アジャイルとスクラムにもぴったりな Asana

アジャイルはソフトウェア開発から生まれた手法ですが、今ではさまざまな分野や企業全体でも多く取り入れられています。アジャイル開発を行うチームは、条件が次々と変化する環境で仕事をすばやく進めながら、質の高い仕事を短期間で市場へ送り出すことができます。ただし、それにはチームの全員が仕事内容とその進め方を十分に理解している必要があります。柔軟なツールを装備した Asana を使えば、製品サイクルを短縮し、頻度を上げることが可能になります。ここではアジャイルの仕事を Asana で管理する方法について説明します。

Asana を初めて使用する場合は、まずクイックスタートをご参照ください。Asana のコンセプトをご理解いただくと、よりスムーズにアジャイルのフレームワークを Asana で実践することができます。

Asana がアジャイルにも最適である理由

アジャイル専用のツールが、常に企業全体またはさまざまな異なるチーム間で有効に利用されるとは限りません。アジャイルを必要としないチームにとっては、作業が意味もなく複雑になる可能性があります。製品開発やマーケティングチームにはアジャイルのプロセスが有効ですが、その方法はやはりチームにより異なります。Asana を使用すれば、アジャイルによる仕事の進め方をチームに合わせてカスタマイズできるうえ、アジャイルにそぐわない仕事にも柔軟に活用することができます。

アジャイルとスクラムの概念を Asana で実践する

アジャイルでは、スクラムと呼ばれるフレームワークがよく使用されます。このスクラムの主要概念を Asanaで実践するとどうなるか、以下の表で例を挙げながらご説明します。

アジャイルスクラムの概念 Asana では…
エピック プロジェクトのポートフォリオを作成*
機能 機能ごとにプロジェクトを 1 つ作成
ストーリー 機能プロジェクトにタスクを追加
タスク Asana のストーリータスクにサブタスクを追加
バックログ バックログプロジェクトを作成
スプリント スプリント計画プロジェクトを作成
サイズ ドロップダウンカスタムフィールドを使用してサイズを指定
所要時間 数値のカスタムフィールドを使用
受け入れ条件 タスクの説明に情報を入力

エピックを作成する方法

エピックとは、ある特定の目的のための取り組み全体のことで、機能ストーリーに分類されます。Asana では、この機能は プロジェクトに、ストーリーはタスクと呼ばれます。大規模なリリースは、一連のイベントやキャンペーンにより大きな目標(たとえばセールスのリードや収益の増加など)を達成するために実施されるので、エピックに対応します。

Asana でエピックを作成するには、ポートフォリオを作成します。ポートフォリオを使うと、関連のあるプロジェクトをグループごとにまとめて一度に監視できるので、エピックの健全性が一目でわかります。また機能のすべてのステータス更新を簡単に確認し、目標達成に役立てることができます。

Asana のプロジェクトポートフォリオ

エピック(ポートフォリオ)を作成するには:

  1. サイドバーを開き、左上にあるポートフォリオをクリックします。
  2. 新規ポートフォリオをクリックします。

ポートフォリオをクリックすると、そこに含まれるすべてのプロジェクトをまとめて確認することができます。

ポートフォリオを作成してエピックの進捗を追跡する

エピックが作成できたら、次に機能を作成します。

機能バックログを作成する方法

スクラムで、機能エピックを達成するための重要なアクティビティを意味します。バックログは、まだ優先順位を付けていない仕事を追跡するために使用します。Asana では、機能バックログプロジェクトとして作成します。なお、バックログはプロジェクトにセクションとして含めることもできます。

つまり、今年最大の製品リリースをエピックとする例であれば、調査、 フィードバック、開発、 マーケティングリリース、セールスプランなどに対して、Asana のプロジェクトを作成することになります。

機能バックログ(Asana プロジェクト)を作成するには:

  1. まず Asana でチームを作成し、プロジェクトとして作成する機能をホスティングできる場所を用意します。
  2. トップバーにあるオレンジ色の + ボタンをクリックし、各機能に対してプロジェクトを作成します。手早く始めるには、テンプレートタブをクリックして、 Asana が作成したテンプレートの中から機能の内容に合ったものを見つけます。
  3. 次に、カスタムフィールドをプロジェクトに追加して、機能サイズ費用所要時間、ビジネス目標、またはエピックなどを追跡できるようにします。プロジェクトにカスタムフィールドを追加するには、画面上部にある青色のカスタムフィールドを追加リンクをクリックします。
  4. 機能を作成したた、 バックログ機能 プロジェクトのセクションに置くか、バックログアイテムをすべて別のプロジェクトに入れるかを決定します。プロジェクトの作成は、上記の手順に従います。

