため、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

• Vimeo: 文章で言いたいことを伝えることはできますが、文字だけでは話し方や感情、表情を伝えることはできません。Vimeo が提供する Asana のビデオメッセージング機能なら、会議を開かなくてもチームに必要なコンテクストを伝えられます。自分の姿や操作画面を録画した短い動画を、タスクやプロジェクト、メッセージ、コメントに埋め込むことで、情報や状況がよりわかりやすく伝わります。Asana によって録画した動画の文字起こしが自動で作成されるため、動画の内容を読んだり、検索したりすることもできます。フィードバック、質問、タスクの割り当てまで、すべてを Asana 上で進められます。

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