タイムラインでプロジェクトを計画して実行

タイムラインとは?

プロジェクトの計画は簡単ではありません。誰が何をいつ担当するのか。どんな順番で実行するのか。プロジェクトが始まってからも、期日が現実的なのか、チームメイトの仕事量が多すぎないか、問題はないかといったことが把握しきれないこともあります。こんなとき、タイムラインが役に立ちます。タイムラインを使えばプロジェクトを順調にスタートさせ期日を守れるよう、リアルタイムですべての仕事を確認できます。すべてのタスク同士の関連を一覧し、問題が起きたり変更が生じたりしたときに調整が可能なプロジェクトプランを作成できます。タイムラインは、Asana での仕事に直接紐づき、常に最新情報が更新される、強力なガントチャートです。

タスクのスケジュールと依存関係が設定されている Asana タイムラインビューのスクリーンショット

タイムラインの使い方

タイムラインは Asana のプロジェクトを参照できるプロジェクトビューです。タスクに開始日、期日、依存関係を追加すると、スケジュールが視覚化され、タイムラインの実力が発揮されます。プロジェクト名の下にあるタイムラインタブをクリックしてはじめましょう。

プランの作成や調整をするには、タスクをタイムラインにドラッグ & ドロップします。リストやボードでプランを変更すると、タイムラインも更新されます。

タイムラインを使うべき理由

タイムラインはプロジェクトマネージャーやプロジェクトの管理が業務に含まれる人にうってつけのツールです。期日のあるプロジェクトに関係していて、プランを関係者と共有したい場合にも役立ちます。タイムラインは次のような場面で活用できます。

  • 仕事をプランに関連付けておく : タイムラインはプロジェクトプランを Asana 内の仕事に結びつけてくれるので、チームは一つのツールでプロジェクトの進捗に合わせてプランを参照し、添付、フィードバック、ステータス更新と関連付けておくことができます。
  • プロジェクトのすべてのパーツを組み立てる : タスクや期日の関連を視覚化することで、プロジェクトの開始前に懸念事項や問題点を把握できます。
  • プランを全員で共有する : チームメイトと最新のプランを共有し、賛同を貰ったり、チームの仕事を見える化したりといったことができます。
  • 仕事の変更に合わせてプランを調整する : 仕事や期日に変更が生じた場合、計画を簡単に調整してプロジェクトの軌道を修正できます。

タイムラインを使ってプロジェクトを計画するためのヒント

タイムラインはプロジェクトが始まる前に計画を立てるのにも役立ちますが、仕事の進捗に合わせてプロジェクトのモニタリングや更新を行い、期日を守れるように助けてくれます。計画のステージごとのヒントをご紹介しましょう。

  • リストボードでタスクを作成し、タイムラインで期限と依存関係の設定を行いましょう。タスクをタイムラインにドラッグするとスケジュールに入れられます。
  • タスクの依存関係を利用しましょう。どの仕事がどの仕事の完了を待っているかを表示できるので、タスク同士の関連や競合をタイムライン上で確認できます。タスクが時間的に競合しているときは、タイムラインに赤い矢印が表示されます。期日を守るために誰かが必死にならずに済むように、タスクのスケジュールを調整しましょう。
    • 依存関係はタイムライン上で直接設定しましょう。タスクの上にカーソルを置くと表示されるコネクタアイコンをクリックし、別のタスクにドラッグするだけです。
  • タイムラインをズームアウトしたりズームインしたりして、プロジェクトスケジュールを眺められます。たとえば、今週は何があるのかチェックするならズームインし、会議のプレゼンのために計画全体を確認するならズームアウトします。
  • 複数のタスクを一度に移動させるなら、複数選択しましょう。
  • ソート機能を使うとタイムラインの表示を変えられます。たとえば、ステータスに基づいてソートしてリスクのあるタスクを特定したり、担当者でソートしてプロジェクトの余力を確認したりすることができます。

タイムラインのソート機能を使って担当者別でタスクを表示している GIF

タイムラインを使って計画できるプロジェクトの例

タイムラインは現在進行中よりも期日が設定されているプロジェクトで実力を発揮します。下のユースケースをクリックして Asana のテンプレートを使い、簡単にプロジェクトを計画してみましょう。

タイムラインとカレンダービューの使い分け

タイムラインとカレンダービューで得られる情報は異なるので、目的に合わせて使い分ける必要があります。プロジェクトビューはいつでも切り替えが可能ですが、次の点に注意してください。

注意する点 タイムラインが有効なケース カレンダーが有効なケース
期日 プロジェクトに終了日がある プロジェクトが継続中である
ワークフロー プロジェクトに依存関係があり、決まった順番で仕事が発生する タスク同士が独立している
スケジュール プロジェクトのスケジュールを作成し、進捗を見たい 今週あるいは今月の仕事の状況を一覧で見たい
オーディエンス プランを上司、他チーム、プロジェクトの関係者と共有したい マイタスクの自分のスケジュールチーム全体のスケジュールを見たい

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15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

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あらゆる仕事を管理

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次にするべきことを常に把握

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チームメイトと一緒に仕事をする

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コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。