Asana のボードを使用したアジャイルによるウェブサイトのリリース

次に、機能ストーリーに分類する方法を説明します。

ストーリーを作成してスプリントに追加する方法

機能をいくつかに分類したとき、アクションを伴う仕事はストーリーと呼ばれます。Asana では、プロジェクトにタスクを追加することに当たります。つまり、ブランドの再デザインがエピックだとすると、ウェブサイトのリリースは機能であり、ウェブサイトのコピー作成やモバイルへの最適化などがストーリーになります。

アジャイルによるウェブサイトのリリース作業

ストーリー(Asana のタスク)を作成するには:

  1. 作成するには、Asana のタスクをプロジェクトにタスクを作成して、機能ストーリーを追加します。実行可能なステップをタスクのタイトルとして入力し、Enter キーを押します。
  2. タスクの説明に、受け入れ条件など関連情報を追加します。
  3. サイズや時間など、詳細を明確にするためプロジェクトに追加したカスタムフィールドに入力します。
  4. 仕事を担当する人にタスクを割り当てます。開始日や期日を指定し、作業の計画を立てやすくします。
  5. ストーリーをタスクとして作成したら、さらに細かい タスクに分類します。これは、Asana のサブタスクに当たり、仕事を細かく分類して担当を適切に配分することができます。

ストーリーを作成したら、スプリント計画プロジェクトを作成することを検討します。作成すると、スプリントで取り組む仕事のうちアクションを伴う部分を管理できます。Asana アカデミーコースでは、スプリント計画を作成し、管理する方法を学ぶことができます。

このように、Asana でスクラムの基本的なフレームワークを構築することができます。

アジャイル開発のプロセスはさまざまです。他の企業での例を知りたい、または上記で解説した基本型をカスタマイズしたいという場合は、Asana コミュニティ で質問しディスカッションを始めることができます。有益な情報が得られるほか、他社のチームともつながれます。

アジャイルの仕事を Asana で管理する

スクラムの基本的なフレームワークが完成し、 スプリントプロジェクトに仕事が追加されました。ここでは、Asana で仕事を管理するためのヒントをご紹介します。

バックログを管理する方法

Asana でバックログをセクションまたはプロジェクトとして用意しておくと、バックログのすべてのアイテムをリストで表示し、最新情報を常に確認することができます。また、カスタムフィールドを使ってバックログのタスクを絞り込めば、次に優先するべきアイテムをすぐに判断できます。さらに、タスクを移動してバックログに入れたり出したりする操作も簡単です。

新しいアイテムをバックログに追加する方法:

  1. バックログテンプレートタスクを作成すると、アイテムを簡単にバックログに追加できます。アイテムに一定の情報を入力してからバックログに追加できるため、仕事を実行する際に必要なコンテキストを入手できています。
  2. タスクをバックログに追加する前に、仕事に必要な情報をタスクの説明に記入します。
    • テンプレートタスクは、画面右上にある … ボタンをクリックし、タスクを複製…を選択すればコピーできます。
  3. タスクを作成し、スプリント中に作業するための準備ができたら、… ボタンをクリックしてタスクを現行のスプリントプロジェクトに追加します。これで、タスクの開始に必要な情報をあらかじめ確保できます。

バックログのタスクに優先順位を付ける方法

  1. 優先度、サイズ、所要時間などのカスタムフィールドをバックログプロジェクトに追加すると、後でプロジェクトを並べ替えて優先的に取りかかるべき仕事を容易に特定することが可能になります。
  2. プロジェクト画面の右上にあるフィルターアイコンをクリックし、カスタムフィールドでタスクをソートします。
    • たとえば、次回のスプリントでエンジニアリング作業に割り当てる時間が決まっている場合は、この方法で優先度の高いタスクを探し、所要時間を見ながらタスクを適切に選ぶことができます。

アジャイルスプリントを管理する方法

スプリント計画プロジェクト を作成したら、スプリントの仕事をプロジェクトに追加し、Asana で管理できます。ここでは、仕事の進め方、および関係者に常に最新情報を共有するためのヒントをご紹介します。

