リクエストを一元管理して、重要度の高い仕事から優先順位を付け、リソースを割り当てて作業を始めましょう

Asana の仕事の受け付けワークフロー用テンプレートを使えば、チームは手作業で仕事を振り分けることなく、簡単に仕事を受け付け、確認し、割り当てることができます。 すべてのリクエストが同じワークフローに入るため、チームは注意が必要なこと、各ステップの担当者、仕事の進捗状況を確認できます。 組み込みのオートメーションと AI によるサポートにより、情報収集に費やす時間を減らし、意義のある仕事の完了に時間を割くことができます。

• すべての仕事を、一貫性のある単一のワークフローで収集しましょう。

  テンプレートには、主要な詳細を取得するためのフォームが組み込まれており、各リクエストに ID が割り当てられるため、チームは作業アイテムを簡単に追跡できます。 チームはメールでのフォローアップを開始し、チームのみが見ることができるコメントを残して、作業を開始する前にコラボレーションできます。

• AI を活用してリクエストをすばやく確認し、適格性を判断します。

  AI が新規リクエストに名前を付け、不足情報がある場合はリクエスト元に確認し、返信の下書きを作成することで、受け付けプロセスの初期段階でのやり取りを減らします。

• カスタムステータスステップを使用してリクエストを整理します。

  受け付けテンプレートでは、仕事リクエストをカスタムステータスに振り分け、新規、進行中、ブロック済み、完了済みの仕事を確認できます。

• 期日を自動的に適用します。

  ルールを使ってリクエストの種類に基づいて締め切りを設定できるため、チームは手動でスケジュールを立てることなく仕事を計画できます。

• 1 つのダッシュボードでパフォーマンスを確認し、レポートを作成できます。

  ダッシュボードには、リクエストの数、処理速度、各ステージでの遅延が表示されます。 受け付けテンプレートを使用すると、リアルタイムの指標、インサイト、チャート、グラフをチームに提供できるため、ワークフローを改善し、遅延を回避できます。

仕事の受け付けワークフローのテンプレートを使用すべき場面

仕事の受け付けテンプレートは、複数のソースからの仕事を処理するための信頼性の高い方法をチームが必要としている場合に最も役立ちます。 リクエスト元がニーズを指定し、重要な詳細を追加し、余計な確認作業なしに進捗を追跡できる場所を 1 つ提供します。 ワークフローテンプレートを使用すると、レビュアーは次のステップを決定するために必要な情報を得られ、遅延を減らして仕事を進められます。

Asana の仕事受け付けフォームテンプレートは、次のような場合に役立ちます。

• 1 日を通して受け付けたリクエストを整理する。

• サイロ化されたメール、チャット、スプレッドシートを単一の受け付けフローに置き換える。

• 1 つのシステムでリクエストを割り当ててスケジュールを立てることで、仕事量を計画する。

• 施設の修理、IT サポート、オンボーディングタスクなど、定期的に発生するサービスのニーズに対応する。

• リクエストのステータスを可視化する。

仕事リクエストのワークフローテンプレートは、定期的にリクエストを管理し、全員の認識を揃えるために信頼できる受け付けプロセスを必要とするチームに適しています。

仕事リクエストテンプレートの使い方

Asana の仕事受け付けワークフローテンプレートを使用すると、チームは 1 か所で仕事リクエストを収集、確認、管理できます。 ワークフローの各ステップを一貫した順序で進めるため、新しいリクエストの進捗状況を常に把握できます。

フォームを使って仕事リクエストを収集します

組み込みのフォームを使用して新しいリクエストを収集し、すべてのリクエストに対して標準化されたエントリを作成します。 作業指示リクエストフォームをカスタマイズして、作業の説明、連絡先情報、またはチームが必要とするその他の詳細を含めることができます。 テンプレートは各アイテムに独自の ID を割り当て、チームはコラボレーションが必要な場合にメールでのフォローアップやチーム限定のコメントを追加します。 施設管理者が HVAC の修理リクエストを送信する場合、フォームには最初に必要な情報がすべて記録されます。

AI で仕事リクエストの内容を確認します

AI は、受信したリクエストに名前を割り当て、不足している詳細についてリクエストしたユーザーに確認し、最初のやり取りを最小限に抑えるために返信の下書きを作成します。 リクエスト元が場所の詳細を省略した場合、AI は続行する前にフォローアップの質問をします。

仕事リクエストをステータス別に整理します

チームはステータスフィールドを使用して、各アイテムを「新規リクエスト」「要情報」「評価」「承認済み」「却下済み」「実装済み」など、適切なステージに配置します。 部門横断のオンボーディングリクエストのステータスが「要情報」の場合、レビュアーは次に何をすべきかを正確に把握できます。

リクエストの期日を自動設定

ルールはリクエストタイプに基づいて締め切りを割り当てるため、チームは手動で作業をスケジュールする必要がありません。 オートメーションを使えば、リクエストの量が増えても、仕事をスケジュールどおりに進められます。 チームが基本的なサービスリクエストを 4 日以内に常に解決している場合、ルールは期日を即座に適用します。

ダッシュボードで進捗を確認します

ダッシュボードには、リクエストの数、進捗速度、ワークフローのボトルネックが表示されます。 これらのチャートは、チームがパターンを認識し、必要に応じて仕事リクエストのプロセスを変更するのに役立ちます。 たとえば、ある月にメンテナンスリクエストが急増した場合、ダッシュボードでその状況が強調表示されるため、リソース計画を立てる際の指標として活用できます。

Asana の受け付けテンプレートは、各リクエストを整理し、次のステップを促し、レビューと実行を通じてアイテムをガイドするチームメンバーのような役割を果たします。 AI がタスクの受け付けをサポートし、ルールが仕事の流れを維持し、ダッシュボードが各ステージの進捗状況を報告します。

Asana AI を活用して仕事リクエストの管理方法を変革しましょう。 AI でリクエストの内容を確認します。

成果につながらない仕事は AI に任せて、チームはデータ入力ではなく、意思決定に集中できます。 仕事リクエストが届くと、AI がワークフローを変更することなく、受け付けプロセスの整理、定義、完了をサポートします。

• 各リクエストの AI による自動命名。 AI が各リクエストを読み取り、詳細なタイトルを付けるため、受け付けボードに「ちょっと質問」や「助けが必要」といったタイトルが表示されることはありません。

• AI が不足情報についてフォローアップします。 スコープ、タイミング、オーナーなどの重要な詳細が不足している場合、AI はリクエストの送信者に詳細情報を尋ねます。 メッセージのやり取りを減らし、最初のレビューでリクエストを完了できます。

• AI による返信の下書き作成。 AI は、リクエストの詳細やステータス (承認、却下、変更リクエストなど) に基づいて返信文を提案します。 チームは、数回クリックするだけで、内容を確認し、カスタマイズして送信できます。