タイムラインでプロジェクトを計画して実行する

タイムラインとは?

プロジェクトの計画は簡単ではありません。誰が何をいつ担当するのか。どんな順番で実行するのか。プロジェクトが始まってからも、期日が現実的なのか、チームメイトの仕事量が多すぎないか、問題はないかといったことがなかなか把握しきれません。こんなとき、タイムラインが役に立ちます。タイムラインを使えばプロジェクトを順調にスタートさせ期日を守れるよう、リアルタイムですべての仕事を確認できます。すべてのタスク同士の関連を一覧し、問題が起きたり変更が生じたりしたときに調整が可能なプロジェクトプランを作成できます。タイムラインは、Asana の仕事に直接つながり常に最新情報が更新される、非常に強力なガントチャートです。

タスクのスケジュールと依存関係が設定されている Asana タイムラインビューのスクリーンショット

タイムラインの使い方

タイムラインはすべてのAsanaのプロジェクトを参照できるプロジェクトビューです。タスクに開始日、期日、依存関係を追加すると、スケジュールが視覚化され、タイムラインの実力が発揮されます。プロジェクト名の下にあるタイムラインタブをクリックしてはじめましょう。

タスクをタイムラインにドラッグアンドドロップしてプランの作成や調整が可能です。リストやボードでプランを変更すると、タイムラインも更新されます。

タイムラインを使うべき理由

タイムラインはプロジェクトマネジャーやプロジェクトの管理が業務に含まれる人にうってつけのツールです。期日のあるプロジェクトに関係していて、プランを関係者と共有したい場合にも役立ちます。タイムラインは次のような場面で活用できます:

  • 仕事をプランに関連付けておく—タイムラインはプロジェクトプランをAsana内の仕事に結びつけてくれるので、チームは一つのツールでプロジェクトの進捗に合わせてプランを参照し、添付、フィードバック、ステータス更新と関連付けておくことができます。
  • プロジェクトのすべてのパーツの組立プランを作る—タスクや期日の関連を視覚化することで、プロジェクトの開始前に懸念事項や問題点を把握できます。
  • プランを全員と共有する—チームメイトと最新のプランを共有し、賛同を貰ったり、チームの仕事を見える化したりといったことができます。
  • 仕事の変更に合わせてプランを調整する—仕事や期日に変更が生じた場合、計画を簡単に調整してプロジェクトの軌道を修正できます。

タイムラインを使ってプロジェクトを計画するためのヒント

タイムラインはプロジェクトが始まる前に計画を立てるのにも役立ちますが、仕事の進捗に合わせてプロジェクトのモニタリングや更新を行い、期日を守れるように助けてくれます。計画の各ステージごとのヒントをご紹介しましょう。

  • リストボードレイアウトでタスクを作成し、タイムラインで期限と依存関係の設定を行いましょう。未スケジュールのタスクをタイムラインにドラッグしてスケジュールします。
  • タスクの依存関係を利用しましょう。どの仕事がどの仕事の完了を待っているかを表示できるので、タスク同士の関連や競合をタイムライン上で確認できます。タスクが時間的に競合しているときは、タイムラインに赤い矢印が表示されます。期日を守るために誰かが必死にならなくて済むように、タスクのスケジュールを調整しましょう。
    • 依存関係はタイムライン上で直接設定しましょう。タスクの上にカーソルを置くと表示されるコネクタアイコンをクリックし、別のタスクにドラッグするだけです。
  • タイムラインをズームアウトしたりズームインしたりして、プロジェクトスケジュールを眺められます。たとえば、今週は何があるのかチェックするならズームアウトし、会議のプレゼンのために計画全体を確認するならズームインします。
  • 複数のタスクを一度に移動させるなら、複数選択しましょう。
  • ソート機能を使うとタイムラインの表示を変えられます。たとえば、タスクのステータスでソートしてリスクのあるタスクを特定したり、担当者でソートしてプロジェクトの余力を確認したりすることができます。

タイムラインのソート機能を使って担当者別でタスクを表示している GIF

タイムラインを使って計画できるプロジェクトの例

タイムラインは現在進行中よりも期日が設定されているプロジェクトで実力を発揮します。下のユースケースをクリックして Asana のテンプレートを使い、簡単にプロジェクトを計画してみましょう。

タイムラインとカレンダービューの使い分け

タイムラインとカレンダービューで得られる情報は異なるので、目的に合わせて使い分ける必要があります。どちらもプロジェクトビューなので、いつでも切り替えが可能ですが、次の点に注目してください:

注目する点 タイムラインが有効なケース カレンダーが有効なケース
期日 プロジェクトに終了日がある プロジェクトが進行中である
ワークフロー プロジェクトに依存関係があり、決まった順番で仕事が発生する タスク同士が独立している
スケジュール プロジェクトのスケジュールを作成し、進捗を見たい 今週あるいは今月の仕事の状況を一覧で見たい
オーディエンス プランを上司、他チーム、プロジェクトの関係者と共有したい マイタスクの自分のスケジュールチーム全体のスケジュールを見たい

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15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

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3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。