スプリントスケジュールを管理する方法

タイムラインを使用してスプリントスケジュールを管理すれば、スプレッドシートなど別のツールを用意してスプリントの計画や管理を行う必要がありません。 1. スプリント計画に機能、ストーリー、あるいはタスクを追加したら、それぞれに開始日と期日を必ず指定し、スケジュールが適切であることをタイムラインで確認します。プロジェクト画面の上部にあるタイムラインタブをクリックするとタイムラインが表示されます(_ 機能_ プロジェクトでも同様に確認できます)。 2. タイムラインでは、スプリントのすべてのタスクがガントチャート式で表示され、依存関係を簡単に設定しドラッグアンドドロップの操作で仕事をすばやく移動させることができます。

スプリントの最新情報を確認する

スプレッドシートで管理し、チームメイトに進捗を問い合わる必要はもうありません。スプリント計画プロジェクトをクリックするだけで、すべてを簡単に確認できます。

  1. スプリントの進行中、チームメイトがストーリータスクの作業を「完了」にし、関連する作業がすべて添付されていることを確認します。仕事の完了を明確に周知するとともに、他のチームメイトも結果にアクセスできるようにします。
  2. ストーリー内のタスクの進捗を表示するには、タスクをドラッグしてスプリントプロジェクトの適切な列に入れます。これで、プロジェクト内をクリックするだけで誰でも進捗を確認できます。
  3. スプリント計画プロジェクトには、すべての関係者や管理者をプロジェクトメンバーとして追加します。プロジェクトのヘッダーで顔のアイコンをクリックすると、メンバーを追加できます。編集を許可しないメンバーには、**コメント限定のアクセス権を付与します。
  4. 進捗ビューを使うと、スプリント中定期的に更新情報を伝え合うことができます。仕事を依頼したいタスクやプロジェクトを通知するには、@メンションを使用します。@メンションは、チームメイトにエールを送ったり、他のメンバーにプロジェクトのリーダーや質問の送り先などを知らせたりする際にも使用できます。
  5. マイタスクは、自分が担当している作業を日常的に管理し、現在取り組んでいる仕事や、完了した仕事をチェックするために使用します。また、問題点を見つけるためにも便利です。
  6. チームメイトが仕事に詰まっていたら、タスクのコメントで情報を送るなどしてサポートします。必要であれば、タスクのフォロワーを追加して公開範囲を拡大します。

Asana で振り返りを効果的に行う

振り返りは、アジャイルプロセスにおいて非常に重要な要素です。プロジェクトで達成したことを整理し、改善の余地や次回も繰り返して行う作業などを振り返って総括することができるからです。ここでは Asana で振り返りを効果的に行う方法を説明します。振り返りによって有益な情報を導き出し、すぐに行動に移せるようにしましょう。

  1. スプリントの最後に、スプリント計画プロジェクトを使用して達成できたことやまだ残っていることを確認します。
    • 完了した機能の数を調べ、次回のスプリント計画に含める作業量を計算します。これは「所要時間」のカスタムフィールドを使って簡単に計算することができます。
    • 未完了の機能ストーリーバックログに移動します。持ち越す場合は次回のスプリントに追加します。
  2. 進捗ビューを使用して、スプリントの最終結果を含めたステータス更新を投稿し、共有します。
  3. 振り返りのフィードバックの中にアクションを必要とするものがあればタスクを作成し、実行する担当者または別のチームに依頼するメンバーに割りあてます。
  4. スプリントプロジェクトをアーカイブし、現行のスプリントプロジェクトだけが表示されるようにします。アーカイブされたプロジェクトは、Asana でいつでも参照できます。
  5. 新しいスプリントプロジェクトを作成し、プロセスを繰り返します。

アジャイルの手法で仕事を進めることには、チームを成功に導くうえでさまざまな利点があります。その仕事を Asana ですべて簡単に追跡、管理、計画すれば、さらに素晴らしい結果がついてくることは間違いありません。

  • ポートフォリオは現在ベータ版として Enterprise のお客様のみに提供されています。Enterprise プランに関する詳細は、営業担当にお問い合わせください。今後、 Enterprise 以外のお客様にもご利用いただけるよう準備中ですので、最新の情報にご注目ください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。